Порядок формирования, ведения, хранения учетного дела работодателя в электронной форме

Министерство труда России приказом от 28 ноября 2024 №639н утвердило «Порядок формирования, ведения, хранения учетного дела работодателя в электронной форме», который вступил в силу с 1 января 2025 г. Приказом Минтруда России от 28 ноября 2024 №639н был утвержден «Порядок формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме», который вступил в силу с 1 января 2025 г. Новые нормы подготовлены в соответствии с федеральным законом от 12 декабря 2023 года №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (см.: http://rusrim.blogspot.com/2024/01/blog-post_31.html )

Федеральный закон от 12.12.2023 №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»

Статья 21. Формирование органами службы занятости личного дела гражданина и учетного дела работодателя в электронной форме

1. При предоставлении гражданам и работодателям мер государственной поддержки в сфере занятости населения органами службы занятости формируются личные дела граждан и учетные дела работодателей в электронной форме.

Формирование, ведение, хранение учетного дела работодателя в электронной форме осуществляется государственными учреждениями, созданными субъектами Российской Федерации в целях осуществления полномочий в сфере занятости населения (центр занятости населения), в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (п.1).

При формировании учетного дела работодателя в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе о работодателе, полученная органами службы занятости при взаимодействии с работодателем, в том числе при предоставлении работодателю мер государственной поддержки в сфере занятости населения (п.2).

Формирование учетного дела работодателя осуществляется при его первом обращении в центр занятости населения за получением меры государственной поддержки в сфере занятости населения или за дополнительными, или иными мерами государственной поддержки в сфере занятости населения (п.3).

Формирование учетного дела осуществляется автоматически на единой цифровой платформе на основании информации, содержащейся в его заявлении (обращении) для получения мер государственной поддержки в сфере занятости населения (п.4).

Внесение информации в учетное дело осуществляется в следующих случаях (п.6):

• Предоставления работодателем информации;
  
  
• Получения сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;
  
  
• Прохождения профилирования работодателем;
  
  
• Предоставления работодателю основных, дополнительных и иных мер государственной поддержки в сфере занятости населения;
  
  
• В случаях, предусмотренных стандартами деятельности по осуществлению полномочий в сфере занятости населения;
  
  
• В иных случаях возникновения новой (изменения имеющейся) информации.

При ведении учетного дела работодателя обеспечивается сохранение истории изменения информации, содержащейся в учетном деле (п.7).

Срок хранения информации, содержащейся в учетном деле работодателя, составляет 5 лет (п.8).
 
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=493800

Порядок формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме

Министерство труда Российской Федерации приказом от 28 ноября 2024 №639н утвердило «Порядок формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме», который вступил в силу с 1 января 2025 г.ода Новые нормы подготовлены в соответствии с федеральным законом от 12 декабря 2023 года №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (см.:  http://rusrim.blogspot.com/2024/01/blog-post_31.html )

Федеральный закон от 12.12.2023 №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»

Статья 21. Формирование органами службы занятости личного дела гражданина и учетного дела работодателя в электронной форме

1. При предоставлении гражданам и работодателям мер государственной поддержки в сфере занятости населения органами службы занятости формируются личные дела граждан и учетные дела работодателей в электронной форме.

Мой комментарий: Как всегда, с названием дел у нас беда. Краткость не всегда сестра таланта, и короткое название «личное дело гражданина» ничего толком не говорит о том, кто и для чего создаёт это дело. Более точным, с моей точки зрения, было бы название вроде: «Личное дело гражданина, сформированное при предоставлении ему мер государственной поддержки в сфере занятости населения, а также при назначении социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан».

Формирование, ведение, хранение личного дела гражданина в электронной форме осуществляется государственными учреждениями, созданными субъектами РФ в целях осуществления полномочий в сфере занятости населения (центрами занятости населения), в федеральной государственной информационной системе Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (п.1).
 
При формировании дела в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе о гражданине, полученная и (или) сформированная при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения, а также при назначении социальных выплат безработным гражданам и иным категориям граждан (п.2).
 
Формирование личного дела осуществляется при первом обращении гражданина за получением мер государственной поддержки в сфере занятости населения, или за дополнительными, или иными мерами государственной поддержки в сфере занятости населения (п.3).

Формирование личного дела осуществляется автоматически на единой цифровой платформе на основании информации, содержащейся в его заявлении (обращении) на получение меры государственной поддержки в сфере занятости населения (п.4).
 
Ведение личного дела осуществляется посредством включения в него вновь поступившей или измененной информации о гражданине, полученной в ходе взаимодействия с ним, в том числе при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости населения (п.5).

Внесение информации в личное дело гражданина осуществляется в следующих случаях (п.6):

• Представление гражданином документов, предусмотренных Правилами регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, установленными Правительством Российской Федерации;
  
  
• Получение сведений от органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, государственных внебюджетных фондов, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций;
  
  
• Регистрация гражданина в целях поиска подходящей работы;
  
  
• Прохождение профилирования гражданином;
  
  
• Признание гражданина безработным;
  
  
• Формирование и согласование индивидуального плана содействия занятости;
  
  
• Выполнение гражданином индивидуального плана содействия занятости (получение мер государственной поддержки в сфере занятости населения в соответствии с индивидуальным планом содействия занятости);
  
  
• Назначение гражданину социальных выплат и (или) иной финансовой поддержки;
  
  
• Снятие гражданина с регистрационного учета в качестве безработного;
  
  
• Снятие гражданина с регистрационного учета в целях поиска подходящей работы;
  
  
• В случаях, предусмотренных стандартами деятельности по осуществлению полномочий в сфере занятости населения;
  
  
• В иных случаях возникновения новой (изменения имеющейся) информации.

При ведении личного дела гражданина обеспечивается сохранение истории изменений информации, содержащейся в личном деле гражданина, в отношении ряда сведений. (п.7)

Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, признанного безработным в соответствии со статьей 23 Федерального закона №565-ФЗ, составляет 50 лет (п.8).

Срок хранения информации, содержащейся в личном деле гражданина, обратившегося в центр занятости населения и не состоявшего на регистрационном учете в качестве безработного, составляет 1 год (п.9).

Перечень информации, содержащейся в личном деле гражданина

1. Сведения о гражданине;

2. Сведения о заявлениях (обращениях) гражданина на получение мер государственной поддержки;

3. Сведения об анкете гражданина;

4. Сведения об индивидуальном плане содействия занятости гражданина;

5. Сведения о гражданине, полученные посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия (вид сведений, источник получения сведений, время получения сведений, статус получения сведений);

6. Сведения о договорах, заключенных между гражданином и центром занятости населения;

7. Сведения о приказах, принятых в отношении гражданина;

8. Сведения о документах, сформированных для гражданина;

9. Сведения о справках, сформированных и выданных (направленных) гражданину.

Мой комментарий: Хочу обратить внимание на то, что в электронном личном деле гражданина будет храниться только «информация», при этом срок её хранения составляет 50 лет.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=493800

Новый закон «О занятости населения в Российской Федерации»

Федеральный закон от 12 декабря 2023 года №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» заменил одноимённый закон от 19 апреля 1991 года №1032-1. Давайте посмотрим, как, согласно новому закону, предполагается использовать информационные технологи.

В законе 1991 года с декабря 2014 года существовала статья 16.2 «Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»». В новом законе она преобразована в главу 4 «Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»».  Значительно расширен перечень задач, для решения которых создается платформа (ст.17).

Единая цифровая платформа в том числе будет обеспечивать «создание, использование и хранение электронных документов в сфере занятости населения, формирование, ведение и хранение личных дел граждан и учетных дел работодателей в электронной форме» и «электронный документооборот при взаимодействии работников и работодателей, сторон договоров гражданско-правового характера, в том числе договоров авторского заказа, обучающихся и организаций, осуществляющих образовательную деятельность».

Предоставление информации, содержащейся на единой цифровой платформе, осуществляется посредством сети «Интернет», с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и единой системы межведомственного электронного взаимодействия на безвозмездной основе (ст.19).

Если иное не предусмотрено данным законом и иными нормативными правовыми актами РФ, гражданин или работодатель обращается в орган службы занятости путем подачи заявления и иных сведений в электронной форме с использованием единой цифровой платформы или единого портала государственных и муниципальных услуг в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации (ст.20).

Законом предусмотрено при предоставлении гражданам и работодателям мер государственной поддержки в сфере занятости населения формирование органами службы занятости личного дела гражданина и учетного дела работодателя в электронной форме (ст.21).

Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере занятости населения, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливаются:

• Порядок ведения, хранения личного дела гражданина и учетного дела работодателя в электронной форме
  
  
• Перечень информации, содержащейся в личном деле гражданина и учетном деле работодателя

В статье 24 «Основания отказа признания гражданина безработным» установлено, что безработным не может быть признан гражданин (п.1):

• Отказавшийся от согласования индивидуального плана содействия занятости или не направивший информацию о согласовании или об отказе от согласования индивидуального плана в электронной форме с использованием единой цифровой платформы в установленный срок;
  
  
• Не представивший без уважительных причин в орган службы занятости информацию о результатах проведенных переговоров с работодателями по двум вариантам подходящей работы в электронной форме с использованием единой цифровой платформы в сроки, установленные порядком регистрации безработных граждан;

Безработный гражданин снимается с регистрационного учета в случае непредставления им без уважительных причин в орган службы занятости информации о результатах проведенных переговоров с работодателями по двум вариантам подходящей работы в электронной форме с использованием единой цифровой платформы в сроки, установленные порядком регистрации безработных граждан (ст.25).

Федеральный закон вступил в силу с 1 января 2024 года, за исключением положений, для которых установлены иные сроки вступления их в силу.

Мой комментарий: Граждан планируют «добровольно-принудительно» перевести на взаимодействие с органами занятости в электронной форме.

Что же касается хранения электронных документов в сфере занятости населения на единой цифровой платформе, то эти нормы были включены ещё в закон 1991 года, однако в открытом доступе информации о том, в какой степени всё это было реализовано на практике, я пока не встречала.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=464093

Правила представления работодателем сведений и информации органам службы занятости

Правительство РФ Постановлением от 30 декабря 2021 года №2576 утвердило «Правила представления работодателем сведений и информации, предусмотренных пунктом 3 статьи 25 Закона Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации»».

Сведения и информация, предусмотренные пунктом 3 статьи 25 Закона, представляются работодателем в органы службы занятости ежемесячно (п.2).

Для справки: Закон РФ от 19.04.1991 №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»

Статья 25. Содействие работодателей в обеспечении занятости населения

3. Работодатели обязаны ежемесячно представлять органам службы занятости:

• Сведения о применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве), а также информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов;
  
  
• Информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Работодатели представляют сведения и информацию одним из следующих способов по их выбору (п. 3 в части использования ФГИС «ЕПГУ» вступает в силу с 01.01.2023) (п.3):

• Посредством размещения сведений и информации на единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», в том числе с использованием «Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)»;
  
  
• В органы службы занятости непосредственно, либо в виде почтового отправления с описью вложения, либо в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Органы службы занятости размещают сведения и информацию на единой цифровой платформе в течение одного рабочего дня со дня их представления работодателем (п.4).

Органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, государственные и муниципальные унитарные предприятия, юридические лица, в уставном капитале которых имеется доля участия Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования, а также работодатели, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 25 человек, и вновь созданные (в том числе в результате реорганизации) организации, у которых среднесписочная численность работников превышает указанный предел, представляют сведения и информацию посредством их размещения на единой цифровой платформе, в том числе с использованием единого портала (п.5 в части использования ФГИС «ЕПГУ» вступает в силу с 01.01.2023) (п.5)

Сведения и информация подписываются (п.6):

• Работодателем - усиленной квалифицированной электронной подписью;
  
  
• Работодателем - физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, - усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством РФ порядке.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=406146