Ожидая рейса в аэропорту, самое время углубиться в вопросы объяснимого ИИ и архивного мышления

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 8 ноября 2025 года в социальной сети Substack

Я всё ещё в пути – точнее, в ожидании вылета :) То ли из-за погоды, то ли из-за перестановок в расписании, мой авиарейс снова отложили. Поэтому, как любой архивист с беспокойным умом, застрявший в зале ожидания радом с точкой для подзарядки, я снова открыл свой ноутбук.

Этот пост является продолжением предыдущего, который был первым наброском рассказа о том, как может выглядеть объяснимый ИИ (Explainable AI, XAI) с точки зрения управления документами, архивной теории и информатики. Предшествующий пост был написан в более спокойный момент, когда я начал связывать прозрачность архивов с алгоритмической объяснимостью. Теперь, будучи (временно) прикованным к земле и потягивая мутноватый крепкий эль IPA, я углубился в само исследование, пытаясь сформировать «строительные леса» для этих идей.

 

 

Переосмысление представления об управлении документами

Отправной точкой по-прежнему является опубликованная в 2020 году работа Дженни Банн (Jenny Bunn) «Работа в ситуациях, когда важна прозрачность: Взгляд на объяснимый ИИ с точки зрения управления документами» (Working in Contexts for Which Transparency Is Important: A recordkeeping view of Explainable Artificial Intelligence (XAI), https://discovery.ucl.ac.uk/id/eprint/10092921/3/Bunn_Explainable_Artificial_Intelligence__final.pdf ). В этой статье Банн рассматривает объяснимость ИИI не как «техническую» дополнительную функциональную возможность, а как необходимое для управления документами условие: объяснимость становится элементом того, что делает документ подотчётным. Банн в своей статье ставит вопрос о том, какие новые формы документов возникают в том случае, когда сам процесс принятия решений опосредуется машинным обучением. Это правильный вызов.

Далее следует статья 2021 года Джованни Колавицца (Giovanni Colavizza), Тобиаса Бланке (Tobias Blanke), Чарльза Джергенса (Charles Jeurgens) и Джулии Ноордеграаф (Julia Noordegraaf) из университета Амстердама, Голландия, на тему
«Архивы и ИИ: Обзор текущих дискуссий и будущих перспектив» (Archives and AI: An Overview of Current Debates and Future Perspectives, https://dl.acm.org/doi/full/10.1145/3479010 ). В ней приведен панорамный обзор того, как автоматизация видоизменяет традиционные архивные принципы, такие как происхождение, первоначальный порядок, проведение экспертизы ценности. Наблюдение авторов о том, что алгоритмическое посредничество потихоньку меняет то, что архивисты считают контекстом, нашло отклик в моих мыслях.

И есть ещё точка зрения Патрисии Фрэнкс (Patricia Franks), чья статья 2022 года «Позиционирование параданных как процессуальной документации для ИИ» (Positioning Paradata as AI Processual Documentation,  https://www2.archivists.org/sites/all/files/Franks_In%20the%20Pursuit%20of%20Archival%20Accountability.pdf ) вводит понятие «параданных» - метаданных о создании метаданных – в качестве одной из форм артефактов, обеспечивающих подотчётность. В мире объяснимого ИИ это понятие транслируется в следы процессов, журналы решений, пояснения к моделям. Всё это является частью документации.

Мой комментарий: Подборку постов на моём блоге о параданных см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/search?q=параданные 

Доклад Чжан Луфаня (Lufan Zhang) и Пола Скифлита (Paul Scifleet) из Технологического университета Суинберна (г. Мельбурн,  Австралия) на конференции 2024 года на тему «Прокладывая курс для трансформации управления корпоративной информацией: Объяснимость и прозрачность ИИ в практике управления корпоративной информацией» (Charting the Transformation of Enterprise Information Management: AI Explainability and Transparency in EIM Practice, https://www.scitepress.org/Papers/2024/129511/129511.pdf ) распространяет всё это на уровень стратегического управления. Одно дело - документировать решения, принятые ИИ, и совсем другое - интегрировать эту документацию в концептуальные рамки жизненного цикла и обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований.

В совокупности эти работы отражают то, как наша предметная область без лишнего шума переосмысливает себя: архивы начинают восприниматься не как пассивные хранилища доказательств, а как системы, которые сами должны давать объяснения.

Информационно-теоретический подтекст

На этот раз мне также захотелось узнать, что говорят специалисты по информатике, и это привело меня к литературе по вопросу «узкого горлышка информационного потока» (Information Bottleneck, IB) - элегантному математическому аналогу концепции архивного происхождения.

Мой комментарий: Теория «узкого горлышка информационного потока» утверждает, что по мере прохождения данных через слои нейронной сети каждый слой фильтрует и извлекает информацию, сохраняя только то, что необходимо для конечного результата.

«Обзор по вопросу узкого горлышка информационного потока» (A Survey on Information Bottleneck, https://dl.acm.org/doi/10.1109/TPAMI.2024.3366349 ) 2024 года авторов Ху Шидже (Shizhe Hu), Лю Дженджен (Zhengzheng Lou), Янь Сяочьен (Xiaoqiang Yan) и Е Яндун (Yangdong Ye) из китайского университета Дженджоу (Zhengzhou), описывает следующую логику: всякое объяснение является компромиссом между компактностью и точностью. Чем лаконичнее объяснение, тем меньше информации оно несёт - и наоборот. Эти идеи не так далеки от наших собственных архивных противоречий в вопросах экспертизы ценности и обеспечения долговременной сохранности документов.

Далее, в 2025 году на сайте arXiv был выложен «Комплексный обзор самоинтерпретируемых нейронных сетей» (A Comprehensive Survey on Self-Interpretable Neural Networks, https://arxiv.org/html/2501.15638v2 ) авторов Цзы Ян (Yang Ji) и др., развивающий эту идею. Это системы, спроектированные таким образом, чтобы «запроектированным» образом генерировать объяснения собственных решений, оптимизируя тот же баланс, который мы стремимся достичь при работе с документами - информации должно быть достаточно для понимания, но не настолько много, чтобы система рухнула под собственной тяжестью.

В исследовании Линдси Саннеман (Lindsay Sanneman), Майкала Такера (Mycal Tucker) и Джули Шах (Julie A.Shah) из Массачусетского технологического института (MIT) на тему «Характеризация понимания через представление об «узком горлышке информационного потока» - Компромисс с точки зрения рабочей нагрузки в человеко-ориентированном объяснимом ИИ» (An Information Bottleneck Characterization of the Understanding - Workload Tradeoff in Human-Centered Explainable AI,  https://dspace.mit.edu/bitstream/handle/1721.1/155782/3630106.3659032.pdf  ) вся проблема переосмысливается как компромисс с точки зрения рабочей нагрузки на человека. Чем подробнее объяснение, тем большую когнитивную нагрузку оно налагает. Это до боли знакомо любому, кто когда-либо пытался написать или прочитать чересчур насыщенный стандарт метаданных.

Итак, пока архивный мир спорит о том, какие нужно сохранять журналы аудита ИИ, специалисты по информатике потихоньку подсчитывают, какого объёма объяснений будет достаточно. Это неожиданный диалог, в котором энтропия встречается с подотчётностью.

Почему это (всё ещё) важно 

Если в моём предыдущем посте ставился вопрос о том, можно ли в обсуждении упоминать рядом архивы и объяснимый ИИ, то в этом посте ответе обосновывается положительный ответ на него.

В сфере стратегического управления документами и информацией имеется прямая связь. Происхождение, подотчётность, прозрачность - это не необязательные добродетели; они являются необходимыми условиями доверия. Объяснимый ИИ - это просто следующий рубеж, на котором должно быть обеспечено выполнение данных условий.

В информатике вопрос релевантности рассматривается в обратном направлении. Такие концепции, как «взаимная информация» (mutual information) и сжатие предлагают терминологию - и даже исчисление – способствующую понимания того, что означает сохранить суть объяснения, не утонув при этом в данных.

Я постоянно возвращаюсь к двум вопросам, которые, на мой взгляд, определяют пересечение этих миров:

• Что мы должны задокументировать тогда, когда система ИИ принимает решение? - и
  
  
• Какая точность объяснения необходима (или даже возможна), учитывая ограничения, установленные в информатике?

Между этими вопросами лежит нарождающаяся практика управления документами в контексте ИИ, в которой качественная этика архивов соединяется с количественной логикой информатики.

На табло замигал номер моего рейса, предвещая появление нового оповещения … Завершая данный пост, скажу: я убеждён, что разговор, который нам больше всего нужен, это обсуждение вопроса о том, как заставить машины объяснять свои решения и действия - и как сохранить эти объяснения в качестве документов.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/caught-between-gates 

Политика Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных в отношении управления собственными документами и архивами (2)

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/01/1_0855547899.html )

Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS

Вопросу обработки персональных данных (ПДн) содержащихся в архивных документах Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных (European Data Protection Supervisor, EDPS) посвящена ст. 14 «Решения 2025/2608 Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных от 25 ноября 2025 года об управлении документацией и архивами», полный перевод которой приведен ниже:

Статья 14. Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS

1. При обработке персональных данных в целях архивирования в общественных интересах, EDPS должен реализовать надлежащие защитные меры для обеспечения исполнения положений статьи 13 Регламента Евросоюза 2018/1725. В число таких мер входят технические и организационные меры, служащие, в частности, для обеспечения соблюдения принципа минимизации данных. Защитные меры должны включать следующее:

(а) Отбор документов и дел для передачи в исторические архивы осуществляется на основе перечней EDPS видов документов с указанием сроков их хранения. 

Перед закрытием и передачей какого-либо документа или дела ответственное структурное подразделение должно, в рамках административной процедуры закрытия, провести экспертизу с целью убедиться, что в документах сохраняются только персональные данные, которые необходимы и соразмерны целям исторического архивирования. 

Эта экспертиза проводится отдельно для каждого конкретного случая в соответствии с принципом минимизации персональных данных. Порядок проведения и критерии этой оценки должны быть дополнительно уточнены в имплементационных правилах для настоящего Решения. 

Все остальные дела, включая дела, содержащие структурированные ПДн, такие как кадровые и медицинские документы, или же дела, указанные в статье 26 «Положений о кадрах должностных лиц Евросоюза и Условий трудоустройства иных служащих» (Staff Regulations of EU officials and the Conditions of Employment of Other Servants) не подлежат передаче в исторические архивы, и должны быть уничтожены по истечении срока их хранения в административных целях, установленного в соответствующих применимых правилах и в соответствии с имплементационными правилами для настоящего Решения;

(b) Установленные EDPS сроки хранения должны авторизовывать уничтожение в рамках административной деятельности определенных, указанных в них типов документов до истечения сроков хранения в административных целях, применимых к соответствующим делам. Как следствие, эти типы документов должны быть исключены из обработки «в целях архивирования в общественных интересах»;

(c) До проведения экспертизы ценности цел, которые планируется передать в архивы EDPS, службы EDPS должны проанализировать потенциальное наличие в них документов, содержащих специальные категории персональных данных (в соответствии с определением ст. 10(1) Регламента Евросоюза 2018/1725). Кроме того, они должны оценить необходимость и соразмерность обработки в целях архивирования в общественных интересах, и проконсультироваться архивной службой EDPS для определения соответствующих конкретных мер, которые должны быть приняты в соответствии со статьей 10(2)(j).

2. В соответствии со статьей 25(4) Регламента Евросоюза 2018/1725, EDPS может применять исключения из прав субъектов данных, перечисленных в статьях 17 (Право доступа субъекта данных), 18 (Право на исправление), 20 (Право на ограничение обработки), 21 (Обязательство уведомления об исправлении или удалении персональных данных или ограничении их обработки) и 23 (Право на возражение) Регламента Евросоюза 2018/1725, - при условии соблюдения надлежащих условий и применения мер защиты, предусмотренных в статье 13 Регламента Евросоюза 2018/1725, в той мере, в какой применение исключения необходимо для выполнения целей архивирования в общественных интересах и для сохранения целостности исторических архивов EDPS. 

Мой комментарий: Иными словами, архивистам придётся в каждом конкретном случае доказывать, что передаваемые на архивное хранение документы портить нельзя! И всегда будет риск, что в случае. например, проигрыша судебного спора документы придётся обрабатывать заново (что дорого и трудозатратно) и вымарывать из них информацию (тем самым нарушая их целостность и ставя под сомнение возможность им доверять).

Могут применяться исключения из следующих прав субъектов данных, в соответствии с положениями статьи 25(4) Регламента Евросоюза 2018/1725:

(а) право доступа, предусмотренное статьей 17 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой осуществление этого права может с большой вероятностью сделать невозможным или серьезно затруднить достижение конкретных целей, для которых персональные данные обрабатываются в целях архивирования в общественных интересах, - и когда такое исключение необходимо для достижения этих целей. 

При оценке и документировании действий, которые должны быть предприняты в отношении требования субъекта ПДн, особое внимание должно уделяться предоставленной субъектом данных информации, а также характеру, охвату и объёмам потенциально затрагиваемых документов;

(b) право на исправление, предусмотренное статьей 18 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой исправление делает невозможным сохранение целостности и аутентичности документов, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах. 

Это не исключает возможности включения дополнительного заявления или внесения примечания к соответствующему документу, если только подобная мера не окажется невозможной и/или не повлечет за собой несоразмерные административные усилия;

Мой комментарий: Включение задним числом каких-либо заявлений или примечаний, вообще говоря, можно рассматривать как существенное искажение оригинальных документов – даже если такие заявления и примечания невозможно будет смешать с первоначальным контентом. В сложившейся практике подобные заявления и примечания, существенно влияющие на интерпретацию документов, вполне допустимы в научных публикациях – однако им не место в самих фондах.

(c) право на ограничение обработки, предусмотренное статьёй 20 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой персональные данные содержатся в документах, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах EDPS, в качестве неотъемлемой и необходимой части этих документов;

(d) обязанность уведомлять об исправлении или удалении персональных данных или об ограничении их обработки, предусмотренное в статье 21 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой такое уведомление может сделать невозможным или серьезно затруднить достижение конкретных целей архивирования в общественных интересах, и когда такое исключение необходимо для достижения этих целей. 

При оценке и документировании действий, которые необходимо предпринять в отношении требования об уведомлении, особое внимание следует уделить имеющейся информации, а также специфическому характеру и охвату потенциально затронутых документов;

(e) право возражать против обработки, предусмотренное в статье 23 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой персональные данные содержатся в документах, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах EDPS, в качестве неотъемлемой и необходимой части этих документов;

3. Европейский уполномоченный орган по надзору за защитой персональных данных (EDPS) в целях обеспечения подотчетности, должен представить документ, описывающий причины применения исключений, права субъекта ПДн, для которых были сделаны исключения, и результаты проведенной оценки. Такие документы и, где это применимо, материалы, отражающие фактический и/или правового контекст, должны включаться в специальный реестр, который должен предоставляться по запросу EDPS, выступающему в роли органа надзора над защитой персональных данных.

4. EDPS должен консультироваться с уполномоченным по защите персональных данных (Data Protection Officer, DPO) при рассмотрении вопроса о применении в конкретных случаях исключений в отношении прав субъектов ПДн в соответствии с настоящим Решением - и, в любом случае, делать это до принятия решения о применении такого исключения в соответствии с настоящим Решением. 

Уполномоченному по защите персональных данных должен быть предоставлен доступ к документу [о применении исключения – Н.Х.] и всем материалам, отражающим фактический и правовой контексты. Участие уполномоченному по защите персональных данных в этом процессе должно быть должным образом задокументировано.

(Продолжение следует)

Источник: портал EUR-Lex 
https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj 

Размышления о прошедшем годе

Данный пост специалиста австралийской компании Synercon Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) был выложен на сайте LinkedIn 11 декабря 2025 года.

Сейчас, когда 2025 год подходит к концу, в моей работе по вопросам стратегического управления информацией, цифровым рабочим местам и управлению жизненным циклом контента постоянно всплывают несколько тем. Ни одна из них не является новой … но все они, безусловно, «долгоиграющие».

1. Избыточно длительное хранение данных по-прежнему остается серьезной проблемой

Избыточно длительное хранение данных остаётся серьезной проблемой. Регламентирующие сроки хранения и уничтожения нормативные документы, которым мы должны следовать, не соответствуют системам, в которых мы работаем, поэтому подход «сохранения всего» становится путем наименьшего сопротивления - особенно когда имеются весьма ограниченные рекомендации по внедрению.

2. Защита данных также остаётся серьезной проблемой

ИТ-службы продолжают возводить все более высокие «заборы», однако очень немногие на самом деле знают, где именно кроется уязвимость их информации. И давайте будем честны - почти никто не любит создавать и поддерживать реестры информационных активов. Должен быть более простой способ!

3. Уровень зрелости реализаций SharePoint очень неравномерен

Большинство современных специалистов по внедрению SharePoint не имеют базовых знаний в области «классической» информационной архитектуры (по таким вопросам, как таксономии, классификация, навигация, поиск, модели метаданных) - и это сказывается. Курируемые метаданные являются одним из самых мощных инструментов в нашем арсенале, - однако они по большей части простаивают без дела и не используются, хотя могли бы приносить огромную пользу. И поскольку они не используются, продолжает страдать качество поиска для конечного пользователя.

4. Развитие таксономий по-прежнему идёт медленно

Развитие таксономий по-прежнему идёт в лучшем случае фрагментарно. Ввиду того, что практически отсутствуют соответствующие программы обучения, настоящих специалистов по таксономиям в нашей отрасли очень мало. Несмотря на многолетние разговоры об этом, мы почти не продвинулись в разработке универсальных, межотраслевых таксономий, которые могли бы реально масштабироваться. 

Следует отдать дань уважения Агентству транспорта Новой Зеландии (NZ Transport Agency) за их «Стандарт данных, относящихся к управлению активами» (Asset Management Data Standard, https://nzta.govt.nz/roads-and-rail/asset-management-data-standard ). Если бы только остальной мир был бы столь же активен в этом вопросе …

5. Искусственный интеллект помогает - но не устраняет необходимость в курировании данных

Искусственный интеллект (ИИ), безусловно, способствовал повышению производительности, однако выдаваемым им ответам нельзя слепо доверять. Машинам сложно учиться на цифровом «мусоре». Любые выводы по-прежнему требуют тщательного курирования, установления контекста и проверки человеком - особенно когда речь идет о рисках, нормативно-правовом регулировании и долговременной ценности.

6. Автоматическая классификация по-прежнему окутана тайной

Большинство инструментов автоматической классификации воспринимаются как «черные ящики». Маркетологи твердят об «генерируемых с помощью ИИ знаниях и идеях», однако лежащая в их основе логика, обучающие данные и ограничения обычно остаются невидимыми. Машины могут учиться только на том, что мы им предоставляем, - а большинство организаций «скармливают» им несогласованный, устаревший и/или неполный контент. Плохие данные на входе - непредсказуемые результаты на выходе.

Отсутствие прозрачности делает весь процесс автоматической классификации загадочным - или подозрительным. Конечные пользователи не могут увидеть, как работает автоматическая классификация, не могут её исправить и не могут извлечь из неё уроки. Без прозрачности же доверие никогда не возникнет.

Заключительные мысли

Глядя на эти темы, я не очень-то уверена в том, что мы добились значительного прогресса — и такое же мнение я слышала от коллег и на конференции RIMPA в октябре 2025 года. В отношении дальнейшего движения вперёд говорилось очень осторожно, как будто все всё еще ждут более чётких указаний. Было одно замечание, которое мне особенно запомнилось: пока высшее руководство гонится за «яркими» результатами, мы пытаемся справиться с хаосом.

Тем не менее, дискуссии становятся боле зрелыми, осведомленность растёт, и при наличии чуть большей согласованности есть шанс, что в следующем году мы сможем добиться большего прогресса.

Всего Вам наилучшего в период рождественских каникул и в Новый год!

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/reflecting-year-conni-christensen-vtsic/ 

Политика Европейского уполномоченного органа по надзору за защитой персональных данных в отношении управления собственными документами и архивами (1)

23 декабря 2025 года в Официальном журнале Европейского Союза (Official Journal of the European Union, https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj ) был опубликован интересный нормативный акт – «Решение 2025/2608 Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных от 25 ноября 2025 года об управлении документацией и архивами» (Decision of the European Data Protection Supervisor of 25 November 2025 on records and archives management).

Мой комментарий: Европейский уполномоченный орган по надзору за зашитой персональных данных (European Data Protection Supervisor, EDPS, см. https://europa.eu/european-union/about-eu/institutions-bodies/european-data-protection-supervisor_en ) обеспечивает соблюдение учреждениями и органами Евросоюза прав людей на неприкосновенность частной жизни при обработке их персональных данных.

Документ представляет собой высокоуровневую политику управления документами и архивами, в которой перечислены основные цели и задачи, но нет низкоуровневых организационно-технологических деталей. В этом плане он выгодно отличается от типичных для российских государственных органов документов, регламентирующих порядок делопроизводства и архивного дела.

Особый интерес представляет то, как регулятор регламентирует защиту персональных данных при работе с документами, и особенно – с архивными документами. Очевидно, что именно такие подходы EDPS буде впоследствии навязывать как органам Евросоюза, так и государственным органам стран-членов Евросоюза.

Документ включает введение (преамбулу) и 5 глав, содержащих в общей сложности 22 статьи. Содержание документа следующее:

Преамбула

Глава I. Общие положения

Статья 1. Предмет и сфера применения
Статья 2. Определения

Глава II. Управление документами

Статья 3. Создание документов
Статья 4. Захват документов 
Статья 5. Регистрация документов
Статья 6. Классификационная схема (filing plan)
Статья 7. Электронные системы и процессы
Статья 8. Действительность документов и процедур
Статья 9. Электронные подписи, печати, отметки времени
Статья 10. Информационная безопасность и защита

Глава III. Обеспечение долговременной сохранности документов и исторических архивов

Статья 11. Сроки хранения и требования к хранению
Статья 12. Стратегия обеспечения долговременной сохранности электронных материалов
Статья 13. Экспертиза ценности
Статья 14. Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS
Статья 15. Передача исторических архивов EDPS на хранение в Исторические Архивы Европейского Союза (HAEU, Historical Archives of the European Union) в Европейском университетском институте (University Institute) во Флоренции (European University Institute, EUI)

Глава IV. Стратегическое управление и реализация

Статья 16. Внутренние структуры EDPS
Статья 17. Роли и обязанности
Статья 18. Информация, обучение и поддержка

Глава V. Заключительные положения

Статья 19. Правила реализации
Статья 20. Пересмотр и обновление
Статья 21. Отмена предыдущих политик EDPS по вопросам управлению документами и архивами
Статья 22. Вступление в силу

В преамбуле документа, в частности, сказано следующее:

(1) В соответствии с Регламентом №354/83 с поправками, внесенными Регламентом № 1700/2003 Еврокомиссии и Евроатома и Регламентом Еврокомиссии 2015/496, учреждения Евросоюза обязаны создавать свои исторические архивы, открывать для общественности доступ к архивным документам по истечении 30 лет и устанавливать внутренние правила применения данного Регламента. Эти внутренние правила должны включать правила обеспечения долговременной сохранности исторических архивов и открытия их для общественности, а также правила защиты содержащихся в них персональных данных.

(2) В своем мнении от 10 октября 2012 года, касающемся предложения Еврокомиссии о Регламенте, вносящем поправки в Регламент №354/83, Европейский уполномоченный орган по защите персональных данных (European Data Protection Supervisor, EDPS) подчеркнул необходимость принятия адекватных имплементационных правил для обеспечения эффективного решения вопросов, касающихся защиты персональных данных, в контексте законного ведения документации в правовых, финансовых, административных и архивных целях, а также в соответствии с правилами защиты персональных данных, применимыми к учреждениям и органам Евросоюза.

(3) Имеющиеся у EDPS документы являются основой его оперативной деятельности и повседневной работы. Они представляют собой часть организационных активов EDPS и являются важными источниками административной, доказательной и исторической информации. Они совершенно необходимы организации для осуществления её текущей и будущей оперативной деятельности, для обеспечения подотчетности и прозрачности, а также для знания и понимания её истории и процедур. В связи с этим документами необходимо управлять в соответствии с эффективными правилами, распространяющимися на всем подразделения и на всех сотрудников.

(4) Внутренние правила управления документами и архивами должны принимать во внимание соответствующие обязательства в области информационной безопасности, в особенности те, что изложены в Решении EDPS от 9 марта 2020 года (в редакции от 11 ноября 2022 года) о правилах безопасности для обеспечения защиты секретной информации Евросоюза,- а также усилия EDPS в плане цифровой трансформации. Они должны использовать существующие решения для управления электронными документами и контентом, а также использовать последние достижения в области обеспечения целостности электронных объектов и электронного архивирования, международные стандарты и наилучшие практики.

(5) Учреждениям, органам, управлениям и агентствам Евросоюза рекомендуется признавать услуги в области электронной идентификации и доверия, охватываемые Регламентом Евросоюза № 910/2014 (закон eIDAS – Н.Х.), в целях административного сотрудничества, особенно опираясь на существующую хорошую практику и на результаты текущих проектов в областях, охватываемых этим Регламентом.

(6) Документы EDPS должны быть электронными по умолчанию, хотя возможны исключения. EDPS хранит документы, которые создаются или поступают, а затем управляются в ходе его деятельности. Все документы, независимо от формата и технологической среды, в рамках которой они собираются, создаются или поступают, - захватываются и хранятся в официальном электронном хранилище документов.

(7) Внутренние правила управления документами и архивами должны охватывать жизненный цикл документов и обеспечивать аутентичность, надёжность, целостность и пригодность к использованию документов и их метаданных во времени.

(8) Эффективное надлежащее управление документами и архивами позволяет EDPS 

• обеспечивать принятие обоснованных и эффективных решений; 
  
  
• реализовывать принцип подотчетности действий органов государственного управления; 
  
  
• выполнять обязательства по обеспечению прозрачности и исполнять законодательно-нормативные требования; 
  
  
• управлять деловыми рисками; 
  
  
• защищать права и исполнять обязанности EDPS, обеспечивать доказательную базу в случае судебных разбирательств; и 
  
  
• обеспечивать сохранность институциональной памяти.

(9) Внутренние правила управления документами и архивами должны согласовываться с обязанностью предоставлять доступ к документам EDPS в соответствии с принципами, положениями и ограничениями, установленными в Регламенте Еврокомиссии № 1049/2001 от 30 мая 2001 г. о доступе общественности к документам Европейского парламента, Совета и Еврокомиссии.

(10) Внутренние правила управления документами и архивами также должны обеспечивать исполнение обязательств по защите персональных данных, установленным в Регламенте Евросоюза 2018/1725 (это Регламент «о защите физических лиц в плане обработки персональных данных учреждениями, органами, ведомствами и агентствами Европейского союза, и о свободном перемещении таких данных» - иными словами, законодательство о защите ПДн в органах Евросоюза – Н.Х.). В соответствии с этим Регламентом EDPS обязан предоставлять субъектам ПДн информацию об обработке их персональных данных и содействовать осуществлению прав субъектов ПДн в соответствии со статьями 17–24 Регламента. Реализация этих прав должна быть сбалансирована с целями архивирования в общественных интересах.

(11) Все сотрудники EDPS подотчётны за создание и надлежащее управление документами, касающимися политик, процессов, процедур и действий, за которые они несут ответственность в соответствии с применимыми правилами и процедурами.

(12) Данные и информация в рамках EDPS должны быть доступны и должны как можно шире использоваться для способствования совместной работы сотрудников, для повышения эффективности поиска и повторного использования данных и информации, а также для содействия синергии ресурсов с целью повышения общей эффективности.

(13) Доступ к данным и информации может быть ограничен, если таких ограничений доступа требуют секретность/конфиденциальность информации или законодательно-нормативные требования. В частности, меры защиты, связанные со степенью конфиденциальности информации, с присутствием персональных данных или иными чётко определенными причинами, могут потребовать введения более ограниченного и целенаправленного доступа на основе принципа «необходимости знать».

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/01/2_01866335939.html )

Источник: портал EUR-Lex 
https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj 

Измерение эффективности информационной архитектуры управления документами, и пределы эффективности

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 6 декабря 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Для меня ключевой мерой эффективности является то, насколько далеко вниз по иерархии Вы можете зайти, прежде чем потеряете возможность обобщить то, что видите, в виде определённой модели (шаблона).

Мой комментарий: Как я понимаю, говоря об «обобщении», Мелроуз фактически имеет в виду то, что процессы и структуры являются регламентированными, стандартизированными, повторяющимися, следующими определенной политике или концепции …

Причина, по которой нам нравится упорядочивание по функциональному признаку, заключается в том, что если бы мы могли заставить всех сотрудников его использовать, то смогли бы обобщить всё, что имеет для нас значение, в рамках единой модели (шаблона).

Способность обобщить информационную архитектуру на самом деле многое говорит нам о зрелости организации и осуществляемой ею деятельности. Зрелые организации, которые не подвержены большим изменениям, имеют структуру, которую легко обобщить. Не очень зрелые организации, или же организации, чьи деловые процессы часто меняются, обобщить гораздо сложнее, - поскольку у каждого сотрудника есть свой шаблон выполнения транзакций, а на прошлой неделе их было трое, - так что шаблоны упорядочения размножаются до тех пор, пока уже становится невозможно понять, что является шаблоном, а что просто шумом.

Это также определяет предел эффективности: упорядочение информации никогда не будет более зрелым, чем степень зрелости процессов, которые эта информация представляет. Сотрудники, которые каждый день приходят на работу и импровизируют, неизбежно будут импровизировать и свою информационную архитектуру. Это означает, что в информационной архитектуре всегда присутствует взаимосвязь между лидером и последователями: действительно хороший руководитель может направлять развитие информационной архитектуры, подталкивая свою группу к более зрелым методам работы, которые приводят к более повторяющимся и легче обобщаемым моделям информации. Действительно хороший информационный архитектор также может вести группу к более зрелым процессам, помогая им структурировать информацию, поддерживающую их работу, более единообразными способами.

Это означает, что информационная архитектура может служить индикатором для оценки зрелости управления документами. Именно в этом вопросе, на мой взгляд, мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] склонны совершать чудовищные ошибки. Мы думаем об этом с точки зрения некой модели управления документами, которая сидит у нас в голове, – и которая неизбежно построена на находящихся на виду инструментах управления документами, а не на том, насколько эффективно сотрудники управляют своими документами. Можно сказать так: политика - это хороший опережающий индикатор, который может быть конвертирован в некую степень зрелости, (пример - назначение старшего должностного лица, ответственного за управление документами), но я бы сказал, что возможность обобщения - гораздо более точный показатель зрелости. 

Вот простой тому пример: Если бы управление жизненным циклом было единственной целью, то наилучшим показателем зрелости было бы то, какую часть Ваших данных можно обобщить по единой модели (шаблону) — такому как «транзакция, классификация, дата уничтожения/передачи». Если Вы можете представить мне такой шаблон для 10% Ваших данных, то, полагаю, эта цифра расскажет нам больше о фактической зрелости, чем любые цифры о количестве политик, сотрудников и о величине расходов.

Я думаю, что эта идея обобщения также указывает на один из важнейших рычагов, которым мы обычно пренебрегаем, - и это руководители. С этой точки зрения, основная задача большинства руководителей заключается в составлении сводок о том, что делает их команда или что им следует делать, чтобы все понимали, над чем им следует работать, и чтобы у руководителя имелась определённая осведомленность о ходе работы. Эффективная информационная архитектура принимает этот фактор во внимание, поскольку, когда структура информации непосредственно влияет на работу руководства, руководство контролирует структуру - способность к обобщению говорит не только говорит нам о том, насколько хороша архитектура, но и говорит всем остальным, насколько зрелой является наша работа и насколько мы компетентны.

Здесь есть оговорка, которую мы все должны помнить: обобщение работы одного сотрудника не является обобщением работы другого. Функциональное упорядочение, хоть и является хорошей идеей, предназначено для того, чтобы упростить обобщение нашей [специалистов по управлению документами – Н.Х.] работы с использованием модели (шаблона). Оно не предназначена для упрощения обобщения работы других специалистов, поэтому они часто им не пользуются. Волшебство информационной архитектуры заключается в поиске способов структурировать информацию, которые можно содержательно обобщить таким образом, чтобы на этой основе поддерживать работу многих групп.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: На мой взгляд, автору стоило бы перевести данный пост с «философского» на простой и понятный английский язык :) Мне представляется, что основная мысль поста достаточно проста – упорядочивать информацию и документы нужно таким образом, чтобы и деловым подразделениям было удобно вести свою деятельность, и архивно-документационные службы могли эффективно справляться со своими непосредственными обязанностями. 

При наличии развитых информационных систем, это часто вопрос разработки и внедрения достаточно богатых и гибких схем метаданных, на основе которых появляется возможность представления информации в различных «разрезах», в сочетании с разработкой и внедрением средств поиска и категоризации документов и контента по их содержанию.

Сейчас в электронной среде нет необходимости загонять всех и вся в одну-единственную информационную архитектуру, которая может быть удобна одним специалистам и неудобна другим (а в худшем случае – неудобна всем). Современные (правда, не очень распространённые) технологии позволяют параллельно поддерживать несколько вариантов упорядочивания информации и документов без их дублирования, обычно опираясь на соответствующие метаданные. В качестве альтернативы, можно полагаться не столько на «статическое» упорядочивание, сколько на мощные и гибкие инструменты поиска, к которым в последнее время добавились инструменты на основе искусственного интеллекта.

Что касается зрелости определённой деятельности, то её уровень в первую очередь определяется на основании таких факторов, как эффективность, качество и стабильность / жизнестойкость. Стандартизация информационных структур самоцелью быть не должна (хотя она часто полезна), и избыточный акцент на неё может привести к погоне за ложными целями (скажем, за количеством охватываемой «шаблоном» информации). Стандартизация полезна лишь там и тогда, где и когда она прямо способствует эффективности, качеству и стабильности деятельности организации.

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/measuring-effectiveness-of-records 

CША: Национальный институт стандартов и технологий начал публичное обсуждений новой версии 1.2 «Концепции безопасной разработки программного обеспечения» (SSDF)

14 декабря 2025 американский Национальный институт стандартов и технологий (NIST) в своей новостной рассылке и на веб-сайте (см. https://csrc.nist.gov/pubs/sp/800/218/r1/ipd ) объявил о начале публичного обсуждения первоначального проекта новой версии публикации NIST SP 800-218 Rev.1 «Концепция безопасной разработки программного обеспечения (SSDF), версия 1.2: Рекомендации по смягчению рисков, связанных с уязвимостями программного обеспечения» (Secure Software Development Framework (SSDF) Version 1.2: Recommendations for Mitigating the Risk of Software Vulnerabilities) объёмом 57 страниц, см. https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPublications/NIST.SP.800-218r1.ipd.pdf .

Публичное обсуждение продлится до 30 января 2026 года; замечания предлагается направлять по адресу ssdf@nist.gov . Документ заменит действующую версию 1.1 (публикация NIST SP 800-218, февраль 2022 года, см. https://csrc.nist.gov/pubs/sp/800/218/final ).

В извещении о начале публичного обсуждения отмечается следующее:

«Национальный институт стандартов и технологий (NIST) опубликовал первоначальный проект для публичного обсуждения специальной публикации NIST SP 800-218 Rev.1 «Концепция безопасной разработки программного обеспечения (SSDF), версия 1.2: Рекомендации по смягчению рисков, связанных с уязвимостями программного обеспечения», - в соответствии с исполнительным приказом (executive order) Президента США № 14306 от 6 июня 2025 года «Об усилении отдельных мер по укреплению кибербезопасности страны и о внесении поправок в исполнительные приказы Президента США №13694 и № 14144» (Sustaining Select Efforts To Strengthen the Nation's Cybersecurity and Amending Executive Order 13694 and Executive Order 14144, см. https://www.federalregister.gov/documents/2025/06/11/2025-10804/sustaining-select-efforts-to-strengthen-the-nations-cybersecurity-and-amending-executive-order-13694 ).

В настоящем документе описываются новые и улучшенные методы (практики), задачи и примеры безопасной и надёжной разработки, поставки и совершенствования программного обеспечения.

Лишь немногие модели жизненного цикла разработки программного обеспечения (software development life cycle, SDLC) явным образом детально рассматривают вопросы безопасности программного обеспечения, поэтому обычно приходится добавлять методы безопасной разработки программного обеспечения в каждую модель SDLC-модель. Публикация NIST SP 800-218 рекомендует использовать «Концепцию безопасной разработки программного обеспечения» (Secure Software Development Framework, SSDF), представляющую собой базовый набор высокоуровневых методов (практик) безопасной разработки программного обеспечения, которые могут быть интегрированы в каждую реализацию жизненного цикла разработки программного обеспечения (SDLC).

Следование таким методам и практикам должно помочь производителям программного обеспечения сократить количество уязвимостей в выпущенном ими ПО, смягчить потенциальные последствия эксплуатации [враждебными сторонами – Н.Х.] необнаруженных или неустраненных уязвимостей, и устранить первопричины уязвимостей, чтобы предотвратить их повторное возникновение в будущем. Поскольку данная Концепция включает общую терминологию в области безопасной разработки программного обеспечения, то закупающие программное обеспечение стороны также могут использовать её как для укрепления информационного взаимодействия с поставщиками в ходе процессов проведения закупок, так и в рамках иной управленческой деятельности.»

Содержание документа следующее:

Резюме для руководства
1. Введение
2. Концепция разработки безопасного программного обеспечения
Литература
Приложение A: Перечень обозначений, сокращений и аббревиатур
Приложение B. История изменений 

Основное место в документе (стр. 7-38) занимает Таблица 1 «Концепция разработки безопасного программного обеспечения (SSDF), версия 1.2», содержащая графы «Методы (практики)», «Задачи», «Характерные примеры реализации» и «Ссылки».

Источник: сайт NIST
https://csrc.nist.gov/pubs/sp/800/218/r1/ipd 
https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPublications/NIST.SP.800-218r1.ipd.pdf 

Отслеживание трансформаций: Документы, оцифровка и формы интерпретации, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/01/1_0274904401.html )

Оцифровка как соучастие в создании

Один из наиболее интересных разделов статьи посвящен внедрению автоматизированного распознавания текста (automated text recognition, ATR). Сотрудники NIOD использовали платформу Transkribus (программное решение для распознавания рукописного текста, в котором используются ИИ-технологии в т.ч. машинное обучение – Н.Х.) для создания транскрипций (расшифровок), качество которых порой превосходило возможности человека – но иногда имела место и фальсификация целых строк текста.

Ван Ланге и Кейзер рассматривают эти результаты работы алгоритмов не как ошибки, которые нужно ликвидировать, а как дополнительные «следы» в процессе непрерывной трансформации документа. При такой трактовке компьютер становится ещё одним действующим лицом в биографии документа – не являющимся человеком соавтором, чьё влияние необходимо документировать и интерпретировать.

Мой комментарий: Такое впечатление, что авторы смотрят на документы как на произведения живописи – искажение (или, говоря политически корректно, создание производного произведения на основе) известной картины можно рассматриваться как вид творчества. Однако изменение смысла и контекста документа – это фальсификация документа, и, как говорится, «таких соавторов нам не нужно»!

Авторы могли бы высказать свою мысль иначе: при больших объёмах распознавания текстов проведение верификации результатов может оказаться сложным или невозможным – и в таком случае пользоваться этими результатами всё равно можно (в основном для поиска), но с соответствующими оговорками; и имеет смысл документировать, как и когда такие расшифровки были созданы, и были ли они использованы для обучения моделей ИИ. При этом инструмент распознавания никаким «соавтором», конечно, не является – он выполняет функции инструмента конверсии документа в новый формат.

Авторы предлагают практичный подход: встраивать сведения о происхождении данных, о версиях моделей и о метриках ошибок непосредственно в архивные метаданные. Речь идёт не о недоверии к технологиям, а о том, чтобы сделать их роль видимой. Данный подход согласуется с нарождающимися идеями о цифровой архивной грамотности – о понимании того, что любой набор данных несёт на себе «отпечаток» выбора и решений, принятых как людьми, так и техническими инструментами.

Эго-документы и хранители семейных документов

Представленные авторами статьи примеры - паспорт молодого голландца, превращённый в семейный памятный альбом, и набор любовных писем, впоследствии расширенный и превращённый потомками в цифровую компиляцию, - иллюстрируют, как документы могут трансформироваться из «бюрократических» форм в личные артефакты и обратно.

Эти трансформации напоминают нам о том, что хранители личных архивов - семьи, дарители и даже архивисты-любители и историки-любители - участвуют в управлении документами как создатели интерпретаций/осмыслений, а не просто как источники. Ценность документа как свидетельства/доказательства столь же сильно зависит от этих последующих интерпретаций, как и от первоначального акта его создания.

Мой комментарий: Говорить, что ценность документа как свидетельства зависит от позднейших интерпретаций – с моей точки зрения, ставить телегу впереди лошади. Первичен документ, который должен сохраняться в неизменном виде, и происхождение и контекст которого должны быть известны. Интерпретаций же может быть сколько угодно – и как раз осмысленность этих интерпретаций всегда будет необходимо доказывать. Если сам по себе первичный документ (или комплекс таких документов, в случае массовых источников) ничего из себя не представляет, то и «интерпретировать» будет нечего …

Что это означает для практики

Авторы статьи воздерживаются от предписывания какой-то одной модели управления документами. Вместо этого они показывают, что любая модель – модель континуума документов, модель жизненного цикла или гибридная - должна учитывать социальные и технические реалии практики. Внедрение модели на практике становится в меньшей степени вопросом исполнения предписанных требований, и в большей – вопросом осмысления.

Здесь намечается несколько тем для обсуждения:

• Оцифровка равнозначна созданию. Каждый цифровой суррогат - это новый документ со своим собственным происхождением.
  
  Мой комментарий: С этим я не соглашусь. Оцифровка – создание верной копии существующего документа, иными словами – процесс конверсии, а не создания (будь то «с нуля» или «по мотивам»). Сведения о происхождении цифровых суррогатов будут представлять собой сведения о происхождении оригинала, дополненные сведениями о процессе создания суррогата и его последующего использования и курирования.
  
  
• Документирование процессов само по себе является формой деятельности по обеспечению долговременной сохранности. Метаданные о контексте – отвечающие на вопросы «кто», «как» и «почему» - столь же важны, как и контент.
  
  
• Прозрачность способствует укреплению доверия. Документирование алгоритмических вмешательств и вмешательств со стороны человека способствует ответственному и подотчётному проведению исследований.
  
  
• Крайне важен междисциплинарный подход. Архивисты, историки и ИТ-специалисты разделяют ответственность за формирование и интерпретацию цифровых коллекций.
  
  
• Образование имеет значение. Цифровую архивную грамотность следует считать основополагающей компетенцией для всех, кто работает с ретро-оцифрованными или изначально электронными источниками.

Нейтральная территория, общее пространство

Ценность статьи «Отслеживание трансформаций …» заключается в отказе авторов от поддержки какой-то одной модели управления документами по сравнению с другими. Вместо этого дискуссия переводится в практическую плоскость. Независимо от того, мыслим ли мы в понятиях жизненного цикла, континуума документов или иных подходов, реальная проблема заключается в признании того, что документы не являются статичными - они являются социальными, материальными, а теперь ещё и вычислительными сущностями.

Прослеживая то, как коллекции писем военного времени превратились в наборы данных, авторы дают негромкое, но убедительное напоминание: смысл работы по управлению документами заключается не в фиксировании прошлого, а в сохранении его понятности с течением времени.

В этом плане модель континуума является не просто теоретической конструкцией, но и живым опытом находящихся в движении архивных документов.

Мой комментарий: Я бы сказала, что попытка «продать» модель континуума как наиболее подходящую для документов личного хранения является более чем сомнительной, и «континуум» здесь «притягивается за уши». Модель континуума куда интереснее, если применять её в отношении тех документов, которые непрерывно «живут» и изменяются, и практически никогда не выходят из активного использования – и в первую очередь это научно-техническая и проектно-конструкторская документация.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/tracing-transformations-records-digitization 

Что необходимо менять в области подготовки специалистов в области делопроизводства и архивного дела

Заседание Государственного Совета под председательством Президента Российской Федерации Владимира Владимировича Путина в Кремле 25 декабря 2025 года было посвящено вопросам подготовки кадров для экономики РФ.

В своем выступлении В.В.Путин отметил, что «кадровые вопросы не только всеобъемлющие, они основные на сегодняшний день, фундаментальные для развития нашей страны» и обозначил ряд дальнейших действий, «наиболее необходимых для нас».

По словам В.В.Путина, в ближайшие 10-15 лет нас ожидает «колоссальной технологической трансформации, стремительного развития искусственного интеллекта. Это крупнейший технологический прорыв, которого, пожалуй, ещё и мировая история-то не знала». Этот период уже наступил, он буквально вошёл в нашу жизнь, ворвался в неё.

По мнению Президента РФ, «искусственный интеллект намного, просто намного более прорывная, всеохватывающая, как ещё говорят, сквозная технология. Она быстро завоёвывает все сферы жизни, автоматизирует решение огромного числа задач. Скорость распространения систем искусственного интеллекта увеличивается с каждым годом, вовлекая в свою орбиту практически каждого человека, изменяя его жизнь, значимость профессий и сам рынок труда … Послушайте, всё изменится. Мы должны быть к этому обязательно готовы, обязательно».

Президент подчеркнул, что «сейчас, решая текущие и среднесрочные задачи кадровой политики, мы должны думать и быть готовыми к тем системным изменениям, которые несёт искусственный интеллект вместе с собой. Технологическая перестройка всегда приводила к исчезновению одних и появлению других, новых профессий, но в этот раз перемены носят более глубинный характер».

Далее он отметил, что: 

«Сами принципы подготовки специалистов и их последующего карьерного роста кардинально трансформируются. Традиционная траектория поэтапного развития карьеры - от получения образования, затем должности младшего сотрудника и далее до руководителя - будет, безусловно, меняться.

Значительно увеличится спрос на отдельные специальности и специалистов высшего уровня. В то время как искусственный интеллект будет постепенно заменять работников начальных ступеней, в том числе креативного и даже интеллектуального труда.

Расширение использования искусственного интеллекта в производственных процессах будет не только замещать отдельные операции, а значит, и сотрудников, но и, как уже сказал, создавать новые рабочие места - такие, которые требуют умения ставить задачи и работать с данными, обладать инженерным мышлением, брать на себя ответственность.

И в этой ситуации важно обеспечить людям понятный для них профессиональный переход, открыть перед ними новые возможности для обучения, переобучения и роста квалификации в течение всей жизни.

Нужно изменить всю парадигму подготовки кадров, всю.  Это не лозунг никакой, не пожелание - это важнейшая задача для государства, бизнеса, системы образования. Для её решения нам необходимо создавать доступную инфраструктуру, которая сама должна постоянно меняться вместе с прогрессом в экономике, технологиях, в науке.

Новые технологии требуют пересмотра существующих и подготовки новых программ и методик обучения, массовой переподготовки педагогических кадров всех уровней.

Нельзя жить по старинке. Очень важно в то же время не терять фундаментальных основ нашей системы образования: это формирование у школьников и студентов самостоятельного, творческого мышления, навыков аналитической деятельности, в том числе способности критически оценивать предложения, сформированные искусственным интеллектом.»

При этом Президент отметил, что «ни в коем случае нельзя допустить ситуацию, когда у нас будут интеллектуальные элиты и люди-автоматы, которые ничего не умеют, кроме как кнопки нажимать. Это очень важная задача для системы образования и подготовки и переподготовки кадров. Очень важная. Здесь нужно вообще очень многие вещи переосмыслить, переносить это на прямую работу с учащимися, со студентами, в аудитории. Там напрямую работать, развивать и поддерживать умение мыслить самостоятельно. Важнейшая задача».

«Правительство России завершает подготовку «Стратегии развития образования до 2036 года». Проделана большая работа, но нужно обязательно отразить в ней вопросы, связанные с переходом на качественно иные принципы, позволяющие каждому человеку быть востребованным, причём на протяжении всей жизни, а также с формированием новых базовых навыков в условиях ускоренного внедрения искусственного интеллекта. Крайне важны и пути реализации Стратегии.»

В заключении В.В.Путин призвал участников заседания Государственного Совета при обсуждении не просто называть проблемы, а предлагать пути их решения.

Мой комментарий: С моей точки зрения, руководством страны поставлена задача кардинальной трансформации системы обучения в условиях ИИ, - и это также касается специалистов в области управления документами и архивным делом. В первую очередь в системе подготовки специалистов потребуются следующие изменения:

• Акцент на навыки, которые ИИ не заменит: Пересмотр учебных программ с фокусом на развитие критического и аналитического мышления, умение ставить задачи искусственному интеллекту, проверять и интерпретировать результаты его работы. Важно готовить не «исполнителей-автоматов», а специалистов по управлению процессами и данными;
  
  
• Формирование «инженерного» подхода к документам: Подготовка кадров, способных проектировать и оптимизировать системы документооборота, а не просто вести их. Это требует понимания сквозных бизнес-процессов и архитектуры информации;
  
  
• Развитие командной работы: Обучение должно включать проектный подход, где навыки делопроизводства и документооборота применяются в междисциплинарных командах для решения конкретных комплексных задач.

Потребуется создание системы непрерывного обучения и переобучения специалистов на протяжении всей их трудовой деятельности, что включает себя:

• «Образование в течение всей жизни»: Развитие доступных программ дополнительного профессионального образования (ДПО) для быстрого освоения новых цифровых инструментов и методологий в сфере работы с документами и данными;
  
  
• Массовая переподготовка преподавателей: Обновление компетенций педагогических кадров, чтобы они могли обучать работе с современными системами электронного документооборота (СЭД), цифровыми архивами и инструментами на базе ИИ;
  
  
• Создание механизмов помощи сотрудникам, чьи рутинные функции в документообороте будут автоматизированы, для перехода на новые роли (например, аналитик данных, администратор СЭД, бизнес-архивист и т.д.).

Подготовка кадров для делопроизводства и документооборота должна быть переосмыслена. Из подготовки исполнителей рутинных операций она должна превратиться в подготовку архитекторов информационных процессов, аналитиков и управленцев, способных эффективно работать в симбиозе с искусственным интеллектом и отвечать на вызовы цифровой трансформации, которые:

• Проектируют и оптимизируют сквозные документационные потоки в организации, а не просто регистрируют входящие/исходящие;
  
  
• Управляют не документами, а жизненным циклом корпоративной информации и данных, обеспечивая их достоверность, доступность, безопасность и юридическую значимость;
  
  
• Работают с метаданными для создания интеллектуальных архивов и систем поиска.

Ядро новых компетенций должно формироваться исходя из идеи о том, что человек будет скорее работать в симбиозе с ИИ, чем конкурировать с ним. Потребуются 

• Умение правильно формулировать задачи для искусственного интеллекта;
  
  
• Критическая оценка результатов ИИ: специалист должен уметь не слепо доверять, а проверять, дорабатывать и нести ответственность за итоговый документ или решение, сформированное искусственным интеллектом;
  
  
• Управление «цифровыми двойниками» архивов: Работа с 3D-моделями объектов, оцифрованными коллекциями, создание виртуальных архивных пространств и выставок.

Мне кажется, стоит подумать об ориентации на нужды приоритетных секторов новой экономики, т.е. об акценте на подготовку не делопроизводителей «вообще», а специалистов для:

• Высокотехнологичной промышленности: Управление технической документацией, документацией по качеству и стандартам (в т.ч. в рамках импортозамещения);
  
  
• Науки и аналитики больших данных: Управление данными исследований, обеспечение их повторного использования (находимость, доступность, совместимость, воспроизводимость);
  
  
• Сферы информационной безопасности и решения юридических вопросов: Обеспечение юридической силы электронных документов, работа с цифровыми следами;
  
  
• Сферы культурного наследия и «цифровой памяти» нации: Цифровая археология, сохранение цифрового контента (соцсети, сайты), создание национального цифрового архива.

При этом возникают новые риски:

• Потеря фундаментальных знаний: Если не сохранить баланс в учебных планах для фундаментальных дисциплин, то выпускники будут знать инструменты, но не понимать сути документоведения, архивоведения, принципов организации документооборота;
  
  
• Быстрое устаревание знаний: Конкретные технологии и программы меняются быстрее, чем обновляются образовательные стандарты;
  
  
• Размывание традиционной карьерной лестницы. Неясность карьерных перспектив в профессии, которую активно меняет ИИ.

Профессия должна совершить прыжок из административно-канцелярской сферы в цифровую и технологическую. Это необходимо для выполнения стратегической цели - обеспечить технологический суверенитет России, в том числе в сфере управления самой ценным ресурсом - информацией.

Источник: Сайт Президент РФ
http://kremlin.ru/events/president/news/78860

Отслеживание трансформаций: Документы, оцифровка и формы интерпретации, часть 1

Размышления об оцифрованной голландским Институтом исследований войны, холокоста и геноцида (NIOD) корреспонденции времён Второй мировой войны и о том, что она говорит о продолжающемся развитии аналоговых и электронных документов.

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 14 ноября 2025 года в социальной сети Substack

В начале 2025 года в журнале «Современные архивные исследования» (Journal of Contemporary Archival Studies) Милан ван Ланге (Milan van Lange) и Карлейн Кейзер (Carlijn Keijzer) из Института исследований войны, холокоста и геноцида (NIOD) опубликовали познавательное исследование на тему: «Отслеживание трансформаций: Взгляд на (оцифрованную) корреспонденци времён Второй мировой войны сквозь призму модели континуума документов» (Tracing Transformations: (Digitized) World War II Correspondence Through the Lens of the Records Continuum Model Authors) объёмом 27 страниц, см. https://elischolar.library.yale.edu/jcas/vol12/iss1/4/ (прямая ссылка на PDF-файл: https://elischolar.library.yale.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1230&context=jcas ).

Мой комментарий: Авторы статьи являются сотрудниками расположенного в Амстердаме «Нидерландского института военной документации (Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie, NIOD) исследований войны, холокоста и геноцида» (NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies, https://www.niod.nl/en ). Институт NIOD позиционируует себя как национальный и международный центр междисциплинарных исследований истории мировых войн, широкомасштабного насилия и геноцида, а также их социальных последствий. Он также занимается сбором, обеспечением сохранности и предоставлением доступа к архивам и коллекциям.

На первый взгляд, данная статья кажется узконаправленной – в ней анализируется опыт оцифровки писем военного времени одним конкретным учреждением. При внимательном прочтении, однако, в ней обнаруживаются размышления более широкого плана о том, что происходит, когда документы, люди и технологии пересекаются во времени. Сделанный авторами анализ показывает не только то, как проводится оцифровка, но и как меняются документы – в концептуальном, материальном и социальном плане - всякий раз, когда осуществляется их обработка, описание или новое представление.

Пример непрерывного пересоздания

Коллекция 247 «Переписка» в фондах Института NIOD содержит замечательный архив личных писем военных лет, включающий письма солдат, гражданских лиц, а также перемещённых лиц и лиц, подвергшихся преследованиям. За десятилетия материалы этой коллекции прошли через множество рук - авторов писем, хранителей семейных архивов, архивистов, историков и, совсем недавно, специалистов в области цифровых гуманитарных наук, обучающих модели для распознавания рукописного текста.

Ван Ланге и Кейзер прослеживают этот путь, пролегающий через множество слоёв интерпретации и вмешательства. Письма военного времени больше не являются фиксированными артефактами, неизменными с момента создания - это совокупный результат десятилетий кураторских и технических решений. Каждая транскрипция, каждое поле метаданных, каждая модель машинного обучения добавляют - намеренно или ненамеренно - очередной слой смысла.

Их центральная идея обманчиво проста: оцифровка -  это не финальный акт процесса обеспечения сохранности, а ещё один этап создания документа. Каждая трансформация — сканирование, кодирование, обучение и валидация [моделей – Н.Х.] или публикация — привносит новые связи и новые зависимости. Результатом является «многовременной» (multi-temporal object) объект, отражающий не только тот момент времени, который он документирует, но и каждый этап в ходе его курирования (ответственного хранения).

Мой комментарий: Я готова согласится с тем, что обработка в ходе архивного хранения накладывает свой отпечаток, особенно на интерпретацию документа – однако первоначальный контент и метаданные, первоначальная интерпретация должны быть сохранены, иначе вообще невозможно говорить об архивном документе – тогда речь будет идти в лучшем случае о вырванном из надлежащего контекста музейном артефакте. К сожалению, в западной традиции сейчас забыто принципиальное различие между архивными фондами и музейными коллекциями, и есть тенденция к так называемому «обогащению» архивных фондов материалами сомнительного происхождения.

«Эго-документы» (ego-documents): Личные документы как свидетельства

Хранимая Институтом NIOD переписка относятся к классу источников, известных как «эго-документы» - это термин был введён в 1950-х годах голландским историком Жаком Прессером (Jacques Presser) для описания исторических письменных источников, в которых исследователь сталкивается с «я» как автора, так и субъекта документа. Эго-документы включают письма, дневники, путевые заметки и мемуары: документы, в которых индивидуальное «я» неотделимо от акта документирования.

Мой комментарий: В научном плане, это довольно-таки неубедительная классификация, поскольку что как в деловой деятельности, так и в государственном управлении огромное число документов (иногда несвободных от эмоций) также создаётся конкретными людьми и имеет отношение к конкретным людям. 

Важное различие заключается в том, что заинтересованные организации и лица полагаются на деловые документы при принятии ответственных решений, способных повлиять на их судьбу – и поэтому заинтересованы в точности этих документов. Существует также документы, устанавливающих права и обязанности лиц и организаций, создание и использование которых строго регламентировано и также влечёт за собой существенные последствия. 

Что касается писем, дневников и т.п., то здесь такой мотивации обеспечивать достоверность информации у авторов нет, и они вольны выплёскивать свои эмоции и «галлюцинировать» не хуже современных ИИ-чатботов :) Иными словами, это документы, потенциально насыщенные интересными сведениями, слухами и сплетнями, однако доверять им можно только после проведения тщательного анализа и проверок.

Это не артефакты, созданные авторитетными органами в ходе их официальной деятельности, а выражения личных мнений, порождённые в специфических социальных и эмоциональных обстоятельствах. В связи с этим «эго-документы» часто следуют непредсказуемым траекториям - сохраняются родственниками, реорганизуются представителями последующих поколений и, в конечном итоге, попадают в институциональные архивы. В этом смысле «эго-документы» являются примером сложного сочетания личного влияния, влияния семей и учреждений, на которое хотят обратить внимание и которое хотят изучить авторы статьи.

Мой комментарий: Проще было бы просто рассматривать «эго-документы» как артефакты, имеющие музейную ценность …

Ван Ланге и Кейзер рассматривают «эго-документы» как живущие документы, которые эволюционируют на каждом этапе работы с ними -  от первых написанных чернилами слов автора до машиночитаемой расшифровки, выложенной на общедоступном веб-сайте.

От метода к осмыслению

Чтобы сориентироваться в этом сложном вопросе, авторы используют модель континуума документов (Records Continuum Model, RCM) как способ «картографирования» действий и участников во времени. В их руках эта модель функционирует не столько как инструмент управления, сколько как метод осмысления. Она позволяет увидеть то, что создание, захват, упорядочение и распространение документов часто происходят одновременно и рекурсивно, на протяжении ряда поколений ответственных хранителей.

Здесь обращает на себя внимание не предпочтение, отдаваемое одной теоретической модели по сравнению с другой, а смена точки зрения: переход от «мышления в рамках жизненного цикла» с его четкими началом и концом - к признанию того, что управление документами - это непрерывный процесс, погруженный в социальный контекст. Любое взаимодействие – архивное, техническое или интерпретационное – создаёт новые свидетельства и новый контекст.

Такая точка зрения также побуждает к размышлениям об архивной ответственности и подотчётности. Прозрачность в отношении того, как документы изменяются, описываются и распространяются, становится частью этической структуры самого управления документами. Сведения о происхождении (provenance) теперь не сводятся лишь к информации о создании документов; они теперь охватывают социальные и алгоритмические системы, влияющие на формирование того, как информация отыскивается и понимается.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2026/01/2_0558338796.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/tracing-transformations-records-digitization 

Китай: Опубликована новая редакция «Положения об архивах провинции Хунань»

27 ноября 2025 года новостной агрегатор Собрания народных представителей китайской провинции Хунань (湖南省) опубликовал «Положение об архивах провинции Хунань» (《湖南省档案条例》), утвержденное в тот же день на 19-м заседании Постоянного комитета 14-го съезда народных представителей провинции Хунань, см. https://www.hnrd.gov.cn/content/646955/61/15463426.html .

Провинция Хунань находится на юго-востоке Китая. Административный центр - город Чанша. В провинции (по состоянию на 2020 год) проживает около 70 миллионов человек.

«Положение» разработано в соответствии с «Законом об архивах Китайской Народной Республики» (《中华人民共和国档案法》) и «Правилами применения Закона об архивах Китайской Народной Республики» (《中华人民共和国档案法实施条例》), иными законами и нормативными актами, а также с учетом специфических условий провинции Хунань.

Это высокоуровневый концептуальный документ, содержащий 30 статей. В статье 10 отмечается, что при передаче на архивное хранения документов на традиционных носителях, в архивы одновременно передаются уже сформированные оцифрованные архивные материалы. Явным образом предусмотрена возможность досрочной передачи документов (по согласованию с архивом), особенно если существуют риски утраты или повреждения этих документов.

В статье 11 специально подчёркивается, что «Никакие организация, подразделение или отдельное лицо не вправе занимать или присваивать помещения государственных архивов, а также произвольно изменять функции и назначение помещений государственных архивов».

В статье 12 от архивов требуется иметь планы действий на случай чрезвычайных ситуаций и проводить соответствующие учения.

В статье 13 архивам даётся право, в случае необходимости, самостоятельно осуществлять документирование крупных событий и чрезвычайных ситуаций, используя, в том числе, такие методы, как фотосъемка, аудио- и видеозапись.

Отдельные статьи посвящены архивам научно-технической документации (ст. 14) и архивам революционного периода (ст.15).

Согласно ст.16, поощряется и поддерживается сбор, организация, защита и использование уникальных архивных материалов, включая материалы, связанные с нематериальным культурным наследием, местными обычаями, этническими особенностями, историческими и культурными городами, поселками и деревнями, традиционными поселениями, традиционными ремеслами и навыками, местными брендами и историческими личностями, - в том числе с использованием таких методов, как сбор материалов устной истории и создание специализированных баз данных.

Допускается передача связанных с архивными документами услуг (по упорядочиванию, хранению, развитию, использованию и оцифровке) на аутсорсинг, при этом (ст. 18) использующие аутсорсинг органы и организации обязаны убедиться в компетентности поставщиков и безопасности при оказании услуг, и осуществлять контроль и надзор над оказанием этих услуг. Поощряется создание поставщиками таких услуг отраслевых ассоциаций с целью саморегулирования, укрепления доверия к услугам, поощрения честной конкуренции и упорядоченного развития отрасли.

В статье 19, в целом посвящённой порядку раскрытия архивных документов для общественности, в частности, отмечается, что «… Никакие организации, подразделения или физические лица не вправе самовольно публиковать архивные документы, которые им не принадлежат. Организации и лица, которым необходимо опубликовать архивные документы, должны получить согласие владельца архивных документов или уполномоченного им архивного органа, и указать источник публикуемых архивных документов».

В статье 20 отмечается, что при предоставлении общественности доступа к архивным документам в соответствии с законом, вместо оригиналов должны предоставляться копии. Электронные копии, копии на микроплёнки и иные формы архивных копий, заверенные подписью и печатью хранящего архивные документы учреждения/подразделения, имеют ту же юридическую силу, что и оригиналы.

В статье 21 сказано: «Правительства административных структур уездного уровня и выше должны включать информатизацию архивов в планы развития информатизации своих территорий, обеспечивать необходимое финансирование для информатизации архивов и способствовать созданию систем информатизации архивов».

Статья 22 прямо говорит о том, что «Архивы должны способствовать созданию электронных архивов, используя современные информационные технологии для сбора, управления, сохранения и использования физических и электронных архивных ресурсов».

Согласно статье 23, «Государственные учреждения, организации, предприятия, общественные институты и иные организации должны укреплять строительство информационных систем управления электронными документами. Все электронные документы, имеющие архивную ценность, и их метаданные должны архивироваться для обеспечения полного цикла управления электронными документами».

Работа по архивированию электронных документов должна соответствовать национальным и отраслевым стандартам данных, обеспечивая надежность источники, использование стандартизированных процедур и соответствующих установленным требованиям компонентов. Отвечающие соответствующим национальным требованиям электронные документы, после проведения экспертизы органом управления архивным делом или иными компетентными учреждениями, могут архивироваться и управляться исключительно в электронной форме.

Электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и документы на традиционных носителях, и могут использоваться в качестве электронных доказательств.

В статье 24, посвящённой оцифровке и резервному копированию, есть интересный абзац: «Архивы, государственные учреждения, организации, предприятия, общественные институты и иные субъекты должны применять новые технологии, такие как искусственный интеллект и большие данные, для расширения спектра сценариев применения цифровых архивных ресурсов и содействия их применению в таких областях, как социальное обеспечение, государственные услуги и социальное управление».

«Положение» вступает в силу 1 января 2026 года, одновременно прекращает действовать редакция «Положения» 1998 года.

Мой комментарий: Когда-то и у нас в России была попытка создать Концепцию развития архивной отрасли, содержавшую похожие идеи, и был даже подготовлен неплохой проект такого документа … Остаётся теперь тихо завидовать китайским коллегам ..

Источник: новостной агрегатор Собрания народных представителей провинции Хунань
https://www.hnrd.gov.cn/content/646955/61/15463426.html 

ИСО и МЭК: Опубликован новый стандарт ISO/IEC 12792:2025 «Таксономия прозрачности систем ИИ»

В начале декабря 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового стандарта ISO/IEC 12792:2025 «Информационные технологии - Искусственный интеллект – Таксономия прозрачности систем ИИ» (Information technology - Artificial intelligence - Transparency taxonomy of AI systems) объёмом 52 страницы, см. https://www.iso.org/standard/84111.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:84111:en .

Стандарт подготовлен техническим подкомитетом SC42 «Искусственный интеллект» (Artificial intelligence), входящим в состав Объединенного технического комитета JTC1 «Информационные технологии» Международной организации по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссии (МЭК).

О работе над данным документом я уже рассказывала в постах http://rusrim.blogspot.com/2023/09/blog-post_541.html и http://rusrim.blogspot.com/2024/05/isoiec-dis-12792.html .

Во вводной части документа отмечается:

«Цели этого документа включают:

• Повышение доверия, улучшение подотчетности и информационного взаимодействия между различными заинтересованными в ИИ сторонами, включая партнеров по цепочке поставок, клиентов, пользователей, общество и регулирующие органы, посредством установления согласованной терминологии, касающейся прозрачности систем ИИ;
  
  
• Предоставление заинтересованным сторонам информации о различных элементах прозрачности с указанием вариантов использования и целевой аудитории, для которых они актуальны (а также возможных ограничений);
  
  
• Использование в качестве основы для разработки стандартов прозрачности систем ИИ, специфических для конкретных технологий, отраслей и/или регионов.

Применительно к системам ИИ, прозрачность (transparency) - это свойство системы, означающее, что адекватная информация о системе предоставляется соответствующим заинтересованным сторонам. Подобная информация может включать сведения по таким аспектам, как функциональные возможности системы, ограничения, данные, архитектура системы и проектные решения (см. п. 5.15.8 стандарта ISO/IEC 22989:2022 «Информационные технологии - Искусственный интеллект – Понятия и терминология в области искусственного интеллекта» (Information technology - Artificial intelligence - Artificial intelligence concepts and terminology)).

Прозрачность обеспечивает соответствующим заинтересованным сторонам возможность получить доступ к информации, позволяющей лучше понять, как разрабатывается, развертывается и может использоваться система ИИ. Это, например, даёт возможность клиентам системы ИИ (например, пользователям системы ИИ) определить, ли она подходящей для их условий; а аудиторам - оценить, соответствует ли система ИИ установленным обязательным требованиям.

Стандартизированная таксономия прозрачности систем ИИ помогает специалистам разных направлений деятельности лучше понимать друг друга, используя одну и ту же терминологию, что, в свою очередь, способствует лучшему пониманию систем ИИ и закладывает основу для разработки интероперабельных согласованных стандартов, относящихся к прозрачности.

… Настоящий документ специфицирует таксономию элементов информации, помогающую заинтересованным сторонам ИИ в выявлении и удовлетворении потребностей в прозрачности систем ИИ. В документе описывается семантика элементов информации и их актуальность для различных целей различных заинтересованных сторон. 

Настоящий документ применим в организациях любого рода и для любых приложений, использующих системы ИИ.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Обозначения и сокращения
5. Обзор
6. Потребности и цели заинтересованных сторон в плане прозрачности
7. Таксономия уровня контекста
8. Таксономия уровня системы
9. Таксономия уровня модели
10. Таксономия уровня набора данных
Приложение А: Примеры обеспечения прозрачности систем ИИ
Приложение B: Примеры ролей заинтересованных сторон в сфере прозрачности
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/84111.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:84111:en