Разговор о том, как специалисты по управлению документами потеряли контроль над половиной информационного ландшафта, - и как его можно было бы вернуть
Иногда одна-единственная идея застаёт тебя врасплох и затем не отпускает. О ней читаешь однажды, киваешь, соглашаясь с очевидной истиной, а затем обнаруживаешь, что размышляешь над ней посреди совещания или же во время тихой утренней прогулки, когда тебя посещают мысли, касающиеся более масштабных вопросов.
Именно так на меня подействовал пост Карла Мелроуза (Karl Melrose) «Континуум, о котором нам следует думать в области управления документами и информацией», опубликованный в октябре 2025 года на его блоге Meta-IRM (см. https://metairm.substack.com/p/the-continuum-we-should-be-thinking - перевод есть на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/2025/12/blog-post.html – Н.Х.). Его основная идея не была ни яркой, ни кричащей – это была одна из тех идей, которые, когда их сформулируют, кажутся настолько интуитивно понятными, что удивляешься, почему мы не подумали об этом раньше.
Суть её была следующей: «На деле территория, охватываемая управлением документами и информацией, представляет собой континуум между более структурированной и менее структурированной информацией». Не граница, не два лагеря, не выбор между двумя вариантами – а непрерывное пространство, континуум, целый ландшафт.
И один раз начав видеть мир таким образом, впоследствии будет очень сложно вернуться к старым представлениям.
Данная статья – это моя попытка пройтись по этому ландшафту вместе с Вами. Смотрите на неё как прогулку вместе с гидом по склону структурированность-неструктурированность, с остановками по пути, позволяющими познакомить вас с теорией, стандартами, метафорами и практическими выводами, вытекающими из публикации Карла.
По дороге нас ждут кое-какие некомфортные осознания того, как до сих пор вела себя наша профессия [управление документами и архивное дело – Н.Х.], и мы также увидим ряд явных возможностей для восстановления актуальности профессии и доверия к ней.
Итак, давайте зашнуруем башмаки и выйдем на тропу.
С чего всё начинается: Структура, шум и места, которых мы избегаем
Свой пост Карл начинает с наблюдения, о котором известно каждому, кто когда-либо пытался найти смысл в файловой помойке или в плохо спроектированной базе данных: в отсутствие структуры, информация представляет собой шум.
Мы хорошо это знаем. Каждый раз, сталкиваясь с неупорядоченным системой хранения файлов на общих дисках, или с неприкаянной цепочкой электронных писем без темы, или системой, которая позволяет сотрудникам вводить что угодно в любое поле, - мы ощущаем засасывающую силу беспорядка. Структура – это то, что превращает беспорядок в знания; это те строительные леса, которые позволяют информации «стоять прямо».
Вот почему поразительно то, насколько избирательно наша профессия уважает структуру.
Дайте нам [архивистам и специалистам по управлению документами – Н.Х.] в руки специализированную EDRMS-систему управления документами и контентом (т.е. СЭД, ECM и т.п. – Н.Х.), и мы с радостью будем заниматься созданием и поддержанием структуры день и ночь напролёт. Мы будем разрабатывать схемы метаданных и потоки процессов согласования и утверждения; будем проектировать иерархические структуры классификационных схем, поддерживающие поиск, управление сроками хранения и уничтожение/передачу контента по их истечении; будем настаивать на том, чтобы пользователи следовали соглашениям об именовании. Мы будем объявлять о победе, когда документ будет «захвачен».
Но покажите нам полную жалоб CRM-систему управления взаимоотношениями с клиентами, или полную финансовых транзакций ERP-систему, или полную решений систему управления заявками на обслуживание, - и слишком многие службы управления документами скажут что-то вроде: «Это работа для ИТ-служб».
Ирония заключается в том, что в подобных структурированных средах имеются более мощные встроенные меры и средства управления, валидации, сохранения сведений о контексте и происхождении, чем в любом хранилище документов. Зачастую именно в этих средах на самом деле ведётся деловая деятельность и создаются свидетельства / доказательства.
Так почему же мы делаем вид, что структурированные среды находятся вне нашей зоны ответственности?
Отвечая на этот вопрос, Карл Мелроуз указывает на привычку, историю и культуру. Места, которых мы избегаем, редко бывают местами, где отсутствует структура. Это те места, в отношении которых мы решили, что их структура - не наша забота. И данное решение имеет последствия.
Теория, стандарты и мировая практика говорят об одном и том же
Стоит начать изучать вопрос, и мысль Карла начинает казаться почти что общеизвестной. Куда ни посмотри, были те, кто годами говорил нам об этом.
В стандартах соответствующие предупреждения даются уже в течение двух десятилетий
Стандарт ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и в 2001 году (когда была опубликована его первая редакция – Н.Х.) и снова в 2016 году (когда была опубликована ныне действующая вторая редакция – Н.Х.) сказал о том, что документность определяется функцией и доказательной ценностью контента, а не форматом. В стандарте отмечается, что системы, контекст и структура важны вне зависимости от вида носителя информации.
Разработанная в Австралии «Модель континуума документов» (Records Continuum Model) опровергла представление о том, что документы всегда чётко и поэтапно проходят путь от создания до передачи на архивное хранение. Взамен в данной модели было предложено видение, согласно которому управление документами вплетено в системы, процессы и в действия по мере их выполнения. Управление документами изначально встроено в архитектуру систем, а не добавляется к ним уже впоследствии.
Опубликованный в 2024 году технический отчёт ISO/TR 8344 «Информация и документация – Вопросы и соображения относительно управления документами в средах структурированных данных» также прямо заявляет о том, что в структурированных средах данных создаются документы. В современных организациях такие среды входят в число важнейших мест хранения документов и управления ими. Игнорирование этих сред может привести к компрометации целостности, аутентичности и подотчётности в целом.
Иными словами, стандарты годами держали перед нашими глазами зеркало, просто нам не всегда нравилось то, что в нём отражалось.
Профессиональная литература высказывается ещё более прямо
Ассоциации специалистов по управлению документами (ARMA) и контентом (AIIM), американский Национальный институт стандартов и технологий NIST, национальные органы управления архивным делом и учёные из академических учреждений сходятся к одной и той же идее, представленной в различных вариациях:
- Всё есть информация,
- Вся информация располагается где-то в непрерывном пространстве, простирающемся от более структурированной до менее структурированной информации,
- Любая информация может стать документом в зависимости от выполняемой ею функции,
- Стратегическое управление рассыпается, если мы считаем «легитимным» только один участок этого непрерывного пространства.
Специалисты-практики, такие как Дара О’Брайен (Daragh O’Brien), идут ещё дальше, утверждая, что само по себе противопоставление структурированного и неструктурированного в настоящее время является ложным. Искусственный интеллект способен структурировать текст. Люди придают смысл данным. Ничто не находится исключительно в одной крайней точке, и снова возникает непрерывное пространство, соединяющее крайности.
По всему миру государственные органы и учреждения уже признали такое положение дел
Практика органов и учреждений государственного сектора в различных юрисдикциях подтверждает высказанное утверждение. Так, например:
- Южная Корея обеспечивает сохранность структурированных наборов данных в качестве официальных документов;
- Эстония (ну как же без неё! – Н.Х.) рассматривает транзакции микросервисов как авторитетные документальные следы;
- Законодательство Евросоюза о защите персональных данных (закон GDPR) требует единообразной обработки персональных данных во всех форматах;
- В США под требования федерального законодательства к управлению документами явным образом подпадает вся цифровая информация, включая базы данных.
В глобальном масштабе сейчас уже не дискутируется вопрос о том, создают ли структурированные системы документы или нет. Единственный спорный момент заключается в том, признают ли это специалисты по управлению документами ....
(Продолжение следует)
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/rethinking-the-structuredunstructured
Комментариев нет:
Отправить комментарий