(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/01/1_0855547899.html )
Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS
Вопросу обработки персональных данных (ПДн) содержащихся в архивных документах Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных (European Data Protection Supervisor, EDPS) посвящена ст. 14 «Решения 2025/2608 Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных от 25 ноября 2025 года об управлении документацией и архивами», полный перевод которой приведен ниже:
Статья 14. Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS
1. При обработке персональных данных в целях архивирования в общественных интересах, EDPS должен реализовать надлежащие защитные меры для обеспечения исполнения положений статьи 13 Регламента Евросоюза 2018/1725. В число таких мер входят технические и организационные меры, служащие, в частности, для обеспечения соблюдения принципа минимизации данных. Защитные меры должны включать следующее:
(а) Отбор документов и дел для передачи в исторические архивы осуществляется на основе перечней EDPS видов документов с указанием сроков их хранения.
Перед закрытием и передачей какого-либо документа или дела ответственное структурное подразделение должно, в рамках административной процедуры закрытия, провести экспертизу с целью убедиться, что в документах сохраняются только персональные данные, которые необходимы и соразмерны целям исторического архивирования.
Эта экспертиза проводится отдельно для каждого конкретного случая в соответствии с принципом минимизации персональных данных. Порядок проведения и критерии этой оценки должны быть дополнительно уточнены в имплементационных правилах для настоящего Решения.
Все остальные дела, включая дела, содержащие структурированные ПДн, такие как кадровые и медицинские документы, или же дела, указанные в статье 26 «Положений о кадрах должностных лиц Евросоюза и Условий трудоустройства иных служащих» (Staff Regulations of EU officials and the Conditions of Employment of Other Servants) не подлежат передаче в исторические архивы, и должны быть уничтожены по истечении срока их хранения в административных целях, установленного в соответствующих применимых правилах и в соответствии с имплементационными правилами для настоящего Решения;
(b) Установленные EDPS сроки хранения должны авторизовывать уничтожение в рамках административной деятельности определенных, указанных в них типов документов до истечения сроков хранения в административных целях, применимых к соответствующим делам. Как следствие, эти типы документов должны быть исключены из обработки «в целях архивирования в общественных интересах»;
(c) До проведения экспертизы ценности цел, которые планируется передать в архивы EDPS, службы EDPS должны проанализировать потенциальное наличие в них документов, содержащих специальные категории персональных данных (в соответствии с определением ст. 10(1) Регламента Евросоюза 2018/1725). Кроме того, они должны оценить необходимость и соразмерность обработки в целях архивирования в общественных интересах, и проконсультироваться архивной службой EDPS для определения соответствующих конкретных мер, которые должны быть приняты в соответствии со статьей 10(2)(j).
2. В соответствии со статьей 25(4) Регламента Евросоюза 2018/1725, EDPS может применять исключения из прав субъектов данных, перечисленных в статьях 17 (Право доступа субъекта данных), 18 (Право на исправление), 20 (Право на ограничение обработки), 21 (Обязательство уведомления об исправлении или удалении персональных данных или ограничении их обработки) и 23 (Право на возражение) Регламента Евросоюза 2018/1725, - при условии соблюдения надлежащих условий и применения мер защиты, предусмотренных в статье 13 Регламента Евросоюза 2018/1725, в той мере, в какой применение исключения необходимо для выполнения целей архивирования в общественных интересах и для сохранения целостности исторических архивов EDPS.
Мой комментарий: Иными словами, архивистам придётся в каждом конкретном случае доказывать, что передаваемые на архивное хранение документы портить нельзя! И всегда будет риск, что в случае. например, проигрыша судебного спора документы придётся обрабатывать заново (что дорого и трудозатратно) и вымарывать из них информацию (тем самым нарушая их целостность и ставя под сомнение возможность им доверять).
Могут применяться исключения из следующих прав субъектов данных, в соответствии с положениями статьи 25(4) Регламента Евросоюза 2018/1725:
(а) право доступа, предусмотренное статьей 17 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой осуществление этого права может с большой вероятностью сделать невозможным или серьезно затруднить достижение конкретных целей, для которых персональные данные обрабатываются в целях архивирования в общественных интересах, - и когда такое исключение необходимо для достижения этих целей.
При оценке и документировании действий, которые должны быть предприняты в отношении требования субъекта ПДн, особое внимание должно уделяться предоставленной субъектом данных информации, а также характеру, охвату и объёмам потенциально затрагиваемых документов;
(b) право на исправление, предусмотренное статьей 18 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой исправление делает невозможным сохранение целостности и аутентичности документов, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах.
Это не исключает возможности включения дополнительного заявления или внесения примечания к соответствующему документу, если только подобная мера не окажется невозможной и/или не повлечет за собой несоразмерные административные усилия;
Мой комментарий: Включение задним числом каких-либо заявлений или примечаний, вообще говоря, можно рассматривать как существенное искажение оригинальных документов – даже если такие заявления и примечания невозможно будет смешать с первоначальным контентом. В сложившейся практике подобные заявления и примечания, существенно влияющие на интерпретацию документов, вполне допустимы в научных публикациях – однако им не место в самих фондах.
(c) право на ограничение обработки, предусмотренное статьёй 20 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой персональные данные содержатся в документах, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах EDPS, в качестве неотъемлемой и необходимой части этих документов;
(d) обязанность уведомлять об исправлении или удалении персональных данных или об ограничении их обработки, предусмотренное в статье 21 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой такое уведомление может сделать невозможным или серьезно затруднить достижение конкретных целей архивирования в общественных интересах, и когда такое исключение необходимо для достижения этих целей.
При оценке и документировании действий, которые необходимо предпринять в отношении требования об уведомлении, особое внимание следует уделить имеющейся информации, а также специфическому характеру и охвату потенциально затронутых документов;
(e) право возражать против обработки, предусмотренное в статье 23 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой персональные данные содержатся в документах, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах EDPS, в качестве неотъемлемой и необходимой части этих документов;
3. Европейский уполномоченный орган по надзору за защитой персональных данных (EDPS) в целях обеспечения подотчетности, должен представить документ, описывающий причины применения исключений, права субъекта ПДн, для которых были сделаны исключения, и результаты проведенной оценки. Такие документы и, где это применимо, материалы, отражающие фактический и/или правового контекст, должны включаться в специальный реестр, который должен предоставляться по запросу EDPS, выступающему в роли органа надзора над защитой персональных данных.
4. EDPS должен консультироваться с уполномоченным по защите персональных данных (Data Protection Officer, DPO) при рассмотрении вопроса о применении в конкретных случаях исключений в отношении прав субъектов ПДн в соответствии с настоящим Решением - и, в любом случае, делать это до принятия решения о применении такого исключения в соответствии с настоящим Решением.
Уполномоченному по защите персональных данных должен быть предоставлен доступ к документу [о применении исключения – Н.Х.] и всем материалам, отражающим фактический и правовой контексты. Участие уполномоченному по защите персональных данных в этом процессе должно быть должным образом задокументировано.
(Продолжение следует)
Источник: портал EUR-Lex
https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj
Комментариев нет:
Отправить комментарий