(Продолжение)
В завершении рассказа о «Решении 2025/2608 Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных (EDPS) от 25 ноября 2025 года об управлении документацией и архивами», я хочу обратить внимание на ряд статей и положений этого документа, которые показались мне интересными.
В главе II «Управление документами» статья 3 «Создание документов» сформулирована с точки зрения предпочтительности создания документов в электронной форме:
Статья 3. Создание документов
1. Документы Европейского уполномоченного органа по надзору за защитой персональных данных (EDPS) должны создаваться в электронном виде и должны храниться в его официальных электронных хранилищах. Однако в исключительных ситуациях - например, в связи с юридическими или протокольными обязательствами; в случае, когда оцифровка документа невозможна из-за формата/размера; или в связи со специфической и уникальной ценностью аналоговой версии, - документы могут создаваться на ином носителе и/или храниться в ином формате.
Мой комментарий: Отмечу то, что допускается возможность создания неэлектронных документов, если того требуют обстоятельства – подобную предусмотрительность редко можно встретить в официальных документах, как в России, так и за рубежом.
2. Документы в аналоговом формате, созданные или полученные EDPS, должны систематически оцифровываться и захватываться в официальное электронное хранилище. Полученная в результате электронная оцифрованная версия с этого момента заменяет собой аналоговый формат.
Мой комментарий: Таким образом, замещающее сканирование не только допускается (что хорошо), но и прямо предписывается – к сожалению, без учёта того, что даже должным образом проверенная и заверенная электронная копия не всегда будет иметь ту же юридическую и доказательную силу, что и оригинал.
3. Службы EDPS обязаны обеспечить выявление, управление и обеспечение долговременной сохранности документов в электронной почте, содержащих свидетельства/доказательства и информацию об их деятельности и транзакциях, в соответствии с требованиями к управлению документами, изложенными в настоящем Решении.
Мой комментарий: Таким образом признаётся, что относящаяся к деловой деятельности переписка в электронной почте имеет статус документов и должна соответствующим образом управляться. Похоже, что скоро Россия останется последней из крупных стран, которые этого официально не признают …
4. Все документы, созданные или полученные сотрудником в связи с официальной деятельностью EDPS или в результате неё, являются собственностью EDPS.
Достаточно любопытные положения содержит статья о захвате документов в соответствующие информационные системы («электронные хранилища»):
Статья 4. Захват документов
1. Службы EDPS должны регулярно анализировать типы информации, создаваемой или получаемой в ходе их деятельности, с тем, чтобы определить, какие из них должны захватываться в официальное электронное хранилище, - и чтобы, с учетом контекста их создания, организовать управление ими на протяжении всего жизненного цикла.
2. Не допускается внесение изменений в захваченные документы. Они могут быть удалены или заменены последующими версиями, если ещё не закрыто дело, к которому они относятся.
Мой комментарий: Здесь проявляются два пережитка – по-прежнему используется ставшая проблематичной концепция перемещения всех документов организации в специализированную систему; и бумажная идеология открытых/закрытых дел. Ничем не оговоренная возможность замены документов в деле является небезопасной и может использоваться для различных махинаций.
«Решение» - компромиссный документ, пытающийся сбалансировать традиционный подход к управлению документами (включая регистрацию) и более современные идеи. Это можно увидеть в статье о регистрации документов:
Статья 5. Регистрация документов
1. Документы, созданные или полученные EDPS, должны быть зарегистрированы в одной из систем управления документами, если они содержат важную информацию, ценность которой не является сиюминутной, или же если с ними могут быть связаны действия или последующий контроля со стороны служб EDPS.
2. Любые документы или контент с платформ для совместной работы, отвечающие критериям, изложенным в части 1 данной статьи, должны быть зарегистрированы в одной из официальных систем управления документами EDPS.
3. Системы управления документами должны генерировать уникальные идентификаторы для зарегистрированных документов.
4. Секретные документы должны регистрироваться только в одобренных для этой цели системах управления документами, предназначенных для обработки документов соответствующего уровня секретности.
Мой комментарий: Даже консервативная Европа уже прямо допускает создание и управление секретными документами в электронной форме, в отличие от России …
(Окончание следует)
Источник: портал EUR-Lex
https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj
Комментариев нет:
Отправить комментарий