Международный совет архивов: Проявление корпорациями должной осмотрительности на основе надёжной политики управления документами - предложения по улучшению доступа к деловым документам, касающимся нарушений прав человека

Данное заявление Международного совета архивов (МСА), подписанное его президентом Дэвидом Фрикером (David Fricker), было выложено на сайте МСА 31 октября 2021 года.

Заявление представлено Секцией «Архивы и права человека» (Section on Archives and Human Rights, SAHR – ранее именовалась «Рабочая группа по правам человека» (Human Rights Working Group, HRWG) – Н.Х.) Международного совета архивов (International Council on Archives, ICA) 18 октября 2021 года.

Международный совет архивов (МСА), - международная ассоциация, созданная в 1948 году для содействия развитию архивов и имеющая статус консультативного органа при ЮНЕСКО в области архивного дела и документального наследия, - приветствует возможность удовлетворить потребность корпораций в повышении степени должной осмотрительности посредством надёжной политики управления документами.

Поддерживая эту инициативу, Международный совет архивов, опираясь в особенности на результаты работы его секции «Архивы и права человека», рад предложить шаги, которые обеспечат лучший доступ к деловым документам, содержащим свидетельства нарушений прав человека.

Документы являются свидетельствами / доказательствами действий и транзакций, а деловые документы обеспечивают ключевые по важности свидетельства деловой практики. Многие виды деловой деятельности влияют на права человека, начиная от трудовых отношений до воздействия на окружающую среду. Когда деловая деятельность препятствует осуществлению или ущемляет права человека, жертвы должны иметь возможность получить доступ к записям, содержащим доказательства нарушения прав человека. Такой доступ жизненно необходим для устранения нарушений и получения компенсаций. В большинстве стран и в большинстве отраслей многочисленные препятствия преграждают дорогу жертвам, стремящимся получить доступ к соответствующим деловым документам.

Чтобы решить эту проблему и укрепить право потерпевших на доступ к деловой информации, государства должны:

• Законодательно потребовать от корпораций документирования ими их процесса обеспечения должной осмотрительности в отношении прав человека, обеспечить постоянное хранение созданных при исполнении этой обязанности документов и предоставить чёткое заявление о своей политики доступа.
  
  
• Обеспечить, в случае прекращения коммерческой организацией деловой деятельности, защиту и сохранность корпоративных документов с тем, чтобы работники и другие лица, в том числе те, кто полагает, что их права человека были нарушены корпорацией, могли получить доступ к документам. 

Корпорации должны:

• Документировать свои действия и транзакции. Корпорации должны ввести политику управления информацией, обеспечивающую, чтобы все процессы, затрагивающие права человека, эффективно, всесторонне и непрерывно документировались.
  
  
• Обеспечивать сохранность архивных документов, созданных в результате деловой деятельности, включая (но не ограничиваясь ими), архивные документы, касающиеся трудовой политики и отношений, эксплуатации природных ресурсов и деловых взаимоотношений.
  
  
• Создать и поддерживать эффективную систему управления документами, с чётко установленной ответственностью, адекватно финансируемую, укомплектованную квалифицированным персоналом и имеющую в организации заметный статус.
  
  
• Взять на вооружение принцип прозрачности. Корпоративные документы должны быть доступны любому лицу, при условии, что доступ не ставит под угрозу права отраслевой или интеллектуальной собственности, коммерческую тайну или иные законные деловые интересы. Корпорация должны иметь публично доступную политику доступа, которая будет гарантировать доступность ключевых документов, которые будут публично перечислены в политике. Должны быть опубликованы четкие правила доступа к свидетельствам / доказательствам и процедуры получения доступа к деловым архивам.
  
  
• Жертвы и лица, затронутые деловой практикой, имеют право знать политику управления документами, организацию архивов и состав фондов архивов. Эти люди должны иметь доступ к документам либо лично, либо через организации, которые представляют их в рамках защиты их прав, с тем, чтобы имелись эффективные механизмы возмещения ущерба.
  
  
• Обеспечить долговременную сохранность архивов в случае ликвидации или закрытия отдельного направления деловой деятельности.

Международный совет архивов будет рад предоставить любые дальнейшие комментарии или пояснения по приведенным выше нашим рекомендациям.

Нашим контактным лицом для этой цели является председатель секции SAHR Витор Фонсека (Vitor Fonseca, vitormowlac@gmail.com ).

Также Вы можете связаться с членом рабочей группы по деловой деятельности, архивам и правам человека секции SAHR Бланкой Базако (Blanca Bazaco, blancabazaco@gmail.com ).

С уважением,

Президент МСА Дэвид Фрикер (David Fricker)

Мой комментарий: Проработав в бизнесе уже почти 20 лет, я могу лишь поражаться профессиональной некомпетентности и правовой безграмотности доминирующих в МСА и особенно в секции по правам человека «кабинетных» профессоров и университетских активистов-архивистов, максимально далёких от реальной практики управления документами в коммерческих организациях и не имеющих ни малейшего представления о требованиях трудового, коммерческого, налогового, таможенного, отраслевого и т.д. законодательства …

Бедолаги даже не догадываются, например, что коммерческие организация (в большинстве своём – мелкие и средние) в среднем существуют менее 5 лет, не имеют специализированных архивных подразделений, а специальные усилия по документированию возможных нарушений прав человека или воздействия на климат (сверх тех и без того обременительных требований, которые уже установлены законодательством) не входят в число их приоритетных целей даже «в следующей жизни» – просто потому, что им нужно сегодня думать о более насущных вещах, таких, как получение прибыли и выживании в условиях экономического кризиса и жёсткой конкуренции.

Очень показательно, что в данной декларации ни единого слова не сказано о законных интересах и правах корпораций и коммерческих организаций, равно как и о том, какие затраты и риски могут возникнуть у коммерческих организаций в связи с реализацией предлагаемых требований. Не сказано и об интересах соответствующих государств. В итоге имеем напыщенную, красиво звучащую с трибун – но абсолютно пустую и невыполнимую декларацию; ещё один документ, свидетельствующий о продолжающейся идейной деградации МСА …

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/en/node/23684

Международный совет архивов: Сопоставление деятельности деловых архивов в международном масштабе

Данная новость была опубликована на сайте Международного совета архивов (МСА) 30 августа 2021 года.

Секция деловых архивов (Section on Business Archives, SBA, https://www.ica.org/en/section-on-business-archives-sba )  Международного совета архивов (МСА)  рада представить новую, третью редакцию публикации «Сопоставление деятельности деловых архивов в международном масштабе» (Business Archives in International Comparison, https://www.ica.org/en/business-archives-in-international-comparison-3rd-edition ).

Мой комментарий: Публикацию объёмом 131 страница, вышедшую под редакцией Alison Turton (Элисон Тёртон), можно свободно скачать по адресу https://www.ica.org/sites/default/files/business_archives_in_international_comparison_-_2021.pdf . Публикация включает 21 национальный обзор. Российский раздел подготовлен к.и.н. Мариной Алексеевной Чичугой (см. https://www.rsuh.ru/who_is_who/detail.php?ID=83948 ) из Российского государственного гуманитарного университета.

Данная публикация, первая редакция которой была представленная на Конгрессе МСА в Вене в 2004 году, направлена на повышение осведомленности о самых разных национальных подходах к выявлению, обеспечению сохранности и управлению историческими документами о деловой деятельности, которые были разработаны в мире.

Архивные документы коммерческих организаций и бизнесменов могут содержать важные сведения по экономической, социальной и политической истории страны, но вплоть до нескольких последних десятилетий они часто игнорировались как компаниями, которые их создали, так и национальными архивными сетями.

Мой комментарий: Первая часть этого утверждения очень спорная. Как раз отношение организаций-создателей к сохранению архивных деловых документов за последние десятилетия резко ухудшилось – в связи с увеличившимися рисками раскрытия неприятной информации, с попыткой сэкономить на архивах в сложный экономический период, да и просто в связи с тем, что в среднем продолжительность существования коммерческой организации сильно сократилась, и уже давно не измеряется столетиями … Известны многочисленные факты ликвидации просуществовавших многие десятилетия архивов крупных коммерческих организаций, с утратой подавляющего большинства (если не всех) их фондов.

Данная публикация отражает растущее признание важности деловых архивов и усилия, предпринимаемые во многих странах коммерческими организациями, национальными, региональными и муниципальными архивами, музеями, университетами и другими учреждениями для того, чтобы обеспечивалось не просто выживание таких архивов, но и хорошая забота о них и хорошее их использование.

Публикация предлагает, как для студентов, так и для опытных архивистов доступный способ узнать и понять различные национальные концепции ведения деловых архивов, которые развились по всему миру под влиянием местного законодательства и традиций в области архивного дела и управления документами. Она также будет представлять интерес для архивистов, которые управляют историческими документами глобальных компаний и корпораций, деятельность которых выходит за рамки национальных границ; и для стран, которые стремятся использовать передовые методы и практики обеспечения долговременной сохранности своих собственных деловых архивов.

Национальные обзоры были подготовлены бывшими и нынешними членами секции деловых архивов МСА (SBA) и их национальными и международными коллегами и корреспондентами; и все статьи из более ранних редакций публикации были переписаны и тщательно обновлены.

Секция деловых архивов МСА хотела бы в течение следующего года расширить данную публикацию, включив в нее дополнительные обзоры по странам; и приветствовала бы дальнейшие вклады. Информацию о том, как предложить в публикацию новый обзор, можно найти в конце публикации.

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/en/ica-sba-business-archives-in-international-comparison
https://www.ica.org/en/business-archives-in-international-comparison-3rd-edition

Конференция 2017 года секции деловых архивов Международного совета архивов: Какие проблемы будут для нас основными через 5 лет?

Статья Андерса Хоулца (Anders Houltz) была опубликована 9 октября 2017 года на сайте шведского Центра деловой истории (Center for Business History, http://naringslivshistoria.se/en/ ) в Стокгольме. Этот центр является некоммерческой ассоциацией, занимающейся сохранением и использованием материалов по истории деловых организаций и обслуживающей в качестве клиентов своих же членов. Ассоциация обеспечивает управление 7 тысячами корпоративных архивов.

Является ли «цифровая черная дыра» главной проблемой для деловых архивов? На конференции секции деловых архивов (Section on Business Archives, SBA)  Международного совета архивов (МСА) в апреле 2017 года мы попросили профессионалов архивного дела из более чем 30 стран перечислить проблемы, с которыми в ближайшем будущем столкнутся архивы коммерческих организаций. Андерс Хоулц подвел итоги опроса и назвал первую пятерку названных ими проблем.

На прошедшей в Стокгольме в апреле 2017 года конференции секции деловых архивов Международного совета архивов ( http://naringslivshistoria.se/en/cfn-news/future-role-business-archives/ ) 150 специалистов из более чем 30 стран в течение  двух дней обсуждали будущее архивов коммерческих организаций. В паузе между докладами коллег-архивистов участники конференции нашли время на участие в семинаре на тему «Какие проблемы будут для нас основными через 5 лет?».

Среди потока предложений и идей выделялись несколько тенденций. Ниже кратко описана первая пятёрка основных проблем, с которыми, по мнению коллег, через пять лет будут сталкиваться деловые архивы.

1. Решение задач по оцифровке

Всё, что не в электронной форме, «не существует», а всё электронное трудно сохранять.

Существует ожидание, что все материалы будут оцифрованы и легко доступны по нажатию кнопки.

Оцифровка архивами своих фондов, очевидно, открывает множество возможностей. В то же время это самая неотложная проблема для отрасли, у которой есть множество аспектов. Как формируются процессы и процедуры архивации изначально-электронных материалов? Как проводятся экспертиза ценности и отбор того, что следует сохранить, - или же нам, действительно, нужно сохранять всё, что есть? Остаётся нерешенным ряд технологических вопросов, и методы пока ещё не стандартизированы ни на уровне организаций, ни на национальном и международном уровнях. Способны ли мы гарантировать долговременную сохранность электронных файлов? Оцифровка также ставит вопрос о статусе аналоговых документов. Можно ли уничтожать аналоговые оригиналы после их оцифровки (сокращая тем самым расходы на хранение)?

Аутентичность и информационная ценность оригинальных [аналоговых] документов сопоставляется с экономичностью и удобством их электронных копий. Наконец, оцифровка означает фундаментальные изменения с точки зрения пользователей архива. Для новых поколений пользователей будет привычным электронный поиск информации, они будут менее склонны посещать физические архивы, искать и читать оригинальные, часто рукописные документы. Они ожидают, что нужная им информация будет доступна через Интернет. Возможности в плане прозрачности и электронного открытого доступа вступают в противоречие с потребностями в защите неприкосновенности частной жизни, прав собственности и корпоративных интересов.

2. Задача оставаться нужными

Нужно, чтобы руководство осознало, что история - это нечто большее, чем повод для организации юбилеев.

Всё ещё сложно убедить руководителей и менеджеров в том, что культурно-историческое наследие важно для будущей деловой деятельности.

Корпоративные архивы должны постоянно оправдывать своё существование и своё место в организации и в обществе. Им нужно найти аргументы в пользу ценности истории и конкретные примеры, демонстрирующие, что корпоративная история - это актив, который следует принимать во внимание.

Ряд респондентов обеспокоен тем, что в настоящее время мы переживаем волну ностальгии и интереса к прошлому, которая, когда она спадёт, будет заменена однобокой ориентацией на решение предстоящих задач. Чтобы этого избежать, архивы должны демонстрировать значение принятых в прошлом решений как для текущей ситуации, так и для сценариев будущего. Важно подчеркивать, что корпоративная социальная ответственность также включает в себя сохранение истории. Кроме того, с усилением глобализации деятельности корпораций возникает потребность в том, чтобы их архивы отражали и документировали деловую деятельность, осуществляемую во многих странах и в разных уголках мира.

Ускоряются темпы изменений в корпоративной структуре. Учитывая быструю ротацию персонала на влиятельных должностях, архивы должны быть готовы снова и снова осведомлять новые группы людей в организации о важности истории и о том, как она используется. Нужность архивов не достигается раз и навсегда, и её приходится подтверждать даже в компаниях с долгой историей. В новых же компаниях задача заключается в том, чтобы изначально обосновать необходимость сохранения документов и создания архивов. Это особенно сложная задача в изначально-электронных подразделениях и филиалах.

Директор по научной работе Центра деловой истории в Стокгольме Андерс Хоулц (Anders Houltz) провел семинар о будущих проблемах деловых архивов. Фото: Linus Sundahl-Djerf

3. Поиск финансирования

Налажена работа на профессиональной уровне, созданы музеи – по достижении какого уровня можно перестать расти?

Экономическое давление всегда будет фактором, требующим от архивистов оправдывать существование своих коллекций. В последние годы многие коллеги столкнулись с ощутимыми сокращениями штатов и финансирования, и, если мы не сможем донести до принимающих решения лиц полезность инвестиций в документирование истории, эта тенденция будет продолжаться.

Постоянно усиливающиеся требования к обеспечению экономической эффективности делают руководителей компаний склонными к сокращению штатных должностей для управления документами. Оцифровка также может уступить место аутсорсингу или же передачи ответственности за ведение архива внешним или внутренним поставщикам услуг, не имеющим профессиональной подготовки и общего понимания вопросов аутентичности, исторической достоверности и долговременной надёжности.

Еще одна экономическая проблема связана с местами хранения: площади хранения растут по мере увеличения объёма архивных документов, что означает для организации увеличение расходов. Архивы на собственной площадке уступают место внеофисным альтернатив, что приводит к ослаблению повседневной связи между управлением организацией и архивом.

4. Сохранение профессиональной компетентности

Де-профессионализация профессии становится острой проблемой, когда  «архивировать» может любой.

В мире пост-правды нас будут рассматривать как угрозу амбициям власть предержащих – и перед нами стоит задача продолжать сохранять и распространять историю. Говорить правду власти.

С проблемой финансирования тесно связан вопрос обучения, приёма на работу и поддержания квалификации штата профессиональных архивистов и/или специалистов по управлению документами. Новым поколениям архивистов потребуются многогранные, комбинированные знания и навыки для решения ключевых проблем управления культурно-историческим наследием, а также специфических вопросов, связанных как с физическими, так и с электронными архивами.

В условиях электронной среды у руководителей компаний может возникнуть соблазн передать управление документами в отделы ИТ и информационной безопасности. Некоторые из респондентов видят тенденцию игнорирования роли архивиста как эксперта, в ситуации, когда, как видится, практически вся информация доступна в электронном виде. Другие же коллеги, наоборот, видят здесь для архивистов возможность расширить свою сферу ответственности и доказать свою ценность как хранителей всего контента. Однако наиболее широко распространена обеспокоенность по поводу риска для профессиональной идентичности архивиста, когда его профессиональные обязанности дрейфуют в сторону «рассказов о былом», управления брендом и маркетинга – т.е. архивист становится поставщиком контента для отдела маркетинга.

Ключевым фактором является обучение и образование. Ряд опрошенных отметил необходимость в более совершенном, сертифицированном образовании университетского уровня и в более продвинутых курсах повышения квалификации для архивистов, - а также необходимость включения архивных вопросов в программы обучения руководителей для повышения их осведомленности об архивной работе и об управлении культурно-историческим наследием как деловым активом.

5. Сохранение доверия и уважения к профессии

Архивисты рискуют стать просто «рассказчиками историй».

Мы можем увидеть исчезновение архивного дела как самостоятельной сферы деятельности. Оно может влиться в сферу управления контентом.

Ряд коллег предвидит исчезновение в будущем архивов как самостоятельной сферы деятельности. Они боятся, что в роли поставщика «жареных фактов» для социальных сетей и других каналов информирования, архивы могут потерять авторитет, который традиционно ассоциируется с аутентичными документами, и в результате стать неактуальными. Проблема заключается в том, чтобы так реагировать на эту и последующие тенденции, чтобы сохранить целостность архивов.

Движение вперед для деловых архивов, как и для всех учреждений, занимающихся сохранением культурного наследия, предусматривает восприимчивость к изменениям и одновременно основное внимание, как и раньше, аутентичному контенту и основанному на фактах описанию истории. Если сохранить этот баланс, то архивы смогут воспринимать такие вызовы, как задача оцифровки и растущий спрос на информацию (хранилищем которой они по существу являются) – как возможности.

Андерс Хоулц (Anders Houltz)

Мой комментарий: О деловых архивах после 1991 года вспоминают редко, и это самый провальный элемент в российском архивном деле – мы по сути дела давно уже толком не сохраняем свою экономическую историю даже в разрезе предприятий-гигантов индустриальной эпохи. О сохранении истории цифровой экономики пока что смешно даже говорить… Впрочем, Россия в этом плане не особенно хуже даже развитых западных стран, где утрата экономической истории и разорение великолепных корпоративных архивов – тоже вполне обыденное явление. Правда, для тех, кому дорога история отечества, это слабое утешение :(

Шведский специалист сказал много правильных слов, однако меня тревожит следующее: он нигде не говорит о вовлечении архивов и служб управления документами в оказание активной поддержки оперативной деловой деятельности, в сотрудничество по вопросам обеспечения информационной безопасности, правовой защиты интересов организации, в деятельность по обеспечению непрерывности деловой деятельности и во многие другие востребованные современные направления деятельности. Без этого, как ни «осведомляй» высшее руководство, архивы будут оставаться затратным подразделением и, в лучшем случае, получать крохи со стола …

Источник: сайт Центра деловой истории в Стокгольме
http://naringslivshistoria.se/en/cfn-news/ica-sba-17-5-years-will-challenges/