Библиотека Конгресса США провела встречу на тему «Проектирование архитектур хранения данных для цифровых коллекций»

Данный пост сотрудника Библиотеки Конгресса США Винсента Колтеллино (Vincent Coltellino – на фото) был опубликован 8 июня 2026 года на блоге «Сигнал» (The Signal) на сайте Библиотеки Конгресса США.

В 2007 году Библиотека Конгресса США (Library of Congress) организовала первую встречу по теме «Проектированию архитектур хранения данных для цифровых коллекций» (Designing Storage Architectures for Digital Collections, DSA). Целью этой первой встречи было собрать вместе специалистов по архитектуре хранения данных для обсуждения уникальных требований к хранению данных нового Национального центра сохранения аудиовизуальных материалов (National Audio-Visual Conservation Center, NAVCC) Библиотеки. 

В последующие годы данное мероприятие трансформировалось в площадку для более широкого обсуждения достижений, проблем и решений в области хранения цифровых данных. 

9-10 марта 2026 года Библиотека провела 20-ю по счету такую встречу, теперь уже ставшую международной (см. https://www.digitalpreservation.gov/meetings/storage26.html?loclr=blogsig ).

В этом году в мероприятии приняли участие 172 ведущих мировых эксперта в областях инфраструктур хранения данных, передовых практик, инноваций и прогнозов развития экосистемы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности). Организаторы встречи подготовили насыщенную программу, способствующую открытому обсуждению текущих проблем цифрового хранения и рассчитанные на опережающие действия решений для смягчения будущих прогнозируемых рисков. Участники встречи представляли различные государственные органы и учреждения, учреждения культурного наследия, отрасль цифрового хранения, а также академические и научно-исследовательские организации.

Директор по ИТ Библиотеки Конгресса Джудит Конклин (Judith Conklin) поприветствовала собравшихся и задала тон двум последующим дням оживленной дискуссии. Затем сотрудники Библиотеки сообщили новости за прошедший год, касающиеся текущей среде хранения, темпов роста объёмов данных и поиска инновационных методов цифрового хранения.

В число тем для обсуждения входили:

• широкое распространение цифровых данных и проблемы, с которыми сталкиваются поставщики услуг хранения, пытаясь удовлетворить этот спрос; 
  
  
• энергетические и экологические аспекты, необходимые для поддержания экосистемы хранения данных; 
  
  
• влияние искусственного интеллекта (ИИ) на потребность в услугах хранения данных; 
  
  
• проблемы и наилучшие практики, о которых говорили различные поставщиков услуг по курированию данными; а также 
  
  
• ряд технологических обновлений, представленных поставщиками услуг хранения для решений на основе как новых, так и традиционных технологий хранения.

Хотя доклады и последующие обсуждения сильно различались по своему характеру, неизменно звучали две основные темы:

• Каким образом сообщество поставщиков услуг хранения данных сможет поддерживать необходимый уровень обслуживания в условиях быстрого увеличения объёмов данных?
  
  
• Каким образом это сообщество будет реагировать на требования открыть доступ ИИ к данным, которые прежде хранились на носителях с низкой скоростью доступа?

Хотя первая тема постоянно дискутировалась на протяжении многих лет, в этом году все выглядело иначе. Группа теперь обсуждает этот вопрос как проблему сегодняшнего дня, а не как проблему будущего. Похоже, достигнут переломный момент: поставщики услуг хранения данных не могут справиться с возрастающим спросом на их услуги. Эта проблема проявляет себя на рынке в виде ограниченности предложений и растущей стоимости хранения в расчёте на терабайт данных. Многие участники встречи выразили поддержку новым и нарождающимся технологиям, разрабатываемым сейчас для заполнения пробелов, не покрываемых существующими носителями информации.

Вопрос хранения данных на соответствующих носителях, выбираемых в зависимости от частоты доступа, давно уже дискутировался в рамках данного форума, - и хотя эта тема по-прежнему обсуждалась, был введён новый элемент: вопрос доступа универсальных и больших языковых моделей к находящимся на хранении данным. В условиях постоянного расширения использования ИИ даже данные, исторически хранившиеся на «холодных» (менее доступных) носителях, должны быть динамичными и доступными, если требуется обеспечить эффективное их использование ИИ-моделями. Эта тенденция может побудить кураторов данных к тому, чтобы хранить свои данные на «более горячих» (более доступных) носителях с большим энергопотреблением. Такие «горячие» решения, как правило, дороги и имеют больший углеродный след.

Хотя этим двум проблемам была посвящена большая часть дискуссий на протяжении всей встречи, также достаточно много времени обсуждались и решения. Новые носители информации, такие как оптические и молекулярные решения высокой плотности, получили бóльшую поддержку, чем в предыдущие годы, - и разрабатывающие их компании движутся к коммерциализации этих решений на корпоративном уровне. Есть надежда, что такие решения в ближайшие годы заполнят определенные пробелы на рынке. Помимо этого, состоялось несколько дискуссий по поводу оценки энергетических потребностей цифрового архива; использования цифровых архивов для смягчения последствий стихийных бедствий; а также о том, как оцифровка архивов может способствовать расширению исторических и генеалогических знаний сообщества.

Встречи серии «Проектирование архитектур хранения данных для цифровых коллекций» неизменно собирают уникальное сочетание экспертов, представляющих поставщиков услуг хранения данных; специалистов по технологиям; пользователей данных и архивистов, с целью обсуждения сложных вопросов, связанных с экосистемой хранения данных. В 2026 году ситуация была такой же, но в этом году форум прошел несколько в ином ключе. Члены сообщества ощущали бóльшую срочность в отношении давно прогнозируемых проблем, которые теперь стали реальностью, а также проблем, которые ещё предстоит решить.

Каким образом поставщики услуг хранения данных смогут удовлетворить очень высокий рыночный спрос, вызванный неконтролируемым ростом объёмов данных? Станет ли дефицит хранилищ данных ограничивающим фактором для бума ИИ? Каким образом организации смогут обеспечить надлежащее курирование данных и удовлетворить связанные с этим энергетические потребности? Хотя окончательные ответы на эти вопросы ещё не сложились, - более широкое сотрудничество членов сообщества, укрепившееся на этом мероприятии, является ключевым шагом на пути к поиску ответов, необходимых для обеспечения здорового будущего для мировых данных.

Для получения детальной информации о докладах и доступа к дополнительным материалам, пожалуйста, посетите репозиторий встречи DSA 2026 по адресу 
https://www.digitalpreservation.gov/meetings/storage26.html?loclr=blogsig .  

Винсент Колтеллино (Vincent Coltellino)

Источник: блог «Сигнал» (The Signal) на сайте Библиотеки Конгресса США
https://blogs.loc.gov/thesignal/2026/06/2026-designing-storage-architectures/ 

Положение о государственной информационной системе «Единая цифровая платформа МИД России»

Правительство Российской Федерации Постановлением от 28 ноября 2025 года № 1923:

• приняло решение о создании государственной информационной системы «Единая цифровая платформа МИД России» (платформа МИД России);
  
  
• утвердило «Положение о государственной информационной системе «Единая цифровая платформа МИД России».

Формирование функциональных требований к созданию, развитию и эксплуатации платформы осуществляет Министерство иностранных дел Российской Федерации.

Оператором платформы, обеспечивающим ее создание, развитие и эксплуатацию, является Министерство иностранных дел Российской Федерации.

Положение о государственной информационной системе «Единая цифровая платформа МИД России»

Платформа МИД России представляет собой совокупность программных решений и технологий, реализованных в рамках цифровой трансформации Министерства иностранных дел РФ, обеспечивает функционирование всего комплекса информационных систем Министерства в соответствии с их назначением и функциональными возможностями, предназначена для достижения целей и задач.

Обладателем информации, содержащейся в ней, является Российская Федерация. Правомочия обладателя информации от имени РФ осуществляет Министерство иностранных дел РФ (п.3).

Платформа создается в целях повышения эффективности выполнения функций и реализации полномочий, возложенных на Министерство, а также оказания государственных услуг с использованием передовых информационных технологий (п.4).

Платформа МИД России обеспечивает решение следующих задач (п.5):

• Формирование единого защищенного цифрового пространства, объединяющего структурные подразделения центрального аппарата Министерства иностранных дел РФ;
  
  
• Обеспечение автоматизированного сбора сведений, анализа и прогнозирования международной обстановки;
  
  
• Модернизация цифровых средств поддержки российских граждан за рубежом, в том числе, в части экстренной помощи в чрезвычайных ситуациях;
  
  
• Предоставление пользователям средств цифровых коммуникаций, электронного взаимодействия;
  
  
• Поддержка процессов организационно-управленческой, кадровой, финансово-хозяйственной деятельности МИД, а также иных процессов, направленных на обеспечение основной деятельности Министерства - внешнеполитической;
  
  
• Повторное использование существующих систем и сервисов Информационной системы по внешнеполитическим вопросам Министерства;
  
  
• Обеспечение сервисов прикладного уровня устойчивой вычислительно-коммуникационной инфраструктурой с использованием распределенного центра обработки данных необходимого уровня надежности;
  
  
• Обеспечение выполнения требований о защите информации.

Платформа МИД России включает подсистемы прикладного, технологического, инфраструктурного уровней, а также подсистему информационной безопасности (п.7).

К прикладному уровню относятся следующие подсистемы платформы МИД России (п.8):

• Информационно-аналитическая подсистема по внешнеполитической деятельности с использованием искусственного интеллекта;
  
  
• Контактный центр Департамента Ситуационно-кризисный центр МИД;
  
  
• Портал Департамента Ситуационно-кризисный центр МИД и цифровой сервис «Помощник за рубежом», доступ к которому реализуется посредством мобильного приложения федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
  
  
• Автоматизированная подсистема электронного документооборота;
  
  
• Портал МИД, размещенный в сети «Интернет»;
  
  
• Автоматизированная информационная подсистема «Дипломат Департамента Государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации»;
  
  
• Информационная подсистема «Служба доверенного лица Удостоверяющего центра Федерального казначейства».

Технические (аппаратные) и программные средства платформы МИД России обеспечивают, в том числе (п.22):

• Применение усиленной квалифицированной электронной подписи;
  
  
• Применение усиленной неквалифицированной электронной подписи физического лица, в том числе, физического лица, действующего на основании доверенности, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
  
  
• Ведение электронных журналов учета операций, выполненных с использованием технических (аппаратных) и программных средств, позволяющих обеспечивать учет всех действий по направлению, хранению и удалению документов в электронном виде, с возможностью фиксации сведений о пользователях и точного времени их действий;
  
  
• Распределенное резервное хранение документов в электронном виде;

Мой комментарий: Проект цифровой трансформации внешнеполитического ведомства продолжает общий курс на цифровизацию государственного управления в России, но с учетом особой специфики дипломатической деятельности.

Положительные аспекты и потенциальные выгоды включают:

• Централизация и единство цифрового пространства. Объединение разрозненных информационных систем в единую платформу повысит скоординированность работы центрального аппарата и его загранучреждений;
  
  
• Улучшение сервисов для граждан. Интеграция с «Госуслугами» и развитие сервиса «Помощник за рубежом», в том числе в контексте различных кризисных ситуаций (эвакуации, консульская помощь и т.д.)может повысить оперативность и доступность услуг для граждан за рубежом;
  
  
• Внедрение современных технологий. Заявленное использование искусственного интеллекта для анализа международной обстановки направлено на решение задачи оперативной обработки больших данных для прогнозирования и принятия управленческих решений в области международных отношений;
  
  
• Следование принципам технологического суверенитета. Принцип «технологической независимости» и импортозамещения снижает риски санкционного давления на критическую ИТ-инфраструктуру дипломатии.

При этом создание такого рода платформ несет в себе и серьезные риски обеспечения информационной безопасности, учитывая характер обрабатываемых данных (внешняя политика, разведданные, персональные данные дипломатов и граждан, кризисное управление).

• Объединение всех систем в единую платформу создает очень привлекательную цель для кибератак (в т.ч. со стороны иностранных спецслужб). Успешная атака может парализовать работу всего министерства;
  
  
• Риски инсайдерских угроз. Доступ к платформе получают тысячи сотрудников по всему миру. Риск утечки информации по неосторожности или умыслу резко возрастает;
  
  
• Взаимодействие с другими государственными системами (п.15е) расширяет поверхность для атаки. Недостаточно защищенная система-партнер может стать «слабым звеном».

Стоит также отметить, что с помощью платформы будут решаться слишком много разнородных задач одновременно - от аналитики ИИ до кадрового учета. Это грозит распылением ресурсов, срывом сроков и созданием громоздкой, недружелюбной для пользователей системы.

Законодательство и внешнеполитическая ситуация сейчас очень быстро меняются быстро. Архитектура платформы должна быть изначально модульной и гибкой, что сложно и дорого.

Успешная эксплуатация таких систем требует высококвалифицированных ИТ-специалистов и «цифровых дипломатов» внутри МИД. Возникает риск кадрового голода, а также сопротивления изменениям со стороны сотрудников.

Министерство иностранных дел РФ выступает одновременно как заказчик (формирует требования), оператор и обладатель информации. Это создает потенциальный конфликт интересов и риск отсутствия независимого контроля за реализацией проекта, эффективностью расходов и соблюдением сроков.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=520075

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 45-й подкаст по теме управления информацией с участием Адриана Кернса

21 ноября 2024 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube ( https://www.youtube.com/@informationrevolutionpodca8610/videos ) был выложен очередной, 45-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Upton) и Джуди Верно (Judi Vernau). В эпизоде снова принял участие архитектор программных решений Адрианн Кернс (Adrian Kearns).

Напомню, что если открыть подкаст в браузере Yandex, то при наведении курсора в верхнюю часть видео появится меню, позволяющее включить ИИ-автоперевод и субтитры (можно выбрать как английский, так и русский язык, нажав на «троеточие»). Подготовка автоперевода может занять несколько минут.

Эпизод 45: «Спроси архитектора решений 2 – Атака Кернса» с участием Адриана Кернса (Ask a solution architect II: Attack of the Kearns)

Подкаст продолжительностью 44 минуты был выложен 21 ноября 2024 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=hxx_ZBx2BK4 ) сказано:

«Рады снова видеть Вас на встрече с нашим гостем Адрианом Кернсом! Мы сочли предыдущий эпизод достаточно плодотворным для того, чтобы встретиться ещё раз. Сегодняшние темы - проверяемая стратегия, изучение возможностей для влияния и многое другое.

В качестве бонуса, приводим ссылки на посты в блоге Адриана, которые Вам обязательно стоит прочитать:

• «Как оказывать влияние на рабочем месте» (How to influence at work): https://morphological.wordpress.com/2024/11/21/how-to-influence-at-work/
  
  
• «Четыре ловушки, в которые попадают опытные архитекторы решений, и как их избежать» (Four traps experienced solution architects fall into and how to mitigate them): https://morphological.wordpress.com/2021/01/27/four-traps-experienced-solution-architects-fall-into-and-how-to-mitigate-them/ »

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=hxx_ZBx2BK4

О чём при управлении документами обычно забывают, и что Вы, вероятно, забываете использовать в своей информационной архитектуре

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 7 августа 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

О чём при управлении документами обычно забывают, и что Вы, вероятно, забываете использовать в своей информационной архитектуре – это переходные состояния.

Разработка категорий (как бы Вы их ни применяли) всегда включает в себя аспект соответствия зрелости.

• Если Ваши сотрудники – инженеры, привыкшие мыслить с точки зрения единой практики, структурированными и точными способами, то Ваши категории должны это отражать, -потому что они повседневно используются этими людьми.
  
  
• Если же Вы попытаетесь ввести те же категории для не-инженеров, то обнаружите, что это не работает, потому что существует разрыв в зрелости. Эти люди не знают свода практики и, вероятно, не привыкли мыслить структурированно и точно.

Это проблема зрелости. В основном мы пытаемся решать проблемы зрелости с помощью обучения. Люди не привыкли думать определённым образом, поэтому мы обучаем их - и надеемся, что такого обучения будет достаточно для преодоления разрыва. Однако часто этого просто недостаточно.

Эта проблема не из тех, с которыми службы управления документами хорошо справлялся - и это одна из причин, по которой наши классификационные схемы и системы часто терпят неудачу.

Проблема здесь - проблема зрелости. Разрыв в зрелости слишком велик, чтобы преодолеть его одним прыжком. B тут на помощь приходят переходные состояния.

Архитектура системы, как я наблюдал на практике, обычно рассматривается в понятиях «текущего состояния» и «желаемого состояния», или состояний «как есть» и «как будет». Между ними, однако, может быть целый ряд переходных состояний.

Переходное состояние - это любая промежуточная остановка на пути, которая помогает Вам достичь желаемого состояния, но не рассматривается как конец пути.

Это возможность сказать: «данное состояние представляет собой существенное повышение уровня зрелости», сохраняя при этом конечную цель в центре внимания основных Ваших заинтересованных сторон, - и Ваши люди не убегут за дверь из-за всех тех изменений, которые они пытаются «переварить».

Очень много проектов по управлению документами терпят неудачу из-за того, что людей заставляют приспосабливаться ко слишком многим вещам одновременно - к изменению системы (как её использовать), к изменению места хранения (где находятся материалы) и к изменению идеологии, лежащей в основе того, как они классифицируют свои материалы.

Переходные состояния позволяют осуществлять небольшие изменения и смотреть, насколько успешно они работают. Если всё идёт хорошо, Вы продолжаете идти дальше. Если же дела идут не слишком хорошо, то, когда у Вас есть небольшое изменение, Вы можете либо откатить его назад, либо усилить давление на другие стороны.

Поскольку все мы пытаемся справляться с новыми системами (или пусть даже с одной), переходные состояния представляют собой полезный инструмент:

• Не можете добиться исполнения законодательно-нормативных требований? Почему бы тогда сначала не обеспечить, как минимум, контролируемость?
  
  
• Не можете захватить все нужные метаданные? Как насчет того, чтобы получить первый элемент, который Вам нужен?
  
  
• И так далее.

Это переходные состояния.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/something-records-managment-routinely

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно начали выпуск подкастов по теме управления информацией

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 5 августа 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Одна из причин существования моего блога заключается в том, что мне нужно было писать о том, что я наблюдаю каждый день, чтобы понять смысл происходящего.

В течение последних 6 месяцев (или около того) я всё чаще разговаривал с парой моих друзей, Майклом и Джуди, о тех же вещах, о которых я пишу.

Мы подумали, что и другие люди, вероятно, также пытаются решать такие же проблемы, и что было бы полезно, если бы мы записали наши дискуссии – и вот результат.

Первый подкаст (длительностью 25 мин., на английском языке – Н.Х.) посвящён информационной архитектуре, см. https://www.youtube.com/channel/UC9wFnpNy7HZnPMFcylDKi7Q

Эпизод 1. Как сочетаются управление информацией и информационная архитектура. Выпуск первый из серии подкастов «Информационная революция», который ведут Карл Мелроуз (Karl Melrose, компания Leadership Through Data – семейная консультационная и обучающая компания «Лидерство посредством данных»), Джуди Верно (Judi Vernau, консультационная фирма Metataxis) и Майкл Аптон (Michael Upton, также из Metataxis).

Мы назвали нашу серию подкастов «Информационная революция», потому что в настоящее время в управлении документами и информацией происходит столь много и столь быстрых перемен, что, с нашей точки зрения, происходящее уже выходит за рамки эволюции.

В будущем мы хотели бы приглашать гостей для обсуждения конкретных вопросов. Если Вы хотите принять в этом участие, мы будем рады видеть Вас среди участников наших дискуссий - просто отправьте мне электронное письмо на адрес karl@meta-irm.com .

Мы только что выложили наш первый подкаст на сайте YouTube, а в ближайшие несколько дней мы разместим его в специализированном сервисе публикации подкастов, - так что следите за новостями.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM / сайт YouTube
https://metairm.substack.com/p/michael-judi-and-i-started-an-information
https://www.youtube.com/channel/UC9wFnpNy7HZnPMFcylDKi7Q

Почему, возможно, пора забыть об иерархии «деловая функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» (function – activity - transaction, FAT)

Иначе говоря, почему всем членам сообщества специалистов по управлению документами и информацией необходимо изучать информационную архитектуру.

Мой комментарий: Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 12 декабря 2021 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Когда-то давным-давно специалисты по управлению документами разработали классификационные схемы, чтобы и специалисты по управлению документами, и должностные лица могли сохранять свои материалы, находить их и управлять ими. Мы тогда практиковали управление документами, в котором выполняли роль ответственных хранителей (custodial record-keeping) - потому что могли взять на ответственное хранение единственный существовавший экземпляр физического документа.

Те дни прошли, но большая часть существовавшей в те дни идеологии сохраняется в нашей практике. Большинство специалистов в области управления документами получили образование в эпоху ответственного хранения, и даже те, кто этого избежал, учатся у людей, чья теория и практические идеи пришли из того периода.

Мой комментарий: Говоря об «эпохе ответственного хранения», автор имеет в виду практику, когда у архивистов и специалистов по управлению документами имеется полный - как интеллектуальный, так и физический - контроль над документами. Это когда бумажные документы или носители электронных документов стоят на полке в архивохранилище, или когда электронные архивные документы хранятся на серверах, находящихся в собственности архива и стоящих на его территории.

Идея основанной на деловых функциях схемы классификационной схемы (это довольно-таки близкий аналог отечественной номенклатуры дел; однако, в отличие от австралийских коллег, мы ещё не дозрели до сравнительно нового, появившегося в конце 20-го века  функционального подхода и используем намного более древний, структурный подход, ибо именно так работали деды и прадеды наши :) – Н.Х.) является одной из таких практик, пришедших из периода ответственного хранения (и, если быть исторически честным, из архивной теории, откуда та перекочевала в управление документами).

Основная идея невероятно разумна, логична и ясна. Как, действительно, что-либо может существовать вне деловых функций и видов деятельности организации?

Проблема заключается в том, что такое возможно и реально происходит. Идея о том, что деятельность всякой организации можно аккуратненько разбить на функции и виды деятельности, и что в этих подразделениях всё происходит число и гладко, не выдерживает первого же контакта с любой организацией, в которой работает более двух человек (и отдел кадров не начинает наём персонала с кого-то, кто будет заниматься набором персонала).

Модель «деловая функция - вид деятельности - деловая операция/транзакция» (function – activity - transaction, FAT) - хорошая идея, однако она отражает своего рода прото-бюрократическую точку зрения на деловую деятельность, в которой каждое направление деятельности возникает и управляет всей соответствующей работой, содержит все необходимые опыт и знания для её выполнения, захватывает и обрабатывает всю свою информацию и завершает свою работу так, что нет необходимости вовлекать какую-либо иную часть организации каким-либо образом - а подобного в реальном мире не встречается.

Несмотря на это несоответствие между фактической работой и организацией информации о работе, модель FAT была работоспособна в эпоху ответственного хранения, потому что у нас были дела, и дела делали то, чего не могла классификационная схема на основе FAT - дела пересекали границы внутри организации, сохраняя при этом всё в аккуратном виде и будучи полностью самодостаточными.

Проблема сейчас в том, что дела больше не являются физическими объектами, а работа стала специализированной и распределённой, поскольку это единственный способ одновременно обеспечить экономическую эффективность и продуктивность.

Это простые вещи - например, тот факт, что первой точкой контакта для инициирования бизнес-процесса в большинстве организаций является совсем не та группа, которая этот бизнес-процесс выполняет, а, обычно, какая-то форма группы обслуживания клиентов.

В процессах также регулярно используется информация, производимая другими процессами, потому что многие концепции носят общеорганизационный характер, - например идентичность. Мы ожидаем, что нам нужно будет один раз официально идентифицировать себя перед организацией, а в дальнейшем будет использоваться относительно «лёгкий» процесс проверки в рамках будущей работы организации (т.е. в первый раз - 100 атрибутов идентификационного профиля, а в дальнейшем только имя и дата рождения) с другими процессами - реестры имён и адресов являются отличным примером этого в местных органах власти, почти каждый процесс будет полагаться на них, но ни одно отдельное направление деятельности не несёт полной ответственности за создание или обновление такого реестра.

Проблема здесь в том, что любая структура (информационная или иная) создает определённую напряжённость, поскольку требует от нас делать выбор, который отдаёт приоритет одной потребности перед другой – т.е. противостоят «откуда берёт начало этот процесс» и «где выполняется основная часть работы», и где, получается, находится этот документ? Аналогия: мы хотели бы иметь три спальни в своём доме, чтобы друзья могли остаться на ночь, но нам также нужен офис, а у нас всего три комнаты.

Когда проектируются эффективные информационные структуры, идёт поиск правильного баланса между этими конкурирующими потребностями. Когда же мы проектируем неэффективные информационные структуры, они «ломаются» - и люди находят обходные пути, которые лучше соответствуют их потребностям.

Я думаю, что мы часто наблюдаем это в классификационных схемах на основе модели FAT (и FAST – «функция – вид деятельности – структура» - Н.Х.), используемых в управлении документами. Противоречие между структурой организации и реальной организацией работы, потребностью бизнес-процессов в пересечении границ деловых функции и видов деятельности, слишком велико для [информационных] структур и для наших обеспечивающих исполнение инструментов, - поэтому люди ищут и находят обходные пути.

Двумя наиболее распространенными проявлениями этого противоречия являются создание сотрудниками хранилищ информации, отражающих то, как они работают; и некорректное использование тех структур, которые мы создаём для того, чтобы они могли эффективно работать внутри них, - чем уничтожаются малейшие шансы на то, что применение этих структур достигнет той цели, для которой те были разработаны.

Это противоречие является одной из причин, ввиду которых, как я полагаю, мы наблюдаем, что столь многие программы управления документами не могут достичь существенных показателей захвата документов.

Итак, если мы уходим от FAT как доминирующей парадигмы, куда нам следует двигаться?

Я думаю, что ответы лежат в информационной архитектуре.

Информационная архитектура - это дисциплина, которая отделилась от физической архитектуры по мере того, когда люди начали задумываться о том, как информация течёт через здания, которые они проектировали, и использовали эту идею для совершенствования своих проектов. В конечном итоге появилось то, что мы называем информационной архитектурой.

Информационная архитектура реально вышла на первый план вместе с Интернетом, когда люди начали осознавать, что используемый ими подход к проектированию своих веб-сайтов действительно способен укрепить либо разрушить их бизнес.

Реальный вклад информационной архитектуры в дискуссию связан с тем, что она носит скорее описательный, чем предписывающий характер.

Как достоинства, так и недостатки проектирования на основе модели FAT связаны с тем, что при её строгом применении есть лишь один правильный путь, и мы точно знаем, когда он будет пройден. Если Вы сумели описать все свои деловые функции и виды деятельности, и у Вас есть место для хранения информации, связанной с Вашими транзакциями, - всё готово.

Информационная архитектура просто говорит, что Вам нужно быть эффективным, и что есть масса проблем с балансировкой, с которыми придётся иметь дело - нет «правильного» или «неправильного» подходов, Вам следует структурировать свою информацию таким образом, который позволял бы Вам достичь своих целей. Это принципы, а не правила.

Однако информационной архитектуре внутренне присуща идея о том, что если текущая классификационная схема приводит к тому, что люди размещают информацию в неправильном месте – следует изменить эту схему. Это включает игнорирование структурных элементов организации или любых иных представлений о деловых функциях Вашей организации и видах деятельности в рамках этих функций.

Проблема здесь в том, что Вы никогда не дойдёте до конца, и Вам следует ожидать, что Ваша архитектура со временем изменится - что создаст проблему, поскольку любое изменение может означать обучение пользователей и миграцию данных, - последнее может оказаться невозможным из-за того, каким образом «перемешаны» некоторые данные.

Дело тут в том, что в любом случае мы сталкиваемся с проблемой балансировки.

Никаким волшебным образом модель «деловая функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» в будущем не сможет добиться большего успеха, чем это было в недавнем прошлом. Так что мы можем держаться этой модели – тем самым избегая проблем, связанных с изменениями, и одновременно игнорируя тот факт, что наша работа не структурирована точно так же, как наша организация. Мы также должны признать, что эта модель слишком негибкая для того, чтобы иметь дело с конкурирующими потребностями реального мира.

Или же мы можем взять на вооружение подходы из информационной архитектуры - и принять примат эффективности как цель, которая должна перевешивать все создаваемые ею административные проблемы.

В информационной архитектуре хорошо то, что в ней есть место и для модели FAT - потому что иногда это просто лучший из имеющихся подходов. В остальное время она возвращает нас к основным принципам, которые являются для нас ключевыми в сфере управления документами – ключевым является возможность найти нужную информацию.

Так что Вы об этом думаете?

Удалось ли Вам сделать строгий подход на основе модели FAT эффективным в своей организации?

Мой комментарий: Из литературы видно, что на практике, как правило, 100% «чистый» функциональный подход не встречается, и всегда есть элементы структурного подхода – там, где структурный подход позволяет существенно упростить управление документами и информацией, пусть даже нарушая некие теоретические постулаты.

Использовали ли Вы когда-либо осознано идеи информационной архитектуры на практике?

Согласны ли Вы или не согласны со мной? Может быть, яростно не согласны?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM / YouTube
https://metairm.substack.com/p/why-it-might-be-time-to-forget-function