Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 19

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/18.html )

2013 год – Национальные Архивы США разработали метод Capstone («Верхушка пирамиды»)

Видимо, в качестве признания невозможности по-настоящему управлять всеми документами в электронной почте, Национальные Архивы США (NARA) опубликовали рекомендуемый подход к управлению документами в электронной почте под названием Capstone («Верхушка пирамиды»).

Метод Capstone требует от федеральных органов исполнительной власти США передавать на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы содержание почтовых ящиков, используемых учетными записями электронной почты руководителей высокого уровня, по истечении определенного времени после того, как эти почтовые ящики перестанут быть активными.

Национальные Архивы не предприняли никаких попыток обосновать метод Capstone с точки зрения теории управлении документами и архивного дела.

Мой комментарий: На самом деле метод Capstone – прагматический (можно даже сказать, аварийный) способ вывернуться из сложной ситуации, сложившейся с экспертизой ценности и с отбором на постоянное хранение и на уничтожение сообщений электронной почты, который прямо противоречит традиционной теории.

Если теория требует проведения экспертизы ценности документов (включая сообщения электронной почты) в первую очередь на основе их содержания, то метод Capstone всё сводит к занимаемой сотрудником должности. Если должность включена в список ключевых руководителей и сотрудников организации, то вся переписка этих лиц передается на архивное хранение; ели же нет – то почтовые сообщения будут храниться в течение не слишком длительного срока и по его истечении будут уничтожены.

2013 год - Появление решения Slack и соединение Lync и Skype

Решение Slack было выпущено в 2013 году - в том же году, когда компания Microsoft разрешила соединить Lync и Skype. В 2015 году Lync был переименован в Skype for Business. Продолжение этой истории см ниже, начиная с 2016 года.

(Источник: «История Microsoft Teams» Дэвида Малдоу)

С 2013 года – Реализация швейцарской федеральной Программы совершенствования государственного управления GEVER

Мой комментарий: Речь идёт о документах и стандартах швейцарской федеральной Программы совершенствования государственного управления GEVER (сокращение от Geschäftsverwaltung – «управление деловой деятельностью»), которой руководил Швейцарский федеральный архив. Ключевыми среди изданных стандартов были требования к системам управления электронными документами, которые стали обязательным стандартом для электронного управления документами в государственном секторе Швейцарии. Продолжающийся и сейчас проект GEVER начался не позднее 2004 года. Проект выполнялся главным образом посредством решение австрийской фирмы Fabasoft.

С 2013 года Швейцарская федеральная канцелярия стала отвечать за управление всеми видами деятельности, связанными с электронными документами и с управлением процессами. Набор стандартов GEVER состоял из пяти стандартов для управления электронными документами. (Источник: Gever Bund)

2014 год - Дебют OneDrive и Office 365 Groups

Согласно веб-странице Microsoft «Оглядываясь на десять лет существования Microsoft 365» (Looking Back at Ten Years of Microsoft 365), решение OneDrive было представлено в январе 2014 года, заменив решение SkyDrive.

Решение Office 365 Groups (позже – Microsoft 365 Groups) было представлено в 2014 году. Решение Office 365 Groups поддерживало «сервис сквозного доступа к программам» (cross-suite service), позволяющий членам группы получать доступ к одним и тем же ресурсам. Первоначально этими ресурсами были Outlook (почтовый ящик Exchange Online), SharePoint Online, OneNote и Skype for Business.

2014 год - Выпуск DMS Desktop компании ELO

Согласно веб-сайту компании ELO, решение ELO DMS Desktop было выпущено в 2014 году. (Источник: сайт ELO Company History)

2015 год – Появление совместного редактирования в Office 365 и ранние инструменты искусственного интеллекта

Компания Microsoft ввела функциональную возможность совместного редактирования в решение Office 365 в 2014 году, через пару лет после того, как компания Google предложила такой же сервис. (Источник: веб-страница Microsoft «Оглядываясь на десять лет существования Microsoft 365» (Looking Back at Ten Years of Microsoft 365)).

2015 год – Разделение компании Hewlett Packard на HP Inc. и HPE

В октябре 2015 года программные продукты, ранее выходившие под маркой Autonomy, были разделены между компаниями HP Inc. и Hewlett Packard Enterprise (HPE). Компании HP Inc. были переданы программные компоненты Autonomy для управления контентом, включая TeamSite, Qfiniti, Qfiniti Managed Services, MediaBin, Optimost и Explore.

2015 год – Возрождение компании iManage

После разделения в Hewlett Packard программных продуктов, ранее выходивших под маркой Autonomy, в 2015 году первоначальные основатели iManage выкупили эту компанию. и в течение года выпустили на рынок её собственную облачную платформу iManage Cloud. Они также приобрели (в 2017 году) британскую компанию по разработке инструментов искусственного интеллекта RAVN Systems, и в 2020 году - компанию по управлению юридическими транзакциями Closing Folders.

Источник: статья на сайте Lawnext «iManage раскрывает детали своего роста, рассказывает о планах по дальнейшему использованию генеративного ИИ и партнёрств» (iManage Reveals Details On Its Growth, Lays Out Plans to Further Leverage Gen AI, Partnerships, см. https://www.lawnext.com/2024/03/exclusive-imanage-reveals-details-on-its-growth-lays-out-plans-to-further-leverage-gen-ai-partnerships.html ).

2015 год - Компания NetDocuments приобретает систему поиска и управления корпоративной электронной почтой Decisiv компании Recommind

В 2015 году основанная в 1999 году компания NetDocuments приобрела систему поиска и управления корпоративной электронной почтой Decisive компании Recommind. Сама Recommind была приобретена компанией OpenText в 2016 году.

2015 год - Поставщики EDRMS-решений для управления документами и контентом

Несмотря на слухи о скорой смерти EDRMS-решений для управления документами и контентом, появившиеся где-то в 2010 году, многие из таких решений продолжали процветать и развиваться. Некоторые из них были куплены другими компаниями.

Ниже приведен список поставщиков EDRMS-решений по состоянию на декабрь 2015 года, взятый из диаграммы в отчёте консультационной фирмы Gartner под названием «Количественные оценки продуктов и услуг для поддержки доверенных документных систем» (Product or Service Scores for Trusted System of Record). Многие из этих продуктов также появились в «Магическом квадранте» фирмы Gartner за октябрь 2016 года для систем управления корпоративным контентом.

• Alfresco (оценка 2.47)
• Open Text (4.07)
• EMC Documentum (как Dell EMC, приобретен Open Text) (3.94)
• IBM (3.91)
• HPE (3.85)
• Oracle (3.45)
• Laserfiche (2.45)
• Microsoft (SharePoint) (2.38)
• Hyland OnBase (2.37)
• Lexmark (2.32)
• Newgen (2.18)
• Objective (2.10)

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/20.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/
 

Швейцария: Проект межведомственного электронного документооборота GEVER «уже практически умер»

Заметка Оливии Фухс (Olivia Fuchs) была опубликована 20 мая 2013 года на швейцарском сайте «20 минут»(20 minutes).

После фиаско проекта Insieme, существует риск того, что придётся отказаться ещё от одного проекта информатизации деятельности Федеральной администрации. На карту поставлены более 100 миллионов швейцарских франков.

Для справки: В сентябре 2012 года, Федеральный совет Швейцарии (Conseil fédéral) официально «похоронил» проект Insieme. Этот проект реформирования информационной инфраструктуры Федеральной налоговой службы страны (l'Administration fédérale des contributions, AFC) страдал, в частности, от отсутствия надлежащего комплексного планирования и технического управления проектом. Цена вопроса: не менее 105 миллионов швейцарских франков были потрачены практически впустую.

В июле того же года Урс Урспрунг (Urs Ursprung) был отстранен от выполнения обязанностей руководителя налоговой службы в связи с подозрением в совершении неправомерных действий при управлении проектом информатизации.

Швейцарская конфедерация рискует столкнуться с ещё одним скандалов в области компьютеризации. После закрытия в сентябре прошлого года проекта Insieme, ещё один проект под названием Gever (о нем см. также http://rusrim.blogspot.ru/2011/04/gever.html - Н.Х.) может быть похоронен ещё до того, как от него могла бы быть получена какая-то отдача. Предполагалось, что это программное решение объединит и свяжет воедино все данные и документы Федеральной администрации, и в него уже инвестировано свыше 110 миллионов франков. За данный проект отвечают Федеральная канцелярия, Министерство финансов и Министерство внутренних дел.

Проблемы с лицензированием могут привести к срыву проекта Gever
(Фото: Keystone)

19 декабря 2012 года было сообщено, что «проект Gever завершён». Но, согласно сведениям, собранным изданием «SonntagsBlick» (см.  http://www.blick.ch/news/politik/dem-bund-droht-neues-millionen-grab-id2308360.html ), этот ИТ-проект не может быть реализован так, как планировалось, из-за проблем с лицензированием, и при наихудшем развитии событий может быть закрыт. По данным издания, Конфедерация подписала «плохие» контракты с австрийской фирмой Fabasoft - разработчиком Gever, и к настоящему времени срок действия закупленных лицензий истек.

Закон о государственных закупках не дает государству возможность просто купить у Fabasoft новые лицензии (Не только Россия наступает на «грабли» непродуманного как следует законодательства о государственных закупках – Н.Х.). Конфедерация должна заново провести международный тендер, что может занять до 18 месяцев. «Проект Gever почти мертв», подтвердил пожелавший остаться анонимным государственный служащий. «Все перекладывают ответственность друг на друга».

Оливия Фухс (Olivia Fuchs)

Источник: сайт «20 minutes» / сайт SonntagsBlick
http://www.20min.ch/ro/news/suisse/story/-Le-programme-est-presque-mort--10893409
http://www.blick.ch/news/politik/dem-bund-droht-neues-millionen-grab-id2308360.html

Швейцария: Опубликовано «Постановление об электронном управлении делами в федеральном правительстве»

Федеральное правительство Швейцарии должно в будущем вести свои дела в электронном виде. Федеральный совет (Le Conseil fédéral) 30 ноября 2012 года принял постановление, устанавливающее принципы обработки данных и требования к обеспечению информационной безопасности (Ordonnance sur la gestion électronique des affaires dans l’administration fédérale).

Эти требования должны быть выполнены не позднее конца 2015 года. Данное постановление, вступающее в силу с 1 января 2013 года, должно обеспечить эффективное, прозрачное и безопасное ведение деловой деятельности, в соответствии с требованиями законодательства.

Документ объёмом 8 страниц (на французском языке) доступен по адресу http://www.ejpd.admin.ch/content/dam/data/pressemitteilung/2012/2012-11-300/vo-f.pdf

Следует отметить, что в Швейцарии для применяемых государственными органами систем управления электронными документами существуют требования GEVER. Постановление предусматривает как раз использование систем, соответствующих этим требованиям, устанавливая для них принципы обработки данных и требования к информационной безопасности, а также определяя ответственность и полномочия государственных органов.

Государственные органы обязаны закупать системы, соответствующие требованиям GEVER. Есть, однако, оговорка: если государственный орган сможет обосновать, что какая-то иная система позволит ему более эффективно выполнять свои функции, то ему может быть дано разрешение на её закупку.

Отдельным пунктом постановления Федеральной канцелярии поручено установить порядок преобразования бумажных документов в электронные и электронных в бумажные, а также определить вид и формат используемой электронной подписи. Она также, совместно с Национальными Архивами, установит формат документов, которые будут обрабатываться и подписываться в GEVER-системах.

Документы, полученные в результате соответствующего этим требованиям преобразования, будут равносильны оригиналам. Бумажные оригиналы, как правило, можно будет уничтожать спустя три месяца после их оцифровки (исключением являются документы, которые, согласно законодательству, должны храниться в бумажном виде; необходимые в качестве доказательств; необходимые для завершения текущих дел; а также представляющие культурно-историческую ценность).

В GEVER-системах не допускается обработка секретных документов, однако конфиденциальные документы могут обрабатываться при условии применения шифрования.

Источник: сайт Министерства юстиции и по делам полиции (Département fédéral de justice et police)
http://www.ejpd.admin.ch/content/ejpd/fr/home/dokumentation/mi/2012/2012-12-03.html 

Швейцария: Издан карманный словарь-справочник терминологии требований GEVER

Заметка швейцарского специалиста Юрга Хагманна (Jürg Hagmann) была опубликована на блоге "Records Mgmt & Archiving" 2 июня 2011 года.

Швейцарская Федеральная канцелярия (Bundeskanzlei) опубликовала удобный карманный словарь-справочник терминов, используемых в документах и стандартах федеральной Программы совершенствования государственного управления GEVER (сокращение от Geschäftsverwaltung – управление деловой деятельностью; руководит программой Швейцарский федеральный архив. В числе изданных стандартов – требования к системам управления электронными документами. – Н.Х.).

Словарик, названный «Понимаете ли Вы GEVER?» (Verstehen Sie GEVER?), включает наиболее важные термины, относящиеся к управлению деловой деятельностью и документами в органах федерального правительства, и пояснения к ним на четырех языках. Такое карманное издание поможет в работе государственным служащим и другим заинтересованным лицам, дополняя существующую электронную терминологическую базу данных Termdat ( http://www.termdat.ch ).

Терминологическая база Termdat

В предисловии отмечается значение правильной терминологии. Использование единых терминов содействует взаимопониманию при решении задач управления документами, и помогает находить общий язык ИТ-специалистам и представителям деловых подразделений.

Следует особо отметить тот факт, что, помимо поддержки трёх официальных языков страны, в словарь включены переводы терминов на английский язык,  с учётом того, что многие технические термины происходят от английских слов.

Глоссарий содержит 50 важнейших терминов, причем, как отметили разработчики словарика, порой трудно подобрать точные эквиваленты понятий на других языках.  Например, в индексе английских терминов не найти таких понятий, как custodian (ответственный хранитель), record owner (владелец документов) или record holder (держатель/хранитель документов), зато есть термин leading organisational unit (ответственное подразделение),  соответствующий немецкому Federführung . В приложении дан полезный алфавитный указатель, охватывающий термины на всех четырех языках (немецком, французском, итальянском и английском).

Данное издание может послужить хорошим примером для организаций, и подтолкнуть их к созданию собственных кратких словарей, для использования в качестве пособия при ознакомлении персонала с основами управления документами и архивного дела.

Юрг Хагманн (Jürg Hagmann)

Источник: блог "Records Mgmt & Archiving"
http://jhagmann.twoday.net/stories/19452793/