Цифровая трансформация в юридической сфере

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 8 апреля 2020 года на блоге компании Formtek.

В плане цифровой трансформации юридическая деятельность (legal industry) – это одна из областей, находящихся сейчас на переднем крае. И это вполне понятно, поскольку в центре внимания юридической отрасли находятся документы, подписи и бумаги, всё то, что сейчас быстро трансформируются с помощью новых цифровых инструментов.

В 2018 году инвестиции в технологии, поддерживающие деятельность юристов (LegalTech), выросли на 713 процентов (см. https://www.forbes.com/sites/valentinpivovarov/2019/01/15/legaltechinvestment2018/#b6cb3a17c2ba ). По оценкам известной международной консалтинговой компании Маккинзи (McKinsey – о ней см. также https://ru.wikipedia.org/wiki/McKinsey_%26_Company – Н.Х.), 23 процента задач, выполняемых в настоящее время юристами, могут быть полностью автоматизированы.

Вице-президент компании Thomson Reuters Майк Эбботт (Mike Abbott, https://www.linkedin.com/in/michael-abbott-4821932/ ) считает, что «большая часть недавних трансформационных преобразований правового рынка стала возможной благодаря технологиям, и юридические фирмы всё чаще сами становятся движущей силой этих инноваций. Мы наблюдаем тенденцию к увеличению числа юридических фирм, открывающих собственный бизнес по разработке программного обеспечения, инвестирующих в стартапы, занимающиеся «юридическими технологиями» и создающих технологические инкубаторы. Эти фирмы понимают, что они могут не только извлечь выгоду для себя, но и помочь направлять преобразования с сфере юридических услуг в целом в качестве средства повышения эффективности; а также могут расширить свой бизнес посредством создания новых продуктов и услуг для клиентов» (см. https://www.thomsonreuters.com/en/press-releases/2020/january/2020-report-on-the-state-of-the-legal-market-from-georgetown-law-and-thomson-reuters-legal-executive-institute.html ).

Декан юридического факультета Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе Дженнифер Мнукин (Jennifer Mnookin, https://law.ucla.edu/faculty/faculty-profiles/jennifer-l-mnookin/ ) говорит, что «технология уже радикально преобразует юридическую профессию, и эти изменения, скорее всего, будут продолжаться и дальше. Большую часть работы, которую в крупных юридических фирмах обычно выполняли сотрудники первого и второго года работы, они больше уже не делают. Эта работа передана различными способами на аутсорсинг, частично в технологические решения и частично - в другие формы трудовой деятельности» (см. https://www.cnbc.com/2020/02/06/technology-is-changing-the-legal-profession-and-law-schools.html ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
http://formtek.com/blog/digital-disruption-transformation-in-the-legal-industry/ 

Эксперимент по кадровому электронному документообороту

В Российской Федерации по 31 марта 2021 года включительно будет проводиться эксперимент по использованию отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено:

• Их оформление на бумажном носителе и (или)


• Ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись.

Возможность его проведения установлена федеральным законом от 24 апреля 2020 года №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Целями проведения нового эксперимента являются:

• Определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;


• Подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

Эксперимент проводится в отношении документов перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным.

Участниками эксперимента являются (ст.3)

• Уполномоченный орган исполнительной власти;


• Работодатели;


• Работники;


• Лица, поступающие на работу, которые выразили свое добровольное согласие на участие в эксперименте в соответствии.

Участниками эксперимента не могут являться:

• Работники, направляемые временно работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала)


• Дистанционные работники.

Законом определены при проведении эксперимента:

• Права и обязанности работодателей (ст.5);


• Права и обязанности работников и лиц, поступающих на работу (ст.6);


• Использование работником и работодателем электронной цифровой подписи (ст.7);


• Особенности применения настоящего Федерального закона (ст.8).

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации должно:

• Утвердить положение о порядке проведения эксперимента;


• Сформировать и утвердить перечень работодателей;

Оно также должно представить в Правительство РФ с учетом мнения сторон Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений ) доклады о результатах проведения эксперимента и предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой:

• Предварительный (в период проведения эксперимента, но не позднее чем за два месяца до истечения срока проведения эксперимента) и


• Итоговый (по окончании эксперимента, но не позднее чем через два месяца после истечения срока проведения эксперимента).

Мой комментарий: Рассказать подробнее о содержании закона и дать свои комментарии я собираюсь в последующих постах.

Необходимо отметить, что вопрос о переводе в электронный вид кадровой документации обсуждается уже давно. В 2018 году Минтрудом России с рядом организаций был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий. См. по этому поводу

• Приказ Минтруда России от 26.03.2018 №194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»;


• Мой пост об этом на блоге: http://rusrim.blogspot.com/2018/04/blog-post_70.html

Источник: Консультант Плюс
http://static.consultant.ru/obj/file/doc/fz_240420-1.pdf

Канада: Опубликована новая редакция технического бюллетеня «Предотвращение появления плесени и реставрация коллекций: Руководство для коллекций культурного наследия»

19 февраля 2020 года на сайте правительства Канады был опубликован текст новой редакции технического бюллетеня 26 «Предотвращение появления плесени и реставрация коллекций: Руководство для коллекций культурного наследия» (Mould Prevention and Collection Recovery: Guidelines for Heritage Collections), подготовленного Канадским институтом консервации и реставрации (Canadian Conservation Institute, CCI), см. https://www.canada.ca/en/conservation-institute/services/conservation-preservation-publications/technical-bulletins/mould-prevention-collection-recovery.html . Имеется также версия на французском языке, см. https://www.canada.ca/fr/institut-conservation/services/publications-conservation-preservation/bulletins-techniques/prevention-moisissures-recuperation-collection.html

Первоначальная редакция бюллетеня была написана Шерил Гилд (Sherry Guild) и Морин Макдональд (Maureen MacDonald), обновлённую редакцию подготовили Шерил Гилд и Том Стренг (Tom Strang).

Во вводной части документа отмечается:

«Поражение плесенью материалов коллекций культурно-исторического наследия может привести к повреждению объектов, а также представлять опасность для здоровья людей, работающих с этими коллекциями.

В настоящем техническом бюллетене представлена информация о морфологии плесени и предотвращении её роста; о действиях, которые необходимо предпринять в случае появления плесени; и о воздействии контакта с плесенью на здоровье людей.

Бюллетень информирует читателя о том, как устранить с объектов образования плесени; описывает соответствующие средства индивидуальной защиты, которые следует надевать при работе в загрязненной плесенью среде или при работе с зараженными плесенью объектами.»

В выводах сказано следующее:

«Плесень представляет серьезную угрозу для здоровья, поэтому следует приложить все усилия для того, чтобы ограничить её воздействие на человека.

В рамках действий по предотвращению заражения плесенью в коллекциях культурного наследия в первую очередь необходимо сфокусировать внимание на мерах по контролю над условиями среды хранения.

В случае появления плесени необходимо провести тщательное удаление видимых образований плесени и, при необходимости, уменьшение общего количества спор от зараженных объектов. В случае принятия необходимых мер предосторожности, можно безопасно устранить небольшие (менее 1 кв.м) и средние (1–4 кв.м) очаги плесени в коллекции, следуя указаниям, приведенным в настоящем техническом бюллетене.

При большом (от 4 до 10 кв.м) и обширном (более 10 кв.м) заражении коллекции плесенью рекомендуется обратиться за профессиональной помощью.

В случае сомнений всегда следует консультироваться с профессионалами, имеющими опыт борьбы с плесенью, с тем, чтобы определить соответствующий план действий.»

Содержание документа следующее:

Список сокращений
Введение
1. Предотвращение появления плесени
2. Рек\ставрация коллекций
Выводы
Благодарности
Поставщики
Веб-сайты и другие источники информации
Приложение: Удаление плесени
Библиография
Заключительные замечания

Источник: сайт правительства Канады
https://www.canada.ca/en/conservation-institute/services/conservation-preservation-publications/technical-bulletins/mould-prevention-collection-recovery.html

Ответ на вопрос коллеги: Переработка номенклатур дел из-за нового Перечня

Вопрос: Согласно разъяснениям Росархива мы должны пересмотреть и переутвердить номенклатуру дел на 2020 год.  У нас в номенклатуре дел 2000 позиций, и если сроки хранения по большей части совпадают с Перечнем 2019, то статьи разнятся. Что делать?

Для справки: На сайте Федерального архивного агентства размещены «Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения», см. http://rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/12-03-2020-razyasneniya-po-vnedreniyu-perechnya-tipovyh-upravlencheskih-arhivnyh-dokumentov

Мои комментарии по этому документу см. здесь:  http://rusrim.blogspot.com/2020/03/blog-post_19.html

Ответ: К сожалению, утверждая новый Перечень, Росархив, очередной раз продемонстрировал своё пренебрежительное отношение к интересам потенциальных пользователей Перечня – как коммерческих организаций, так и органов государственной власти и государственных архивов (и, соответственно, к работающим в них специалистам по управлению документами и архивистам). Утверждая новый Перечень, Росархив не продумал два существенных вопроса:

Вопрос 1. С какого момента новый Перечень должен вступить в силу и организации начнут его использовать для установления срока хранения своих документов?

Для справки: Указ Президента РФ от 23.05.1996 № 763 (ред. от 29.05.2017) «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти»

12. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, был опубликован на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru 7 февраля 2020 года и вступил в силу 18 февраля 2020 года.

Последствия этого с юридической точки зрения следующие: Организации, как правило, в конце 2019 года уже утвердили свои номенклатуры на 2020 год, и теперь им предлагается либо внести в них изменения, либо вообще полностью переработать.

Я считаю действия Росархива непрофессиональными, поскольку если бы изначально в приказе об утверждении Перечня в качестве даты введения его в действие был указан 2021 год, то никаких проблем с номенклатурами дел на текущий год, с моей точки зрения, не было бы.

Если строго исполнять требования законодательства, то для документов, закрытых в делопроизводстве до даты вступления Перечня, нужно использовать нормы Перечня 2010 года, а с 18 февраля 2020 года - нормы нового Перечня.

Вопрос 2. Каков порядок установления сроков хранения документов, созданных и законченных делопроизводством в период действия Перечня 2010 года?

Этот момент ещё более запутанный. Коллеги из Росархива и из государственных архивов считают, что утверждение нового Перечня автоматически меняет сроки хранения документов прежних лет, которые еще не уничтожены организациями.

Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479 «О рассмотрении обращения», http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=347900

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Татьяна Светлова «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», 2020,  № 4

А вот при проведении экспертизы ценности документов начиная с 18.02.2020, даже если они были созданы до вступления в действие нового Перечня 2019 года (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться новым Перечнем. То есть с момента вступления в действие нового Перечня его применение обязательно при составлении номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению!

Я не согласна с такой позицией. Существует правовой принцип, согласно которому закон обратной силы не имеет, если только это в нём не указано явно. Подобную позицию законодатель несколько раз подтверждал в отношении ряда отдельных видов документов (в том числе документов по личному составу).

Нормативно-правовой акт будет иметь обратную силу только в том случае, если соответствующее указание имеется в его тексте.

Пример 1. Федеральный закон от 28.12.2013 № 410-ФЗ (ред. от 07.03.2018) «О внесении изменений в Федеральный закон «О негосударственных пенсионных фондах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Статья 15

5. Положения части 10.1 статьи 4 Федерального закона от 10 января 2006 года N 16-ФЗ "Об особой экономической зоне в Калининградской области и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации" (в редакции настоящего Федерального закона) распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2010 года, и применяются резидентами, которые были включены в единый реестр резидентов Особой экономической зоны.

Пример 2. Приказ Росстандарта от 03.02.2020 № 142 «О внесении изменений в Перечень источников доходов федерального бюджета, администрирование которых осуществляют территориальные органы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, являющийся приложением N 3 к приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 декабря 2012 г. № 1228» 

4. Настоящий приказ вступает в силу с момента его подписания и распространяет свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.

Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 таких положений не содержит.

Если ранее установленные сроки хранения документов впоследствии были изменены, то, с моей точки зрения, организация обязана часть документов предыдущих лет хранить по старым срокам, а созданные после изменения срока хранения - по новым срокам. Это неудобно, но Росархив не озаботился разрешением этой давно уже существующей проблемы.

Далее, я не согласна с позицией о том, что при составлении описей дел и актов о выделении к уничтожению по документам предыдущих лет нужно использовать Перечень 2019 года. К этим документам Перечень 2019 года не имеет никакого отношения, поскольку был введён в действие уже после их создания. В отношении такого рода документов организациям следует использовать ранее действовавший Перечень 2010 года (с оговоркой: если сроки хранения по новому Перечню более длительные, организация вправе – но не обязана – удлинить сроки хранения документов прежних лет).

Жизнеспособный подход к обеспечению долговременной сохранности

Данная заметка специалиста по электронной сохранности Национальной библиотеки Голландии Барбары Сирман (Barbara Sierman – на фото) была опубликована 5 апреля 2020 года на её блоге «Семена электронной сохранности» (Digital Preservation Seeds, http://digitalpreservation.nl/seeds/ ).

3 апреля 2020 года британская Коалиция по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) провела интересный вебинар (см. https://www.dpconline.org/events/past-events/webinars/enacting-environmentally-sustainable-preservation - тема вебинара звучала так:  «Реализация экологически жизнеспособной электронной сохранности» - Enacting Environmentally Sustainable Preservation – Н.Х.), пригласив авторов опубликованной летом 2019 года в журнале «Американский архивист» (The American Archivist, номер 82(1); стр. 165–206, см. http://nrs.harvard.edu/urn-3:HUL.InstRepos:40741399) статьи «На пути к экологически жизнеспособной электронной сохранности» (Toward Environmentally Sustainable Digital Preservation).

Мой комментарий: Полный текст упомянутой статьи объёмом 43 страницы в настоящее время свободно доступен по адресу: https://dash.harvard.edu/bitstream/handle/1/40741399/360-9081-82.1.165.pdf

Кит Пендерграсс (Keith Pendergrass), Уокер Сэмпсон (Walker Sampson), Тим Уолш (Tim Walsh) и Лора Аланья (Laura Alagna) представили свои взгляды на экологически жизнеспособную электронную сохранность. Хотя количественных исследований воздействия электронно-цифровых технологий на окружающую среду проведено немного, одного того факта, что мы полагаемся на цифровую инфраструктуру достаточно, чтобы осознать, что жизненный цикл этой инфраструктуры оказывает серьезное влияние на окружающую среду - начиная от добычи полезных ископаемых, через использование ресурсов и вплоть до утилизации наших компьютеров. И если мы хотим изменить степень своего воздействия на окружающую среду и свой «вклад» в изменение климата, нам необходимо критически подумать о том, как мы всё делаем, и как мы можем сделать обеспечение электронной сохранности менее вредным для окружающей среды.

Фото автора dokumol с сайта Pixabay

Авторы предлагают изменить существующую парадигму, обращая особое внимание на следующие подходы (но Вам действительно следует прочитать саму статью, чтобы получить полноценное представление о богатой нюансами точке зрения авторов на данный вопрос!):

• Уделение первостепенного внимания высокоценным материалам посредством возобновления акцента на критическую экспертизу ценности;


• Уменьшение ресурсоинтенсивности хранения и управления электронными материалами посредством переосмысления представления об их долговременной и постоянной сохранности (digital permanence);


• Удовлетворять различными способами потребностей пользователей, посредством критического пересмотра исходных допущений о доступности цифрового контента.

По ходу вебинара авторы привели ряд интересных примеров того, как их собственные организации пытались этого добиться.

Мы, как специалисты по обеспечению сохранности, должны думать о жизнеспособности электронной сохранности, в то же самое время находя правильный баланс с потребностями, вытекающими из миссии нашей организации. У многих организаций доступность их коллекций 24 часа в день, 7 дней в неделю, с точки зрения финансирующих их деятельность органов, является ключевым показателем эффективности, отражающим их присутствие в культурном ландшафте. Организации, имеющие утверждённые стратегии комплектования коллекций или обязанные по закону обеспечивать сохранность материалов, имеют ограниченную свободу манёвра для изменения своих подходов к экспертизе ценности. Кроме того, ключевое значение имеет сотрудничество с ИТ-службами, где часто принимаются решения, касающиеся ИТ-инфраструктуры (а не специалистами по электронной сохранности), если мы хотим придти к экологически жизнеспособной электронной сохранности.

Когда эта статья вышла в свет летом 2019 года, она также обсуждалась в Голландии среди руководителей проектов Голландской сети цифрового культурно-исторического наследия (Netwerk Digitaal Erfgoed, https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/en/ ). Среди прочего, мы решили отразить данную тему на веб-сайте, который мы предоставляем для наших учреждений и организаций, сохраняющих культурное наследие, и на котором выложена Типовая политика (основанную на Типовой политике, разработанной в рамках проекта SCAPE – от «Масштабируемые среды обеспечения сохранности» (Scaleable Preservation Environments), 2010-2014, http://scape-project.eu/ ), и переведенной на голландский язык, см. https://wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl/ ). Где, как не в политике, организации лучше всего описать свои намерения в вопросе обеспечения электронной сохранности, и свои цели по снижению воздействия на окружающую среду? Интеграция жизнеспособной электронной сохранности в этот инструмент произойдет в течение 2020 года.

К счастью, авторы выложили в свободном доступе материалы к вебинару (см. https://arch.library.northwestern.edu/concern/generic_works/x346d4521 ), содержащие множество ссылок, позволяющих углубиться в тему. Подняв данную тему, они внесли большой вклад в развитие электронной сохранности. Совместными усилиями мы можем изменить ситуацию - начиная, например, со сбора количественных данных о затратах, с обсуждения ныне используемых практик и оценки их влияния на климат и т.д.

Во время вебинара было высказано предложение о том, что, возможно, мы могли бы внести свой вклад в (перенесенную теперь на 2021 год) конференцию ООН по изменению климата в Глазго, первоначально планировавшуюся на ноябрь 2020 года (см. https://unfccc.int/news/cop26-postponed ).

Барбара Сирман (Barbara Sierman)

Источник: блог Digital Preservation Seeds
https://digitalpreservation.nl/seeds/sustainable-digital-preservation/ 

Дистанционная регистрация граждан в качестве безработных

Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 апреля 2020 года № 460 утверждены «Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными».

Органам государственной власти субъектов РФ рекомендовано организовать дистанционный режим работы государственных учреждений службы занятости населения (центры занятости) в период действия режима повышенной готовности в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции.

Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и действует по 31 декабря 2020 года.

В целях поиска подходящей работы граждане обращаются в центры занятости в дистанционной форме в период действия на территории субъектов РФ режима повышенной готовности в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (п.1).

Регистрации в целях поиска подходящей работы подлежат граждане, представившие в электронной форме заявление о предоставлении им государственной услуги по содействию в поиске подходящей работы независимо от места их жительства в РФ, а также пребывания на территории РФ (заявление в электронной форме) (п.2).

Заявление в электронной форме заполняется гражданином:

• В личном кабинете информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России»;


• В личном кабинете федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Постановка на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы осуществляется путем внесения в регистр получателей государственных услуг в сфере занятости населения - физических лиц сведений, содержащихся в заявлении в электронной форме, а также даты обращения гражданина в центр, которая является датой постановки на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы (п.3).

Постановка на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы граждан, относящихся к категории инвалидов, осуществляется при представлении инвалидом заявления в электронной форме, а также при наличии в центре выписки из индивидуальной программы реабилитации или абилитации инвалида, полученной центром в соответствии со статьей 11 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от федерального учреждения медико-социальной экспертизы.

Центры занятости запрашивают с использованием информационно-аналитической системы через единую систему межведомственного электронного взаимодействия у Пенсионного фонда РФ (п.4):

• Сведения о заработке (доходе) гражданина, заполнившего заявление в электронной форме, на который начислялись страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, за 3 месяца, предшествующих календарному кварталу перед месяцем подачи заявления в электронной форме в информационно-аналитической системе;


• О страховом стаже;


• Последнем месте работы;


• Другие сведения, необходимые для предоставления государственных услуг в области содействия занятости населения, назначения и начисления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными, находящиеся в распоряжении Пенсионного фонда РФ.

Для целей настоящих Временных правил указанные сведения о заработке (доходе) гражданина приравниваются к сведениям, содержащимся в справке о среднем заработке за последние 3 месяца по последнему месяцу работы (службы).

Пенсионный фонд Российской Федерации представляет запрашиваемую центрами занятости населения информацию не позднее 3 рабочих дней со дня получения запроса (п.5).

Работодатель представляет в Пенсионный фонд РФ информацию в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (п.6).

При наличии в регистре получателей государственных услуг в сфере занятости населения - работодателей сведений о свободных рабочих местах и вакантных должностях, для замещения которых работодатель согласен на проведение собеседования в электронной форме и которые являются подходящими для граждан, зарегистрированных в целях поиска подходящей работы, центры занятости в электронной форме с использованием информационно-аналитической системы формируют 2 предложения подходящей работы, в электронной форме уведомляют граждан и предлагают им в течение 3 дней со дня их выдачи в дистанционном режиме пройти собеседование с работодателем (п.7).

Решение о признании зарегистрированного в целях поиска подходящей работы трудоспособного гражданина, который не имеет работы и заработка, безработным принимается центром занятости по месту жительства гражданина не позднее 11 дней со дня представления заявления в электронной форме (п.8).

В случае подтверждения недостоверности сведений, содержащихся в заявлении в электронной форме, центр занятости отказывает гражданину в постановке его на регистрационный учет в качестве безработного и уведомляет о принятом решении в электронной форме с использованием информационно-аналитической системы либо единого портала (п.9).

При постановке на регистрационный учет граждане в электронной форме с использованием информационно-аналитической системы либо единого портала уведомляются о том, что они зарегистрированы в качестве безработных в центре занятости населения (п.10).

Решение о назначении пособия по безработице принимается одновременно с решением о признании гражданина безработным. Граждане в электронной форме с использованием информационно-аналитической системы либо единого портала уведомляются о размере и сроках выплаты пособия по безработице (п.11).

Центры занятости населения ежемесячно с использованием информационно-аналитической системы направляют запрос в Пенсионный фонд РФ в целях выявления факта осуществления гражданином трудовой деятельности (п.17).

Мой комментарий: Я вижу здесь несколько важных моментов. Граждане не представляют в государственные учреждения службы занятости населения (центры занятости населения) ничего, кроме электронного заявления. Все остальные данные поступают по электронным каналам связи из Пенсионного Фонда.

Как мне кажется, если такой алгоритм взаимодействия хорошо себя покажет, то регистрацию граждан в качестве безработных в удаленном режиме могут сохранить и впоследствии, и уже не требовать от граждан предоставления в центры занятости никому не нужных копий документов.

Источник: Консультант Плюс:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=349939

Франция: Влияние проекта VITAM на ландшафт французской электронной архивации

Сайт французского Национального института информатики и библиотечного дела (École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques, ENSSIB) 9 марта 2020 года сообщил о публикации магистерской диссертации Марселя Фейя (Marcel Faye) на тему «Влияние проекта VITAM на ландшафт французской электронной архивации» (L’impact de VITAM dans le paysage de l’archivage électronique français) объёмом 110 страниц, см. https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/69394-l-impact-de-vitam-dans-le-paysage-de-l-archivage-electronique-francais.pdf

Напомню, что проект VITAM, подборку материалов о котором на моём сайте см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/search/label/VITAM , это проект электронной архивации, внедряемый сейчас в трёх французских министерствах – основных участниках проекта (это министерства иностранных дел, культуры и вооруженных сил). К данной инициативе, начатой в 2011 году, впоследствии присоединились пятнадцать других учреждений.

В аннотации на диссертацию отмечается следующее:

«Программа VITAM - это программа разработки программного обеспечения для электронной архивации, предназначенная для управления электронными документами, созданными и/или полученными государственными органами и учреждениями, с целью обеспечения их долговременной сохранности без ущерба для их доказательной силы.

Опираясь на сеть партнёров как из государственного, так и частного секторов, программа VITAM занимает ключевое место в экосистеме электронной архивации во Франции. Техническая полнота программного обеспечения и его разработка в виде ПО с открытым исходным кодом позволяют более эффективно управлять электронными документами, поскольку пользователи ПО могут, опираясь на функциональные возможности VITAM, разрабатывать новые функциональные возможности, отвечающие их потребностям.

Кроме того, пятилетний срок выполнения программы дал возможность обучить архивистов и специалистов по управлению документами из различных организаций-партнеров процессам управления электронными документами.»

Содержание документа следующее:

Обозначения и сокращения
Введение

I. Программа VITAM: Контекст и описание

• Положение дел с электронной архивацией во Франции


• VITAM, новая жемчужина французской электронной архивации

II. Цели и задачи программы VITAM

• VITAM как программа национального уровня


• Технические задачи, решаемые программой VITAM в организациях

III. Внедрение программы VITAM в культуру учреждений и её влияние на них

• Место VITAM в учреждениях и организациях


• Перспективы

Заключение
Источники информации
Библиография
Приложения

Источник: сайт ENSSIB
https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/notices/69394-l-impact-de-vitam-dans-le-paysage-de-l-archivage-electronique-francais

Ответы на вопросы коллеги: Переработка описей дел и актов на уничтожение документов из-за нового Перечня

Как и следовало ожидать, у коллег вызвали много вопросов как сам новый Перечень, так и особенно опубликованные на сайте Федерального архивного агентства (Росархива) «Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» (см. http://rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/12-03-2020-razyasneniya-po-vnedreniyu-perechnya-tipovyh-upravlencheskih-arhivnyh-dokumentov - мои комментарии см.:  http://rusrim.blogspot.com/2020/03/blog-post_19.html ):

Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Ниже приведены ответы на некоторые из присланных мне коллегами вопросов.

Вопрос: 25 марта 2020 года у нас прошло заседание экспертной комиссии (ЭК), и мы согласовали и утвердили описи дел и акт на уничтожение. Нужно ли переделывать акт на уничтожение в связи с тем, что в нем даны ссылки на Перечень 2000 г. ?

Ответ: Имейте в виду, что это данный документ - всего лишь разъяснения неофициального характера,  отражающие точку зрения Росархива. В отсутствие твёрдой опоры на нормативно-правовые акты и правоприменительную практику, это не более чем частное мнение :)

У меня позиция иная. В уже составленных описях дел и в актах на уничтожение, вообще говоря, ничего менять не надо, поскольку в них включены документы, созданные до того, как Перечень 2019 года вступил в силу (с оговоркой: организация, если она сама того желает, может увеличить сроки хранения до более длительных сроков, введённых новым перечнем).

Вопрос: В нашей организации на сегодняшний день проведена большая работа по описанию договоров за прошлые периоды и определению сроков их хранения по Перечням 2000, 2010 годов (опись еще не утверждена, в работе). Должны ли мы изменить в описи все ссылки, указав статьи из Перечня 2019 года?

Ответ: Я бы ничего не стала менять, по следующим двум причинам:

• Это документы прежних лет, сроки хранения которых установлены по старому Перечню;


• Если опись ещё не утверждена, ничто не мешает утвердить её «задним числом» :) С волками жить, по волчьи выть …

Вопрос: Как мы должны поступить с договорами возмездного оказания услуг, если ранее мы им установили срок – 5 лет хранения, а по Перечню 2019 года срок хранения увеличен до 75 лет. При консультации с государственным архивом нам ответили, что такие договоры нужно хранить как личный состав с 2020 года. Как нам правильно поступить с договорами возмездного оказания услуг с 2008 года, которые мы еще не успели уничтожить?

Для справки: Речь идет о следующей статье нового Перечня:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236)

Ст. 301. Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг - 50/75 лет

Ответ: Занятно, не правда ли, что государственный архив в данном случае почему-то не склонен настаивать на установлении сроков хранения всей массы документов исключительно по новому Перечню? :)

Устанавливая сроки хранения для документов по трудовым отношениям, я всегда в первую очередь исходила и исхожу из того, что они обеспечивают защиту трудовых и пенсионных прав граждан. Какие бы сроки хранения для этих документов ни придумывал Росархив и другие органы государственной власти, я всегда устанавливала таким документам максимальный срок хранения (конечно, предварительно убедившись, что эти документы не являются избыточными, так что дополнительные средства на их хранение не будут потрачены впустую).

Как показывает судебная практика, в настоящее время у многих граждан возникают серьезные проблемы с назначением пенсий – многим не хватает стажа и баллов. Это, как правило, связано не с тем, что они не работали, а с тем, что не сохранились документы, подтверждающие их права :(

В общем, я бы не спешила уничтожать эти документы, и лишний раз сопоставила бы возможную заинтересованность сотрудников в сохранении этих документов и заинтересованность организации в их уничтожении. Соответствующее решение можно провести через экспертную комиссию, чтобы иметь на руках официальный документ. Как организация, Вы имеете право это сделать. 

Великобритания: Опубликована новая редакция стандарта BS 7858:2019 проверки благонадёжности персонала

В конце сентября 2019 года Британский институт стандартов (BSI) сообщил о публикации новой редакции стандарта BS 7858:2019 «Проверка благонадёжности лиц, работающих в защищённой среде. Свод практики» (Screening of individuals working in a secure environment. Code of practice) объёмом 27 страниц, см. https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2018-02194#/section

Документ, подготовленный национальным техническим комитетом GW/3 «Менеджмент и услуги в области частной безопасности» (Private Security Management and Services BS) взамен ранее действовавшего стандарта BS 7858:2012.

Во вводной части документа отмечается следующее:

«Настоящий британский стандарт предлагает организациям, которые привлекают людей для работы в защищенной среде, методологию для снижения связанного с персоналом риска и для обеспечения высокого уровня уверенности при подборе персонала и допуске к работе сотрудников.

Эта методология проверки физических лиц использует подход «сверху вниз», т.е. ответственность за данный процесс несёт высшее руководство. Высшее руководство может делегировать ответственность исполнителям определённых ролей и задач; однако оно остаётся ответственным за этот процесс.

Данная методология основана на риске, и организация должна применять передовой опыт менеджмента риска при принятии решений о том, как эта методология будет внедряться в процессы организации с тем, чтобы эти процессы стабильно обеспечивали желаемые результаты.

Важно, чтобы организация обеспечила, соответствие высоким стандартам честности и добросовестности всех лиц, участвующих в процессе проверки (см. раздел 6), и лиц, имеющих полномочия предлагать работу, с учётом особых условий среды, в рамках которой они работают.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Ответственное отношение высшего руководства
5. Менеджмент риска
6. Лица, участвующие в процессе проверки
7. Процесс проверки
8. Субподрядчики
9. Вспомогательный персонал
10. Приобретение и/или передача бизнеса
11. Документация
Приложение A (справочное): Образцы форм 
Библиография

Источник: сайт BSI
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2018-02194#/section

Сбор и передача контактных данных инвалидов в отделения Пенсионного фонда РФ

Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруда) в письме от 9 апреля 2020 года №13-4/10/П-3170 разъяснило свою позицию по вопросу о предоставления в отделения Пенсионного фонда РФ контактных данных (номера телефона, адреса электронной почты) лиц, впервые признанных инвалидами, для информирования граждан о порядке пенсионного обеспечения без личного обращения.

Для справки: Согласно «Временному порядку признания лица инвалидом», утвержденных постановлением Правительства РФ от 09 апреля 2020 года №467, сведения о результатах медико-социальной экспертизы предоставляются федеральными учреждениями медико-социальной экспертизы в Пенсионный фонд РФ для размещения в федеральном реестре инвалидов в порядке и сроки, предусмотренные «Правилами формирования и ведения федерального реестра инвалидов и использования содержащихся в нем сведений», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июля 2016 г. №674.

Ведомство отметило, что, в соответствии с пунктом 11 Правил, приказом Минтруда России от 29 декабря 2016 г. №843н утвержден «Состав представляемых поставщиками информации сведений для включения в федеральный реестр инвалидов», согласно которому учреждения медико-социальной экспертизы предоставляют в отделения Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о лице, признанном инвалидом, в части адреса места жительства (места пребывания, фактического проживания).

Предоставление в отделение Пенсионного фонда РФ в отношении данного лица контактных сведений, таких как номер телефона и адрес электронной почты, не предусмотрено.

В связи с этим, ведомство рекомендовало учреждениям медико-социальной экспертизы при извещении гражданина, впервые признанного инвалидом, о результатах проведенного освидетельствования и разъяснении ему порядка обжалования, дополнительно получать от него согласие на предоставление его контактных данных в отделение Пенсионного фонда РФ.

Мой комментарий: Как видим, опять камнем преткновения становятся персональные данные граждан, которые необходимы для их дистанционного взаимодействия уже с Пенсионным фондом.

Ведомство предлагает в этих случаях учреждением медико-социальной экспертизы составлять акт с указанием информации о дате, способе информирования гражданина (по телефону, по электронной почте) о признании его инвалидом и получения от него согласия (несогласия) на передачу контактных данных в отделение Пенсионного фонда РФ, форма которого может утверждаться локальным актом учреждения.

Акт подписывается руководителем бюро медико-социальной экспертизы, уполномоченным заместителя руководителя главного (Федерального) бюро медико-социальной экспертизы заверяется печатью учреждения и приобщается к делу медико-социальной экспертизы гражданина.

Выписка из акта освидетельствования гражданина формируется с учетом контактной информации гражданина и направляется с в отделение Пенсионного фонда РФ.

Федеральное бюро медико-социальной экспертизы в суточный срок с момента получения данного письма должно разработать примерную форму Акта и направить ее в главные бюро медико-социальной экспертизы.

Мой комментарий: Отмечу, что сбор дополнительных персональных данных без получения на то согласия может рассматриваться как нарушение закона о персональных данных и, в принципе, повлечь за собой неприятности для учреждений медико-социальной экспертизы. Однако в условиях карантина контактная информация для удаленного взаимодействия просто необходима!

Наверное, для решения вопроса стоило бы внести соответствующие изменения в «Состав представляемых поставщиками информации сведений для включения в федеральный реестр инвалидов», утвержденный приказом Минтруда России №843н от 29 декабря 2016 года. 

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=349954 

Видеоподкаст Алана Пельц-Шарпа о том, как искусственный интеллект будет развиваться в 2020 году и какие профессии он затронет

В очень, на мой взгляд, интересном 25-минутном видеоподкасте известный аналитик Алан Пельц-Шарпа (Alan Pelz-Sharpe)  - основатель консультационной фирмы «Углублённый анализ» (Deep Analysis,  https://www.deep-analysis.net/ ), соавтор бестселлера «Практический искусственный интеллект – Корпоративный план действий» (Practical Artificial Intelligence - An Enterprise Playbook, см. https://www.amazon.com/gp/product/B07X2T37RZ ) отвечает на вопросы Льюиса Адамса-Данстена (Lewis Adams-Dunstan), касающиеся внедрения технологий искусственного интеллекта.

Я очень рекомендую эту видеозапись всем коллегам, владеющим английским языком и интересующимся искусственным интеллектом. Кстати говоря, при просмотре есть возможность включить субтитры на английском языке.

Выступает Алан Пельц-Шарп

В аннотации на подкаст говорится:

«Фирма «Deep Analysis» помогает коммерческим организациям формировать эффективные стратегии роста, ориентируясь на точки зрения и потребности реальных покупателей и пользователей технологий. Для некоторых коммерческих организаций технологический ландшафт может быть пугающим местом, и фирма «Deep Analysis» помогает им уверенно ориентироваться в новых трансформационных возможностях на рынке.

Алан в настоящем подкасте говорит о том, что на самом деле классифицируется как «искусственный интеллект» в 2020 году, на какие элементы деловой деятельности он повлияет, какие профессиональные роли могут быть затронуты, почему в составе групп ИИ в основном должны быть представлены специалисты по основной деловой деятельности, - и даёт свои прогнозы на 2020 год.»

Алан подчёркивает, что, конечно же, из-за внедрения ИИ немало рабочих мест будет потеряно. В то же время именно сегодня, при условии приложения не таких уж больших усилий, знакомство с ИИ может открыть как отдельным специалистам, так и коммерческим организациям потрясающие новые возможности.

Источник: YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=cNgx4mmbZUQ 

Ответ на вопрос коллеги: Согласование инструкций по делопроизводству с государственным архивом

Вопрос коллеги из Республики Коми: При работе над Инструкцией по делопроизводству я столкнулась с непониманием руководством необходимости согласовывать Инструкцию с государственным архивом. Руководитель не принимает аргумент о том, что мы являемся источником комплектования, и требует показать ему, каким нормативным документом регламентировано подобное согласование. Подскажите, есть ли какой-либо «бронебойный» аргумент, чтобы раз и навсегда закрыть этот вопрос?

Ответ: Для начала, давайте посмотрим, как этот вопрос регламентируется на федеральном уровне.

В «Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 предусмотрено, что федеральные органы исполнительной власти свои инструкции по делопроизводству согласовывают с Федеральным архивным агентством (Росархивом):

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30)

11.1. ... Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Новые правила делопроизводства 2019 года также содержат положения о согласовании инструкций по делопроизводству, но только для государственных органов и органов местного самоуправления:

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. Приказом Росархива № 71 от 22.05.2019 года)

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее - инструкция по делопроизводству) после ее согласования:

• Федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом - с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;


• Органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

При этом обратите внимание на то, что государственные архивы участвуют в этом согласовании только если им даны соответствующие полномочия. Такое же положение присутствует в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 2007 года:

Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»

Взаимодействие архива с источниками комплектования

4.8. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива

Административный регламент предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги «Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти» был утвержден приказом Минкультуры РФ № 1322 от 23.11.2007 года.

К сожалению, в региональной законодательно-нормативной базе Республики Коми я не нашла аналогичных норм и соответствующих регламентов.

• Административный регламент осуществления Министерством культуры, туризма и архивного дела Республики Коми контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми, утвержденный приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 15.04.2019 № 195-од, не содержит положений, связанных с согласованием инструкций организаций-источников комплектования;


• В «Перечне обязательных требований, предъявляемых к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, их уполномоченным представителям, перечень документов, представляемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, его уполномоченным представителям для достижения целей и задач проверки», также утвержденном приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 15.04.2019 № 195-од, требований к предоставлению инструкций по делопроизводству также не содержится;


• В Уставе государственного учреждения Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» (утв. приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 23.12.2016 № 720-од, см.: https://na.rkomi.ru/s30.files/YSTAV2016.pdf ) упоминаний о том, что архив уполномочен согласовывать инструкции по делопроизводству организаций источников-комплектования я также не обнаружила.

При этом в других регионах РФ соответствующие административные регламенты существуют. Например, приказом Департамента культуры Костромской области № 33  от 13.03.2019 года был утвержден «Административный регламент предоставления департаментом культуры Костромской области государственной услуги по согласованию инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов Костромской области».

Мой комментарий: В данном случае, с моей точки зрения, проблема заключается в том, что Ваша организация является коммерческой, и все взаимоотношения с государственном архивом должны строится на основе договора. Однако государственные архивы обычно не обращают на это внимание и пытаются делать свою работу привычным образом :) Очень многие коммерческие организации это воспринимают негативно в связи с попытками архивов вмешиваться в их внутренние деловые процессы, без учёта особенностей и интересов организаций-источников комплектования. В результате возникают конфликты и взаимное недопонимание, что порой приводит и к расторжению договоров.

Как мне кажется, в данном случае Вам вряд ли удастся убедить своего руководителя в том, что Ваша организация по закону обязана согласовывать свою инструкцию с государственным архивом. Более того, у меня есть большие сомнения в правомочности таких действий архива.

Поскольку Вы - сотрудник коммерческой организации, то основной Вашей задачей (уж извините, что говорю об этом откровенно) является зашита интересов компании. Если требования архива не согласуются с интересами Вашей организацией и позицией Вашего руководства – это проблема архива, а не компании.

Более того, мне нравится в действиях Вашего руководителя то, что он не просто с порога запретил согласование Вашей инструкции с архивом, а попросил объяснить ему, на каком основании организация должна это делать. Следующий вопрос, который он вполне может задать – это вопрос о том, в чём может заключаться заинтересованность Вашей организации в подобном согласовании.

Я порекомендовала бы Вам следующее:

• Во-первых, стоит попросить у государственного архива (возможно, через Вашего куратора) предоставить документы, подтверждающие полномочия архива по данному вопросу. Имеет смысл такой запрос направить официальным письмом, чтобы получить на него официальный ответ.


• Во-вторых, нужно своему руководителю изложить собранные Вами материалы по данному вопросу (какими бы они ни были).


• В-третьих, если Вы считаете, что такое согласование действительно необходимо или полезно, Вам стоит заранее подготовить аргументы, которые смогли бы убедить Вашего руководителя в его необходимости. По опыту могу сказать: руководство обычно склонно внимательно прислушиваться, если речь идёт о снижении риска привлечения к существенной административной ответственности (организации и особенно их самих), о повышении эффективности основной деловой деятельности или об экономии расходов. Куда реже могут быть услышаны аргументы, связанные с защитой прав сотрудников (если предполагается передавать на архивное хранение кадровые документы) или с сохранением истории организации.

Лично я считаю, что государственным архивистам нечего совать нос в документы, которые никогда не будут приняты государственным архивом на архивное хранение. Крайне редко они разбираются в сроках их хранения, и, по опыту, склонны или удлинять эти сроки по сравнению с теми, что установлены законодательством и/или оправданы с точки зрения веления деловой деятельности; или, наоборот, санкционировать преждевременное, с очки зрения интересов организации, уничтожение определённых документов – не неся при этом абсолютно никакой ответственности за последствия.

Качество данных: Смарт-контракты на основе блокчейна

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 27 марта 2020 года на блоге компании Formtek.

«Низкое качество данных - враг номер один для широкомасштабного, экономически выгодного использования машинного обучения», - таков один из выводов отчета компании Trifacta ( https://www.trifacta.com/gated-form/cloud-ai-adoption-survey/ ). Согласно приведенным в отчёте данным, только 26% коммерческих организаций уверены в точности своих данных.

Качество данных обычно является результатом их тщательной чистки и проверки. Аналитики данных часто сообщают о том, что они больше времени тратят на очистку данных, чем на собственно их анализ.

Мой комментарий: В международном стандарте ISO 5127:2017 «Информация и документация – Основные положения и словарь» (Information and documentation - Foundation and vocabulary, см. https://www.iso.org/standard/59743.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:5127:ed-2:v1:en ) дано следующее определение:

3.1.12.23 Качество данных (data quality) – степень, в которой характеристики данных удовлетворяют явно сформулированным и подразумеваемым потребностям при их использовании в конкретных условиях.

Есть ли более совершенный способ добиться хорошего качества данных? Фирма Gartner считает, что блокчейн может оказаться одним из инструментов, способным в этом помочь, особенно в отношении данных, связанных с контрактами.

Старший директор по научным исследованиям фирмы Gartner Лидия Клоугерти Джонс (Lydia Clougherty Jones, https://www.gartner.com/analyst/65875/Lydia-Clougherty-Jones) говорит, что «когда организация внедряет смарт-контракты на основе блокчейна - независимо от того, навязано ли такое внедрение извне или осуществляется добровольно - они выигрывают от связанного с этим повышения качества данных, которое к 2023 году может дойти до 50%… Смарт-контракты на основе блокчейна являются неизменными и неотказуемыми благодаря неподверженному изменениям коду, который обеспечивает исполнение юридически-значимых обязательств сделать или не сделать что-либо в будущем » (см. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-01-30-gartner-predicts-that-organizations-using-blockchain-  ).

Мой комментарий: Меня немножко удивляет довольно легкомысленное представление уважаемой фирмы Gartner о смарт-контрактах и блокчейне. Смарт-контракты – это инструмент автоматизации контрактной работы, который, как и любой программный может содержать ошибки (и, следовательно, порождать неверные данные), а обеспечиваемая блокчейном неизменность зафиксированной в нём информации в этом случае лишь затрудняет исправление ошибок! Странно выглядят заявления о повышении качества данных на 50% - как вообще качество данных объективно измерять количественно? Это не говоря уже о том, что – если в это заявление поверить – внедрять смарт-контракты имеет смысл только тем компаниям, у которых качество данных крайне низкое; а тем, у кого оно и так 99%, нет мотивации этим заниматься! :)

Фирма Gartner утверждает, что использование блокчейна применительно связанным с контрактами к данным будет особенно полезно для оптимизации и улучшения качества данных в сферах банковского дела и финансов, недвижимости, страхования, коммунальных услуг и развлечений.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/data-quality-blockchain-smart-contracts/ 

Конференция «Инфоархив–банков 2019»: Острые юридические вопросы применения и хранения электронных документов

3 декабря 2019 года на дискуссионном саммите «Стратегия «цифровизации» архивного дела и эффективный документооборот для участников финансового рынка» («Инфоархив–банков 2019») с докладом «Острые юридические вопросы применения и хранения электронных документов» выступила старший научный сотрудник сектора предпринимательского права Института государства и права РАН Нина Ивановна Соловяненко.

Презентация к докладу доступна по адресу: https://www.gdm.ru/images/infodocum_122019/solovyanenko.pptx . Видеозапись доклада выложена по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=mfC1aH5dFcY

Источник: YouTube / Сайт Гильдии Управляющих Документацией
https://www.gdm.ru/
https://www.youtube.com/watch?v=mfC1aH5dFcY

Штат Виктория, Австралия: Опубликовано руководство по внедрению стандарта оперативного управления документами PROS 19/04

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата.

Сейчас постепенно подходит к завершению работа по подготовке стандартов нового поколения, и к настоящему моменту уже опубликованы следующие документы:

• «Стандарт обеспечения доступа» (PROS 19/06 Access Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1906v1.0.pdf )


• «Стандарт создания, захвата и контроля» (PROS 19/05 Create, Capture and Control Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905v1.0.pdf ), поддерживаемый спецификациями
  
  
  • «Спецификации для оцифровки» (PROS 19/05 S1 Digitisation Specification,  https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s1v1.0.pdf );
  
  
  • «Спецификации минимальных метаданных» (PROS 19/05 S2 Minimum Metadata Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s2v1.0_0.pdf );
  
  
  • «Спецификации форматов для долговременного хранения» (PROS 19/05 S3 Long Term Sustainable Formats Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s3v1.0.pdf );


• «Стандарт оперативного управления документами» (PROS 19/04 Operational Management Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904v1.0.pdf ), поддерживаемый новым руководством
  
  
  • «Руководство по оперативному управлению документами» (PROS 19/04 G Operational Management Guideline, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904gv1.0.pdf );


• «Стандарт стратегического управления документами» (PROS 19/03 Strategic Management Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1903v1.0.pdf ), поддерживаемый руководством
  
  
  • «Руководство по стратегическому управлению документами» (PROS 19/03 G Strategic Management Guideline, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1903gv1.0.pdf ).


• Продолжается подготовка новой редакции стандарта «Уничтожение/передача документов» (Disposal Standard).

2 марта 2020 года Управление государственных документов штата Виктория сообщило о публикации «Руководства по оперативному управлению документами» (PROS 19/04 G Operational Management Guideline, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1904-g-operational-management-guideline , прямая ссылка https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904gv1.0.pdf ) объёмом 21 страница.

В информационном сообщении отмечается:

Уже доступно новое руководство по внедрению стандарта оперативного управления документами (PROS 19/04).

Данное руководство содержит рекомендации по применению следующих разделов стандарта:

• Планирование и закупка систем
  
  
  • Выявление и учёт требований к управлению документами и функциональности системы;
  
  
  • Анализ систем с целью обеспечить соблюдение требований к управлению документами.


• Эксплуатация и техническая поддержка систем
  
  
  • Текущее обслуживание системы и переход на новую систему


• Процессы
  
  
  • Учёт требований при проектировании процессов


• Обучение и ознакомление
  
  
  • Программы обучения и ознакомления, способы измерения их эффективности


• Контрактная работа
  
  
  • Заключение договора с поставщиком об оказании услуги или поставке продукта для государственного учреждения
  
  
  • Заключение договора с поставщиком об оказании услуги или поставке продукта от имени государственного учреждения
  
  
  • Примеры положений договоров и соглашений, касающихся вопросов управления документами

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1904-g-operational-management-guideline
https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904gv1.0.pdf

Сроки хранения документов соискателей: Точки зрения Роскомнадзора и Росархива

Не у одной меня возникают вопросы к срокам хранения, установленные в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236) :)

Приведенный ниже вопрос был одновременно направлен в два ведомства - в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) и в Федеральное архивное агентство (Росархив), каждое из которых подготовило свой ответ.

Вопрос: Согласно пункту 5 Разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14 декабря 2012 г. «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», в случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.

Согласно ст.438 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236), документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу, подлежат хранению в течение 1 года.

В связи с чем прошу пояснить, каким из документов следует руководствоваться при определении сроков хранения документов лиц, не принятых на работу, чтобы избежать ответственности за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных.

Давайте теперь сравним ответы ведомств.

Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) изложила свою позицию в письме от 2 марта 2020 г. №13677-02-11/77, отметив, что в соответствии с п.2 ст.3 федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивный документ – «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства».

Роскомнадзор отметил, что хранение архивных документов в соответствующих архивах предусматривает определенный режим, особенности которого установлены законодательством об архивном деле. Так, архивному документу присваиваются реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013.

По мнению Роскомнадзора, «документ становится архивным только после принятия собственником (владельцем) документа решения о передаче его в архив в связи с закрытием дела, то есть в связи с тем, что данный документ окончательно исполнен и в процессе текущей хозяйственной деятельности организации более не пригодится».

Мой комментарий: К сожалению вопрос о том, когда документ становится архивным, в законодательно-нормативной базе не отражен до сих пор :( Это всего лишь точка зрения ведомства, - но, если ей следовать, получается, что одни и те же документы в зависимости от места хранения могут быть архивными, а могут и не быть, и в результате относящиеся к ним законодательно-нормативные требования могут оказаться разными!

Ведомство обратило внимание на то, что:

• В соответствии с ч.2 ст.1 федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» действие закона не распространяется на отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.


• Согласно ч.5 ст.5 закона «О персональных данных», обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.


• В соответствии с ч.4 ст.21 закона «О персональных данных», в случае достижения цели обработки ПДн оператор обязан прекратить их обработку или обеспечить ее прекращение (если она осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить ПДн или обеспечить их уничтожение (если она осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн, иным соглашением между оператором и субъектом ПДн  либо если оператор не вправе осуществлять обработку ПДн без согласия субъекта ПДн на основаниях, предусмотренных настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.

Роскомнадзор также обратил внимание на то, что целями обработки персональных данных кандидатов могут являться, в том числе: принятие решения о трудоустройстве, включение в кадровый резерв и пр.

Федеральное архивное агентство (Росархив) изложило свою позицию в письме от 19 марта 2020 г. №Р/В-534 «Об организации хранении, комплектовании, учете и использовании содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ».

Как и Роскомнадзор, Росархив отметил, что действие федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» не распространяется на архивные документы (пункт 2 части 2 статьи 1).

В соответствии с частью 2 статьи 21.1. федерального закона от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, то есть исчисляются в годах.

Таким образом, для документов, предусмотренных пунктом «б» статьи 438 Перечня был установлен срок хранения 1 год, исходя из практической надобности в документах, перечисленных в статье 438.

При этом Росархив подчеркнул, что пункт 5 Разъяснений Роскомнадзора от 24 декабря 2012 года касается сведений, предоставленных соискателем на замещение вакантной должности, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, но не документов соискателя на замещение вакантной должности.

Мой комментарий: Отмечу в первую очередь то, что ни одно из ведомств так и не рискнуло прямо ответить на поставленный  вопрос, содержащийся в обращении – а именно, каким документом руководствоваться при определении сроков хранения :)

С моей точки зрения, очень спорно утверждение Росархива о том, что п.5 «Разъяснений» не касается документов соискателя. Чтобы в этом убедиться, приведу цитату из этого документа:

Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»

Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключил соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.

К примеру, к таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д.

При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.

В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п.7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.

В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.

Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст.64.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень предоставляемых документов определен Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и п.7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112, а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 №667-р.

Моя позиция по данному вопросу следующая. Срок хранения персональных данных в соответствии с ч.4 ст.21 закона «О персональных данных» -  тридцать дней с даты достижения цели обработки персональных данных. Этот срок хранения нельзя изменять и увеличивать подзаконными нормативно-правовыми актами. Что можно сделать, так это грамотно сформулировать цели обработки персональных данных, в которые можно и нужно включать исполнение требований иного законодательства и удовлетворение иных разумных потребностей организации.

При этом «персональные данные» и «документы, содержащие персональные данные» - не одно и то же.

При принятии решений об уничтожении организациям также стоит учитывать риски, связанные с административными штрафами за нарушение законодательства. Штрафы по ст.13.11. «Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных» достаточно большие; в то же время за все годы мониторинга правоприменительной практики я не находила примеров наказания организаций за нарушение сроков хранения архивных документов.

Источник: Справочно-правовая система Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/73598584/
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/73674661/ 

Перспективы гомоморфного шифрования

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 30 марта 2020 года на блоге компании Formtek.

Шифрование обеспечивает безопасность. При использовании достаточно надёжного шифрования данные могут быть полностью защищены, так что никто, кроме Вас, не сможет получить доступ к контенту. Возможно, что когда-нибудь квантовые компьютеры и смогут взломать шифр, но пока что это невозможно.

Проблема возникает тогда, когда Вам нужен доступ к данным, особенно требуется каким-то образом их обработать. Единственный способ использовать данные - это сначала расшифровать их, чтобы получить их содержимое, а затем обработать. Однако пока данные находятся в расшифрованном виде, они уязвимы для потенциальной атаки.

Гомоморфное шифрование является решением этой проблемы, поскольку оно дает возможность проводить вычисления и обрабатывать зашифрованные данные без их расшифровки.

Исследователь из фирмы IBM Флавио Бергамаски (Flavio Bergamaschi,  https://researcher.watson.ibm.com/researcher/view.php?person=uk-flavio ) говорит, что «мы, вероятно, даже не представляем себе в полной мере потенциальную область применения  гомоморфного шифрования. Представьте себе, что у Вас есть возможность совершать вычисления на зашифрованных данных. Многие виды деловой деятельности требуют обмена информацией, но такой обмен информацией на основе принципа «необходимости знать». Есть много такого, чего мы не делаем потому, что не готовы делиться информацией в ее первичном виде» (см. https://www.darkreading.com/threat-intelligence/major-brazilian-bank-tests-homomorphic-encryption-on-financial-data/d/d-id/1336779 ).

Старший директор компании Intel Казимир Вежински (Casimir Wierzynski, https://www.intel.ai/bio/casimir-wierzynski/ ) отмечает, что «сама технология существует уже более 20 лет в виде теоретической конструкции. Критика этого подхода заключалась в то, что да, Вы можете совершать операции с зашифрованными данными, но это займет у вас в миллион раз больше времени, чем при использовании обычных данных. Именно поэтому гомоморфное шифрование было курьёзом, интересным лишь пря представителей академической науки. Однако за последние пять лет, и особенно за последние два года, были достигнуты огромные успехи в использовании этих методов. Мы больше не говорим о разнице в скорости в миллион раз, теперь этот фактор находится в диапазоне от 10 до 100» (см. https://venturebeat.com/2020/01/16/meet-the-new-twist-on-data-encryption-that-promises-better-privacy-and-security-for-ai/ ).

В настоящее время объём рыночной доли гомоморфного шифрования составляет около 120 миллионов долларов (см. https://expedition99.com/2020/01/30/homomorphic-encryption-market-global-opportunities-regional-overview-top-leaders-size-revenue-and-forecast-up-to-2025-by-esherpa-market-reports/ ), однако ожидается, что он будет расти по мере того, как технология будет становиться более зрелой.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/security-the-protection-of-homomorphic-encryption/