«Замещающее хранение» в Италии в соответствии со стандартом UNI 11386: Идеи для сертифицированной оцифровки в Испании

Данная заметка Хулиана Инзы (Julián Inza - на фото) была опубликована 20 марта 2020 года на сайте Todo es electrónico («Всё электронное»). По этой теме см. также посты https://rusrim.blogspot.com/2016/07/blog-post_41.html и https://rusrim.blogspot.com/2019/04/blog-post_19.html

Сохранение в электронном виде изначально аналоговых документов создаёт проблемы, которые по-разному решаются в разных странах.

В Италии данный вопрос стала предметом изменений в законодательстве, которые на протяжении ряда лет усиленно продвигали внедрение концептуальных моделей и принципов управления, известных под названием «conservazione sostitutiva» (буквально «замещающее хранение», поскольку термин появился тогда, когда началась замещающая оцифровка бумажных счетов-фактур, см., например, https://rusrim.blogspot.com/2016/07/blog-post_41.html . Сейчас данный термин трактуется более широко, как «обеспечение электронной сохранности» – Н.Х.) - это концепция, аналогичная внедряемой в Испании концепции «сертифицированной оцифровки» (“Digitalización Certificada”, http://www.digitalizacioncertificada.info/ - см. также пост на блоге https://rusrim.blogspot.com/2019/04/blog-post_19.html - Н.Х.).

В Италии одним из важных этапов стала публикация стандарта UNI 11386:2010 «Поддержка интероперабельности при обеспечении сохранности и извлечении электронных объектов» (Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO), английское самоназвание: Supporting Interoperability in Preservation and Retrieval of Digital Objects), см. http://store.uni.com/catalogo/index.php/uni-11386-2010.html , а также посты на блоге https://rusrim.blogspot.com/2019/05/tc46sc11-2.html и https://rusrim.blogspot.com/2019/05/3.html - Н.Х.)

Мой комментарий: В феврале 2019 года итальянский национальный орган по стандартизации UNI начал работу над проектом UNI 1605897, предусматривающим проведение пересмотра действующего национального стандарта UNI 11386:2010.

Этот стандарт по сути представляет собой XML-схему, предназначенную для того, чтобы дать возможность операторам, действующим в сфере электронной сохранности, использовать общую структуру данных, тем самым обеспечивая разумный уровень интероперабельности и минимальный уровень качества в процессах хранения. документов.

Стандарт, в частности, уточняет и дополняет некоторые положения действовавшей на момент его принятия редакции технического регламента «по вопросам хранения в соответствии с положениями «Кодекса электронного правительства», введённой решением Национального центра по информатике в государственных и муниципальных органах (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione, CNIPA) №11/2004. Эти уточнения и дополнения определяют информационные элементы, необходимые для формирования «индекса хранения» (indice di conservazione, иначе называемого «закрывающим файлом» - "file di chiusura") и описывающие семантику и связи с помощью формального языка XML.

Итальянский национальный орган по стандартизации (UNI) в 2009 году в рамках технического подкомитета DIAM/SC11 по вопросам управления документами создал специализированную рабочую группу «Поддержка интероперабельности при обеспечении сохранности и извлечении электронных объектов» (SInCRO), в состав которой вошли представители  уполномоченного органа по внедрению ИКТ в государственном управлении «Электронная Италия» (L'Agenzia per l'Italia Digitale, AgID, см. https://www.agid.gov.it/ ), архивной службы, исследователи из университетов, бизнесмены и официальные лица государственных органов, - с целью уточнения положений «Кодекса электронного правительства» и их согласования с положениями «Технических правил воспроизведения и обеспечения сохранности документов на оптических носителях, обеспечивающие их соответствие оригиналам» (Deliberazione CNIPA n.11/2004 del 19 febbraio 2004 "Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”, см. https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/circolari/deliberazione-cnipa-19-02-04_0.pdf ), введённых решением №11/2004 от 19 февраля 2004 года Национального центра по информатике в государственных и муниципальных органах CNIPA.

Итальянский уполномоченный орган по внедрению ИКТ в государственном управлении был создан в 2003 году и первоначально именовался «Национальный центр по информатике в государственных и муниципальных органах» (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione, CNIPA). С 2009 года он был известен как DigitPA (т.е. агентство по электронному правительству – Н.Х.). С 2012 года он известен как агентство «Электронная Италия» (L'Agenzia per l'Italia Digitale, AgID).

По словам президента технического подкомитета UNI/DIAM/SC11 Джованни Мичетти (Giovanni Michetti), вследствие публикации стандарта:

«Технические стандарты обеспечения электронной сохранности (замещающего хранения) точно описывают процедурные аспекты и устанавливают обязанности участников этого процесса, но не определяют технических деталей, связанных с представлением данных, относящихся к объектам хранения, а также не содержат какого-либо конкретных положений, предписывающих либо поощряющих определённые формы интероперабельности. Стандарты предоставляют значительную свободу в плане их реализации, что приводит к появлению многочисленных решений и форматов, интероперабельность которых обеспечить сложно, в том числе из-за отсутствия конкретных стандартов.

С учетом всего этого приоритетной задачей рабочей группы UNI/SInCRO стало определение структуры поддерживающего процессы электронной сохранности набора данных; определение элементов информации, необходимых для для формирования «индекса хранения» (indice di conservazione, так называемого «закрывающего файла»); и описание как их семантики, так и представления, с тем, чтобы действующие в данной сфере операторы могли использовать общую структуру данных и обеспечить удовлетворительную степень интероперабельности в процессах миграции благодаря внедрению специально разработанной и зафиксированной в стандарте XML-схемы».

Механизм управления сертифицированной оцифровкой счетов-фактур основан на данных, собранных в книгах связанных с НДС счетов-фактур, с учетом месячных или квартальных периодов закрытия, соответствующих принятым компаниями периодам уплаты НДС.

Хулиан Инза (Julián Inza)

Источник: сайт Todo es electrónico
https://inza.wordpress.com/2020/03/20/conservacion-sustitutiva-con-la-norma-uni-11386-ideas-para-la-digitalizacion-certificada/