Испания: Сертифицированная оцифровка

Данная заметка Хулиана Инзы (Julián Inza - на фото) была опубликована 3 апреля 2019 года на сайте Todo es electrónico («Всё электронное»). По этой теме см. также пост https://rusrim.blogspot.com/2016/07/blog-post_41.html

Возможность таким образом сканировать бумажные документы, чтобы обеспечить точное соответствие электронных копий бумажным оригиналам, позволяя впоследствии уничтожить оригиналы, появилась в 2007 году после опубликования Приказа Министерства экономики EHA/962/2007 от 10 апреля 2007 года «О реализации отдельных положений, касающихся использования электронных счетов-фактур и их хранения в электронном виде, содержащихся в Королевском декрете RD 1496/2003 от 28 ноября 2003 года об утверждении положения, о выставлении счетов-фактур» (Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, https://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdf ).

На данный момент такой вариант сканирования (замещающее сканирование – Н.Х.) допускается только для документов, связанные с налогообложением. Для выполнения сканирования требуется специальное программное обеспечение, так называемое «сертифицированное программное обеспечение для сканирования».

Ниже приведены требования, которым должно соответствовать «сертифицированное программное обеспечение для сканирования» для того, чтобы обеспечить точное соответствие электронного графического образа бумажному оригиналу:

• Процесс оцифровки должен выполняться полностью автоматически начиная с момента, когда система сделает снимок, и до того момента, когда будет создан и сохранен окончательный файл, включающий электронную подпись.


• Возможный процесс оптимизации изображения обеспечивает, чтобы все поля и данные в документе были полностью разборчивыми и пригодными для использования. Электронный образ должен соответствовать исходной геометрии документа в бумажном формате.


• Программное обеспечение генерирует метаданные (в формате XMP) для каждого файла с графическим образом, включая идентификационную ссылку на данное налоговой службой разрешение, отметку времени, а также название и номер версии программного обеспечения для сканирования.


• Программное обеспечение должно протоколировать ход процесса оцифровки в специальной базе данных, которая связывает файлы графических образов с дополнительной информацией (описанной в статье 64 Королевского указа RD 1624/1992, https://www.boe.es/buscar/pdf/1992/BOE-A-1992-28925-consolidado.pdf ). Программное обеспечение должно иметь функциональные возможности для обеспечения безопасности, которые ведут себя как немодифицируемый журнал «только для добавления», подписываемый электронными подписями за каждый отчетный период (обычно ежемесячно или ежеквартально).

Для подтверждения соответствия необходимо предоставить два документа: «Техническое описание» и «Руководство по менеджменту качества». Пользователи обязаны соблюдать правила использования, изложенные в «Руководство по менеджменту качества программного обеспечения».

В числе других требований следующие:

• Минимальное разрешение 200 dpi,


• Допускается ограниченное число файловых форматов: ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, PDF 5.0 или выше; TIFF 6.0 или выше (разрешены только алгоритмы сжатия без потерь, такие как LZW);


• Система управления и хранения оцифрованных документов должна обеспечивать доступ и полномасштабный поиск оцифрованных документов для целей аудита.

Хулиан Инза (Julián Inza)

Источник: сайт Todo es electrónico
https://inza.wordpress.com/2019/04/03/certified-digitization/