Канада: Отчёт рабочей группы Канадского совета архивов о положении дел с единым национальным каталогом архивных фондов и коллекций

Начиная с первой декады 21-го века многие страны – включая Россию - увлеклись созданием доступных для общественности сводных каталогов фондов национальных, региональных и муниципальных архивов. Позднее, ввиду различных факторов, и мотивация ослабла, и деньги закончились – в результате чего немало проектов оказались в полузаброшенном состоянии, в том числе и наш отечественный «Архивный фонд».

В Канаде с такой ситуацией решили разобраться. При Канадском совета архивов (Canadian Council of Archives, CCA) была создана рабочая группа, которая в июне 2026 года опубликовала 86-страницный «Отчёт рабочей группы «Архивы Канады» о состоянии национальной сети научно-справочного аппарата» (Report of the Archives Canada working group on Canada’s national finding aid network, см. https://archivescanada.ca/wp-content/uploads/2026/06/ArchivesCanadaWorkingGroup_Report_2026_EN.pdf ).

Содержание отчёта следующее:

Краткое резюме для руководства
1. Хронология развития Канадской сети архивной информации «Архивы Канады» (Canadian Archival Information Network - Archives Canada)
2. Потребности сообщества
3. Рекомендации рабочей группы по «Архивам Канады»
Приложение: Положение о деятельности комитета по стратегическому управлению «Архивами Канады», создание которого предлагается Канадским советом архивов

В «Кратком резюме для руководства», в частности, сказано следующее:

«Канадская архивная информационная сеть» (Canadian Archival Information Network, CAIN – она же «Архивы Канады» (Archives Canada)) была официально введена в эксплуатацию в 2001 году и содержала профили 800 архивных учреждений по всей стране, включая информацию об их архивных фондах и виртуальных экспозициях. 

Первоначально хостинг системы CAIN обеспечивала Архивно-библиотечная служба Канады (Library and Archives Canada, LAC) на платформе Mikan. Система была задумана как всеобъемлющая сеть, которая сделает архивные коллекции всей Канады доступными для всех канадцев, используя стандартизированные описания в соответствии с «Правилами архивного описания» (Rules for Archival Description, RAD).

Мой комментарий: RAD - канадские «Правила архивного описания» (Rules for Archival Description), разработанные комитетом по архивному описанию (Canadian Committee on Archival Description, CCAD) при Канадском совете архивов (Canadian Council of Archives, CCA) и впервые опубликованные в 1990 году. Действующая редакция 2008 года доступна по адресу https://archivescanada.ca/wp-content/uploads/2022/08/RADComplete_July2008.pdf  .

Сайт справочно-информационной системы «Архивы Канады» ( https://archivescanada.ca/ )

Впоследствии Канадский совет архивов (CCA) и Архивно-библиотечная служба Канады (LAC) решили перенести поддержку хостинга с платформы Mikan, поддерживаемой серверами и персоналом LAC, на размещенную у поставщика услуг систему AtoM, поддерживаемую в рамках соглашения о хостинге с компанией Artefactual Systems и CCA, тем самым разорвав связь системы «Архивы Канады» с национальной архивно-библиотечной службой.

Система «Архивы Канады» столкнулась со многими трудностями. В настоящее время в CCA нет должности советника по архивным вопросам, который бы курировал базу данных этой системы. Кроме того, с момента запуска системы по всей Канаде было сокращено финансирование должностей советников. Эти должности чаще всего замещаются на контрактной основе, что приводит к нестабильности и к неодинаковости возможностей для взаимодействия с внешними лицами и организациями и для оказания поддержки - в частности, в отношении данных, передаваемых архивными учреждениями на провинциальные или территориальные порталы и, как следствие, в систему «Архивы Канады». 

Помимо нехватки в CCA штатных должностей для поддержания базы данных «Архивов Канады» и для взаимодействия с внешними учреждениями, в 2012 году Архивно-библиотечная служба Канады (LAC) внезапно ликвидировала Национальную программу развития архивов (National Archival Development Program, NADP). В результате потери этой грантовой программы у архивов сократились возможности для наполнения провинциальных и территориальных баз данных и, следовательно, системы «Архивы Канады». В 2026 году была также закрыта заменившая NADP «Программа поддержки сообществ, занимающихся сохранением документального наследия» (Documentary Heritage Communities Program, DHCP), поэтому сейчас больше не существует федерального финансирования для архивов сообществ.

К 2024 году, после длительного периода отсутствия каких-либо обновлений, Канадский совет архивов создал рабочую группу для переосмысления работы системы «Архивы Канады». В число поставленных перед группой задач вошли повышение возможности ведения поиска по архивным фондам и коллекциям, обеспечение равных возможностей для участия в этой работе архивов всех провинций и территорий, а также разработка более эффективных способов участия архивов сообществ и коренных народов. Более подробно об этом говорится в первой главе данного отчета.

Проведение опросов и фокус-групп

В период с 22 октября по 30 ноября 2024 года были проведены опросы среди специалистов-практиков и исследователей (на английском и французском языках). ... Фокус-группы, в которых приняли участие англоязычные специалисты-практики, исследователи и консультанты по архивному делу, а также франкоязычные специалисты-практики, проводились в период с 22 июля по 17 октября 2025 года...

Ниже приведены основные выводы, которые можно сделать на основе результатов опросов и реакции участников фокус-групп:

• Национальная сеть научно-справочного аппарата объединяет коллекции, способствует коллективному использованию ресурсов и сокращает дублирование усилий; помогает пользователям отыскивать соответствующие фонды и коллекции; и предоставляет надежную платформу для поиска. Это может способствовать развитию потенциала небольших архивов. Существуют системные проблемы, которые национальная сеть не может решить, - но она в состоянии создать более равные условия для небольших или недостаточно обеспеченных ресурсами архивов, а также для недостаточно представленных сообществ.
  
  
• Сеть должна учитывать разнообразные потребности, обеспечивать интероперабельность с другими системами, быть гибкой и настраиваемой, использовать стандартизованные правилами именования и авторитетные записи, а также обеспечивать согласованность архивных описаний, создаваемых различными учреждениями.
  
  
• В настоящее время система «Архивы Канады» не отвечает потребностям ни специалистов-практиков, ни исследователей. Существуют проблемы с функциональными возможностями поиска, с устаревшей информацией и с наглядностью.
  
  
• У специалистов-практиков нет уверенности в том, каким образом следует добавлять контент или же редактировать контент, который уже размещен на сайте (архивные описания, авторитетные записи и профили учреждений). Необходимо проведение обучения.
  
  
• Необходима координация между «Архивами Канады» и базами данных провинциальных и территориальных ассоциаций.
  
  
• Исследователям необходимы советы и рекомендации по использованию «Архивов Канады». Они применяют эти систему для проведения исследований и для поиска хранилищ.
  
  
• Исследователи обычно ищут отдельные объекты, а не фонды и коллекции, и используют простые поисковые запросы в Google по ключевым словам. Системе «Архивы Канады» недостаёт точности - она выдаёт слишком много результатов при поиске. Описания и сведения о хранилищах устарели. Необходим более быстрый поиск, указание даты и содержание обновлений, а также более частое проведение обновлений.
  
  
• Авторитетные записи с адекватным контекстом важны в национальной сети научно-справочного аппарата для установления связей между фондами и коллекциями. Необходимо больше авторитетных записей, относящихся к коренным народам.
  
  
• Несмотря на неудовлетворённость системой «Архивы Канады», большинство опрошенных не хотят её закрытия.
  
  
• Возможные варианты включают: 
  
  
• прекращение эксплуатации «Архивов Канады» ввиду недостаточных функциональных возможностей и устаревания; 
  
  
• использование системы в качестве справочника учреждений по всей Канаде, предоставляющего контактную информацию, краткий обзор коллекций и ссылки на популярные или известные фонды в каждом их хранилищ; или 
  
  
• использование системы в качестве портала, отсылающего к сетям провинций и территорий. 
  
  
• Как минимум, должна постоянно обновляться информация об учреждениях.
  
  
• Финансирование персонала национальной сети научно-справочного аппарата имеет крайне важное значение, и также необходимо обеспечить обучение и поддержку членов сети, чтобы они могли вносить свой вклад в её работу.
  
  
• Учитывая недостаточность государственной финансовой поддержки, большое значение имеют партнерство с академическими учреждениями и иными организациями, а также информационно-просветительская работа. Канадский совет архивов должен изучить инновационные решения для финансирования «Архивов Канады».

Мой комментарий: Ну а у нашей отечественной «прекрасной маркизы», как говорится. «всё хорошо, всё хорошо» (наверное?) …

Источник: сайт системы «Архивы Канады»
https://archivescanada.ca/wp-content/uploads/2026/06/ArchivesCanadaWorkingGroup_Report_2026_EN.pdf

О сроке хранения описей дел постоянного и временного сроков хранения

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 21 марта 2026 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

На прошлой неделе у меня состоялась очень интересная дискуссия с одним из коллег относительно срока хранения описей дел источниками комплектования.

Краткий исторический обзор

В те времена, когда наши бабушки и дедушки составляли Указ №472, они потребовали, чтобы описи дел создавались источниками комплектования в 3 экземплярах - для дел  временного срока хранения, и в 5 экземплярах – для дел постоянного хранения. (На заметку молодым коллегам: это были трудные времена, когда описи печатались на пишущих машинках, и тогда не было копировальных аппаратов).

Мой комментарий: Речь идёт о Указе Президента Румынии № 472 от 20 декабря 1971 года о Национальном архивном фонде Социалистической Республики Румыния (Decret nr. 472 din 20 decembrie 1971 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste România), см. 
https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/287 

Логика этого заключалась в том, что один экземпляр описи оставался в подразделении источника комплектования, а 2 (или 4 – для документов постоянного срока хранения) отправлялись в архив организации, в который передавались документы. При отборе на постоянное архивное хранение по одному экземпляру описей дел постоянного и временного хранения отправлялись в государственный архив в качестве приложений к акту отбора на архивное хранение (pv de selecționare). Последний экземпляр описи дел временного срока хранения оставался в источнике комплектования как свидетельство того, какие документы были уничтожены, а остальные 3 экземпляра описей дел постоянного срока хранения через 30 лет передавались в государственный архив вместе с документами.

В 1996 году от одного экземпляра описей документов постоянного хранения отказались, сократив «бюрократию»…

Возвращаясь к сегодняшнему дню…

…нам [сотрудникам государственного архива – Н.Х.] при приёме документов на архивное хранение часто приходится иметь дело с целыми стопками описей в трех экземплярах; и симметрично, во многих номенклатурах дел описи помещаются в раздел документов постоянного хранения. 

Кстати, возвращаясь к моему предыдущему посту о сопоставлении понятий «категории документов» и «тип документа» (см. https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/03/16/categorie-vs-gen-de-documente/ , см. мой перевод https://rusrim.blogspot.com/2026/04/1.html - Н.Х.), ), во многих случаях описи документов постоянного срока хранения в этих номенклатурах размещаются по типу, игнорируя как рабочие процессы, так и функции категории документов (информации) в рамках этих процессов.

Но позвольте мне начать с типа документа (genul documentar). Реалистично говоря, даже если смотреть с этой точки зрения, учётные документы не обязательно являются документами постоянного срока хранения. Описания дел и документов и управленческие документы находятся в движении, они эволюционируют. Даже самая лучшая на данный момент опись дел из исторических архивов отражает определённые потребности / ценности / важнейшие моменты; и в будущем она может оказаться недостаточно хорошей. Поэтому можно предположить, исходя их разумных соображений, что настанет время, когда такая опись устареет и будет заменена чем-то другим. И тогда есть большая вероятность, что она сама станет архивным артефактом… или, возможно, будет уничтожена (в некоторых случаях).

Если посмотреть на этот вопрос с точки зрения функции, которую описи выполняют в деятельности (подразделения) источника комплектования, ситуация становится еще более сомнительной. У меня есть опись документов за 2 года. Я передаю документы в архив организации и сохраняю у себя опись. Зачем я ее храню? – чтобы знать, какие документы я передал, и иметь возможность найти необходимую информацию (я знаю, какое дело запросить). Но если, допустим, через 3 года дела уничтожаются – то какой смысл хранить опись? Представляется очевидным, что опись должна храниться в течение примерно того же срока, что и срок хранения перечисленных в ней дел.

Мой комментарий: Не соглашусь с последним утверждением. Учётные документы (помимо исполнения прямых требований законодательства, какими бы они ни были), следует хранить в течение всего времени, когда они могут потребоваться организации и её структурному подразделению в качестве доказательства того, что документы действительно существовали (или не существовали), и были законным образом переданы либо уничтожены. Этот срок зависит от содержания документов, и при его определении следует учитывать риски, сроки исковой давности и другие факторы. В судах достаточно часто поднимается вопрос о том, были вообще созданы определённые документы … Возможны и наличие факторов, требующих сокращения сроков хранения – например, связанных с защитой конфиденциальной информации или персональных данных.

Однако опись дел - это активный документ подразделения. Именно поэтому она находится в подразделении – она обслуживает активную потребность в информации. Эта потребность исчезает, когда уничтожаются перечисленные в описи дела и документы. Тогда опись сама становится архивным документом, служащим свидетельством прошлой деятельности и не имеющим ценности для оперативной деятельности. При передаче в государственный архив она будет дубликатом уже имеющегося там документа (к тому же связанного с актом об отборе на архивное хранение). По всем этим причинам данный экземпляр описи можно уничтожить. Таким образом, разумный срок хранения описи в источнике комплектования составляет максимум 1 год с момента истечения сроков хранения перечисленных в описи дел и документов …

Ситуация с описями дел и документов постоянного срока хранения отчасти отличается. Она отличается, потому что у вас больше нет т.н. события-триггера, которым является «уничтожение перечисленных в описи дел и документов». Однако это отличие частичное, потому что если организация/подразделение перестают существовать, то информационная функция описей исчезает, и эти документы становятся неактуальными (ведь дополнительные экземпляры описи имеются в архиве). Поэтому альтернативным условием при установлении срока хранения могло бы быть «прекращение деятельности организации».

Это немного отличается от срока хранения «постоянно, потому что это опись», верно?

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/03/21/o-coborare-abrupta-despre-termenul-de-pastrare-al-inventarelor-arhivistice/ 

Росархив: Открыт свободный доступ к Государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (ГИС УИАД)

25 сентября 2023 года на официальном сайте Росархива, а также в учётных записях Росархива в социальных сетях была опубликована следующая новость (см. https://rusarchives.ru/novosti-rosarhiva/25-09-2023-federalnoe-arhivnoe-agentstvo-soobshchaet  ):

«Государственная информационная система удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (ГИС УИАД) открыта для пользователей в части доступа к объединенному научно-справочному аппарату федеральных архивов.

Указанный доступ бесплатен и не требует регистрации.

ГИС УИАД предоставляет возможность поиска архивных дел, содержащих документы Архивного фонда Российской Федерации, и включает заголовки около 20 млн. единиц хранения из более чем 66 тыс. фондов, 100 тыс. описей, находящихся на хранении в тринадцати федеральных архивах. При этом продолжается работа по добавлению в поисковую базу данных новых записей.

Для поиска архивной информации пользователям доступен как простой поисковый запрос по слову и словосочетанию, так и расширенный, когда поисковый запрос может быть уточнен по названию архива, по заголовкам фонда, описи и дела, датам, видам документов.

Ознакомиться с работой ГИС УИАД можно, перейдя по ссылке https://online.archives.ru/ »

Правда, как можно видеть из снимков экрана, об открытии доступа доложили раньше, чем его на самом деле наладили … Так что будем ждать, когда сайт действительно заработает :)

Источник: сайт Росархива
https://rusarchives.ru/novosti-rosarhiva/25-09-2023-federalnoe-arhivnoe-agentstvo-soobshchaet

Стандарты кодированного архивного описания: Взгляд с точки зрения исследований, проводимых в рамках проектов ArchiveGrid и NAFAN, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2022/09/archivegrid-nafan-1.html )

Насколько хорошо стандарты кодированного архивного описания (EAS) способствуют достижению целей сервиса ArchiveGrid?

Важно начать с формулирования целей ArchiveGrid. Прежде всего, это служба поиска, которая стремится быстро соединить исследователей из открытого интернета с интересующими их архивными коллекциями. Мы ожидаем (и видим), что большая часть трафика приходит из систем веб-поиска, и что конечные пользователи в результате перейдут на описание коллекции. Домашнюю же страницу ArchiveGrid посещает очень мало людей. Материалы во всех многочисленных форматах описания коллекций, включая EAD, индексируются и становятся доступными для поиска.

Для тех, кто ведёт поиск в ArchiveGrid, есть возможность сузить результаты поиска по заданным аспектам-фасетам. Эти фасеты выбраны на основе записей MARC. Причина тому двоякая. Во-первых, большая часть материалов ArchiveGrid состоит из записей MARC. Кроме того, кодирование в записях MARC гораздо более последовательное, чем в записях EAD. Проведенное в 2013 году исследование EAD в ArchiveGrid показало, что в ключевых элементах недостаёт данных для поддержки расширенного поиска и фильтрации; это же подтвердили и результаты более недавнего анализа ( https://hangingtogether.org/how-well-does-ead-tag-usage-support-finding-aid-discovery/ ). В то же время элементов EAD обычно достаточно для заполнения данных в окне выдачи результатов поиска.

Насколько трудоёмким является процесс представления архивного описания в ArchiveGrid?

Записи MARC отфильтровываются из каталога WorldCat и появляются в системе автоматически, если учреждение участвует в наполнении WorldCat. Критерии отбора ( https://researchworks.oclc.org/archivegrid/about/ ) того, что отфильтровывается из WorldCat, описаны на веб-сайте ArchiveGrid. Научно-справочный аппарат в форматах EAD, HTML и PDF захватывается непосредственно с веб-сайта участника; дополнительная информация о представлении материалов подробно описана в Интернете ( https://researchworks.oclc.org/archivegrid/about/ ), но, как правило, происходит краткий обмен сообщениями электронной почты с сотрудником OCLC Research. Этот процесс захвата работает до тех пор, пока учреждение не переместит свой научно-справочный аппарат; в последнем случае ситуацию можно исправить, связавшись с нами (по адресу https://researchworks.oclc.org/archivegrid/include-your-collections/ ), чтобы мы обновили параметры захвата.

С какими препятствиями Вы столкнулись при привлечении организаций-партнёров?

ArchiveGrid полагается на описания коллекций, имеющиеся в каталоге WorldCat или же в месте, где мы можем их захватить. Мы не индексируем научно-справочный аппарат (НСА), представленный в форматах, отличных от EAD, HTML, MARC и PDF. Мы не можем индексировать НСА, который создаётся динамически.

Примечательный факт, касающийся ArchiveGrid: со временем мы собираем меньше материалов в формате EAD и больше – в формате HTML из-за более широкого распространения решения ArchivesSpace (об этом продукте на сайте разработчика сказано: «ArchivesSpace – веб-система для управления архивной информацией следующего поколения, спроектированная архивистами и поддерживаемая разнообразными архивными хранилищами», см. https://archivesspace.org/about/mission - Н.Х.); во внедривших ArchivesSpace учреждениях наблюдается тенденция к созданию доступных онлайн HTML-версий научно-справочного аппарата, вместо XML-файлов формата EAD. Когда учреждения внедряют ArchivesSpace, они должны создать нам возможности для захвата их научно-справочного аппарата в формате HTML.

С какими препятствиями, согласно результатам Ваших исследований, сталкиваются архивисты при представлении своих материалов на сайты-агрегаторы?

Одним из направлений исследований в рамках проекта NAFAN было изучение (см.  https://hangingtogether.org/nafan-focus-groups-aligning-participant-selection-with-project-values/ ) стимулирующих и сдерживающих факторов, с которыми архивисты сталкиваются при представлении своего НСА архивным агрегаторам. Мы довольно много узнали по этому вопросу, так что следите за будущими сообщениями на блоге и за более официально опубликованными результатами исследований. В первую очередь в число оказавшихся барьерами факторов вошли соблюдение требований агрегатора к данным, поддержание актуальности записей и громоздкость потоков рабочих процессов для отправки записей.

Насколько хорошо стандарты кодированного архивного описания (EAS) поддерживают деятельность архивистов?

В ходе наших исследований в рамках проекта NAFAN также рассматривались благоприятные и сдерживающие факторы при создании архивного описания. Опять же, это исследование пока ещё продолжается. Среди полученных нами результатов можно отметить то, что для многих архивов EAD является препятствием для создания архивного описания - особенно для тех, у которых нет систем управления контентом и/или для тех, кому приходится решать проблему управления частями своего архивного описания, представленными в различных унаследованных, неструктурированных или полуструктурированных форматах данных.

Каковы типичные цели обращения пользователей на сайты архивных агрегаторов? Что Вы можете сказать о потребностях конечных пользователей?

Наше исследование конечных пользователей для проекта NAFAN всё ещё продолжается, но наш проведенный в 2021 году онлайн-опрос ( https://hangingtogether.org/getting-to-know-users-of-archival-aggregation-sites/ ) выявил целый спектр типов пользователей, находящих и используют сайты-агрегаторы. Сюда входят пенсионеры, специалисты по генеалогии, учёные и другие специалисты. По результатам опроса мы обнаружили, что среди представителей конкретных профессий наиболее активно используют услуги агрегатов библиотекари и архивисты. Пользователи приходят на эти сайты с различными личными, профессиональными и научными целями.

Было замечательно принять участие в этой дискуссии, ведь те, кто заботится об архивных агрегациях и курирует их - это группа умных, информированных и заботливых людей, и мы призываем Вас прослушать запись данного круглого стола.

За нашими исследованиями в рамках проекта NAFAN Вы можете следить на блоге HangingTogether ( https://hangingtogether.org/tag/nafan/ ). Вы также можете  подписаться (по адресу https://confluence.ucop.edu/display/NAFAN/Get+Involved ) на новости проекта NAFAN.

Меррили Профит (Merrilee Proffitt)

Источник: блог OCLC Research «Hanging Together» (Держимся вместе)
https://hangingtogether.org/encoded-archival-standards-a-view-from-archivegrid-and-nafan-research/  

Стандарты кодированного архивного описания: Взгляд с точки зрения исследований, проводимых в рамках проектов ArchiveGrid и NAFAN, часть 1

Данная заметка Меррили Профит (Merrilee Proffitt – на фото) была опубликована 24 августа 2022 года на блоге OCLC Research «Держимся вместе» (Hanging Together) (Аббревиатура OCLC расшифровывается сейчас как Online Computer Library Center - Компьютерный библиотечный онлайн-центр – это один из ведущих в мире центров, изучающих проблемы, с которыми библиотеки и архивы сталкиваются в условиях новой среды информационных технологий).

3 августа 2022 года мы с Челой Вебер (Chela Weber) воспользовались возможностью принять участие в совместном ежегодном (и в этом году прошедшее в виртуальном формате) заседании Секции кодированных архивных стандартов (Encoded Archival Standards Section, EAS, https://www2.archivists.org/groups/encoded-archival-standards-section ) Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) и Технического подкомитета по стандартам кодированного архивного описания (Technical Subcommittee on Encoded Archival Standards, TS-EAS,  https://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-standards-ts-eas ) комитета SAA по стандартам.

В рамках заседания был организован круглый стол и прошла оживлённая дискуссия о стандартах кодированного архивного описания в контексте систем-агрегаторов архивных описаний. Среди участников были представители 13 таких агрегаторов из США, а также из Великобритании и Европы.

У нас с Челой была возможность поделиться информацией о проекте ArchiveGrid (  https://researchworks.oclc.org/archivegrid/ ), а также представлениями, сформировавшимися в результате исследований, связанных с проектом «Создание национальной сети научно-справочного аппарата» (Building a National Finding Aid Network, NAFAN, см. https://www.oclc.org/research/areas/user-studies/national-finding-aid-network.html ).

Мой комментарий: Коллекция ArchiveGrid включает более 7 миллионов записей, описывающих разного рода архивные материалы. Она объединяет сведения об исторических документах, личных бумагах, материалах семейной истории и т.д. Система ArchiveGrid, в которой представлен научно-справочный аппарат более чем 1400 архивных учреждений, помогает исследователям в поиске первоисточников, хранящихся в архивах, библиотеках, музеях и исторических обществах. ArchiveGrid в основном состоит из записей формата MARC из крупнейшего в мире каталога библиотечных фондов WorldCat (см. https://researchworks.oclc.org/archivegrid/ ).

Проект «Создание национальной сети научно-справочного аппарата»  (NAFAN) - это двухлетний (с сентября 2020 по август 2022 года) исследовательский и демонстрационный проект, финансируемый Институтом музейных и библиотечных услуг (Institute of Museum and Library Services, IMLS, https://www.imls.gov/ - это независимый орган правительства США, оказывающий поддержку музеям и библиотекам всех видов), целью которого является предоставление инклюзивного, всеобъемлющего и постоянного доступа к описаниям архивных коллекций т.е. к научно-справочному аппарату (finding aids). Проект NAFAN исходит из идеи о том, что архивное сообщество сможет более жизнеспособным образом управлять и предоставлять на справедливой основе доступ к находящимся в их ведении коллекциям посредством развития крупномасштабной национальной сети научно-справочного аппарата, которая управляется, поддерживается и управляется сообществом. (см. https://www.oclc.org/research/areas/user-studies/national-finding-aid-network.html ). Функции координатора проекта выполняет Калифорнийская цифровая библиотека (California Digital Library, CDL).

Фото: Stefan Vukotic

Запись круглого стола доступна по адресам https://www2.archivists.org/groups/encoded-archival-standards-section/joint-eas-section-and-ts-eas-annual-meeting-recording и https://www.pathlms.com/saa/events/2923/event_sections/12433/video_presentations/240039# . В данном посте мы собрали вместе наши ответы на некоторые из вопросов, поднятых модератором. Мы также отредактировали для ясности формулировки некоторых вопросов.

Какие стандарты и форматы использует и/или принимает ArchiveGrid?

ArchiveGrid поддерживает стандарты архивного описания EAD 2002, EAD 3, MARC, а также форматы PDF и HTML. Особенность, отличающая систему ArchiveGrid от других представленных на круглом столе агрегаторов, заключается в том, что материалы в форматах EAD и в другие форматах, отличные от MARC, составляют очень небольшую часть того, что содержится в ArchiveGrid. Из 7,2 млн. описаний коллекций в ArchiveGrid более 215 000, или 3%, представляют собой XML-файлы, соответствующие стандарту EAD. Изо всех учреждений-партнёров только два представляют свои материалы в формате EAD3, но при этом на эти два учреждения приходится 8103 описей. Следующий по распространённости формат – HTML, это 200 тыс. документов. Кроме того, имеется 7 тысяч документов в формате PDF.

Мой комментарий: Стандарты MARC (от «machine-readable cataloging» - машиночитаемая каталогизация) представляю собой набор цифровых форматов для описания каталогизируемых библиотеками объектов, таких как книги. В мире существует несколько версий MARC, среди которых наиболее популярными являются MARC 21 и UNIMARC (в России распространяется в версии RUSMARC).

Стандарт EAD (Encoded Archival Description – Кодированное описание архивных материалов) является непроприетарным стандартом кодирования архивных описей для использования в онлайн-среде. Документация по стандарту хранится на сайте Библиотеки Конгресса США. Разработку и поддержку стандарта осуществляет Технический подкомитет по стандартам кодированного архивного описания (Technical Subcommittee for Encoded Archival Description, TS-EAD) Комитета SAA по стандартам. Версия 3 стандарта EAD  (EAD3) была опубликована вы 2015 году, о ней см. также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2015/08/3-ead.html

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2022/09/archivegrid-nafan-2.html )

Меррили Профит (Merrilee Proffitt)

Источник: блог OCLC Research «Hanging Together» (Держимся вместе)
https://hangingtogether.org/encoded-archival-standards-a-view-from-archivegrid-and-nafan-research/  

Национальные Архивы США: Новый путь для исследований – инструмент просмотра групп архивных документов Record Group Explorer

Руководитель архивной службы США Дэвид Ферьеро (David Ferriero – на фото) 29 января 2020 года опубликовал данную заметку на своём блоге AOTUS на сайте Национальных Архивов США

Сотрудники Национальных Архивов США (NARA) уже довольно долго работают над созданием нового цифрового инструмента, который Вы сможете использовать для изучения наших архивных документов. Этот инструмент опирается на массив из более 100 миллионов электронных копий в нашем Каталоге Национальных Архивов ( https://catalog.archives.gov/ ). И каждый день мы добавляем новые электронные копии. Это изобилие информации может быть ошеломляющим, особенно для новых пользователей Каталога.

Поэтому мы занялись созданием для Вас интерфейса, помогающего Вам понять масштаб (огромный) и организацию наших фондов, а также изучать выложенные в онлайн-доступе материалы (количество которых тоже огромно, однако относительно невелико по сравнению с общим объёмом документов в фондах NARA). Обратите внимание, что этот интерфейс всё ещё находится в стадии разработки, но мы хотели бы, чтобы Вы уже сейчас взглянули на наш инструмент просмотра групп архивных документов («проводник») Record Group Explorer ( https://www.archives.gov/findingaid/explorer ).

Его стартовая страница представляет собой визуализацию наших фондов, организованных в традиционные архивные группы документов (группа обычно представляют собой фонд крупного государственного органа исполнительной власти, обычно бюро или независимого агентства).

Стартовая страница инструмента Record Group Explorer

Вы можете кликнуть на любой из голубых прямоугольников, и тогда Вам будут выданы сводные сведения о доступных онлайн отсканированных материалах этой группы документов, а также ссылки, способствующие их дальнейшему изучению. В маленьких тёмно-синих прямоугольниках показана, какая доля документов этой группы была оцифрована и выложена в онлайн-доступе. Цель этого интерфейса заключается в том, чтобы помочь Вам понять, что, несмотря на наличие большого числа доступных в онлайн-режиме электронных копий, они являются лишь отправной точкой для изучения наших документов.

Чтобы дать более конкретное представление об отсканированных и выложенных в онлайн-доступе текстовых документах группы, страница каждой группы документов содержит индикатор степени полноты представления документов группы в онлайн-ресурсе.

Мы также поддерживаем пути доступа к каждой группе документов по общим типам доступных в онлайн-режиме материалов. Каждая архивная группа документов уникальна, однако большинство из них включает текстовые документы, карты и схемы, фотографии. Ряд групп имеет в своём составе электронные документы, аудио- и видеозаписи.

Мы, таким образом, постарались донести до Вас мысль о том, что нам предстоит ещё очень много работы для того, чтобы сделать все наши документы доступными в онлайн-режиме. И мы предлагаем Вам возможность поработать вместе с нами над улучшением средств поиска наших документов.

Работа над инструментом Record Group Explorer продолжается. В настоящее время доставка документов из Каталога черед данный инструмент происходит медленно, и мы работаем над повышением производительности. Мы продолжаем сотрудничать, внедрять новшества и учиться, и Ваше терпение будет вознаграждено сокровищами Национальных Архивов. Так что попробуйте этот инструмент и сообщите мне, что Вы о нём думаете.

Дэвид Ферьеро (David Ferriero)

Источник: блог Архивиста США «AOTUS»
https://aotus.blogs.archives.gov/2020/01/29/a-new-path-for-exploration-record-group-explorer/