США: Заявление Общества американских архивистов по поводу заключения Управления юрисконсульта Министерства юстиции относительно Закона о президентских документах

Данная новость была опубликована 3 апреля 2025 года на сайте Общества американских архивистов (SAA).

Управление юрисконсульта (Office of Legal Counsel, OLC) Министерства юстиции США (Department of Justice) подготовило для Белого дома заключение (см. https://www.justice.gov/olc/media/1434131/dl?inline ), согласно которому Закон США о президентских документах (Presidential Records Act, PRA) является неконституционным, - тем самым фактически позволяя Президенту рассматривать президентские документы как личную частную собственность. Это заключение основано на крайне избирательной интерпретации истории Закона о президентских документах и поддерживает неконструктивный подход Белого дома, направленный на обход законодательных полномочий Конгресса США.

Занятно, что заключение было опубликовано именно 1 апреля – Н.Х.

Мой комментарий: Аргументация в «Заключении» строится на том, что, согласно Конституции США, требования принятых Конгрессом законов должны либо явно опираться на перечисленные в Конституции полномочия, либо быть очевидно необходимыми для реализации таких полномочий. Утверждается, что в случае Закона о президентских документах у законодательной власти отсутствует надлежащая правовая основа. Попытки же Конгресса напрямую регламентировать деятельность президентской администрации вызывают вопросы в плане независимости ветвей власти. В Заключении напрямую сказано, что «Конгресс не может требовать сохранения президентских документов просто «на будущее»»… Отмечается, что Конгресс требует от президентской администрации то, чего не осмеливается потребовать от ещё одной ветви власти - Верховного суда.

Да, претензии к Закону о президентских документах являются формальными. В то же время, как мне кажется, правильный (пусть и трудный) путь в такой ситуации – это внесение поправок в Конституцию либо принятие Верховным судом авторитетного толкования данного конституционного вопроса.

Суть Закона о президентских документах заключается в том, что документы, созданные Президентом США и другими сотрудниками Белого дома в ходе служения народу Соединенных Штатов, являются публичными документами. Эти публичные документы принадлежат американскому народу. Они не являются частной собственностью, которой можно управлять по прихоти президентской администрации. Представление о том, что документы, созданные в ходе финансируемой налогоплательщиками деятельности, становятся личной собственностью после окончания президентского срока, противоречит духу наших основополагающих принципов и здравому смыслу. В 2022 году мы уже видели, как нынешняя президентская администрация незаконно рассматривала публичные документы как личную собственность, вопреки Закону о президентских документах.

Конгресс США 95-го созыва и 39-й Президент США приняли Закон о президентских документах в 1978 году. Они сделали это, осознав, что предыдущие режимы управления документами и архивами Белого дома были недостаточными – после того, как были документально подтверждены намерения администрации Никсона (Nixon) уничтожить публичные документы, связанные с Уотергейтским скандалом. С учётом требований Закона о президентских документах об обеспечении надёжного управления документами и их долговременной сохранности, Конгресс выделяет значительные средства для того, чтобы профессиональные специалисты по управлению документами Белого дома были в состоянии адекватного выполнять свои обязанности, перечисленные в Законе.

Американская демократия требует наличия системы мер контроля и противовесов между тремя равноправными ветвями власти, а также приверженности прозрачности и обеспечению доступности публичных документов для народа, с тем чтобы обеспечить подотчётность нашего правительства. Эта приверженность уходит корнями в историю основания нашей страны. 250 лет назад подписавшие Декларацию независимости лица прямо осудили попытки английского короля Георга III помешать деятельности американских законодателей, ограничив их доступ к документам. Нынешнее заключение Управления юрисконсульт Минюста угрожает как полномочиям Конгресса в рамках системы мер контроля и противовесов, так и прозрачности деятельности правительства. Мы не можем рисковать возвращением обратно во времени в вопросах управления президентскими документами - к тем временам, когда мы могли лишь надеяться, что Белый дом будет поступать правильно в интересах общества.

Источник: сайт SAA
https://www2.archivists.org/news/2026/saa-statement-on-doj-office-legal-counsels-presidential-records-act-opinion 

Изменена форма ежегодной отчётности некоммерческих организаций

Федеральный закон от 31 июля 2025 года №313-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» внёс изменения в следующие законы, предусматривающие предоставления отчетов о своей деятельности в электронном виде.:

• Федеральный закон от 19 мая 1995 года №82-ФЗ «Об общественных объединениях», ст. 29; - Отчет о своей деятельности, о персональном составе высшего органа управления (в отношении унитарных и благотворительных организаций), иных органов и работников, об источниках, объемах формирования, о целях и об объемах использования денежных средств и иного имущества, в том числе полученных от иностранных источников; 
  
  
• Федеральный закон от 11 августа 1995 года №135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтёрстве)» - Отчет о своей деятельности, о персональном составе высшего органа управления (в отношении унитарных и благотворительных организаций), иных органов и работников, об источниках, объемах формирования, о целях и об объемах использования денежных средств и иного имущества, в том числе полученных от иностранных источников, а также сведения об использовании собранных благотворительных пожертвований;
  
  
• Федеральный закон от 12 января 1996 года №7-ФЗ «О некоммерческих организациях» - Отчет о своей деятельности, о персональном составе высшего органа управления (в отношении унитарных и благотворительных организаций), иных органов и работников, об источниках, объемах формирования, о целях и об объемах использования денежных средств и иного имущества, в том числе полученных от иностранных источников;
  
  
• Федеральный закон от 5 декабря 2005 года №154-ФЗ «О государственной службе российского казачества» - - Отчет о своей деятельности, о персональном составе высшего органа управления (в отношении унитарных и благотворительных организаций), иных органов и работников, об источниках, объемах формирования, о целях и об объемах использования денежных средств и иного имущества, в том числе полученных от иностранных источников сведения об общей численности членов казачьего общества, о фиксированной численности его членов, в установленном порядке принявших на себя обязательства по несению государственной или иной службы.

В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что в настоящее время некоммерческие организации представляют отчетность в Минюст России и в Росстат.

«В целях упрощения отчетности благотворительных, добровольческих (волонтерских) и социально ориентированных некоммерческих организаций, в том числе на основе автоматизации процессов ее представления, в настоящее время ведется работа по унификации отчетности некоммерческих организаций и оптимизации порядка ее представления путем разработки единой формы отчета некоммерческой организации (далее - единая форма) и специализированной информационной площадки для ее размещения (далее - информационный ресурс)».

Представлять единую форму некоммерческие организации будут в Минюст России в электронном виде путем размещения на информационном ресурсе, что, по мнению авторов законопроекта, исключит необходимость представления отдельного отчета в Росстат и снизит административную нагрузку на них. Необходимые Росстату сведения будут предоставлены в рамках межведомственного взаимодействия.

Федеральный закон от 19 мая 1995 года №82-ФЗ «Об общественных объединениях» 

Статья 29. Обязанности общественного объединения

Общественное объединение обязано:

- ежегодно в форме электронного документа представлять в федеральный орган государственной регистрации отчет …

… отчет размещается на официальном сайте федерального органа государственной регистрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Порядок размещения указанного отчёта и объем сведений, подлежащих размещению, утверждаются федеральным органом государственной регистрации.

Федеральный закон вступил в силу с 1 сентября 2025 года.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=511125
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PRJ;n=258086

Великобритания: Коллективный разум победил – увидев итоги публичного обсуждения, Минюст отказался от идеи замещающей оцифровки исторических завещаний

Данная новость подготовлена на основе итогов публичного обсуждения, опубликованных на сайте правительства Великобритании 15 декабря 2024 года (с уточнениями от 8 января 2025 года).

Ранее я уже рассказывала на блоге о том, что Министерство юстиции Великобритании в декабре 2023 года предложило провести замещающую оцифровку завещаний, в т.ч. исторических (см. http://rusrim.blogspot.com/2023/12/blog-post_431.html ), и организовало публичное обсуждение этого предложения, - а также о позиции по данному вопросу Ассоциации архивистов и специалистов по управлению документами Великобритании и Ирландии (Archives and Records Association UK and Ireland, ARA), см. https://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-1.html .

В декабре 2024 года Министерство юстиции подвело итоги публичного обсуждения этого предложения, опубликовав 36-страничный отчёт «Хранение и обеспечение сохранности оригиналов завещаний: Итоги публичного обсуждения» (Storage and retention of original will documents: consultation response), см. https://assets.publishing.service.gov.uk/media/6780fd71d5422b88ec018416/will-storage-consultation-response.pdf  .

В резюмирующей части документа, в частности, говорится:

«Открывающий публичное обсуждение документ «Хранение и обеспечение сохранности оригиналов завещаний» был опубликован 15 декабря 2023 года. В нём предлагалось высказать своё мнение о предложении правительства Великобритании по введению системы обеспечения долговременной сохранности завещаний в электронной форме, в отличие от текущей системы, предусматривающей хранение всех оригинальных бумажных документов, представленных в заявках на официальное утверждение завещаний (юридических полномочий по управлению имуществом умершего человека).

Основанием для этого обсуждения являлись объёмы хранения и стоимость услуг по хранению завещаний – годовые затраты на хранение оценивались в 4,5 миллиона фунтов стерлингов, а объёмы составляли 110 миллионов хранимых документов, число которых увеличивается с каждым годом. Также правительство захотело узнать мнение общественности по взаимосвязанным вопросам о том - следует ли изменить право на проверку хранимых завещаний, и следует ли делать какие-либо исключения, чтобы сохранить оригинальные бумажные завещания известных публичных деятелей после того, как документы были оцифрованы.

В консультационном документе предлагалось высказать отношение к принципу перехода на сохранение завещаний исключительно в электронном виде; и в случае реализации такого принципа – следует ли, тем не менее, сохранять оригинальные бумажные завещания в течение какого-то срока после их оцифровки.

Также правительство интересовалось мнением общественности относительно того, не следует ли вывести из-под действия этого принципа известных лиц и исторических деятелей, обеспечив постоянное хранение оригиналов их завещаний.

… Всего было получено почти 1600 ответов на консультационный документ. Подавляющее большинство их них поступило от отдельных представителей общественности, причём некоторые из них сообщили о том, что они являются семейными историками или генеалогами. Были получены репрезентативные ответы от ряда организаций, в частности, от юридических профессиональных организаций, от профессиональных организаций архивистов и специалистов по управлению документами, от исторических ассоциаций и обществ семейной истории.

Было совершенно ясно, что обсуждение вызвало значительный интерес и тревогу у многих людей, которые были обеспокоены сохранением оригинальных документов, имеющих историческую и эмоциональную ценность. Подавляющее большинство ответов содержало категорические возражения против любого уничтожения оригинальных завещаний. Респонденты указали на ряд факторов, включая связь с прошлым, которую отражают завещания, а также происхождение оригинального документа как юридическое доказательство воли завещателя.

Большинство респондентов поддержали идею оцифровку завещаний, но почти все они исходили из того, что это будут копии в дополнение к оригинальным документам. Это было бы полезно отчасти для защиты информации на случай возможной утраты оригиналов, но также и для того, чтобы сделать завещания более доступными для публичного ознакомления и доступа.

Многие респонденты выразили обеспокоенность по поводу использования электронной формы документов для целей постоянного хранения завещаний или иных документов. Опасения затрагивали широкий спектр аспектов, наиболее часто упоминаемыми из которых были:

• Долговечность - будут ли электронные копии надёжными, и не приведут ли изменения в технологиях к тому, что форматы документов со временем устареют, а сами документы станут недоступными?
  
  
• Безопасность - угроза порчи или незаконного доступа с электронным документам посредством кибератак;
  
  
• Надежность – возможно ли возникновение ошибок при создании электронных копий, связанных, например, с пропуском или нечёткостью деталей/страниц;
  
  
• Экономичность – упоминались расходы на создание и хранение электронных копий, а также дополнительные расходы на изготовление более сложных «электронных копий для долговременного хранения»;
  
  
• Аутентичность - для ряда респондентов с точки зрения аутентичности исторических документов не было ничего, что могло бы сравниться с оригинальным документом с «мокрой» подписью.

… В свете полученных в ходе публичного обсуждения ответов и высказанных опасений, правительство Великобритании решило, что оно не станет проводить никаких реформ, которые бы подразумевали уничтожение оригинальных завещаний, и рассмотрит другие способы компенсации расходов на хранение этого обширного архива.»

Источник: сайт правительства Великобритании
https://www.gov.uk/government/consultations/storage-and-retention-of-original-will-documents

Уточнен «Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования»

Деятельность нотариуса по совершению тех или иных нотариальных действий требует сбора и фиксации определенного набора информации.

Министерство юстиции приказом от 30 января 2025 года №12 внесло изменения в «Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования», утвержденный приказом Минюста от 30.08.2017 №156. Приказ вступит в силу с 5 февраля 2025 года.
 
В пункте 13(2) Регламента уточнено, что теперь нотариус устанавливает в случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 7.1 федерального закона №115-ФЗ, через личный кабинет нотариуса на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу в сети «Интернет», информацию об отсутствии заявителя в трех Перечнях (ранее требовалось проверять только по одному Перечню):

• В Перечне организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к экстремистской деятельности или терроризму;
  
  
• В Перечне организаций и физических лиц, связанных с терроризмом или с распространением оружия массового уничтожения, составляемых в соответствии с решениями Совета Безопасности ООН;
  
  
• В Перечне организаций или физических лиц, в отношении которых межведомственным координационным органом, осуществляющим функции по противодействию финансированию терроризма, принято решение о замораживании (блокировании) денежных средств или иного имущества, предусмотренных абзацем двадцать шестым статьи 3 Федерального закона от 07.08.2001 №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»" (далее - Перечни, Федеральный закон №115-ФЗ соответственно), нотариус устанавливает в случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 7.1 Федерального закона №115-ФЗ, через личный кабинет нотариуса на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу в сети «Интернет».

Данная информация фиксируется посредством внесения в реестры Единой информационной системы нотариата (ЕИС).

Более подробно изложен порядок действий нотариуса при свидетельствовании подлинности подписи переводчика.

Было: 119. При свидетельствовании подлинности подписи переводчика, информацию о статусе переводчика, знании иностранного языка, языка малочисленных народов Российской Федерации, жестового языка (сурдоперевода, тифлосурдоперевода) нотариус устанавливает из объяснений (со слов) заявителя и фиксирует ее в реестре регистрации нотариальных действий или в реестре нотариальных действий ЕИС …

Стало:

119. При свидетельствовании подлинности подписи переводчика, информацию о знании переводчиком языка народов Российской Федерации нотариус устанавливает из объяснений (со слов) заявителя и фиксирует ее в реестре регистрации нотариальных действий или в реестре нотариальных действий ЕИС …

119(1). При свидетельствовании подлинности подписи переводчика, информацию о знании переводчиком русского жестового языка (сурдоперевода, тифлосурдоперевода) нотариус устанавливает из следующих документов:

1) документ, подтверждающий наличие высшего образования по русскому жестовому языку - сурдопереводу;

2) документ, подтверждающий наличие среднего или высшего образования по русскому жестовому языку - тифлосурдопереводу;

3) документ, подтверждающий наличие высшего образования и дополнительного профессионального образования по программам профессиональной переподготовки по русскому жестовому языку - сурдопереводу;

4) документ, подтверждающий наличие среднего или высшего образования и дополнительного профессионального образования по программам профессиональной переподготовки по русскому жестовому языку - тифлосурдопереводу;

5) документ, подтверждающий повышение квалификации по русскому жестовому языку (сурдопереводу, тифлосурдопереводу);

Сведения о представленном переводчиком документе нотариус фиксирует в реестре регистрации нотариальных действий или в реестре нотариальных действий ЕИС ...

119(2). При свидетельствовании подлинности подписи переводчика, информацию о статусе переводчика, знании иностранного языка, нотариус устанавливает из следующих документов:

1) документы, выданные в Российской Федерации:

а) документ, подтверждающий наличие высшего лингвистического, филологического, педагогического образования по иностранному языку, с которого осуществляется перевод (далее - язык перевода);

б) документ, подтверждающий наличие дополнительного профессионального (лингвистическое, филологическое, педагогическое) образования по программам профессиональной переподготовки по языку перевода;

в) документ, подтверждающий повышение квалификации по филологическому, педагогическому, лингвистическому направлению по языку перевода;

г) документ, подтверждающий наличие ученой степени по филологическому, педагогическому, лингвистическому направлению по языку перевода;

д) иной документ, предусмотренный законодательством Российской Федерации или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, подтверждающего квалификацию переводчика;

2) документы, выданные в иностранном государстве, где соответствующий язык перевода является официальным:

а) документ, подтверждающий наличие высшего лингвистического, филологического, педагогического образования по направлению "Русский язык";

б) документ, подтверждающий повышение квалификации по филологическому, педагогическому, лингвистическому направлению по направлению "Русский язык";

в) документ, подтверждающий наличие ученой степени по филологическому, педагогическому, лингвистическому направлению по направлению "Русский язык";

г) иной документ, предусмотренный законодательством Российской Федерации или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, подтверждающего квалификацию переводчика;

д) документ, подтверждающий наличие у лица, имеющего гражданство Российской Федерации, среднего или высшего образования, полученного в высшем учебном заведении государства, в котором язык перевода является официальным;

е) документ, подтверждающий наличие у лица, имеющего гражданство Российской Федерации, стажа работы более пяти лет на территории государства, в котором язык перевода является официальным;

ж) документ, подтверждающий наличие у иностранного гражданина высшего образования, полученного в высшем учебном заведении Российской Федерации;

з) документ, подтверждающий наличие у иностранного гражданина стажа работы более пяти лет на территории Российской Федерации.

Сведения о представленном переводчиком документе нотариус фиксирует в реестре регистрации нотариальных действий или в реестре нотариальных действий ЕИС …

Мой комментарий: С моей точки зрения, такой подход к регламентации деятельности нотариусов, когда устанавливаются исчерпывающие перечни информации и документов, - наиболее правильный, поскольку нацелен на обеспечение единообразия действий нотариусов, а значит, на минимизацию рисков ошибок и противоправных действий.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=497546

Порядок представления Федеральной нотариальной палатой информации о наличии либо об отсутствии завещания лица, умершего на территории иностранного государства

Минюст России приказом от 21 ноября 2024 года № 348 утвердил «Порядка представления Федеральной нотариальной палатой информации о наличии либо об отсутствии завещания умершего на территории иностранного государства лица, сведения о котором содержатся в запросе компетентного органа или должностного лица иностранного государства, и о нотариусе, удостоверившем такое завещание».

Приказ вступит в силу с 5 февраля 2025 года

При поступлении в Федеральную нотариальную палату (ФНП) из Минюста России запроса компетентного органа или должностного лица иностранного государства о розыске завещания умершего на территории иностранного государства лица, в отношении имущества которого оформляются наследственные права, и приложенных к запросу документов, достоверно подтверждающих факт смерти наследодателя на территории иностранного государства, уполномоченное ФНП лицо проверяет в единой информационной системе нотариата  сведения о наличии или отсутствии сведений о нотариально удостоверенном завещании от имени наследодателя (п.1).

ФНП при наличии завещания наследодателя представляет в Минюст России сведения о (п.2):

• нотариусе (фамилию, имя, отчество (при наличии),
  
  
• наименование нотариального округа, в котором он осуществляет нотариальную деятельность, и
  
  
• адрес нотариальной конторы, удостоверившем такое завещание

В случае, если нотариус, удостоверивший завещание, освобожден от полномочий или его полномочия прекращены, ФНП представляет сведения о нотариальном архиве нотариальной палаты субъекта Российской Федерации, в который переданы дела (п.3).

При выявлении нескольких завещаний наследодателя ФНП представляет сведения о всех нотариусах, удостоверивших завещания, а в случае прекращения их полномочий - сведения о нотариальных архивах нотариальных палат субъектов РФ, в которые переданы дела сложивших полномочия нотариусов (п.4).

ФНП представляет информацию о наличии либо об отсутствии завещания (завещаний) наследодателя, содержащуюся в единой информационной системе нотариата на день направления ответа в Минюст России, в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления в ФНП запроса, посредством направления ответа с приложением запроса и документов к нему (п.5).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=491241

Минюст установил порядок заверения фотографии адвоката на его удостоверении

Приказом Минюста России от 20 сентября 2024 №281, вступающим в силу с 20 октября 2024 года, утверждены:

• форма удостоверения адвоката;
  
  
• порядок заполнения формы удостоверения адвоката и заверения фотографии адвоката.

Меня в этом документе заинтересовал вопрос заверения фотографий. Вот что говорится о фотографии:

4. На левую внутреннюю сторону удостоверения адвоката вклеивается фотография адвоката размером 4 см x 3 см в цветном варианте без светлого угла. При представлении фотографий гражданами, религиозные убеждения которых не позволяют показываться перед посторонними лицами без головных уборов, допускается вклеивание фотографий в головных уборах, не скрывающих овал лица. Для адвокатов, постоянно носящих очки, обязательно вклеивание фотографий в очках без тонированных стекол.

5. Фотография адвоката заверяется путем наклеивания на правый верхний угол защитного голографического знака, представляющего собой круг диаметром 20 мм (в центре круга помещается изображение двуглавого орла, поднявшего вверх распущенные крылья; орел увенчан двумя малыми коронами и над ними - одной большой короной, соединенными лентой; в правой лапе орла - скипетр, в левой - держава; на груди орла, в фигурном щите, - всадник в плаще на коне, поражающий копьем опрокинутого навзничь и попранного конем дракона; вдоль внешней стороны круга к центру в четыре ряда расположена повторяющаяся надпись «АДВОКАТ»).

Заполненное удостоверение адвоката ещё и ламинируется.

Мой комментарий: Минюст ещё в 2019 году в своём приказе от 01 октября 2019 года №216 «Об утверждении формы удостоверения нотариуса, порядка ее заполнения, заверения фотографии нотариуса и порядка выдачи удостоверения нотариуса» установил, что «5. Фотография нотариуса заверяется защитным голографическим знаком путем его наклеивания на правый верхний угол фотографии». Теперь аналогичные меры защиты предусмотрены и для удостоверений адвокатов.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=486438

Минюст установил требования к организациям, осуществляющих деятельность по возврату просроченной задолженности физических лиц, по документированию их деятельности и хранению материалов

Минюст России приказом от 6 мая 2024 года №134 утвердил «Требования к оборудованию и программному обеспечению профессиональной коллекторской организации, а также кредитной или микрофинансовой организации, включенных в перечень кредитных и микрофинансовых организаций, осуществляющих деятельность по возврату просроченной задолженности физических лиц», которые вступают в силу с 1 сентября 2024 года.

С использованием оборудования и/или программного обеспечения профессиональной коллекторской организации, а также кредитной или микрофинансовой организации, включенных в перечень кредитных и микрофинансовых организаций, осуществляющих деятельность по возврату просроченной задолженности физических лиц, должны обеспечиваться (п.1):

• Ведение аудиозаписи разговоров при личных встречах, автоматической аудиозаписи телефонных разговоров, автоматической аудиозаписи переговоров с использованием автоматизированного интеллектуального агента в ходе осуществления деятельности по возврату просроченной задолженности;
  
  
• Хранение аудиозаписей всех разговоров с должником или его представителем не менее трех лет со дня осуществления записей;
  
  
• Хранение записей текстовых, голосовых и иных сообщений, передаваемых по сети связи общего пользования или с использованием сайтов и/или страниц сайтов в сети «Интернет», а также с использованием ФГИС «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» либо информационных систем и/или программ для электронных вычислительных машин, которые предназначены и/или используются для приема, передачи, доставки и/или обработки электронных сообщений пользователей сети «Интернет», не менее трех лет со дня их осуществления;
  
  
• Хранение электронных копий бумажных документов, составленных или полученных при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности, не менее трех лет со дня их отправления или получения;
  
  
• Резервирование баз данных на отдельном материальном носителе.

С использованием программного обеспечения профессиональной коллекторской организации, а также кредитной или микрофинансовой организации, включенных в перечень кредитных и микрофинансовых организаций, осуществляющих деятельность по возврату просроченной задолженности физических лиц, должны обеспечиваться (п.2):

• Регистрация исходящей и входящей корреспонденции, направляемой или получаемой в ходе осуществления деятельности по возврату просроченной задолженности, с прикреплением электронной копии документа, присвоением регистрационного номера входящего (исходящего) отправления и даты регистрации с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) адресата, почтового адреса адресата, для исходящей корреспонденции - фамилии, имени, отчества (при наличии) и должности лица, подписавшего сообщение;
  
  
• Учет следующих сведений о должниках: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, адрес регистрации по месту жительства или месту пребывания, номер телефона, адрес электронной почты (при наличии), размер просроченной задолженности, наличие письменных соглашений, заявлений, уведомлений, согласий (отзывов согласий), предусмотренных Федеральным законом №230-ФЗ, судебных актов, фамилия, имя, отчество (при наличии) представителя, номер телефона представителя, почтовый адрес и адрес электронной почты (при наличии) представителя;
  
  
• Учет следующей информации о взаимодействии с должником или его представителем: фамилия, имя и отчество (при наличии) должника или его представителя, дата, время и способ взаимодействия, номер телефона, с которого осуществлялось взаимодействие с должником или его представителем, фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, осуществляющего взаимодействие, индивидуальный идентификационный код такого лица (при наличии), условное наименование и индивидуальный идентификационный код автоматизированного интеллектуального агента;
  
  
• Разграничение доступа к информации, ведение журнала операций, позволяющих обеспечивать учет всех действий лиц, связанных с загрузкой, изменением и удалением информации;
  
  
• Прослушивание аудиозаписи телефонного разговора, разговора при личной встрече в ходе осуществления деятельности по возврату просроченной задолженности.

Мой комментарий: Отмечу два момента. Во-первых, Минюст установил сроки хранения для документов и информации, включая аудиозаписи всех разговоров с должниками. Во-вторых, помимо этого установлены требования к учету целого набора сведений о взаимодействии с должниками.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=476051

Ассоциация ARA об идее Минюста Великобритании оцифровать исторические завещания и уничтожить их оригиналы, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-2.html )

Вопрос 7: Если правительство стремится к постоянному сохранению только электронных копий завещаний, должно ли оно стремиться к реформированию базового законодательства посредством внесения законопроекта - или же может сделать это на основе закона ECA 2000?

Мы не согласны с идеей сохранения одной только электронной копии. Сохранять следует как физический экземпляр, так и электронную копию.

Вопрос 8: Если правительство перейдет на сохранение одних только электронных копий оригиналов завещаний, каким, по Вашему мнению, должен быть срок хранения бумажных оригиналов завещаний? Пожалуйста, объясните причины и укажите, каким, по Вашему мнению, должен быть минимальный срок хранения - и считаете ли вы разумным предложенный правительством 25-летний срок хранения.

Мы не согласны предложением правительства. Предложение исходит из того, что оцифровка является естественным решением, - однако при этом были упущены из виду многие ключевые моменты. Сложно поверить, что авторы предложения консультировались с Национальными Архивами Великобритании. Мы отмечаем обеспокоенность многих групп заинтересованных сторон, а также наивность этого предложения. Завещания - это ответственные юридические документы, которые могут потребоваться в доказательных целях по целому ряду причин, выходящих далеко за рамки их проверки и передачи прав собственности.

Вопрос 9: Согласны ли Вы с принципом, согласно которому завещания известных людей следует сохранять в первоначальном бумажном виде ввиду исторического интереса к этим документам?

Не, мы не согласны! Неужели группа авторов предложения до сих пор не осознала необходимость более качественных исследований и признания вклада многих людей в развитие нашей страны? Пожалуйста, обратитесь к недавним исследованиям, таким как «Black beyond data» (использование существующих наборов данных для изучения истории чернокожего населения, см., например, https://hub.jhu.edu/2022/06/02/black-beyond-data-jessica-marie-johnson/ - Н.Х.)  и к социальным исследованиям, которые проводятся с 1980-х годов. Данный принцип – это принцип 1960-х годов, не признающий потребности нашего общества в понимании и размышлении во времени над его меняющейся историей.

Принцип отбора документов на основе сиюминутной, текущей известности сам по себе является ошибочным, поскольку он игнорирует тот факт, что наши суждения о важности конкретных людей меняются и эволюционируют. Некоторые люди становятся знаменитыми спустя долгое время после их смерти. Другие, возможно, были знаменитыми на момент своей смерти, однако сегодня считались бы позорно-известными - будь то рабовладельцы, работорговцы или лица, подозреваемые (пусть и бездоказательно) в педофилии.

Вопрос 10: Есть ли у Вас какие-либо первоначальные предложения относительно критериев, которые следует использовать для выявления известных / исторических личностей, чьи оригинальные бумажные документы следует хранить постоянно?

Как указано в ответе на вопросе 9, мы не читаем идею такого отбора хорошей.

Если же  правительство всё же решит идти по этому пути, ему следует проконсультироваться с экспертами в этой области, включая Ассоциацию архивистов и специалистов по управлению документами (ARA), собственные экспертные органы правительства -  Национальные Архивы и Консультативный совет по национальным документам и архивам (Advisory Council on National Records and Archives, https://www.nationalarchives.gov.uk/about/our-role/advisory-council/ ), которые непосредственно заинтересованы в данном вопросе, учитывая то, что речь идёт о государственных документах, подпадающих под Закон о государственных документах 1958 года (1958 Public Records Act). Есть много других экспертов, включая Королевское историческое общество (Royal Historical Society) и Общество специалистов по генеалогии (Society of Genealogists).

Суда по обсуждаемому предложению, вряд ли были проведены должные консультации с экспертами в этой области. Мы видим в открытом доступе множество комментариев, осуждающих данное предложение правительства. Мы будем рады, если в будущем с нами будут консультироваться по проектам подобных предложений. Многих проблем, связанных с этим предложением, можно было бы избежать, если бы оно разрабатывалось с привлечением экспертов.

Вопрос 11: Согласны ли Вы с тем, что отделы регистрации завещательных актов (probate registries) из состава пакета документов, представляемых вместе с заявлениями об утверждении завещаний, должны постоянно сохранять только завещания и дополнительные распоряжения к ним? Пожалуйста, объясните свою позицию, если считаете необходимым сохранение каких-либо иных документов.

Мы считаем, что следует прислушаться к советам экспертов и что на самом деле, в идеале, этот более широкий набор документов будет признан заслуживающим сохранения на постоянной основе.

Мой комментарий: От себя я хотела бы отметить следующее:

• К сожалению, бездумные, не обладающие достаточным кругозором и знаниями разработчики нормативно-правовых актов встречаются в любой стране – в одной подобные люди продвигаю идею замещающей оцифровки завещаний, в другой – пытаются «родить» глобальный закон о замещающей оцифровке, потенциально чреватый куда более катастрофическими последствиями;
  
  
• Значительная часть аргументов Ассоциации ARA может быть высказана и в отношении отечественного законопроекта о замещающей оцифровке, известного как законопроект о дубликатах;
  
  
• В России, в отличие от Великобритании, нет авторитетной профессиональной ассоциации, способной (или хотя бы пытающейся) достучаться до чиновников и законодателей.

Источник: Сайт ARA
https://www.archives.org.uk/s/Archives-and-Records-Association-response-Storage-and-retention-of-original-will-documents-consultat-zgn8.pdf

Ассоциация ARA об идее Минюста Великобритании оцифровать исторические завещания и уничтожить их оригиналы, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-1.html )

Вопрос 4: Согласны ли Вы с тем, что по истечении определенного времени оригиналы бумажных документов (начиная с 1858 года) могут быть уничтожены (за исключением документов известных лиц)? Существуют ли какие-либо альтернативы их уничтожению, с участием государственного или частного сектора, которые Вы могли бы предложить?

Нет, мы не согласны с этим предложением. Многие люди оставляют совсем немного следов своего существования. В предложении говорится о сохранении «великого и хорошего» как о критерии выборочного отбора документов на сохранение. Этот подход давно уже устарел в плане определения общей стратегии экспертизы ценности / отбора на архивное хранение. Существуют процессы выборочного отбора, в разработке которых участвовали такие организации, как Национальные Архивы Великобритании, обеспечивающие сохранение надежных репрезентативных выборок - однако они не были предназначены для таких типов документов, как завещания. С нашей точки зрения, завещания и материалы переписей являются ключевыми наборами документов, которые следует сохранять как в виде аутентичных физических документов, так и в цифровой версии для целей резервного копирования.

У очень мало документальных фондов, которые бы в стандартизированном виде собирали данные от граждан по всей Великобритании. Да, многие граждане умирают, не оставив завещания, но, тем не менее, завещания, вслед за материалами переписей, представляют собой один из наиболее важных наборов документов для понимания аспектов жизни наших граждан во времени.

На будущее мы бы предложили, чтобы независимый эксперт провёл тщательный анализ существующих механизмов физического хранения и поиска / извлечения, и чтобы полученные результаты были обнародованы до того, как будут приняты какие-либо необратимые решения. Вполне вероятно, что наибольшая доля затрат приходится на частые операции поиска / извлечения. Оцифровка для целей упрощения доступа (а не для целей долговременной сохранности вместо бумажных оригиналов) значительно сократит эти затраты и позволит поместить оригиналы в хранилища с редким доступом (deep storage), у которых эксплуатационные расходы обычно ниже.

Вопрос 5: Согласны ли Вы с тем, что бумажные завещания и электронные копии эквивалентны, и поэтому можно использовать «Закон об электронном обмене информацией» 2000 года (Electronic Communications Act 2000, ECA)?

Если говорить о допустимости в качестве доказательств (legal admissibility), возможно, мы могли бы перейти на сохранение электронных экземпляров / копий. Однако в представленном предложении не предложено концепции, объясняющей, каким образом граждане и юристы будут составлять завещания в электронном формате, который был бы способен пройти испытание временем с точки зрения безопасности, сохранности и допустимости в качестве доказательств.

Что касается исторических целей, то следует сохранять аутентичные оригиналы документов. Не существует процедуры составления электронного оригинала завещания. Это порождает больше проблем, чем решает. Переход от бумажной системы к цифровой потребует значительных усилий по планированию и выделения ресурсов на протяжении ряда лет, а также широкомасштабных консультаций с соответствующими заинтересованными сторонами.

Вопрос 6: Существуют ли какие-либо иные, необходимые с Вашей точки зрения, вопросы, непосредственно связанные с сохранением электронных или бумажных завещаний, которые не охвачены предлагаемым подходом на основе положений закона ECA 2000?

В рассматриваемом предложении неправильно сформулирована цифровая стратегия, а также неверно оценены затраты.

Коммерческие организации обычно осуществляют оцифровку, а затем взимают плату за доступ, делая это на основе доступа и спроса. Они не берут на себя какие-либо текущие затраты на хранение, обеспечение долговременной сохранности и на миграцию свыше уровня, при котором они могут получать прибыль.

В контексте проверки завещаний не все расходы могут быть перенесены в оплату доступа в ходе процесса проверки.

Рассматриваемое предложение не признаёт тот факт, что оцифровка обходится дорого. Завещания обычно переплетены, и их не так легко сканировать. Существует процедура проверки документов в случае удаления скоб и скрепок (поскольку такое удаление подрывает аутентичность документа) – но об этом не говорится ни слова. При выполнении крупномасштабных проектов сканирования необходима сбалансированная система «сдерживания и противовесов» (checks and balances – иначе говоря, система мониторинга и контроля – Н.Х.). Часто отдельные электронные копии не соответствуют требуемым стандартам и требуют повторного проведения сканирования. Таким образом, сканирование, текущее хранение, обеспечение сохранности и миграция требуют непрерывного управления. Сохранение физического экземпляра позволяет минимизировать ряд физических проверок; если же физический экземпляр уничтожается, то это означает, что стандарты оцифровки и хранения должны быть намного выше, и что возникает множество новых рисков.

Создание и хранение документов в электронных форматах действительно даёт ряд преимуществ с точки зрения доступности. Оно также несёт с собой значительные новые риски, о чем свидетельствует недавний инцидент безопасности в Британской библиотеке. В обсуждаемом предложении не объясняется, каким образом будут управляться резервное копирование, миграция и безопасность. Планирование действий на случай стихийных бедствий и катастроф также потребует значительных усилий и затрат, и его необходимо будет интегрировать в планирование любого процесса оцифровки. Предложения выглядят очень наивными с точки зрения этих процессов.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-3.html )

Источник: Сайт ARA
https://www.archives.org.uk/s/Archives-and-Records-Association-response-Storage-and-retention-of-original-will-documents-consultat-zgn8.pdf

Ассоциация ARA об идее Минюста Великобритании оцифровать исторические завещания и уничтожить их оригиналы, часть 1

Как я уже рассказывала на блоге, Министерство юстиции Великобритании предложило провести замещающую оцифровку завещаний, в т.ч. исторических (см.
http://rusrim.blogspot.com/2023/12/blog-post_431.html ), и организовало публичное обсуждение этого предложения (см. https://www.archives.org.uk/news/ministry-of-justice-proposals-re-storage-of-wills ). 16 февраля 2024 года Ассоциация архивистов и специалистов по управлению документами Великобритании и Ирландии (Archives and Records Association UK and Ireland, ARA) опубликовала на своём сайте свои ответы на поставленные правительством вопросы (см. https://www.archives.org.uk/s/Archives-and-Records-Association-response-Storage-and-retention-of-original-will-documents-consultat-zgn8.pdf ).

Вопрос 1: Следует ли сохранить действующее законодательство, регламентирующее проверку завещаний?

Мы считаем, что действительно необходимы рамки, обеспечивающие соблюдение всех надлежащих процедур и процессов, а также то, что надлежащим образом обрабатывается и сохраняется именно аутентичный подписанный оригинал завещания. В настоящее время завещания не составляются и не подписываются в электронном виде. Также в настоящее время срок, по истечении которого устаревает лежащий в основе проверки аутентичности усиленных электронных подписей инструмент шифрования, является весьма коротким. Таким образом, бумажный процесс работает хорошо и соответствует процессам, применяемым в автономных регионах Великобритании, а также в глобальном масштабе.

Вопрос 2: Могли бы Вы предложить какие-либо реформы действующего законодательства, регламентирующего проверку завещаний?

У нас нет каких-либо рекомендаций по этому поводу.

Вопрос 3: Есть ли какие-либо причины, по которым Высокому суду Англии (High Court) необходимо на постоянной основе хранить бумажные оригиналы завещаний, а хранение оцифрованных копий этих документов является недостаточным?

Существует ряд причин для того, чтобы сохранять оригиналы:

• Только оригинал документа может подтвердить его аутентичность в случае возникновения опасений о том, что его содержание было (случайно или намеренно) изменено или неточно скопировано.
  
  
• Уничтожение оригинала делает невозможным изучение мелких деталей, которые могут показать, было ли изменено содержание документа.
  
  
• Кроме того, уничтожение оригиналов означает невозможность исправления распространённых ошибок сканирования, таких как размытый текст или недостающие страницы.
  
  
• Некоторые завещания невозможно надёжно отсканировать из-за особенностей материалов: на тонкой бумаге текст с обратной стороны может «просачиваться» при сканировании; вариации чернил не всегда могут быть воспроизведены; а трехмерные элементы требуют использования других методов сканирования.

По целому ряду причин обращение к аутентичному оригиналу может потребоваться как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Вынесенное на общественное обсуждение предложение подразумевает, что оцифровка не требует затрат – но это, конечно же, не так.

Мой комментарий: На мой взгляд, это неверная интерпретация предложения Минюста, который, как я понимаю, собирается оцифровывать завещания в любом случае – поэтому говорить о затратах на оцифровку и последующее долговременное хранение полученных копий нет необходимости, они будут при всех вариантах.

Часто хранить физические копии дешевле, - и при этом о затратах на оцифровку в предложении не говорится. Как правило, документы необходимо подготовить к оцифровке путем очистки, выпрямления и выравнивания, а также удаления скоб и скрепок без повреждения оригинала, - всё это под наблюдением квалифицированных специалистов по консервации и реставрации, иначе оцифрованный текст не будет читаться. Некоторые документы потребуют применения активных мер консервации, чтобы избежать утраты важной информации.

Оцифровка должна осуществляться с высочайшим качеством, и одновременно для целей повседневного доступа потребуются дополнительные изображения более низкого качества. Изображения высокого качества потребуют значительных ресурсов для хранения данных, которые также необходимо будет несколько раз реплицировать в рамках обеспечения готовности к стихийным бедствиям и катастрофам.

Учитывая временной диапазон и типы обрабатываемых документов, программа сканирования потребует тщательного планирования и использования различных методологий и оборудования, а также принятия во внимание более широких последствий для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов и их допустимости в качестве надлежащих доказательств.

Долговременное хранение и обеспечение сохранности (в отличие от «просто» хранения, обеспечение сохранности включает меры по сохранению пригодности документов к использованию без ущерба для их юридической и доказательной силы – Н.Х.) этих изображений потребует активного вмешательства, обеспечивающего их миграцию в новые форматы и на новые платформы по мере изменения технологий и устаревания старых систем, становящихся недоступными. Долгосрочный доступ к изображениям потребует постоянных инвестиций в системы сбора и каталогизации дополнительных метаданных.

Очевидно, что существуют риски утраты оригиналов в результате стихийных бедствий, и по этой причине мы рекомендуем сохранять как физические, так и электронные экземпляры / копии.

Электронные копии, создаваемые и сохраняемые в дополнение к оригиналам, принесут значительную пользу широкому сообществу исследователей, а также Высокому суду, бенефициарам завещаний и их адвокатам. Они обеспечат возможность более быстрого и частого доступа для нескольких одновременно работающих пользователей из удалённых мест.

Хотим отметить, что в других самоуправляемых регионах страны физические оригиналы сохраняются, хотя также изготавливаются электронные копии и/или копии на микрофишах.

Например, в Национальных Архивах Шотландии хранятся шотландские завещания за 1513–1999 годы, и все документы до 1925 года включительно были оцифрованы. Доступ к шотландским завещаниям организован через веб-сайт «Народ Шотландии» (Scotland’s People), однако физические материалы сохраняются в качестве имеющих юридическую силу документов, и пока что менять этот порядок не предполагается. Электронная версия даёт дополнительные удобства, но не является мерой экономии средств, как указано в обсуждаемом предложении. Более подробные сведения можно найти по адресу https://www.scotlandspeople.gov.uk/guides/record-guides/wills-and-testaments .

Уничтожение оригиналов завещаний в Англии и Уэльсе приведёт к несогласованности в практике, применяемой в рамках Великобритании.

В Северной Ирландии Управление государственных документов Северной Ирландии (Public Record Office of NI, PRONI – региональная архивно-документационная служба – Н.Х.) хранит завещания и административные письма за 1858–2009 годы. Книги завещаний 1858–1900 годов были оцифрованы и теперь доступны через веб-сайт PRONI, однако физические документы, включая индивидуальные завещания, сохраняются в качестве государственных документов в соответствии с Законом о государственных документах Северной Ирландии 1923 года (Public Records Act (Northern Ireland) 1923).

Необходимо принять во внимание более широкие последствия, связанные с допустимостью в других юрисдикциях оцифрованных завещаний в качестве доказательств, и с заверением таких документов в качестве надлежащих доказательств, в рамках судебных разбирательств и проверки завещаний в иностранных судах. Жители Англии и Уэльса, проживающие за границей эмигранты из Англии и Уэльса, а также иммигранты, проживающие в Англии и Уэльсе, часто владеют активами в других юрисдикциях. В рамках любой программы оцифровки необходимо принять во внимание это обстоятельство - и позаботиться о том, чтобы отдельные лица и бенефициары, а также государство не оказались в подобных обстоятельствах в невыгодном положении в случае, если оригинал завещания был уничтожен. Неспособность адекватно оценить более широкие последствия аутентификации цифровых суррогатов может привести к судебным искам. В настоящее время заверение бумажных оригиналов является простым процессом, и такие документы принимаются для юридических целей в других юрисдикциях.

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-2.html )

Источник: Сайт ARA
https://www.archives.org.uk/s/Archives-and-Records-Association-response-Storage-and-retention-of-original-will-documents-consultat-zgn8.pdf

Великобритания: Правительство предложило провести замещающую оцифровку завещаний, в т.ч. исторических

Пока мы в России спорим (и не без оснований!) о возможности замещающей оцифровки документов временного срока хранения, в ряде зарубежных стран появляются куда более радикальные идеи, в том числе затрагивающие архивные документы, имеющие историческую ценность.

19 декабря 2023 года в социальной сети LinkedIn был выложен пост известного американского специалиста Питера Курилеца (Peter Kurilecz) следующего содержания:

«Историки обвинили правительство Великобритании в планировании «уничтожения истории» путем оцифровки завещаний миллионов людей, с последующим уничтожением оригиналов.

Министерство юстиции Великобритании предлагает установить 25-летний срок хранения бумажных завещаний, после чего все они, кроме завещаний известных людей, будут уничтожены.

Министерство юстиции утверждает, что замещающая оцифровка предоставит историкам и семьям более быстрый доступ к историческим завещаниям – потенциально в течение нескольких часов, а не недель – и сэкономит налогоплательщикам 4,5 миллионов фунтов стерлингов в год, затрачиваемых на хранение 110 миллионов документов.»

«Копнув» поглубже, я выяснила, что 15 декабря 2023 года на сайте правительства Великобритании был опубликован пресс-релиз Министерства юстиции, подписанный заместителем министра юстиции Майком Фриром (Mike Freer) под названием «Более простой доступ к историческим завещаниям в соответствии с новыми планами правительства» (Easier access to historic wills under new government plans, https://www.gov.uk/government/news/easier-access-to-historic-wills-under-new-government-plans ), в котором сообщалось о начале публичного обсуждения новой идеи правительства:

Специалисты по генеалогии, историки и семейные архивисты-любители получат более удобный доступ к историческим завещаниям в соответствии с предложениями, опубликованными сегодня (15 декабря 2023 года).

• В рамках пересмотра системы хранения предлагается оцифровать миллионы завещаний;
  
  
• Историки и любители генеалогии получат более удобный доступ к завещаниям, начиная от документов 1800-х годов;
  
  
• Бумажные завещания таких выдающихся деятелей, как Дарвин и Диккенс, будут сохранены для потомков.

«Амбициозная программа оцифровки, планируемая в рамках усилий по совершенствованию существующей системы хранения, может привести к тому, что миллионы завещаний, составленных более 150 лет назад, будут перемещены в Интернет и станут более доступными для общественности.

В настоящее время на хранении находится около 110 миллионов физических документов, что обходится налогоплательщикам в 4,5 миллиона фунтов стерлингов в год (в общем-то, копеечная экономия в масштабах расходов британского правительства – Н.Х.). В ходе открывающегося публичного обсуждения будет изучено отношение общественности к идее о том, чтобы сохранять бумажные экземпляры завещаний в течение примерно 25 лет в знак признания их сентиментальной ценности для семей, а впоследствии обеспечивать их долговременную сохранность уже в электронном виде.

Физические экземпляры завещаний будут сохранены в тех случаях, когда речь идёт о завещаниях известных людей или же когда эти документы представляют значительный исторический интерес. Среди документов, хранящихся в настоящее время в хранилище Министерства юстиции в Бирмингеме есть завещания Чарльза Дарвина, Чарльза Диккенса и принцессы Дианы.

Министр юстиции Майк Фрир заявил:

• Исторические завещания являются для нас уникальным окном в прошлое, и мы хотим облегчить доступ к этим документам как любителям, так и профессиональным историкам;
  
  
• Оцифровка позволяет нам идти в ногу со временем и сэкономить ценные деньги налогоплательщиков, сохраняя при этом бумажные экземпляры представляющих историческую ценность завещаний.

В настоящее время, когда завещания представляются на проверку - в основном тогда, когда люди просят об их официальном утверждении - Высокий суд (High Court) обязан хранить их постоянно, что он и делает с 1858 года.

Процесс сканирования завещаний и подтверждающих их документов уже налажен, поскольку регулярная оцифровка началась в 2021 году и к настоящему времени оцифровано примерно полмиллиона завещаний, - однако до сих пор он не охватывал документы, поданные до 2021 года.

Если люди хотят получить доступ к этим завещаниям или поддерживающим документам, они должны подать заявку и подождать, пока они будут извлечены из хранилища и оцифрованы, чтобы можно было прислать им копию. Этот процесс может затянуться на недели.

Согласно предложениям правительства, начнётся программа ретроспективной оцифровки всех старых документов. После оцифровки запросы на доступ будут выполняться гораздо быстрее.

В вынесенных на обсуждение предложениям предусматриваются исключения, чтобы сохранить оригинальные бумажные завещания известных людей в качестве исторических документов. Правительство собирает мнения, связанные с выработкой подходящих критериев для принятия таких решений. Также изучается мнение общественности по вопросу о необходимости сохранения всех поддерживающих документов, которые в настоящее время также хранятся постоянно.

Публичное обсуждение завершится 23 февраля 2024 года.»

Здесь бросается в глаза желание британского правительства именно уничтожить оригинальные документы – ведь даже не обсуждаются возможные альтернативные варианты, такие, например, как использование очень дешёвого внеофисного хранения или продажа старых документов на аукционе (способная принести миллионы фунтов).

Через несколько дней, 18 декабря 2023 года, в газете «Телеграф» появилась статья Чарльза Хаймаса (Charles Hymas) «Миллионы завещаний, начиная с 1800-х годов, могут быть уничтожены в рамках акта «стирания истории»» (Millions of wills dating back to 1800s could be destroyed in act of ‘deleting history’), на которую как раз ссылался в своём посте Питер Курилец. В этой статье, в частности, отмечается:

«Однако план, для реализации которого потребуется принятие соответствующего закона Парламентом, вызвал бурю негодования со стороны историков, специалистов по генеалогии и архивистов, которые опасаются безвозвратной утраты исторических документов, документирующих жизнь и смерть в Британии начиная с 1850-х годов.

По их мнению, длительный и сложный процесс сканирования завещаний не является полностью надёжным, а это означает возможность того, что страницы исторических документов могут быть пропущены теми, кому поручена рассчитанная на десятилетие задача по их оцифровке, - и в результате эти документы будут утрачены навсегда.

Они также предупреждают, что сама цифровая технология может быть скомпрометирована, как это имело место в Британской библиотеке, где кибератака привела к потере доступа к документам в её архивах.

По мнению архивиста, историка и автора книги «День, когда сгорел парламент» (The Day Parliament Burned Down) Кэролайн Шентон (Caroline Shenton), «Оцифровка с  уничтожением оригиналов не оставляет никакой «подушки безопасности» на случай, если цифровые копии по какой-либо причине будут скомпрометированы».

… Мелани Бак-Хансен (Melanie Backe-Hansen), соавтор вместе с историком Дэвидом Олусогой (David Olusoga) известной книги «Дом сквозь время» (A House through Time) и телесериала на её основе, говорит, что оцифровка фантастически ускорила доступ к завещаниям, но «идея уничтожения оригиналов очень расстраивает».

Она ставит вопрос о том, обеспечат ли технологии возможность читать оцифрованные документы спустя 20 лет, ссылаясь на то, что микрофиши, на использование которых перешли 50 лет назад, сейчас «в значительной степени являются нечитаемыми».

Г-жа Бакке-Хансен оценила как вздорную идею определения того, кто является «известной личностью». По её словам, «Кто знает, кто будет знаменитостью в будущем?»

«Гораздо ценнее иметь волеизъявления простых людей, потому что о них так мало других документальных источников. Завещания способны предоставить огромное количество информации не только по семейной истории, но и по общественной и социальной истории».»

Мой комментарий: Видимо, каждой стране суждено хотя бы раз в своей истории провести плохо продуманную «макулатурную кампанию», в конечном итоге утратив намного больше, чем будет (может быть) сэкономлено…

Источник: сайт LinkedIn / сайт правительства Великобритании / сайт газеты The Telegraph
https://www.linkedin.com/posts/peterakurilecz_millions-of-wills-dating-back-to-1800s-could-activity-7142704803767304192-1EOF
https://www.gov.uk/government/news/easier-access-to-historic-wills-under-new-government-plans
https://www.telegraph.co.uk/news/2023/12/18/millions-of-wills-could-be-destroyed-deleting-history

Порядок хранения электронных нотариальных документов: Использование квалифицированной электронной подписи при их хранении

Минюст России приказом №397 от 14 декабря 2022 года утвердил «Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе (ЕИС) нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам», который вступил в силу с 11 января 2023 года.

В разделе V Порядка регламентировано «обеспечение неизменности и целостности переданных на хранение в ЕИС электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов, использование квалифицированной электронной подписи при их хранении».
 
Электронный нотариальный документ и электронный образ (ну почему так сложно использовать корректный термин «электронная копия»? – Н.Х.) нотариального документа, хранимые в единой информационной системе нотариата (ЕИС), признаются неизменными и целостными; а усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которыми они были подписаны первоначально, дата и время первоначального их подписания - действительными исключительно в случае успешной проверки действующей УКЭП оператора ЕИС и всех ранее созданных УКЭП оператора ЕИС, которыми подписаны указанные документы, а также после успешной проверки УКЭП нотариусов, работников архива, которыми указанные документы подписаны первоначально (п.22).

Принятие на хранение в ЕИС электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа осуществляется после успешной проверки УКЭП, которыми он подписан (п.23).

В рамках проверки каждой из УКЭП, которыми подписан принимаемый на хранение в ЕИС электронный нотариальный документ или электронный образ нотариального документа, формируются достоверные сведения, подтверждающие действительность следующих квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи (п.24):

• Нотариуса, работника архива;|
  
  
• Удостоверяющего центра ФНС России;
  
  
• Удостоверяющего центра нотариата;
  
  
• Головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра ФНС России;
  
  
• Головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра нотариата;
  
  
• Используемого для подписания метки доверенного времени, в составе квалифицированной электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа, на момент подписания метки доверенного времени (при наличии такой метки доверенного времени);
  
  
• Аккредитованного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный этим аккредитованным удостоверяющим центром и используемый для подписания метки доверенного времени в составе квалифицированной электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа, на момент подписания квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, использованного для подписания метки доверенного времени (при наличии такой метки времени);
  
  
• Головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, использованный для подписания метки доверенного времени в составе квалифицированной электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа, на момент подписания квалифицированного сертификата аккредитованного удостоверяющего центра (при наличии такой метки доверенного времени).

В рамках проверки каждой из УКЭП оператора ЕИС, которыми подписаны хранящийся в ЕИС электронный нотариальный документ или электронный образ нотариального документа, формируются достоверные сведения, подтверждающие действительность 6 видов квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи (п.25):

Квалифицированные сертификаты ключей проверки электронных подписей подлежат анализу (разбору) на соответствие требованиям законодательства РФ, включая требования к их форме, содержанию, а также к средствам удостоверяющего центра и средствам электронной подписи, использованным при их создании (п.26).

Проверке подлежат все поля таких сертификатов в соответствии с установленной оператором ЕИС политикой безопасности.
 
Обязательно анализируются:

• Поля квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, содержащие сведения о классе средств удостоверяющего центра, с использованием которых он был создан, и сведения о классе средств электронной подписи владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, на соответствие установленной политике безопасности;
  
  
• Поля квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, содержащие наименование средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра, которые использованы для создания ключа электронной подписи, ключа проверки электронной подписи, этого сертификата, наименование средства электронной подписи, используемого владельцем квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, а также реквизиты документов, подтверждающих соответствие указанных средств требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Анализ полей должен проводиться во взаимодействии с информационными ресурсами, размещенными на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности в сети «Интернет», содержащими необходимую информацию о подтверждении соответствия средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра установленным требованиям (п.27).

Мой комментарий: Представляется, что предложенный вариант работы с УКЭП при хранении электронных документов весьма сложен, и потенциально может создать для нотариальных архивов дополнительные проблемы. Проверка всей цепочки электронных подписей - работа неблагодарная и не всегда выполнимая, особенно по прошествии времени.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434520

Порядок хранения электронных нотариальных документов: Доступ к электронным нотариальным документам

Минюст России приказом от 14 декабря 2022 года №397 утвердили «Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам», который вступил в силу с 11 января 2023 года.

В разделе III Порядка регламентирован доступ к нотариальным документам в электронной форме и к электронным образам нотариальных документов.

Мой комментарий: Это на самом деле некорректная, вводящая в заблуждение терминология – ведь «электронные образы» (а если говорить правильно, то электронные копии бумажных документов) тоже являются вполне себе полноценными электронными документами. Если уж проводить разграничение, то между электронными подлинниками и копиями …
 
После подписания нотариусом и работником архива акта приема-передачи номенклатурных дел, обеспечивается доступ к записи ЕИС:

• Нотариусу для просмотра;
  
  
• Работнику архива для просмотра и исправления технической ошибки, выявленной в записи ЕИС, или включения в запись ЕИС электронного образа нотариального документа, подписанного его квалифицированной электронной подписью, изготовленного на основании соответствующего нотариального документа, переданного на хранение на бумажном носителе, а также для исполнения обязанностей, предусмотренных Правилами организации хранения нотариальных документов (п.20).

При обнаружении несоответствия электронного образа нотариального документа, созданного нотариусом и включенного в запись ЕИС, нотариальному документу, переданному на хранение на бумажном носителе (отсутствие страниц, содержание электронного образа не поддается прочтению), или отсутствия приложенного электронного образа, созданного нотариусом, после подписания акта приема-передачи номенклатурных дел работником архива изготавливается новый электронный образ.

Работник архива включает в запись ЕИС новый электронный образ, подписанный его квалифицированной электронной подписью, изготовленного на основании соответствующего нотариального документа, переданного на хранение на бумажном носителе. При этом запись в ЕИС должна содержать первоначальный электронный образ (при его наличии) наряду с его новым электронным образом.

При передаче на хранение электронного образа нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, акт приема-передачи номенклатурных дел подписывается работником архива и председателем комиссии, созданной для передачи дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства (п.21).

Мой комментарий: После передачи документов на хранение в нотариальный архив, дополнять электронный архив образами документов может только сотрудник нотариального архива. При этом при исправлении ошибок документы с ошибками не удаляются, а хранятся вместе с исправленными документами.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434520

Порядок хранения электронных нотариальных документов: Использование квалифицированной электронной подписи

Минюст России приказом от 14 декабря 2022 года №397 утвердил «Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам», который вступил в силу с 11 января 2023 года.

В разделе III Порядка регламентируется «Использование квалифицированной электронной подписи при хранении электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов».
 
Для работы с электронным документом, хранящимся в ЕИС, нотариус, в том числе нотариус, являющийся председателем комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, применяет УКЭП нотариуса, квалифицированный сертификат ключа проверки которой создается и выдается удостоверяющим центром ФНС России (п.14).

Работник архива применяет УКЭП, квалифицированный сертификат ключа проверки которой создан и выдан юридическим лицом, учрежденным Федеральной нотариальной палатой, осуществляющим функции удостоверяющего центра (удостоверяющий центр нотариата) и использующим средства электронной подписи и средства удостоверяющего центра, имеющие подтверждение соответствия требованиям (п.15).
 
Для автоматического создания /или автоматической проверки УКЭП, используемой для подписания электронных нотариальных документов, электронных образов нотариальных документов применяется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи оператора ЕИС, который создается и выдается удостоверяющим центром ФНС России (п.16).

Мой комментарий: С УКЭП нотариусов и оператора ЕИС всё ясно – это УКЭП юридического лица и нотариуса, которую в единственном экземпляре выдает удостоверяющий центр ФНС. А вот с УКЭП работника архива могут после августа 2023 года возникнуть сложности: если сейчас, насколько я понимаю, используется УКЭП юридического лица, выданная удостоверяющим центром Федеральной нотариальной палаты, то после августа 2023 года сотрудники архивов смогут использовать только УКЭП физического лица, выданную коммерческим удостоверяющим центром.

Ключ электронной подписи (ЭП) и квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП, используемые для автоматического создания /или автоматической проверки УКЭП оператора ЕИС, создаются в соответствии с Федеральным законом №63-ФЗ и должны соответствовать положениям пункта 17 и случаям, указанным в пункте 18 настоящего Порядка.
 
Срок действия ключа УКЭП оператора ЕИС должен быть не менее чем в 2 раза меньше срока действия ключа ЭП удостоверяющего центра ФНС России, с использованием которого подписан соответствующий квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП оператора ЕИС (п.17).

Срок действия квалифицированного сертификата оператора ЕИС должен быть максимальным возможным сроком, установленным в соответствии с пунктом 36 Требований к средствам ЭП, утвержденным приказом ФСБ России от 27.12.2011 №796. При этом срок действия такого сертификата не должен превышать:

• Срок действия квалифицированного сертификата удостоверяющего центра ФНС России, на котором основана квалифицированная ЭП, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП оператора ЕИС;
  
  
• Срок действия квалифицированного сертификата головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная ЭП, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП удостоверяющего центра ФНС России.

Оператор ЕИС обращается за созданием квалифицированного сертификата в удостоверяющий центр ФНС России в следующих случаях (п.18):

• Назначение (смена) лица, ответственного за автоматическое создание /или автоматическую проверку УКЭП оператора ЕИС, а также лица, ответственного за содержание информации, подписываемой УКЭП оператора ЕИС;
  
  
• Установление факта компрометации ключа ЭП или возникновение угрозы компрометации ключа ЭП оператора ЕИС;
  
  
• Аннулирование /или досрочное прекращение действия квалифицированного сертификата ключа оператора ЕИС;
  
  
• Истечение срока действия ключа ЭП оператора ЕИС (не позднее чем за один месяц до указанного срока).

Подписание УКЭП оператора ЕИС электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа, переданных (хранимых) в ЕИС, с использованием последнего выданного оператору ЕИС квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП выполняется (п.19):

• При передаче (регистрации) в ЕИС электронного нотариального документа;
  
  
• При передаче на хранение в ЕИС электронного образа нотариального документа;
  
  
• В случаях, установленных подпунктами 1 - 3 пункта 18 настоящего Порядка;
  
  
• Не позднее, чем за один месяц до истечения срока действия квалифицированного сертификата оператора ЕИС, соответствующего ключу ЭП, с использованием которого подписан хранящийся в ЕИС электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа.

Перед подписанием УКЭП оператора ЕИС электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа с использованием последнего созданного квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи оператора осуществляется:

• Проверка действующей КЭП оператора ЕИС и всех ранее сформированных КЭП оператора ЕИС, которыми подписан нотариальный документ, электронный образ документа;
  
  
• Проверка КЭП нотариусов, работников архива, которыми указанные документы подписаны первоначально.

Проверка квалифицированной электронной подписи в рамках настоящего Порядка осуществляется в соответствии со статьей 11 Федерального закона №63-ФЗ.
 
В случае успешной проверки указанных электронных подписей осуществляется подписание УКЭП оператора ЕИС (с использованием последнего созданного сертификата оператора ЕИС) соответствующего электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа.

Мой комментарий: Итак, процедура хранения электронных нотариальных документов предусматривает регулярную проверку всех электронных подписей, которыми нотариальные документы будут подписаны, в том числе тех, сроки действия сертификатов которых уже истекли.

Отмечу, что решить задачу такой проверки для нотариальных документов может оказаться немного проще - просто потому, что большую часть сертификатов (для нотариусов и оператора ЕИС) будут выпускать УЦ ФНС.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434520

Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме

Минюст России приказом от 14 декабря 2022 года №397 утвердил «Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам», который вступил в силу с 11 января 2023 года.
 
Содержание документа: 

I.    Хранение нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата

II.    Технические требования к форматам электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов

III.    Использование квалифицированной электронной подписи при хранении электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов

IV.    Доступ к нотариальным документам в электронной форме, электронным образам нотариальных документов

V.    Обеспечение неизменности и целостности переданных на хранение в ЕИС электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов, использование квалифицированной электронной подписи при их хранении

Нотариальный документ, созданный в электронной форме (электронный нотариальный документ), считается переданным на хранение в единую информационную систему нотариата (ЕИС) после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (п.1):

• нотариуса (нотариусов);
  
  
• лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса,

и внесения сведений в реестр ЕИС в соответствии с «Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок», утвержденным приказом Минюста России №225 от 30.09.2020 года.
 
Копия нотариального документа на бумажном носителе, содержащегося в номенклатурном деле, хранится в составе записи ЕИС в виде электронного образа (электронный образ нотариального документа) (п.2).

До передачи электронного образа на хранение в ЕИС нотариус заполняет сведения о передаваемом документе в соответствующей записи ЕИС, включающей его электронный образ, подписанный УКЭП нотариуса (п.3).

Электронный образ считается переданным на хранение в ЕИС после подписания его УКЭП нотариуса или работника нотариального архива нотариальной палаты субъекта РФ (п.4).

Работник архива заполняет сведения о передаваемом документе в соответствующей записи ЕИС, включающей его электронный образ, подписанный УКЭП работника архива, и присоединяет доверенность, подтверждающую полномочия работника архива, в машиночитаемой форме в формате XML, подписанной УКЭП лица, имеющего право без доверенности действовать от имени нотариальной палаты (п.5).

Запись ЕИС должна содержать следующие сведения о нотариальном документе (п.6):

• Регион совершения нотариального действия;
  
  
• Реестровый номер;
  
  
• Дату совершения нотариального действия;
  
  
• Индекс номенклатурного дела;
  
  
• Фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса или наименование государственной нотариальной конторы;
  
  
• Вид нотариального действия;
  
  
• Сведения о заявителе, от имени или по поручению которого совершено нотариальное действие (при наличии в нотариальном документе):
  
  
• Физическом лице - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, страховой номер индивидуального лицевого счета;
  
  
• Об индивидуальном предпринимателе - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя;
  
  
• О юридическом лице - полное наименование в соответствии с нотариальным документом, основной государственный регистрационный номер или идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица);
  
  
• Электронный образ нотариального документа.

Копии нотариальных документов на бумажном носителе, содержащихся в наследственном деле, в виде их электронных образов хранятся в составе записи о наследственном деле ЕИС (п.7).

Запись о наследственном деле ЕИС должна содержать (п.8):

• Уникальный регистрационный номер наследственного дела, присвоенный в соответствии с Порядком ведения реестров ЕИС;
  
  
• Электронные образы нотариальных документов, подписанные УКЭП нотариуса или работника архива.

При принятии на хранение наследственного дела, не внесенного в реестр наследственных дел ЕИС, работник архива его регистрирует реестре и заполняет сведения о принятом наследственном деле (п.9).
 
Технические требования к форматам электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов
 
Электронный нотариальный документ изготавливается нотариусом в соответствии с «Требованиями к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме», утвержденными приказом Минюста России №227 от 30.09.2020 года (п.10).

Электронный образ должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1 (п.11), он формируется в виде одного файла в формате PDF/A (п.12).

Если нотариальный документ состоит из двух и более страниц, его электронный образ формируется в виде одного многостраничного электронного файла.

Сканирование нотариального документа, созданного на бумажном носителе, производится с разрешением 300 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого цвета, глубина цвета 8 бит на пиксель (п.13).

Мой комментарий: Обращаю внимание на то, что в электронном архиве нотариата хранятся только нотариальные документы, а вся остальная документация, связанная с осуществлением нотариальных действий, в этом архиве размещаться не будет - он будет храниться только на бумажных носителях.

Все эти документы подписываются усиленными электронными подписями и имеют весьма длительные сроки хранения.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434520

Нотариальные архивы: Правила комплектования и учета нотариальных документов

Приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №395 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22 были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов», которые вступили в силу 11 января 2023 года.

Правила комплектования нотариальных документов
 
Нотариальный архив принимает нотариальные документы в составе номенклатурных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы (п.3).

По решению нотариальной палаты, принятому в соответствии с ее уставом, по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела нотариальный архив принимает на хранение номенклатурные дела, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на хранении в государственных архивах субъекта РФ, муниципальных архивах.

Мой комментарий: Это интересное положение. Собираются ли нотариусы забрать из государственных архивов все нотариальные документы, которые уже отнесены к документам Архивного фонда РФ? С моей точки зрения, для того, чтобы это можно было осуществить, данную норму следовало бы включить в закон об архивном деле.

Нотариальный архив принимает номенклатурные дела:

• Нотариусов, занимающихся частной практикой, сложивших полномочия;
  
  
• Государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой.

Дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, передаются комиссией, созданной в соответствии с «Правилами нотариального делопроизводства», в архив, членом которой являлся нотариус, за исключением номенклатурных дел, не оконченных производством, в том числе наследственных и депозитных дел.

Архив осуществляет прием оконченных производством дел, от нотариусов - членов соответствующей нотариальной палаты в соответствии с утвержденным президентом нотариальной палаты графиком приема документов от нотариусов по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за последним годом временного хранения нотариальных документов нотариусом (п.4).
 
Номенклатурные дела принимаются архивом с индексами, предусмотренными номенклатурой дел нотариуса в соответствии с «Правилами нотариального делопроизводства».

Номенклатурные дела передаются в архив на бумажных носителях (п.5).

Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, принимаются архивом в том виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший временное хранение.

В этом случае работники архива самостоятельно производят

• Сканирование нотариальных документов;
  
  
• Переформирование номенклатурных дел;
  
  
• Регистрацию наследственных дел в реестре наследственных дел в  единой информационной системе нотариата (ЕИС).

При приеме на хранение номенклатурных дел нотариуса работник архива в присутствии нотариуса проверяет соответствие акту приема-передачи номенклатурных дел нотариуса в ЕИС за определенный год и принимаемых от нотариуса номенклатурных дел на бумажном носителе (п.6).

Мой комментарий: Требование о том, чтобы сам нотариус сдавал лично свои документы в архив, с юридической точки зрения, наверное, правильное, - а вот с точки зрения выполнения этого процесса на практике оно кажется весьма спорным. Как правило, нотариусы сами не занимаются делопроизводством, у них для этого есть подчинённые. Более того, работа с архивными документами в крупных нотариальных конторах поручена отдельным сотрудникам с соответствующим образованием. Ну не станет нотариус тратить свое драгоценное время на передачу документов в архив! Более правильно было бы дать возможность заинтересованным сторонам самим выбрать наиболее удобный для всех вариант взаимодействия.

Акт приема-передачи номенклатурных дел, сформированный в ЕИС, подписывается квалифицированными электронными подписями нотариуса и работника архива.

При приеме на хранение номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, работник архива в присутствии нотариуса или комиссии проверяет соответствие акту приема-передачи указанных дел нотариусу принимаемых от нотариуса или комиссии номенклатурных дел на бумажном носителе. В акте приема-передачи работником архива делаются отметки о состоянии дел: удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое), а также отражаются факты отсутствия дел.
 
Правила учёта нотариальных документов
 
Сведения о приеме номенклатурных дел нотариуса в архив вносятся в картотеку архива, ведущуюся нотариальной палатой в электронной форме, на основании сведений акта приема-передачи дел (п.7).

Работник архива после приема дел на хранение включает их в картотеку архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учете (п.8).

В карточке архивного хранения номенклатурных дел отражаются сведения об их использовании, включая их выемку по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами.

Нотариальная палата вправе принять решение о включении иных сведений в учетную карточку архивного хранения номенклатурных дел.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434512