Четыре неожиданных способа использования цветового кодирования, способные решить проблемы управления документами и информацией, часть 4

(Окончание)

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото), вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 1 июоя 2014 года. Это последний из серии постов о технологии цветового кодирования. В нем речь идёт о применении данной технологии для защиты персональных данных и обеспечения информационной безопасности.

В предыдущем посте мы показали, как цветовое кодирование может помочь Вам исполнять законодательно-нормативные требования благодаря улучшенной практике отслеживания сроков хранения документов и выполнения установленных действий по их истечении. Это, однако, только часть Вашего пути в плане исполнения законодательно-нормативных требований. Требуется большее, особенно когда речь заходит об обеспечении неприкосновенности частной жизни и об информационной безопасности. И здесь цветовое кодирование приходит на помощь, помогая обеспечивать соответствие установленным требованиям путем предотвращения различных форм нарушения конфиденциальности персональных данных.

Три проблемы защиты персональных данных, которые можно предотвратить благодаря цветовому кодированию

Чтобы проиллюстрировать возможности цветового кодирования в плане защиты персональных данных, рассмотрим три возможные проблемы: злонамеренный доступ к делам, неоправданное распространение конфиденциальной информации и нарушение анонимности.

Злонамеренный доступ к делам: Для того, чтобы исключить попадание документов не в те руки, требуется целый ряд мер безопасности. Цветовое кодирование выполняет свою часть работы, затрудняя неавторизованным сторонам поиск чувствительной информации о коллегах, родственниках или деловых конкурентах. В традиционных системах делопроизводства дела часто маркируются и хранятся в порядке имен лиц или компаний. Это упрощает задачу информационных воров, облегчая просмотр и локализацию дел. Хорошей альтернативой является числовая система индексации, поддерживаемая этикетками с цветовым кодом (см. фото). В этом случае организация снабжает авторизованный персонал «мастер-индексом», устанавливающим соответствие между числовыми кодами и именами. Без такого индекса мошенники не смогут понять, какое дело касается определенного лица или компании.

Неоправданное распространение конфиденциальной информации: Во втором посте этой серии мы говорили о том, как цветовое кодирование помогает избегать ошибок при расстановке дел и, как следствие, потери производительности. Есть, однако, и другие потенциально серьезные последствия ошибок при расстановке документов – когда, например, персональные данные попадают в чужое личное дело, или когда личное дело ставится в неподходящее место, имеется повышенная вероятность того, что кто-либо из сотрудников неумышленно получит доступ и ознакомится с этой информацией. Ещё одним примером может служить поиск пропавшего документа, когда сотрудникам приходится просматривать множество дел. Такой неоправданный доступ к персональной информации создает риск несоблюдения установленных требований, и больше объем информации, к которой сотрудники получают при этом доступ, тем больше риск незаконного раскрытия или использования персональных данных. Предотвращая ошибки в расстановке дел, цветовое кодирование сводит связанный с неоправданным доступом риск к минимуму.

Нарушение анонимности: Забудем теперь о содержимом дела –раскрытие даже самого факта существования дела может представлять собой угрозу для неприкосновенности частной жизни и конфиденциальности. Рассмотрим случай медицинской клиники. Указывая имена пациентов на обложках дел, она потенциально раскрывает личности своих клиентов для всего персонала и, возможно, даже для посетителей в зале ожидания. В зависимости от типа клиники это может означает раскрытие информации о диагнозе или лечении пациента даже тогда, когда никто само дело не открывает. Еще одним примером этой проблемы могут служить судебные дела или дела, касающиеся таких коммерческих сделок, как слияния и поглощения. В таком случае имя на обложке дела уже может раскрыть подробности о сторонах предстоящей сделки, следствием чего могут стать самые разные проблемы - неудачные сделки, инсайдерские операции с ценными бумагами и многое другое. И здесь, используя числовую систему индексирования в сочетании с цветовым кодированием, Вы можете избежать раскрытия сведений о содержании дела через информацию на его обложке или корешке.

Как показывают все эти примеры, цветовое кодирование является относительно простым и прямолинейным решением проблем, но оно, тем не менее, позволяет справиться с рядом наиболее сложных проблем, стоящих сегодня перед организациями. Не так уж плохо для небольшой толики цвета!

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/paper_file_management/use-color-coding-to-maintain-privacy-and-information-security/ 

Четыре неожиданных способа использования цветового кодирования, способные решить проблемы управления документами и информацией, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/blog-post_23.html )

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 18 июня 2014 года. Это второй из серии постов о технологии цветового кодирования..

По опыту компании TAB, в отношении цветового кодирования часто встречается ряд заблуждений. Одним из них является мнение о том, что цветовое кодирование – всего лишь «удобство», немного упрощающее жизнь сотрудников канцелярий и регистратур. Еще одним распространенным заблуждением является точка зрения, согласно которой цветовое кодирование полезно лишь тогда, когда дела извлекаются и возвращаются на место очень часто, а ошибки в их расстановке могут иметь серьёзные последствия – как, например, в офисах врачей и юридических фирм.

Реальность же такова, что цветовое кодирование играет гораздо более существенную роль - и используется гораздо шире - чем считает большинство людей.

Простое решение, позволяющее избежать дорогостоящих последствий

Цветовое кодирование облегчает поиск и извлечение дел, а также является простым и надежным средством, позволяющим заметить поставленные не на место документы. На нижнем уровне отдача, получаемая от цветового кодирования регистратурой и канцелярией, совершенно очевидна - повышается производительность, экономятся время и усилия, затрачиваемые на поиск неправильно расставленных дел.

Однако помимо этой немедленной отдачи происходит и нечто гораздо более значительное. Несложная технология цветового кодирования на самом деле помогает Вам избежать некоторых очень серьезных последствий для деловой деятельности, таких, как:

• Время простоя: В тех отраслях, в которых регулярно приходится использовать в основной деятельности бумажные дела - например, в машиностроении, архитектуре, энергетике и в финансовой отрасли – поиск и извлечение каждого такого дела является ключевой частью деловых процессов. Большие затраты времени на извлечение дел и на поиск пропавших документов в совокупности могут привести к большим денежным потерям следствие пониженной производительности труда.


• Упущенные деловые возможности: В последние годы наблюдается заметное увеличение активности в сфере приобретения и продажи активов. Во многих различных секторах успех зависит от способности компании приобрести нужные активы в нужное время. Когда актив выставляется на продажу, процесс торгов может быть быстрым и интенсивным. Использование цветового кодирования позволяет быстро отыскивать важные документы, когда в них возникает потребность, что дает возможность ускорить процесс принятия решений и не упустить стратегические деловые сделки.


• Правовые санкции: Когда аудиторы придут с требованиями предоставить им информацию о том, как Вы соблюдаете экологические требования, обеспечиваете безопасность сотрудников на рабочем месте или ведете налоговый учет, у Вас не будет большого запаса времени на представление запрошенной документации. И в этой ситуации использование цветового кодирования может быть чрезвычайно полезным, помогая представить необходимую документацию в установленные сроки и избежать серьёзных штрафов, убытков, а то и тюрьмы.

Как мы видим, реальные преимущества цветового кодирования выходят далеко за рамки удобства для сотрудников регистратур. Задумываясь о получаемой от данной технологии отдаче и о тех неприятностях, которых она позволяет избежать, нельзя не задаться вопросом: А используем ли мы цветовое кодирование всюду, где следовало бы?

Во многих коммерческих организациях сфера применения цветового кодирования уже охватывает большую часть их документального фонда – в том числе даже те документы, которые используется не очень часто. Почему? Как говорят у нас в компании TAB, лучше потратить копейки на хорошую практику управления документами, чем потерять миллионы из-за негативных последствий для деловой деятельности.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/3.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/paper_file_management/color-coding-a-simple-way-to-avoid-costly-problems/ 

Четыре неожиданных способа использования цветового кодирования, способные решить проблемы управления документами и информацией, часть 1

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 11 июня 2014 года. Она интересна тем, что посвящена совершенствованию традиционных бумажных технологий – данная тема в последние годы оказалась незаслуженно забытой и за рубежом, и у нас.

В первом из серии из четырех постов, посвященной технологии цветового кодирования, мы сосредоточим внимание на непритязательной папке, помеченной таким кодом. Цветовое кодирование, которое на протяжении многих лет было одной из основных технологий, используемых в сфере управления документами, традиционно использовалось для выполнения очень конкретной функции - оно помогало выявлять неправильно расставленные дела и папки. Однако, как мы покажем в постах данной серии, цветовое кодирование может использоваться рядом неожиданных способов для решения еще многих задач управления документами и информацией ...

При посещении большинства медицинских учреждений часто первым, что бросается в глаза, является радуга цветов - тысячи ярких самоклеющихся этикеток на папках с документами пациентов.

Первоначально эта несложная практика была разработана для того, чтобы помочь сотрудникам заметить неправильно расставленные дела и папки. Нарушение в цветовом «рисунке» сразу же говорило о том, что документы поставлены не туда, куда положено. И если большинство специалистов по управлению документами хорошо знакомо с таким применением цветового кодирования, то многие, наверное, удивятся, узнав, что есть и другие полезные приложения этой технологии.

Возможности цветового кодирования намного шире, чем предотвращение неправильной расстановки документов

Традиционно, цветовое кодирование использовалось в работе с активными делами, которые нужно было часто доставать (а затем возвращать на место). Именно поэтому оно обычно встречается в таких отраслях, как здравоохранение, юридические услуги, банковское и страховое дело, архитектура и управление кадрами. Там цветовое кодирование помогает обеспечить, чтобы в хранилище дел (file room) - особенно если доступ к нему имеют несколько сотрудников - не нарушался порядок вследствие ошибок при расстановке возвращаемых дел.

Со временем все больше и больше организаций осознало, что цветовое кодирование может использоваться для решения многих других проблем управления документами. Как они обнаружили на практике, цветовое кодирование дает определенные выгоды стратегического характера. При правильном использовании цветовое кодирование способствует:

• Поиску документов и принятию решений: Оно обеспечивает быстрое получение доступа к делам, необходимым для выполнения критически важных, срочных деловых операций, таких, как слияния, поглощения или представление документов контролирующим органам, суду или следствию;


• Отслеживанию сроков хранения и выполнению установленных действий с документами по их истечении: Дела и папки маркируются таким образом, который помогает проводить их своевременную и точную обработку в конце их жизненного цикла;


• Обеспечению неприкосновенности частной жизни и информационной безопасности: Помимо предотвращения неправильной расстановки документов, цветовое кодирование может использоваться для того, чтобы избежать раскрытия содержавшейся в делах конфиденциальной информации;


• Управлению местом хранения: Цветовое кодирование способствует внедрению более эффективных решений, обеспечивающих хранение большего объёма документов на единицу площади.

Очевидно, что эти преимущества выходят далеко за рамки выявления поставленных не на место папок. Кто бы мог подумать, что на всё это способна неброская папка с цветовым кодом? На протяжении многих лет компания TAB помогла своим клиентам внедрять разнообразные творческие и эффективные решения на основе цветового кодирования. В следующих трех постах на нашем блоге мы расскажем о некоторых из этих способов применения и покажем, как цветовое кодирование может быть полезно для быстрого поиска документов, отслеживания их сроков хранения и уничтожения, а также для  защиты персональных данных.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/06/2_26.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/paper_file_management/four-unexpected-ways-that-color-coding-can-solve-rim-challenges/