Новая статья о японской практике уничтожения / передачи документов

На веб-сайте издаваемого издательством Шпрингер (Springer) международного журнала «Архивная наука» (Archival Science) 25 сентября 2026 года в открытом доступе была выложена статья Тецудзи Кубоямы (久保山 哲二, Tetsuji Kuboyama) и Адриана Каннингем (Adrian Cunningham) «Уничтожение / передача документов в органах центрального правительства Японии: Нормативная база, практика и возможности применения искусственного интеллекта» (Records Disposition in Japan’s Central Government: Norm, Practice, and the Applicability of AI), см. https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w , прямая ссылка на PDF-файл: https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/s10502-026-09561-w.pdf .

Я всегда с большим интересом читаю статьи об опыте зарубежных стран – даже в маленьких странах попадаются интересные нюансы в их подходах к управлению документами и архивному делу, которые полезно взять на заметку. Опыт же Японии вообще в мире мало известен, а тема уничтожения / передачи неизменно привлекает к себе внимание специалистов-практиков.

Также следует отметить, что одним из соавторов статьи является авторитетный международный эксперт, бывший президент и нынешний член Австралийского общества архивистов (Australian Society of Archivists, ASA) Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), чьё имя не раз упоминалось в постах на моём блоге. 

Второй соавтор, д-р Тецудзи Кубояма (на фото), является профессором токийского университета Университет Гакушуин (Gakushuin University) и директором его Вычислительного центра. В число его интересов входят ИИ, различные аспекты информатики, и в том числе «вычислительная архивная наука». О последней он говорит так: «Я провожу структурный анализ описаний и извлекаю контекстные структуры, опираясь на международные стандарты описания архивных материалов, такие как EAD, EAC-CPF и RiC» (см. https://tk.cc.gakushuin.ac.jp/ ).

В аннотации на статью отмечается следующее:

«Система управления государственными документами в органах центрального правительства Японии опирается на нормативно-правовую базу, однако вопросы масштабной реализации этой системы на практике изучены недостаточно. 

Используя данные из «Реестров учёта дел в административном делопроизводстве», публикуемых каждым государственным органом на портале электронного правительства в соответствии со статьей 7 «Закона об управлении государственными документами и архивами», мы проанализировали примерно 111 записей, относящихся к 16 ведомствам, реестры которых нам удалось извлечь практически полностью.

По итогам исследования мы сделали четыре основных вывода:

• Показатели полноты передачи документов в Национальные архивы говорят о том, что не обеспечивается полная передача, предусмотренная Руководствами для документов соответствующих категорий: примерно один из трёх подлежащих передаче на архивное хранение документов отмечен как отобранный на уничтожение.
  
  
• Документы, созданные после принятия «Закона об управлении государственными документами и архивами» 2011 года, отбираются для передачи примерно на 27% реже, чем более ранние документы. Такое снижение обусловлено изменением состава отражаемых в реестре документов, а не изменением порядка обработки какого-либо конкретного типа документов.
  
  
• Категория, к которой отнесён документ, гораздо сильнее влияет на его дальнейшую судьбу, чем принадлежность к конкретному министерству или ведомству, в котором он хранится, - несмотря на то, что каждое ведомство самостоятельно устанавливает сроки и порядок хранения своих документов.
  
  
• Модель машинного обучения достаточно точно воспроизводит зафиксированные в реестре решения об окончательной судьбе документов (т.е. об уничтожении либо передаче на постоянное архивное хранение – Н.Х.), что позволяет сузить до идентифицируемой небольшой группы массив документом, заслуживающих проведения индивидуальной экспертизы.

В совокупности эти результаты свидетельствуют о наличии систематического разрыва между нормативно-правовыми требованиями и практикой их реализации в условиях делегирования полномочий, - а также указывают на то, что проведение экспертизы документов ценности с использованием искусственного интеллекта позволяет в массовом порядке выявлять случаи отступления от установленных норм.»

Отдельный интерес представляет приведенный в статье список литературы, включающий нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы управления документами и архивной работы. В их число, в том числе, входят:

• «Руководство по управлению административными документами» (行政文書の管理に関するガイドライン), первоначально утв. решением Премьер-министра Японии 1 апреля 2011 года в дополнение к базовому «Закону об управлении государственными документами и архивами» (Public Records and Archives Management Act, 2009) и регулярно обновляемое. Руководство было существенно пересмотрено в редакции от 7 февраля 2022 года. Сводный текст по состоянию на 14 февраля 2025 года доступен по адресу http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf 
  
  
• «Результаты рассмотрения ключевых направлений политики на 2023 финансовый год каждым государственным ведомством» (各行政機関における令和５年度重要政策の検討結果について), опубликованные Канцелярией Кабинета министров Японии в 2024 году, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/reiwa5_juyouseisaku.pdf .  Документ отражает результаты отбора «ключевых направлений политики» каждым ведомством в соответствии с «Руководством по управлению административными документами». Страница серии подобных документов, содержащая также информацию о требовании, изложенном в разделе 7 «Руководства», доступна по адресу: https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/juyouseisaku.html  
  
  
• «Отчёт о состоянии управления официальными документами и архивами в 2024 финансовом году» (令和６年度における公文書等の管理等の状況について), Канцелярия Кабинета министров Японии, 2025 год, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/houkoku/pdf2024_houkoku.pdf
  
  
• Уведомление № 137 от 28 мая 2020 года «Практические рекомендации по организации, хранению и порядку работы с делами, содержащими административные документы и т. п., касающимися мер реагирования на ситуацию с COVID-19» (新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応に関する行政文書ファイル等の 整理及び保存等の運用上の留意点について), разосланное директором Отдела управления официальной документацией, Кабинета министров, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/rekiren/tsuchi200528.pdf   
  
  
• Страница «Поиск в реестре учёта дел в административном делопроизводстве» (行政文書ファイル管理簿の検索) на портале электронного правительства Японии, см. https://administrative-doc.e-gov.go.jp/bsearch/list  
  
  
• «Управление государственными документами как ведение документальной истории, охватывающей длительный период времени - Решение этой задачи как общенациональной инициативы» (「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」-今、国家事業として取り組む), итоговый доклад экспертной группы по вопросам управления официальными документами от 4 ноября 2008 года, см. https://www.rilg.or.jp/htdocs/img/reiki/PDF/%EF%BC%91%EF%BC%99/hokoku.pdf 
  
  
• «О реализации мер, необходимых для надлежащего сохранения официальных документов и иных материалов, имеющих важное значение в качестве исторических источников» (歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について), решение Кабинета министров от 30 марта 2001 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi//moushiawase1.pdf 
  
  
• «Рекомендации в отношении мер по управлению административными документами» (行政文書の管理方策に関するガイドラインについて), согласованы Совещанием по координации деятельности административных работников министерств и ведомств 25 февраля 2000 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi/kako_guideline.pdf . Документ утратил силу в связи с принятием в 2011 году «Руководство по управлению административными документами».
  
  
• «Закон об управлении государственными документами и архивами» («公文書等の管理に関する法律»), закон Японии №66 от 2009 года, действует с апреля 2011 года, см. https://laws.e-gov.go.jp/law/421AC0000000066/ 
  
  
• «Выявление конкретных важных вопросов государственного управления и передача периодически создаваемых документов» (特定の国政上の重要事項等の指定及び 定期的に作成される文書の移管について), Управление главного специалиста по государственным документам (подразделение Национального архива Японии), публикация в журнале «Архивы» (アーカイブズ, Ākaibuzu, том 29, стр. 56–63), https://www.archives.go.jp/publication/archives/wp-content/uploads/2015/03/acv_29_p56.pdf  

Источник: веб-сайт Springer
https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w