У нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] есть серьёзная проблема с достижением эффективных результатов в ходе управления информацией и документами.
Как ни парадоксально это звучит, но я полагаю, что это в значительной степени проблема контекста.
Архивная наука вносит неоценимый вклад в нашу работу, однако сейчас, как мне кажется, мы слишком много обращаем внимание на интересы архива и недостаточно – на интересы руководителей деловых подразделений (или просто «сотрудников, у которых много дел»). И это проблема, потому что у архивистов совершенно иные потребности, чем у руководителей деловых подразделений.
Архивисты принципиально смотрят на документы, оглядываясь назад во времени - они осмысливают то, что было сделано, почему были приняты решения и предприняты действия —как правило, делая это спустя длительное время после того, как всё это произошло.
Руководители деловых подразделений, напротив, принципиально смотрят в будущее — они осмысливают текущую среду оперативной деятельности, принимают решения и предпринимают действия. В прото-бюрократии вся работа руководителей основывалась на документах – на восходящем потоке в организации информации в виде отчётов и на нисходящем потоке приказов и полномочий; все это было представлено в виде документов.
«Контекст создания» создаёт нам проблемы в том плане, что мы позаимствовали и саму эту концепцию, и точку зрения на неё из архивной науки, а это значит, что мы рассматриваем документы как информацию, которая «остановилась» - как нечто статичное, а статичные сущности сталкиваются с совершенно иными проблемами, чем сущности в движении. Такое видение заставляет нас сосредоточить все наши усилия на описании. В архиве неописанный документ представляет собой реальную проблему - невозможно понять его происхождение, а отыскать сотрудников, у которых можно было бы спросить о нём, часто очень сложно, если вообще возможно. Для архива описание документа может означать разницу между быстрым, недорогим и точным пониманием важных исторических событий - и годами, потраченными на (возможно, неудачные) попытки понять эти документы.
Если говорить на языке теории психодинамики систем (согласно Википедии, психодинамика – это раздел психологии, изучающий взаимодействие разных частей психики человека, их способность порождать эмоциональные и мотивационные силы, определяющие состояние разума и поведение человека. Основателем психодинамики является Зигмунд Фрейд, чьи идеи затем развили Карл Юнг, Альфред Адлер, Мелани Кляйн и др.; см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Психодинамика . Психодинамика систем - это подход, который исследует взаимодействие между бессознательными мотивами, эмоциями и структурой (семьи, организации или психики). Она изучает, как глубинные психологические процессы определяют поведение всей группы, помогая понять скрытые конфликты и закономерности - Н.Х.), то мы бы сказали, что неописанные документы ставят под угрозу выполнение архивом его первостепенной задачи.
Тем временем основная задача организации - это делать то, что ей необходимо для выживания. Если нечто угрожает выполнению этой основной задачи, то оно угрожает выживанию и рассматривается как экзистенциальная угроза, потому что с точки зрения организации так оно и есть.
В этом суть причины, по которой я считаю, что нам нужно исключить из нашего лексикона «контекст создания» - хотя бы на время - и снова сделать акцент на точке зрения руководителей деловой деятельности. Простой факт заключается в том, что некачественное описание документов не является экзистенциальной угрозой для наших организаций. Мы знаем это, потому что организации нередко делают такие описания очень плохо, и в большинстве случаев выживают. Когда же организации не выживают, никто ещё не сообщал о том, что именно неадекватное описание документов привело их к краху.
Мой комментарий: Последнее утверждение часто справедливо - но всё же не везде и не для всех видов документов. В юрисдикциях, где существует процедура раскрытия и э-раскрытия документов и информации в случае судебных споров и расследований, неоднократно были зафиксированы случаи банкротства и ликвидации организаций, напрямую связанные с неадекватным «традиционным» управлением (включая отсутствие надлежащего учёта и описаний).
Также известны случаи краха организаций вследствие невозможности адекватно отреагировать на чрезвычайные ситуации или же восстановить свою деятельность после них ввиду отсутствия надлежащего учёта документов и информационных активов.
Наконец, документы документам рознь – неадекватный учёт и описание документов, с которыми связаны исполнение жёстких законодательно-нормативных требований, подтверждение ключевых прав организации либо высокие деловые риски, вполне могут стать причиной гибели организаций …
Руководители деловых подразделений знают, что качество описания документов не представляет собой экзистенциальной угрозы для их организации. Хорошие руководители также знают, что плохое качество документопотока в их организациях представляет собой реальную экзистенциальную угрозу.
Когда качество документопотока падает, снижается способность руководителей деловых подразделений к осмыслению ситуации, вследствие чего снижается качество принимаемых ими решений. В результате предпринимаемые ими действия перестают соответствовать условиям, в которых они осуществляют деловую деятельность, и ухудшаются результаты этой деятельности (для постоянных читателей моего блога отмечу, что это модель DIKAR в действии).
Мой комментарий: Акроним DIKAR сформирован на основе пяти понятий: данные (Data), информация (Information), знания (Knowledge), действия (Action) и результаты (Results). Подробнее о модели DIKAR см. пост Мелроуза здесь: http://rusrim.blogspot.com/2020/12/dikar.html .
Кем такая ситуация делает руководителей деловых подразделений? Несколько иронично то, что это делает их теми людьми, которые лучше всего понимают ценность документов; теми, кто лучше всего понимает причину создания документов и ценность самого их создания.
Когда мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] чрезмерно акцентируем внимание на архивном аспекте и рассматриваем отсутствие надлежащего описания документов как экзистенциальную угрозу, мы начинаем рассматривать как экзистенциальную угрозу и руководителей деловой деятельности - потому что они не хотят замедлять темпы своей работы, чтобы описать свои документы, поскольку это не даёт им деловой отдачи.
Результатом такого нашего отношения к руководителям и попыток заставить их «притормозить» является именно то, что мы наблюдаем сейчас в большинстве организаций – мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] испортили отношения как раз с теми сотрудниками, чья работа больше всего выигрывает от документов, которым мы придаем столь важное значение.
Именно поэтому сфера ИКТ так преуспевает — её представители смотрят на мир с точки зрения руководителей деловой деятельности, понимая, что если поток документов (информационный обмен) прекратится, то встанет и вся деятельность организации.
Тем временем мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] рассматриваем документы как статичные объекты, а их неадекватное описание - как эксзистенциальную угрозу.
Легко понять, как мы к этому пришли - во времена, когда управление документами главным образом сводилось к их ответственному хранению, сбои с подготовкой описаний означали, наш провал с выполнением основной задачи нашей службы управления документами – надежным образом обеспечить выдачу по запросу дела через десять, двадцать или пятьдесят лет после того, как его нам передали на ответственное хранение.
Сегодня, однако, мы действуем в совершенно иных условиях.
Технологии изменились, и перед нами встал выбор: либо по-прежнему вести свою деятельность только на неактивной фазе жизненного цикла документов и информации, либо включаться в работу с ними и на активной фазе. И мы стали работать на активной фазе, - но сделали это лишь наполовину. Внедряясь в активную фазу, мы полагали, что, раз уж мы являемся профессионалами в области управления документами, то мы знаем о документах больше других, - не осознавая, что, хотя мы, возможно, действительно знаем больше о том, как управлять неактивными документами в состоянии покоя, однако ценность документов на активной фазе жизненного цикла полностью определяется их движением, о чём мы знаем очень мало, потому что мы чрезмерно акцентировали внимание на роли и интересах архивиста и недооценивали роли и интересы руководителей деловых подразделений.
С моей точки зрения, на данный момент это изменение носит экзистенциальный характер для дисциплины управления документами.
Я полагаю, что отказ от фокусирования нашего внимания на «контексте создания» является полезным способом переключения нашего внимания на интересы руководителей деловой деятельности. В результате появится возможность сосредоточить внимание на том, как документы движутся.
Мой комментарий: Думаю, здесь интересно будет отметить, что в российской традиции документооборот и поддержка архивной работы всегда в равной степени были в центре внимания специалистов по управлению документами (делопроизводителей) :)
Примечание автора: В этом посте высказано моё личное мнение о том, как изменить ситуацию - однако эта тема, вообще говоря, не нова, и соответствующие дискуссии ведутся уже в течении десятилетий. В основе всего лежит вопрос о пересечении архивного дела и управления документами.
Есть одна замечательная цитата из 1950-х годов о том, что архивисты похожи на историков, а специалисты по управлению документами - скорее похожи на руководителей деловой деятельности (кажется, её можно найти в одной из статей Дэвида Бирмана (David Bearman)).
В работах Фрэнка Апворда (Frank Upward – известен как основоположник австралийской теории континуума документов – Н.Х.) также говорится о непрерывной преемственности между архивной работой и управлением документами, - и моя интерпретация усилий в области континуума, наносекундного архивирования и информатики в сфере управлении документами (благодаря работам Фрэнка Апворда, Сью Маккеммиш (Sue McKemmish), Ливии Яковино (Livia Iacovino), Барбары Рид (Barbara Reed), Джиллиан Оливер (Gillian Oliver), Джоан Эванс (Joanne Evans) и, вероятно, других коллег) заключается в том, что это был ответ архивной науки на потребность в решении проблемы преемственности в посткастодиальном мире, когда документы формируются из данных в реальном времени.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/time-to-remove-context-of-creation
