Штат Виктория, Австралия: Опубликовано руководство по внедрению стандарта оперативного управления документами PROS 19/04

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата.

Сейчас постепенно подходит к завершению работа по подготовке стандартов нового поколения, и к настоящему моменту уже опубликованы следующие документы:

• «Стандарт обеспечения доступа» (PROS 19/06 Access Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1906v1.0.pdf )


• «Стандарт создания, захвата и контроля» (PROS 19/05 Create, Capture and Control Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905v1.0.pdf ), поддерживаемый спецификациями
  
  
  • «Спецификации для оцифровки» (PROS 19/05 S1 Digitisation Specification,  https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s1v1.0.pdf );
  
  
  • «Спецификации минимальных метаданных» (PROS 19/05 S2 Minimum Metadata Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s2v1.0_0.pdf );
  
  
  • «Спецификации форматов для долговременного хранения» (PROS 19/05 S3 Long Term Sustainable Formats Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s3v1.0.pdf );


• «Стандарт оперативного управления документами» (PROS 19/04 Operational Management Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904v1.0.pdf ), поддерживаемый новым руководством
  
  
  • «Руководство по оперативному управлению документами» (PROS 19/04 G Operational Management Guideline, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904gv1.0.pdf );


• «Стандарт стратегического управления документами» (PROS 19/03 Strategic Management Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1903v1.0.pdf ), поддерживаемый руководством
  
  
  • «Руководство по стратегическому управлению документами» (PROS 19/03 G Strategic Management Guideline, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1903gv1.0.pdf ).


• Продолжается подготовка новой редакции стандарта «Уничтожение/передача документов» (Disposal Standard).

2 марта 2020 года Управление государственных документов штата Виктория сообщило о публикации «Руководства по оперативному управлению документами» (PROS 19/04 G Operational Management Guideline, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1904-g-operational-management-guideline , прямая ссылка https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904gv1.0.pdf ) объёмом 21 страница.

В информационном сообщении отмечается:

Уже доступно новое руководство по внедрению стандарта оперативного управления документами (PROS 19/04).

Данное руководство содержит рекомендации по применению следующих разделов стандарта:

• Планирование и закупка систем
  
  
  • Выявление и учёт требований к управлению документами и функциональности системы;
  
  
  • Анализ систем с целью обеспечить соблюдение требований к управлению документами.


• Эксплуатация и техническая поддержка систем
  
  
  • Текущее обслуживание системы и переход на новую систему


• Процессы
  
  
  • Учёт требований при проектировании процессов


• Обучение и ознакомление
  
  
  • Программы обучения и ознакомления, способы измерения их эффективности


• Контрактная работа
  
  
  • Заключение договора с поставщиком об оказании услуги или поставке продукта для государственного учреждения
  
  
  • Заключение договора с поставщиком об оказании услуги или поставке продукта от имени государственного учреждения
  
  
  • Примеры положений договоров и соглашений, касающихся вопросов управления документами

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1904-g-operational-management-guideline
https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904gv1.0.pdf