Не у одной меня возникают вопросы к срокам хранения, установленные в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236) :)
Приведенный ниже вопрос был одновременно направлен в два ведомства - в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) и в Федеральное архивное агентство (Росархив), каждое из которых подготовило свой ответ.
Вопрос: Согласно пункту 5 Разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14 декабря 2012 г. «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», в случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.
Согласно ст.438 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236), документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу, подлежат хранению в течение 1 года.
В связи с чем прошу пояснить, каким из документов следует руководствоваться при определении сроков хранения документов лиц, не принятых на работу, чтобы избежать ответственности за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
Давайте теперь сравним ответы ведомств.
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) изложила свою позицию в письме от 2 марта 2020 г. №13677-02-11/77, отметив, что в соответствии с п.2 ст.3 федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивный документ – «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства».
Роскомнадзор отметил, что хранение архивных документов в соответствующих архивах предусматривает определенный режим, особенности которого установлены законодательством об архивном деле. Так, архивному документу присваиваются реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013.
По мнению Роскомнадзора, «документ становится архивным только после принятия собственником (владельцем) документа решения о передаче его в архив в связи с закрытием дела, то есть в связи с тем, что данный документ окончательно исполнен и в процессе текущей хозяйственной деятельности организации более не пригодится».
Мой комментарий: К сожалению вопрос о том, когда документ становится архивным, в законодательно-нормативной базе не отражен до сих пор :( Это всего лишь точка зрения ведомства, - но, если ей следовать, получается, что одни и те же документы в зависимости от места хранения могут быть архивными, а могут и не быть, и в результате относящиеся к ним законодательно-нормативные требования могут оказаться разными!
Ведомство обратило внимание на то, что:
- В соответствии с ч.2 ст.1 федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» действие закона не распространяется на отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
- Согласно ч.5 ст.5 закона «О персональных данных», обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
- В соответствии с ч.4 ст.21 закона «О персональных данных», в случае достижения цели обработки ПДн оператор обязан прекратить их обработку или обеспечить ее прекращение (если она осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить ПДн или обеспечить их уничтожение (если она осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн, иным соглашением между оператором и субъектом ПДн либо если оператор не вправе осуществлять обработку ПДн без согласия субъекта ПДн на основаниях, предусмотренных настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.
Федеральное архивное агентство (Росархив) изложило свою позицию в письме от 19 марта 2020 г. №Р/В-534 «Об организации хранении, комплектовании, учете и использовании содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ».
Как и Роскомнадзор, Росархив отметил, что действие федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» не распространяется на архивные документы (пункт 2 части 2 статьи 1).
В соответствии с частью 2 статьи 21.1. федерального закона от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, то есть исчисляются в годах.
Таким образом, для документов, предусмотренных пунктом «б» статьи 438 Перечня был установлен срок хранения 1 год, исходя из практической надобности в документах, перечисленных в статье 438.
При этом Росархив подчеркнул, что пункт 5 Разъяснений Роскомнадзора от 24 декабря 2012 года касается сведений, предоставленных соискателем на замещение вакантной должности, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, но не документов соискателя на замещение вакантной должности.
Мой комментарий: Отмечу в первую очередь то, что ни одно из ведомств так и не рискнуло прямо ответить на поставленный вопрос, содержащийся в обращении – а именно, каким документом руководствоваться при определении сроков хранения :)
С моей точки зрения, очень спорно утверждение Росархива о том, что п.5 «Разъяснений» не касается документов соискателя. Чтобы в этом убедиться, приведу цитату из этого документа:
Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»Моя позиция по данному вопросу следующая. Срок хранения персональных данных в соответствии с ч.4 ст.21 закона «О персональных данных» - тридцать дней с даты достижения цели обработки персональных данных. Этот срок хранения нельзя изменять и увеличивать подзаконными нормативно-правовыми актами. Что можно сделать, так это грамотно сформулировать цели обработки персональных данных, в которые можно и нужно включать исполнение требований иного законодательства и удовлетворение иных разумных потребностей организации.
Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключил соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.
В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.
К примеру, к таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д.
При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.
В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п.7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.
В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.
Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.
Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст.64.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень предоставляемых документов определен Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и п.7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112, а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 №667-р.
При этом «персональные данные» и «документы, содержащие персональные данные» - не одно и то же.
При принятии решений об уничтожении организациям также стоит учитывать риски, связанные с административными штрафами за нарушение законодательства. Штрафы по ст.13.11. «Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных» достаточно большие; в то же время за все годы мониторинга правоприменительной практики я не находила примеров наказания организаций за нарушение сроков хранения архивных документов.
Источник: Справочно-правовая система Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/73598584/
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/73674661/
Комментариев нет:
Отправить комментарий