Ответ на вопрос коллеги: Согласование инструкций по делопроизводству с государственным архивом

Вопрос коллеги из Республики Коми: При работе над Инструкцией по делопроизводству я столкнулась с непониманием руководством необходимости согласовывать Инструкцию с государственным архивом. Руководитель не принимает аргумент о том, что мы являемся источником комплектования, и требует показать ему, каким нормативным документом регламентировано подобное согласование. Подскажите, есть ли какой-либо «бронебойный» аргумент, чтобы раз и навсегда закрыть этот вопрос?

Ответ: Для начала, давайте посмотрим, как этот вопрос регламентируется на федеральном уровне.

В «Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 предусмотрено, что федеральные органы исполнительной власти свои инструкции по делопроизводству согласовывают с Федеральным архивным агентством (Росархивом):

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30)

11.1. ... Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Новые правила делопроизводства 2019 года также содержат положения о согласовании инструкций по делопроизводству, но только для государственных органов и органов местного самоуправления:

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. Приказом Росархива № 71 от 22.05.2019 года)

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее - инструкция по делопроизводству) после ее согласования:

• Федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом - с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;


• Органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

При этом обратите внимание на то, что государственные архивы участвуют в этом согласовании только если им даны соответствующие полномочия. Такое же положение присутствует в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 2007 года:

Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»

Взаимодействие архива с источниками комплектования

4.8. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива

Административный регламент предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги «Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти» был утвержден приказом Минкультуры РФ № 1322 от 23.11.2007 года.

К сожалению, в региональной законодательно-нормативной базе Республики Коми я не нашла аналогичных норм и соответствующих регламентов.

• Административный регламент осуществления Министерством культуры, туризма и архивного дела Республики Коми контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми, утвержденный приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 15.04.2019 № 195-од, не содержит положений, связанных с согласованием инструкций организаций-источников комплектования;


• В «Перечне обязательных требований, предъявляемых к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, их уполномоченным представителям, перечень документов, представляемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, его уполномоченным представителям для достижения целей и задач проверки», также утвержденном приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 15.04.2019 № 195-од, требований к предоставлению инструкций по делопроизводству также не содержится;


• В Уставе государственного учреждения Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» (утв. приказом Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от 23.12.2016 № 720-од, см.: https://na.rkomi.ru/s30.files/YSTAV2016.pdf ) упоминаний о том, что архив уполномочен согласовывать инструкции по делопроизводству организаций источников-комплектования я также не обнаружила.

При этом в других регионах РФ соответствующие административные регламенты существуют. Например, приказом Департамента культуры Костромской области № 33  от 13.03.2019 года был утвержден «Административный регламент предоставления департаментом культуры Костромской области государственной услуги по согласованию инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов Костромской области».

Мой комментарий: В данном случае, с моей точки зрения, проблема заключается в том, что Ваша организация является коммерческой, и все взаимоотношения с государственном архивом должны строится на основе договора. Однако государственные архивы обычно не обращают на это внимание и пытаются делать свою работу привычным образом :) Очень многие коммерческие организации это воспринимают негативно в связи с попытками архивов вмешиваться в их внутренние деловые процессы, без учёта особенностей и интересов организаций-источников комплектования. В результате возникают конфликты и взаимное недопонимание, что порой приводит и к расторжению договоров.

Как мне кажется, в данном случае Вам вряд ли удастся убедить своего руководителя в том, что Ваша организация по закону обязана согласовывать свою инструкцию с государственным архивом. Более того, у меня есть большие сомнения в правомочности таких действий архива.

Поскольку Вы - сотрудник коммерческой организации, то основной Вашей задачей (уж извините, что говорю об этом откровенно) является зашита интересов компании. Если требования архива не согласуются с интересами Вашей организацией и позицией Вашего руководства – это проблема архива, а не компании.

Более того, мне нравится в действиях Вашего руководителя то, что он не просто с порога запретил согласование Вашей инструкции с архивом, а попросил объяснить ему, на каком основании организация должна это делать. Следующий вопрос, который он вполне может задать – это вопрос о том, в чём может заключаться заинтересованность Вашей организации в подобном согласовании.

Я порекомендовала бы Вам следующее:

• Во-первых, стоит попросить у государственного архива (возможно, через Вашего куратора) предоставить документы, подтверждающие полномочия архива по данному вопросу. Имеет смысл такой запрос направить официальным письмом, чтобы получить на него официальный ответ.


• Во-вторых, нужно своему руководителю изложить собранные Вами материалы по данному вопросу (какими бы они ни были).


• В-третьих, если Вы считаете, что такое согласование действительно необходимо или полезно, Вам стоит заранее подготовить аргументы, которые смогли бы убедить Вашего руководителя в его необходимости. По опыту могу сказать: руководство обычно склонно внимательно прислушиваться, если речь идёт о снижении риска привлечения к существенной административной ответственности (организации и особенно их самих), о повышении эффективности основной деловой деятельности или об экономии расходов. Куда реже могут быть услышаны аргументы, связанные с защитой прав сотрудников (если предполагается передавать на архивное хранение кадровые документы) или с сохранением истории организации.

Лично я считаю, что государственным архивистам нечего совать нос в документы, которые никогда не будут приняты государственным архивом на архивное хранение. Крайне редко они разбираются в сроках их хранения, и, по опыту, склонны или удлинять эти сроки по сравнению с теми, что установлены законодательством и/или оправданы с точки зрения веления деловой деятельности; или, наоборот, санкционировать преждевременное, с очки зрения интересов организации, уничтожение определённых документов – не неся при этом абсолютно никакой ответственности за последствия.