Переосмысление различия «структурированная – неструктурированная информация»: Почему нам, специалистам по управлению документами, следует прекратить считать данные «не нашей проблемой» (3)

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/01/2_01349305473.html )

Заключительное замечание - и приглашение

Идеи Карла Мелроуза очень важны, равно как и время их появления. Переход к структурированным системам не замедляется. Искусственный интеллект меняет то, каким образом мы структурируем контент. Государственные органы переписывают правила, касающиеся данных. Сообществам архивистов и специалистов по управлению документами всё чаще приходится сталкиваться с реляционной, процессной и алгоритмической природой современных свидетельств / доказательств.

Если Вы ещё не читали оригинальный пост Карла, обязательно сделайте это,  а затем подпишитесь на его раздел Meta-IRM в социальной сети Substack. Публикации Карла – одни из немногих в нашей профессиональной области, в которых концептуальная ясность сочетается с пониманием практических сложностей повседневной работы.

Мой комментарий: Многие посты Карла Мелроуза переведены на русский язык, см. подборку http://rusrim.blogspot.com/search?q="Карл+Мелроуз"&max-results=20&by-date=true 

Непрерывное пространство, континуум между более структурированной и менее структурированной информацией - вот наш реальный ландшафт, а не унаследованные нами однозначные категории, и не те изгороди, которые мы возвели, чтобы защитить то, что казалось нам привычным.

• Непрерывное пространство - это место, где «живут» доказательства,
  
  
• Непрерывное пространство - это место, где кроется риск,
  
  
• Непрерывное пространство - это место, где организации ожидают от нас лидерства,
  
  
• И именно в этом непрерывном пространстве определится будущее управления документами.

Ресурсы и дополнительная литература

Идеи, отражённые в данной статье, основаны на большом количестве исследований, стандартов и профессиональных комментариев, авторами которых являются представители мирового сообщества специалистов по управлению документами и информацией. 

Перечисленные ниже ресурсы позволяют глубже понять непрерывное пространство, соединяющее структурированную и неструктурированную информацию, конвергенцию управления документами и управления данными, а также эволюционирующие ожидания в отношении подотчётности и стратегического управления.

Ассоциация специалистов по управлению документами ARMA International

• Ник Инглис (Inglis, Nick) «Пара основополагающих концепций» (A Pair of Foundational Concepts), ARMA Magazine, 2019, https://magazine.arma.org/2019/06/a-pair-of-foundational-concepts/ 
  
  В статье дано чёткое объяснение взаимосвязи между контентом, данными и документами, а также того, почему форма не определяет доказательную ценность.

Ассоциация специалистов по управлению контентом AIIM

• Различные отчёты из серии «Обзоры состояния отрасли» (AIIM Industry Watch Reports).
  
  Изучение вопросов, связанных с неструктурированной информацией, с метаданными, с проблемами унаследованных файловых хранилищ и накопления избыточных, устаревших и тривиальных данных (redundant, outdated and trivial, сокращённо ROT т.е. «гниль» - Н.Х.)

Стандарты и технические отчёты Международной организации по стандартизации (ИСО) 

• Стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en - стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615  – Н.Х.),
  
  Включает основополагающее определение понятия «документ» как информации, сохраняемой в качестве доказательства, вне зависимости от формата.
  
  
• Технический отчёт ISO/TR 8344:2024 «Информация и документация – Вопросы и соображения относительно управления документами в средах структурированных данных» (Information and documentation - Issues and considerations for managing records in structured data environments), см. https://www.iso.org/standard/83138.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:83138:en .
  
  Ключевой по важности документ для понимания того, как базы данных, приложения и структурированные системы создают документы и управляют ими, - и как специалисты по управлению документами и данными должны взаимодействовать в интересах стратегического управления структурированными данными.

Теория континуума документов (Records Continuum Theory)

• Работы Фрэнка Апворда (Frank Upward), Сью Маккеммиш (Sue McKemmish), Ливии Яковино (Livia Iacovino) и других авторов.
  
  Совокупность работ, переосмысливающих концепцию управления документами как встроенного в деловые процессы и системы. Эта теория поддерживает нейтральное по отношению к формату, системно-интегрированное управление документами.

Научная литература

• Джон Макдональд (John McDonald) «Управление документами и управление данными: Устранение разрыва» (Records management and data management: Closing the gap), Records Management Journal (1989) 1 (1): 4–11, см. https://www.emerald.com/rmj/article-abstract/1/1/4/369345/Records-Management-and-Data-ManagementClosing-the?redirectedFrom=fulltext 
  
  В статье утверждается, что различие между управлением документами и управлением данными во многом историческое, и что организации должны всесторонне управлять всеми информационными активами.
  
  
• Ким Юсын (Kim Youseung) «Исследование правовых вопросов управления государственными данными как документами: Анализ закона о предоставлении и использовании государственных данных» (A Study on Legal Issues of Public Data Management as Records: Focused on Analysis of the Act on Provision and Use of Public Data),  Journal of Korean Society of Archives and Records Management), 2014, 14(1), pp.53-73, см. https://journal.kci.go.kr/jksarm/archive/articleView?artiId=ART001853408 
  
  В статье в глобальном контексте рассматриваются структурированные наборы данных как государственные документы.
  
  
• Кейт Гамильтон (Kate Hamilton) «Структурированные элементы данных: Являются ли они документами?» (Structured data elements: Are they records?), ARMA, Information Management Journal (Vol. 45, Issue 2), March-April 2011, см. https://go.gale.com/ps/i.do?p=AONE&u=anon~9a379224&id=GALE%7CA260137193&v=2.1&it=r&sid=googleScholar&asid=a031e89c 
  
  Практическое исследование того, когда отдельные элементы данных соответствуют критериям «документа», и что это означает для проведения экспертизы ценности и установления им сроков хранения.

Стратегическое управление информацией и управление данными

• Дараг О’Брайен (Daragh O’Brien) «Данные - рискованное дело: структурированные, неструктурированные - кого это волнует?» (Data Is Risky Business: Structured, Unstructured, Who Cares?), The Data Administration Newsletter, December 4, 2024, https://tdan.com/data-is-risky-business-structured-unstructured-who-cares/32252 
  
  Ориентированная на специалиста-практика аргументация в пользу того, что различие между структурированными и неструктурированными всё больше устаревает в эпоху искусственного интеллекта.
  
  
• Джон Филлипс (John Phillips) «Сопоставление структурированных и неструктурированных документов. Серьёзно?» (Structured vs Unstructured Records. Really?), блог сообщества AIIM, 08 июня 2011 г., https://community.aiim.org/blogs/john-phillips/2011/06/08/structured-vs-unstructured-records%E2%80%93-really 
  
  В данном посте объясняется скрытая структура внутри так называемого неструктурированного контента, и встроенный в данные повествовательный контекст.

Руководства государственных органов и регуляторов

• Директивы органов федерального правительства США по вопросам управления документами, в том числе:

• Директива М-12-18 от 24 августа 2012 года по управлению государственными документами (Managing Government Records Directive, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/m-12-18.pdf , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.)
  
  
• Меморандум OMB/NARA M-19-21 Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальных Архивов США (NARA) «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/08/M-19-21-new-2.pdf , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/07/blog-post_8.html - Н.Х.)
  
  Меморандум подтверждает предпочтительность ведение документации в электронном виде и включение данных в состав федеральных документов.
  
  
• «Общие правил защиты персональных данных» (General Data Protection Regulation, GDPR, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1532348683434&uri=CELEX:02016R0679-20160504 – европейский закон о защите персональных данных – Н.Х.).
  
  Закон укрепляет унифицированное стратегическое управление персональными данными во всех форматах, как структурированных, так и неструктурированных.

Обеспечение долговременной сохранности и доступности электронных материалов

• «Что такое документ – и почему нам необходимо обеспечивать долговременную сохранность документов?» (What is a record? (and why do we need to preserve them)?), Коалиции по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC. Великобритания), см. https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/edrms-preservation-toolkit/edrms-toolkit-what-is-a-record 
  
  Подробно описывает обеспечение сохранности контента, контекста и структуры, в том числе для документов, созданных в структурированных системах.

Кодексы профессиональной практики и аналитические отчёты

• «Управление информацией касается не только неструктурированных данных» (Information management is not just for unstructured data), Wortzmans, August 19 2015, см. https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=f13ec35a-e505-4a1d-abe5-af16258a0463 
  
  В статье показано, что среды структурированных данных часто накапливают избыточные, устаревшие и тривиальные данные (ROT), и требуют строгих мер, обеспечивающих надлежащее уничтожение/передачу данных.
  
  
• «Все документы - это информация, но не всякая информация - документ» (All records are information, but not all information is a record), компания Access Corp. 
  
  Описывает унификацию стратегического управления данными и документами с точки зрения жизненного цикла информации.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/rethinking-the-structuredunstructured