США: Новый совместный меморандум Национальных Архивов и Административно-бюджетного управления президентской администрации о переходе на электронные документы

Данная заметка руководителя направления управления документами Национальных Архивов США (Senior Agency Official for Records Management) Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 1 июля 2019 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

В конце прошлой недели Административно-бюджетное управление Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB) и Национальные Архивы США (NARA) совместно выпустили новый меморандум с указаниями по управлению федеральными документами. Новый меморандум OMB/NARA M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records) объёмом 4 страницы доступен по адресу https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/06/M-19-21.pdf .

Национальные Архивы рады продолжающейся поддержке администрацией модернизации управления документами в федеральных органах исполнительной власти и осуществления необходимых преобразований в полностью электронное правительство.

Данный меморандум представляет собой логичное продвижение вперёд исходя из целей, установленных в Директиве по управлению государственными документами OMB/NARA  М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/m-12-18.pdf , о ней см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html – Н.Х.), которую новая директива заменяет. Директива OMB/NARA  M-19-21 повторяет ключевые цели из Директивы М-12-18 и на их основе предлагает новые меры, которые ещё в большей мере приблизят исполнительную ветвь власти к полностью электронному управлению документами.

Новый меморандум стал кульминацией всей той добротной работы, которая была проделана федеральными органами исполнительной власти и Национальными Архивами с 2012 года. Он подкрепляет нашу приверженность цифровому правительству и признает прогресс, достигнутый федеральными органами в электронном управлении их электронной почтой и другими электронными документами.

Мы будем выпускать дополнительные указания и рекомендации, касающиеся данного меморандума и требований, которые в нём содержатся. Мы также будем делиться дополнительной информацией со старшими должностными лицами федеральных органов исполнительной власти по вопросам управления документами» (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM), с руководителями ведомственных служб управления документами и с другим персоналом федеральных органов, занимающимся управлением документами, на предстоящих встречах, в том числе на предстоящем на заседании группы BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов -  Н.Х.), запланированном на 27 августа 2019 года (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/index.html ), а до этого – на встреча с SAORM-руководителями. Тем временем, в рамках подготовки к этим встречам, пожалуйста, присылайте свои вопросы на электронную почту RMPolicy@nara.gov .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Хорошо, что руководители отечественной архивной отрасли не читают подобные документы – они бы, наверное, решили, что мир окончательно сошёл с ума ;)

Данный меморандум предписывает всем федеральным органам исполнительной власти:

• Обеспечить создание, хранение и управление всеми федеральными документами в электронных форматах, вместе с соответствующими метаданными; и


• Разработать планы, согласовав их с законами и нормативными актами по вопросам управления документами, по закрытию управляемых ведомствами хранилищ бумажных и иных аналоговых документов, и передать эти документы либо в подчинённые Национальным Архивам федеральные центры хранения документации, либо в коммерческие центры хранения.

Основной текст меморандума включает два раздела. В первом устанавливаются крайние сроки исполнения требований по переходу на электронные документы для всех федеральных органов исполнительной власти. Второй раздел устанавливает требования для Национальных Архивов и Департамента управления персоналом (Office of Personnel Management, OPM – независимое агентство правительства США, управляющее системой государственной службы – Н.Х.), способствующие достижению в рамках федерального правительства целей, поставленных в первом разделе. Ниже приведена краткая сводка целей (замечу, что пункт 2.2 отсутствует в оригинале):

Раздел I: Руководство по внедрению для всех федеральных органов исполнительной власти

1.1. К концу 2019 года федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате.

1.2. К концу 2022 года федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми документами постоянного срока хранения в электронном формате и с соответствующими метаданными. (Иными словами, прекращается не только распечатывание электронных документов постоянного срока хранения согласно п.1.1, но и вообще изготовление этих документов в неэлектронном виде – Н.Х.).

1.3. К концу 2022 года федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми документами временного срока хранения в электронном формате либо хранить их в коммерческих центрах хранения.

1.4. Федеральные органы исполнительной власти будут поддерживать надёжные программы управления документами, соответствующие Закону о федеральных документах (Federal Records Act) и подзаконным нормативным актам.

Раздел II: Руководство по внедрению для Национальных Архивов (NARA) и Департамента управления персоналом (OPM)

2.1. К концу 2020 года Национальные Архивы пересмотрит нормативные акты и руководства по вопросам управлению документами с тем, чтобы способствовать переходу федеральных органов исполнительной власти на полностью электронное управление документами.

2.3. К концу 2020 года Департамент управления персоналом пересмотрит стандарты классификации должностей (position classification standards) в сфере архивного дела и управления документами, чтобы включить в должностные обязанности функции и обязанности по электронному управлению документами.

2.4. К концу 2022 года Национальные Архивы прекратят приём на хранение документов постоянного или временного срока хранения в аналоговых форматах, и будет принимать документы только в электронном формате и с соответствующими метаданными.

Чтобы не было сомнений в моём отношении к подобным планам, отмечу, что я, как и в 2012 году, считаю их избыточно революционными.

С моей точки зрения, всегда будут такие документы, которые целесообразно будет создавать и хранить в аналоговом виде (естественно, вместе с электронными копиями или дубликатами). Количество таких документов должно, в идеале, сокращаться, и конкуренция за право занять место на бумажных полках архивов (в том числе с уже находящимися в архивах бумажными документами) должна стать более острой – с тем, чтобы в будущем, по возможности, не заниматься строительством новых центров хранения аналоговой документации и «бумажных» архивов.

В крайности, однако, впадать не стоит – переход на электронные документы осуществляется не ради перехода как такового, а ради повышения эффективности государственного управления и деловой деятельности. Если в каких-то нишах аналоговые документы будут по-прежнему полезны (а такие ниши есть), не следует от них отказываться только лишь ради чистоты некоей «идеи».

Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2019/07/01/new-omb-nara-memorandum-on-transition-to-electronic-records/