Судебная практика: Если архив юридическим лицом фактически создан, то его деятельность должна быть обеспечена в соответствии с требованиями действующего законодательства

Одним из слабо урегулированных в российском архивном законодательстве является вопрос об организации и деятельности архивов в коммерческих организациях и об их взаимоотношениях с государственными архивами. В результате постоянно возникают споры о том, что коммерческие организации обязаны делать при обеспечении сохранности документов, а чего они делать не обязаны.

Хабаровский краевой суд в апреле 2019 года вынес решение по делу № 4А-240/2019, которое аргументировал тем, что раз уж коммерческая организация добровольно создала архив, то она обязана соблюдать все нормы архивного законодательства и обеспечивать сохранность документов ликвидированной ранее организации, к которой она не имеет никакого отношения.

Суть спора

При проведении плановой выездной проверки АО «Р» комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края в октябре 2018 года были выявлены нарушения требований федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, а именно:

• Несоответствие выделенного под архив помещения требуемым нормативным условиям хранения документов, что выразилось в отсутствии в помещении архива охранной сигнализации, невнесении в журнал учета показаний температурно-влажностного режима, показания влажности воздуха;


• Нарушения нормативных сроков описания документов: документы за 1999-2015 годы не описаны (годовые разделы описей дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999-2015 годы не представлены);


• Несоставления актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы (документы с истекшими срокам хранения и акты об их выделении к уничтожению не представлены);


• Утраты 976 дел по личному составу за 1930-1991 годы, образовавшихся в деятельности редакции газеты «Тихоокеанская звезда», включенных в состав архивного фонда и находившихся на хранении в архиве ЗАО (паспорт архива ЗАО на 01.12.2014). При проведении проверки документы представлены не были.

Указанные нарушения послужили основанием для привлечения генерального директора общества к административной ответственности, предусмотренной ст.13.20 КоАП РФ.

Постановлением мирового судьи судебного района «Кировский район г. Хабаровска» на судебном участке № 19 в декабре 2018 года, генеральному директору АО «Р» было назначено административное наказание в виде предупреждения за совершение административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.20 КоАП РФ.

Решением судьи Кировского районного суда г. Хабаровска в феврале 2019 года постановление мирового судьи было оставлено без изменения.

Позиция Хабаровского краевого суда

Суд отметил, что создание архива организации является правом общества АО «Р», а не его обязанностью.

Вместе с тем, в силу части 1 статьи 17 федерального закона «Об архивном деле в РФ» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов.

Согласно паспорту архива, составленному на 01.12.2013, представленному АО «Р» в Государственный архив Хабаровского края, у юридического лица имеется два архивохранилища, площадью 2 кв.м и 12,7 кв.м, загруженность которых составляет 3% и 30% соответственно. В указанных хранилищах хранятся 13 дел постоянного хранения и 976 дел по личному составу за период с 1930 по 1991 годы. Аналогичные сведения содержатся в паспорте архива организации, хранящей управленческую документацию на 01.12.2014.

При этом в паспорте архива на 01.12.2014 отражены условия хранения, а именно: наличие хранилища, сухого, в котором отсутствует отопление, имеются металлические шкафы, охранная и пожарная сигнализации.

Судья районного суда пришел к выводу о том, что юридическим лицом было реализовано право создания архива, предусмотренное частью 2 статьи 13 федерального закона «Об архивном деле в РФ».

Следовательно, поскольку архив в понятии, определенном федеральным законом «Об архивном деле в РФ», юридическим лицом фактически создан, то деятельность, связанная с его функционированием, должна быть обеспечена в соответствии с требованиями действующего законодательства, регулирующего данные правоотношения.

Суд отклонил доводы жалобы о незаконности инкриминирования нарушения пунктов Правил, поскольку они вступили в силу 21 сентября 2015 года, и требования данных Правил не могут распространяться на описание дел и составление актов о выделении к уничтожению дел с 1991 по 2015 годы. При этом суд отметил, что аналогичные требования до принятия Правил № 526 были предусмотрены Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными Главархивом СССР 28.08.1985 и приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263.

Из представленного в материалы дела паспорта архива общества следует, что по состоянию на 01.12.2014 в архиве юридического лица хранились 13 дел постоянного хранения за период с 1937 г. по 1991 г. и 976 дел по личному составу с 1930 г. по 1991 г., которые внесены в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения.

Однако при проведенной проверке указанные дела представлены не были, то есть на момент проверки доказательств фактического наличия этих дел не представлено. Следовательно, факт нарушения подтвержден.

Доводы жалобы общества о том, что оно было создано в 1991 году, не является правопреемником каких-либо организаций, а поэтому не обязано обеспечивать розыск и хранение 976 дел по личному составу за период с 1930 г. по 1991 г. был отклонен судьей районного суда.

По мнению суда, общество приняло на себя обязательства хранить указанные дела, в связи с чем доводы о том, что юридическое лицо не является правопреемником каких-либо организаций при данных конкретных обстоятельствах какого-либо самостоятельного правового значения не имеет.

Полагая, что общество не обязано хранить дела по личному составу за период с 1930 г. по 1991 г., оно должно было предпринять меры по передаче указанных дел в соответствующий государственный (муниципальный) архив в установленном Правилами порядке.

Суд оставил без изменения постановление мирового судьи судебного района «Кировский район г. Хабаровска» на судебном участке № 19, решение судьи Кировского районного суда г. Хабаровска по делу об административном правонарушении, предусмотренном ст. 13.20 КоАП РФ, в отношении генерального директора АО «Р» оставить, а ее жалобу - без удовлетворения.

Мой комментарий: Нечеткость архивного законодательства создает условия для правовой неопределенности, следствием которой часто является утрата архивных документов. В такой ситуации судам приходится самим определять, как же в спорных ситуациях действовать.

Я не во всем согласна с позицией судей. Значительная часть их выводов об обязанностях коммерческой организации в отношении хранения документов кажется мне весьма спорной. Однако и позицию общества, которое безответственно отнеслось к сохранению чужих документов по личному составу, я не принимаю.

Общество является источником комплектования государственного архива и официально взяло «чужие» документы на учёт, соответственно, оно не вправе самовольно уничтожать их, не потрудившись даже провести, как положено, экспертизу ценности и составить акт об уничтожении. Но даже если бы чужие документы просто были бы найдены в каком-нибудь «чулане», элементарная порядочность требовала бы оповестить об этом архивную службу региона и предложить ей забрать эти документы…

Понятно, что здесь было бы важно разобраться, как это произошло, и почему при ликвидации издательства его документы не были переданы на государственное хранение;  и почему государственный архив, получив информацию о бесхозных документах по личному составу, не принял действий по обеспечению их дальнейшей сохранности.

Результат же грустный - почти тысяча граждан утратила возможность в случае необходимости подтвердить свои пенсионные права…

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SODV;n=129602