Современный архивист играет поддерживающую роль в электронно-цифровой трансформации общества благодаря тому вниманию, которое он уделяет необходимости создания, архивации, управления и обеспечения долговременной сохранности надежных, аутентичных и многократно используемых данных, информации и документов. Это изменение профессии, как объясняет Мариелла Герсио, определяет новые потребности в обучении.
Фото: Andrew Pons / Unsplash
Пришло время приступить к систематическому и последовательному внедрению норм и правил управления документами, позволяющих получать отдачу от использования общих процессов и эталонных моделей деятельности организаций. В настоящее время необходимо не столько дальнейшее вмешательство регулирующих органов, сколько завершение формирования нормативно-правовой базы, например, публикация руководств, предусмотренных Законодательным декретом 217/2017, которые вскоре будут выпущены агентством «Электронная Италия» (L'Agenzia per l'Italia Digitale, AgID) и завершат создание нормативно-правовой базы для оперативной деятельности сектора.
Мой комментарий: Здесь имеется в виду законодательный декрет от 13 декабря 2017 года №217 «О внесении дополнений и исправлений в законодательный декрет от 26 августа 2016 года №179 о внесении изменений и дополнений в «Кодекса электронного правительства в соответствии с законодательным декретом от 7 марта 2005 года №82, согласно статье 1 Закона от 7 августа 2015 года №124 «О реформе государственного управления» (Decreto legislativo 13 dicembre 2017, n.217 Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 26 agosto 2016, n. 179, concernente modifiche ed integrazioni al Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell'articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche), см. https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2018/01/12/18G00003/sg
Как в государственных, так и в частных организациях архивист является ключевой фигурой в ходе этого преобразования. Помимо хорошего знания итальянского и европейского законодательства, архивист должен быть знаком с технологическими решениями, предлагаемыми рынком или внедренными государственной администрацией, с тем, чтобы определить то из них, которое наилучшим образом отвечает потребностям учреждения или компании.
В этом контексте ключевую роль играет повышение профессиональное квалификации, которое так же необходимо для архивиста, как и для представителей многих других профессий, которые управляют сложными процессами.
Накануне начала работы нового учебного курса, разработанного «Форумом электронного правительства» (FPA) (см. https://fpadigitalschool.digital360.it/course/index.php?categoryid=16 ) в сотрудничестве с Национальной ассоциации итальянских архивистов (Associazione nazionale archivistica italiana, ANAI), мы попросили Мариеллу Герсио, профессора римского университета Сапиенца (La Sapienza) и советника «Семинара по электронным документам» FPA, прокомментировать, как изменились сегодня роль архивиста и необходимые ему профессиональные знания и навыки.
Как изменилась роль архивиста, и с какими проблемами сталкивается сегодня современный архивист?
В настоящее время специалисты нашей отрасли всё больше занимаются обучением, управлением и обеспечением сохранности документов в электронно-цифровой среде. На архивиста (который, согласно итальянскому законодательству об электронных архивах, несёт ответственность за управление документами и/или за обеспечение их сохранности) ложится роль поддержки деятельности тех, кто планирует инвестиции и реорганизует сервисы и процессы в рамках цифровой трансформации, - при этом он должен уделять особое внимание необходимости создания, архивации, управления и обеспечения долговременной сохранности надежных, аутентичных и многократно используемых данных, информации и документов.
Это уже вопрос не упорядочивания (в конце цепочки процессов создания и использования документов) отложившихся архивных материалов, а вопрос проектирования информационных потоков, форм агрегации, отбора на хранение и уничтожения, обеспечения контроля качества на каждой стадии этого процесса и, прежде всего, обеспечения юридической значимости документов и данных, которые были получены и сохранены во времени. Архивист, конечно же, также должен уметь работать с гибридными формами документов (бумажными и электронными), которые архивы продолжают хранить.
Какие аспекты профессии требуют постоянного обновления знаний и навыков, и почему?
Поскольку современному специалисту приходится иметь дело с электронным «измерением» производимых данных, информации и документов, и он должен в то же время обеспечить эффективность и юридическую значимость всего хранимого контента (как документов, так и информации, относящейся к регистрации, классификации и формированию дел) и его неизменность во времени, - то такой специалист должен глубоко понимать как эволюцию необходимых для управления технологий, так и различные аспекты управления в соответствии с национальным и европейским законодательством, а также знать итальянские и международные стандарты, которые применимы в отношении документных систем.
Он должен быть в курсе требований и стандартов с тем, чтобы иметь возможность оценивать соответствие уровня используемых платформ уровню тех, что имеются на рынке. Наконец, он должен быть в состоянии трансформировать свои основные инструменты (классификационную схему, номенклатуру дел, план обеспечения долговременной сохранности, руководство по управлению документами) по мере эволюции форм информационного взаимодействия, которые, например, становятся сегодня доступными благодаря облачным системам.
Какие особенности разработанного FPA и ANAI учебного курса делают его уникальной возможностью для повышения квалификации?
Предлагаемый курс обучения является завершённым и согласованным: он включает в себя анализ основных принципов, регламентирующих деятельность сектора; рассматривается вопрос определения требований и инструментов, обеспечивающих полную функциональность как систем обучения, так и систем хранения документов. Курс учитывает как общие нормы законодательства, так и существующие и разрабатываемые технические регламенты (regole tecniche). В рамках каждого учебного модуля рассматриваются конкретные случаи и примеры, а также углублённо изучаются два узловых вопроса: взаимосвязь между европейским законодательством о защите персональных данных GDPR и документными системами; и рабочие процедуры уничтожения документов, которые больше не требуются для административных и информационных целей.
Курс адресован как молодым архивистам, так и профессионалам, которые хотят идти в ногу со временем. Какие темы, учитывая Ваш опыт консультирования различных государственных органов, Вы могли бы порекомендовать представителям последней категории, и почему?
Курс сформирован как скоординированный набор модулей, способных поддерживать весь процесс обучения, начиная с природы документа и его особенностей (в какой бы форме он ни был) в качестве отражения юридически значимых действий и фактов. В курсе рассматриваются вопросы электронной идентичности и происхождения в связи с теми правовыми инструментами, которые в настоящее время предусмотрены итальянским и европейским законодательством. Особое внимание уделяется принципам, моделям и правилам, регламентирующим организацию электронного архива (в т.ч. классификацию, формирование массивов документов, разработку руководство по управлению).
Анализируются вопросы обеспечения долговременной сохранности как с точки зрения руководителя, так и с точки зрения ответственного за сохранность специалиста; рассматриваются вопросы оценки качества и ограничения доступных сегодня систем. Наконец, рассматриваются вопросы, связанные с защитой персональных данных и с отбором и уничтожением документов. В особенности вопрос уничтожения до сих пор по большей части игнорировался самой дисциплиной, законодателем и, в еще большей степени, производящими документы органами, - в то время как ему предстоит стать ключевым при обеспечении жизнеспособного управления цифровыми преобразованиями.
По сути дела, курс даёт как в целом, так и в рамках отдельных модулей (исходя из интересов участников), все компоненты, необходимые для того, чтобы иметь возможность оценить качество существующих документных систем, приобрести для повторного использования или закупить имеющиеся на рынке инструменты. Например, предусмотрен детальный анализ контрольного списка для оценки качества документных платформ, подготовленного в 2018 году рабочей группой Семинара FPA по электронным документам.
Беседу с Мариэллой Герсио вела Элеонора Бове
Источник: сайт электронного издания «Форум электронного правительства»
https://www.forumpa.it/pa-digitale/gestione-documentale/archivisti-digitali-mariella-guerciofigura-chiave-per-definire-investimenti-e-processi/
Комментариев нет:
Отправить комментарий