Документ объёмом 12 страниц можно скачать по адресу http://armai.informz.net/ARMAI/pages/Reviving_Document_Management .
Связанные с контентом (documents) процессы должны зеркально отражать процессы, касающиеся всей информации организации. В рамках организации для всей информации должен быть реализован согласованный жизненный цикл, оставляющий при этом возможность для принятия во внимание уникальных нюансов управления контентом. Для обеспечения подобной согласованности для всех систем и классов информации (включая контент) следует использовать модель жизненного цикла информации.
У любой имеющейся в организации информация имеется как «точка создания», так и конечная «точка уничтожения» (либо передачи на архивное хранение – подумайте, например, об уставных документах организации и артефактах, отражающих её историю). Хотя «точки создания» в процессах управления контентом могут быть различными (это может быть процесс сканирования или же интеграция с другой информационной системой), крайне важно согласовать этапы жизненного цикла с другими информационными системами организации.
Представление ARMA о жизненном цикле информации отражено на следующей диаграмме:
Мой комментарий: Перечислены следующие этапы жизненного цикла – захват, коллективная работа, контроль версий, хранение и отслеживание сроков хранения, раскрытие (возможно, с наложением и снятием запретов на уничтожение) и, наконец, уничтожение либо передача на архивное хранение
У любой информации организации (будь то контент или иные материалы), должна быть «точка создания» (мы чуть позже к этому вернёмся). Затем эта информация используется организацией на этапе коллективной работы. Когда часть информации изменяется или редактируется, нам необходимо использовать контроль версий, чтобы иметь потенциальную возможность «откатить» случайные изменения, поэтому мы сохраняем все предыдущие версии, необходимые для целей документирования.
Мой комментарий: В отношении контроля версий, автор, как мне кажется, не понял основной задачи процесса контроля версий – это не поддержка функции «отмены изменений». В интересах деловой деятельности необходимо сохранять – например, на случай «разбора полётов», особенно с участием внешних сторон, – все версии, которые сыграли самостоятельную роль в деловых процессах, прошли определенные этапы разработки, утверждения, согласования, обсуждения и т.п.. Если, скажем, версия документа или электронного объекта была направлена во внешнюю организацию или в другое подразделение данной организации, отправитель должен сохранить эту версию у себя как документ.
Информация, или в данном случае – контент, должна храниться в течение периода времени, установленного внешними законодательно-нормативными требованиями и необходимого для целей комплайенса; а также до тех пор, пока информация остаётся полезной для организации - в зависимости от того, что дольше.
В большинстве организаций мы должны иметь возможность осуществлять процессы э-раскрытия и налагать (и впоследствии снимать) запреты на уничтожение, когда идут судебные процессы или расследования, к которым соответствующая информация имеет отношение – эти запреты на уничтожение и процессы обеспечивают сохранность такой информации до тех пор, пока не завершатся судебные разбирательства.
В конце её жизненного цикла информацию либо следует уничтожить в соответствии с заранее установленными процессами, либо передать на архивное хранение.
В случае управления контентом жизненный цикл информации обычно начинается со сканирования или с системной интеграции. Системная интеграция обычно перемещает точку ввода контента ближе к моменту их создания и может поддерживать создание контента в ходе других процессов на основе форм. Сканирование (как создание графических образов, так и «полная» оцифровка) - это тип захвата («захват» - более широкий термин, который также охватывает загрузку файлов и создание новых файлов в приложении).
Мой комментарий: Центральный чёрный блок подписан «это всё захват». Показаны 4 варианта захвата – создание графических образов (красный «уголок»), оцифровка (оранжевый), создание контента в приложениях (жёлтый) и загрузка файлов (голубой). Внизу – зелёный блок «интеграция систем».
В большинстве организаций процессы сканирования стали более зрелыми, перейдя от создания графических образов (т.е. простого сканирования бумажных документов в графические форматы, такие как JPG, PNG или TIFF) к полномасштабной оцифровке (сканирование бумажных документов, включающее извлечение метаданных и/или распознавание текста, в результате чего бумажный документ преобразуется в машиночитаемый формат, такой как DOC или PDF). Если ваша организация все еще использует базовые процессы сканирования и не созрела для перехода к полной оцифровке, то это как раз та область, где возможно получение потенциально большой отдачи без значительных усилий.
Кроме того, элементы метаданных в системах управления контентом должны соответствовать потребностям организации в отношении метаданных в других, более широких системах, таких как ECM-системы или системы мгновенных сообщений. Если организация не применяет подход, ориентированный на стратегическое/полномасштабное управление информацией (information governance), то группа управления контентом может в опережающем режиме использовать таксономии других систем, включив их в системы управления контентом, - и применяя методологию управления проектами для осуществления соответствующих изменений.
Мой комментарий: С моей точки зрения, предлагаемая модель жизненного цикла оставляет желать лучшего. В ней, например, очень спорно местоположение этапов коллективной работы и контроля версий (по сути связанных с созданием новых документов/контента) после захвата – на самом деле должно быть наоборот, по мере создания нового контента (в т.ч. новых версий) должен осуществляться его захват в систему! Отсутствует этап активного использования уже созданных документов в неизменном виде; отсутствует этап миграции контента в новые форматы по мере устаревания старых, и в новые решения по мере вывода прежних решений из эксплуатации…
Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2019/04/mapping-document-management-processes-leveraging-an-information-lifecycle/
Комментариев нет:
Отправить комментарий