Данная заметка была опубликована 27 июня 2019 года на его сайте государственно-частного партнерства MeriTalk, публикующим новости и занимающимся аналитической работой по тематике использования ИТ в государственном управлении США.
Национальные Архивы США (Фото: Shutterstock)
Как сообщается в отчёте (см. https://www.oversight.gov/sites/default/files/oig-reports/audit-report-19-aud-10.pdf ), который был выложен в открытом доступе 26 июня 2019 года, Управление Генерального инспектора (Office of Inspector General, OIG - управление внутреннего аудита - Н.Х.) Национальных Архивов США (National Archives and Records Administration, NARA) выявило, что в деятельности ведомства, связанной с управлением электронными документами, всё ещё имеется ряд слабостей и недостатков.
К слову сказать, жаль, что в нашем Росархиве нет службы внутреннего аудита, которая могла бы дать непредвзятую оценку реальной эффективности деятельности ведомства, продолжающего публично «надувать щёки» по поводу истребования себе полномочий по нормативному регулированию делопроизводства :)
Что касается недостатков, управление внутреннего аудита отметило, что Национальные Архивы не выявили все федеральные органы исполнительной власти, подпадающие под действие Закона о федеральных документах (Federal Records Act), не определили в полной мере круг документов, которым установлен постоянный срок хранения и которые подлежат приёму на архивное хранение в Национальные Архивы. В Национальных Архивах также отсутствует подход, позволяющий надлежащим образом выявлять пробелы при принятии на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения. Национальные Архивы должны проводить более строгие проверки программ управления документами федеральных органов исполнительной власти.
Аудиторы выделили ряд причин, которые привели к этим недостаткам. Например, надзорно-контрольные полномочия Национальных Архивов являются недостаточными, а внутри ведомства плохо налажен информационный обмен между управлениями и устаревшими системами данных.
Кроме того, Национальные Архивы не обеспечили своевременный ввод в свою базу данных сведений о документах постоянного срока хранения из унаследованных перечней. NARA также не кодифицировало свои хорошие практики, и нет адекватного стратегического планирования проведения ведомством инспекций.
«В результате документы постоянного срока хранения всё ещё подвергаются значительному риску утраты и уничтожения», - отметил руководитель управления внутреннего аудита. «Эти недостатки существенно влияют на способность Национальных Архивов выполнять свою установленную законом роль по управлению документами федерального правительства».
Управление внутреннего аудита подготовило 10 рекомендаций, которые помогут Национальным Архивам укрепить систему управления электронными документами и контрольно-надзорную деятельность. В их число включены предложения о том, чтобы сообщать о недостатках в управлении электронными документами как о «существенных», отслеживать органы власти, подпадающие под действие Закона о федеральных документах, и обеспечить наличие механизма, позволяющего Национальным Архивам проинформировать федеральные органы о том, что пора передавать документы на постоянное архивное хранение. Национальные Архивы также должны подготовить план для выявления документов постоянного срока хранения, сроки передачи которых на архивное хранение просрочены.
Далее в рекомендациях говорится, что Национальные Архивы должны оперативно завершить проверку и ввод данных о документах постоянного срока хранения из унаследованных перечней в систему «Архива электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA); и что Национальным Архивам следует проверить, является ли существующая технология выявления пробелов в поступающих на хранение массивах электронных документов достаточной, а если нет - запросить финансирование или найти альтернативное решение, обеспечивающее выявление и получение Национальными Архивами электронных документов постоянного срока хранения.
Наконец, управление внутреннего аудита рекомендовало Национальным Архивам регламентировать, как часто федеральные органы исполнительной власти должны пересматривать указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении; связываться с федеральными органами, которые используют перечни, и требовать от них проведения их пересмотра; а также разработать стратегию, обеспечивающую, чтобы результаты ежегодных проверок позволяли смягчать угрозы и риски для деятельности федеральных органов по управлению электронными документами.
Национальные Архивы согласились с рекомендациями и представили в управление внутреннего аудита свой план действий.
Источник: сайт MeriTalk
https://www.meritalk.com/articles/oig-finds-weaknesses-in-naras-library-of-electronic-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий