Ответ на вопрос коллеги: Какие внутренние электронные документы организации можно подписывать электронными подписями?

Вопрос: Как определить, какой внутренний документ может быть подписан электронной цифровой подписью, а какой - нет? Например, приказы и протоколы совещаний за подписью генерального директора.

С моей точки зрения, принимая решение о создании документов организации в электронном виде, нужно ответить себе на следующие вопросы, причём, желательно, не просто качественно, а имея на руках обоснованные цифры:

• Какая от этого будет деловая отдача? Это ключевой вопрос для коммерческой организации. Обычно переход на электронные документы оправдан в том случае, если эта отдача может быть получена достаточно быстро, и если она достаточно велика, чтобы заведомо перекрыть неизбежные расходы и риски. Как правило, экономия бумаги и расходных материалов не является серьёзным аргументом; желательно, чтобы применение новых технологий позволяло организации вести основную деятельность более оперативно и эффективно т.е. больше зарабатывать. Особенно хорошо, если новые технологии позволяют освоить новые ниши деловой деятельности и новые рынки, которые без этого были недоступны.


• Какие потребуются расходы (на информационную инфраструктуру, на переобучение людей и т.д.)?


• Какие могут быть проблемы и риски? Есть несколько наиболее распространенных проблем:
  
  
  • Наличие препятствий законодательно-нормативного характера (скажем, требования регуляторов; необходимость ознакомления сотрудников под роспись);
  
  
  • Неготовность работы с электронными документами деловых партнёров и собственных сотрудников;
  
  
  • В случае перевода в электронный вид документов длительного или постоянного срока хранения – неготовность организации обеспечить их долговременную сохранность без ущерба для юридической и доказательной силы.
    
    Особую осторожность стоит проявить в отношении кадровых документов. Сейчас готовится серьезные изменения в процедуры документирования трудовой деятельности граждан и они, по планам правительства, будут приняты до конца года. Однако до вступления в силу этих изменений нашу ответственность за обеспечение сохранности кадровой документации никто не снимал.
  
  
  • Для источников комплектования государственных и муниципальных архивов – отказ архивов принимать на хранение электронные документы и соответствующее противодействие.

Все эти аргументы нужно показать высшему руководству организации, которое и примет решение. Поддержка высшего руководства абсолютно необходима для успеха проекта.

Очень желательно проконсультироваться с юристом организации, а также с непосредственно затрагиваемыми деловыми подразделениями.

Не нужно стесняться на время переходного периода (а также там, где бумажные документы по-прежнему нужны) одновременно создавать электронные (для оперативной работы) и бумажные (для решения юридических вопросов и для архива) подлинники.

Не нужно пытаться «съесть слона целиком» - его лучше поедать по частям :) На первом этапе желательно сфокусировать внимание на том массиве документов, желательно короткого срока хранения, перевод которого в электронный вид даст быструю и заметную отдачу. Первый успех придаст людям уверенность, и они перестанут бояться электронных документов.

Следует внимательно продумать вопросы безопасности и катастрофоустойчивости электронных документов, поскольку в этом они отличаются от бумажных аналогов. С одной стороны, нужно исключить фальсификацию, массовые утечки и утрату в случае ЧП (что достигается продуманным резервным копированием и/или хранением нескольких экземпляров в территориально-удалённых системах); с другой стороны – следует продумать, как будет проводиться уничтожение документов с истекшими сроками хранения, чтобы оно охватывало все существующие контролируемые экземпляры и резервные копии.

Как показывает анализ правоприменительной практики, оценивая юридическую значимость электронных документов, суды в первую очередь оценивают два момента:

• Существует ли законодательные требования к созданию конкретного вида документов только на бумажных носителях;


• Как регламентирована возможность создания электронных документов во внутренних локальных правовых актах организации.

Пример: С 1 октября 2019 года вступит в силу запрет на составление завещания в электронном виде. С этого момента электронные завещания не будут иметь юридической силы.

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья)

Статья 1124. Общие правила, касающиеся формы и порядка совершения завещания

1. … Не допускается составление завещания с использованием электронных либо иных технических средств (абзац второй пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса).
(абзац введен Федеральным законом от 18.03.2019 N 34-ФЗ)

Что касается видов электронных подписей, то этот выбор также стоит делать на основе баланса рисков, расходов и деловой отдачи. Для первых лиц я бы использовала усиленную квалифицированную электронную подпись (нет смысла на них экономить, зато юридические риски меньше).  Для остальных же сотрудников, которым требуется возможность электронного подписания, можно использовать и другие, более дешёвые варианты. Если, однако, подписанные сотрудниками документы планируется использовать при внешнем взаимодействии с государственными органами и контрагентами, то усиленная квалифицированная электронная подпись создает меньше проблем, чем неквалифицированная и тем более простая.

Также стоит проработать вопрос о том, есть какие-либо требования к виду электронной подписи, которую для конкретного вида документа нужно использовать.

Пример: Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 41. Порядок осуществления преимущественного права приобретения акций и эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции

3.1. Заявление о приобретении размещаемых ценных бумаг лица, имеющего указанное в настоящей статье преимущественное право, зарегистрированного в реестре акционеров общества … подается путем направления или вручения под роспись регистратору общества документа в письменной форме, подписанного подающим заявление лицом, а если это предусмотрено правилами, в соответствии с которыми регистратор общества осуществляет деятельность по ведению реестра, также путем направления регистратору общества электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. Указанными правилами также может быть предусмотрена возможность подписания такого электронного документа простой или неквалифицированной электронной подписью. В этом случае электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Статья 76. Порядок осуществления акционерами права требовать выкупа обществом принадлежащих им акций

3. Требование о выкупе акций акционера, зарегистрированного в реестре акционеров общества, или отзыв такого требования предъявляются регистратору общества путем направления по почте либо вручения под роспись документа в письменной форме, подписанного акционером, а если это предусмотрено правилами, в соответствии с которыми регистратор общества осуществляет деятельность по ведению реестра, также путем направления электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. Указанными правилами может быть предусмотрена также возможность подписания указанного электронного документа простой или неквалифицированной электронной подписью. В этом случае электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.