США: Национальные Архивы начали публичное обсуждение проекта документа «Варианты использования социальных сетей»

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 25 июня 2019 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мы приглашаем заинтересованные стороны подавать свои замечания и предложения на проект документа «Варианты использования социальных сетей» (Use Cases for Social Media, https://records-express.blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2019/06/NARA-FERMI-Use-Cases-for-Social-Media-June-2019.docx ) объёмом 62 страницы, который подготовлен нами в рамках нашей Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/fermi ).

Мой комментарий: Об инициативе FERMI см. также посты на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html и https://rusrim.blogspot.com/2019/05/federal-electronic-records.html .

В рамках инициативы FERMI мы работаем над совершенствованием процедур, используемых федеральными органами исполнительной власти США при закупке решений и услуг для управления электронными документами. «Варианты использования» являются составной частью «Федеральной интегрированной деловой концепции управления электронными документами» (Electronic Records Management Federal Integrated Business Framework, ERM-FIBF) и могут служить отправной точкой для федеральных органов при поиске и отборе закупаемых услуг или решений для управления электронными документами. Федеральные органы также могут использовать настоящий документ для демонстрации того, как поставщики выполняют соответствующие требования и реализуют рабочие процессы.

Мой комментарий: «ERM-FIBF представляет собой типовую концепцию, идентифицирующую ключевые функции, действия и возможности, необходимые федеральным органам исполнительной власти для управления своими электронными документами. Концепция ERM-FIBF была разработана в соответствии со стандартами, установленными с разработанной USSM «Федеральной интегрированной деловой концепцией» (FIBF). В этом документе необходимые возможности связаны с соответствующими ссылками на нормативные и методические документы, в том числе на законы, нормативные акты, руководства и стандарты.» ( https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html ).

Ранее мы проводили уже публичное обсуждение «Примеров использования электронных сообщений» (Use Cases for Electronic Messages, https://records-express.blogs.archives.gov/2018/01/25/opportunity-to-comment-draft-erm-federal-integrated-business-framework-and-use-cases-for-electronic-messages/ ), и мы приветствуем участие общественности в дальнейшей разработке «Вариантов использования». Пожалуйста, распространите эту информацию, с тем, чтобы мы могли узнать мнения различных заинтересованных сторон. Вы можете оставить свои комментарии под данным постом на блоге Национальных Архивов или же прислать любые свои замечания и предложения на адрес RMPolicy@nara.gov до 19 июля 2019 года. Все полученные замечания будут рассмотрены.

Мы разработали Федеральную интегрированную деловую концепцию управления электронными документами (ERM-FIBF) в соответствии со стандартами, установленными  в «Федеральной интегрированной деловой концепции» (FIBF,  https://www.ussm.gov/fibf/ ),  разработанной офисом менеджмента объединенными общими службами (Unified Shared Services Management, USSM, https://www.ussm.gov/ , входит в структуру Управления общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA).

Концепция FIBF является моделью, помогающей органам федерального правительства лучше координировать и документировать общие деловые потребности, совершенствовать процессы и повышать качество работы, а также способствовать получении экономии благодаря использованию эффекта масштаба. Развивая ERM-FIBF, Национальные Архивы надеются обеспечить соответствие FIBF своих требований к управлению документами, а также их соблюдение во всех областях стандартизации на федеральном уровне.

«Варианты использования» - высокоуровневый документ, который должен охватывать все типы социальных сетей. Мы хотим, чтобы федеральные органы использовали его при демонстрации того, что поставщики решений и услуг соответствуют требованиям к управлению социальными сетями. Сценарии в этом документе отражают идеальный поток событий, и не требуется выполнять их в точности так, как они описаны в «Вариантах использования». Главная цель заключается в исполнении высокоуровневых требований.

Бет Крон (Beth Cron)

Мой комментарий: Документ, в первую очередь, напоминает федеральным органам исполнительной власти о том, что в случае использования социальных сетей в их деловой деятельности, размещаемые в них материалы имеют статус федеральных государственных документов и управляются по тем же принципам, что и прочие документы – в том числе, если им не установлены сроки хранения, с ними следует обращаться как с документами постоянного хранения. Также кратко описаны подходы к управлению документами в социальных сетях.

Содержание документа следующее:

Введение
Потенциально возможные решения и услуги для управления электронными документами
Назначение
Основные термины
Область применения
Варианты использования социальных сетей
ERM.050 – Захват материалов из социальных сетей
ERM.060 – Поддержка и использование социальных сетей
ERM.070 – Уничтожение материалов в социальных сетях
ERM.080 – Передача материалов из социальных сетей на архивное хранение

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2019/06/25/opportunity-to-comment-draft-use-cases-for-social-media/