Национальные Архивы США: Ответ на часто задаваемые вопросы о федеральной инициативе по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI)

Данная заметка старшего аналитика Национальных Архивов США по вопросам управления электронными документами Кортни Андерсон (Courtney Anderson – на фото) была опубликована 22 апреля 2019 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мой комментарий: Об инициативе FERMI см. также перевод ещё одной статьи Кортни Андерсон, также выложенный на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html

Сегодня мы продолжаем отвечать на некоторые часто задаваемые нам вопросы, касающиеся федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI). Данный пост посвящен подходам к управлению электронными документами и тому, как FERMI поддерживает переход к цифровому государственному управлению. Пожалуйста, не стесняйтесь задавать любые дополнительные вопросы – либо в качестве комментария к посту, либо по электронной почте RMPolicy@nara.gov .

Вот несколько типичных вопросов, которые нам задают:

Какого рода подходы к управлению документами мы можем использовать, имея дело с информационными системами?

У Национальных Архивов США (NARA) часто спрашивают, какого типа систему (или системы) должны приобретать федеральные органы исполнительной власти. Национальные Архивы не рекомендуют какой-либо конкретный подход. Государственные органы несут ответственность за соблюдение всех соответствующих законов, правил и руководств. Они могут использовать различные подходы к управлению документами в отношении документов разных типов.

Государственные органы могут, например, не использовать традиционный подход на основе внедрения корпоративной системы, охватывающей всю их деятельность, а вместо этого могут встроить функциональные возможности для управления документами в различные сервисы вроде электронной почты.

Различные подходы, которые федеральные органы исполнительной власти и поставщики могут использовать для реализации решений и услуг в области управления электронными документами мы описали в проекте документа «Варианты управления документами в отношении электронных сообщений» (Use Cases for Electronic Messages,  https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/draft-nara-fermi-electronic-messages-use-cases.docx ). В число этих вариантов входят (список не является закрытым):

• Традиционные системы управления электронными документами (Electronic Records Management Systems, ERMS) - в рамках этой модели каждое учреждение развёртывает свою собственную отдельную автономную систему или решение для управления электронными документами. Государственный орган закупает специализированное решение или услугу, предназначенные для целей управления электронными документами. Такой подход может быть идеальным для небольших и средних государственных органов с простоя и ясной миссией. Примером может служить деятельность управлений аудита (Inspector General) или же государственных органов, занимающихся рассмотрением конкретных ситуаций (кейсов).


• Управление электронными документами как услуга (Electronic Records Management as a Service, ERMaaS) на основе размещаемого на сервере решения - в этой модели размещенное на сервере решение для управления электронными документами реализуется как услуга самим государственным органом или внешним поставщиком. Такое решение может быть также использовано структурными подразделениями или другими государственными органами. Если решение размещается государственным органом, то этот орган берёт на себя управление данным инструментом, а расходы на внедрение могут быть разделены между государственными органами, совместно использующими данный сервис.


• Встроенное управление электронными документами - в этой модели соответствующие функциональные возможности встроены в существующее деловые приложения, которые являются источниками документов. Данная опция может обеспечить более высокое качество документов и существенно большее удобство использования, поскольку пользователям не нужно в этом случае учиться применять новую систему для управления документами.


• Микросервисы управления документами как услуги (ERMaaS Microservices) - в этой модели функциональные возможности для управления документами реализуются в виде единого набора общих микросервисов, к которым будут обращаться деловые приложения для выполнения функций управления электронными документами. Данные вариант обеспечивает преимущества управления электронными документами в сочетании с централизацией размещенного на сервере решения.

Как инициатива FERMI согласуется со стратегическим планом Национальных Архивов и задачами, поставленными администрацией президента США?

Инициатива FERMI вписывается в стратегический план Национальных Архивов на 2018-2022 годы (см. https://www.archives.gov/files/about/plans-reports/strategic-plan/2018/strategic-plan-2018-2022.pdf ), поскольку она сфокусирована на достижении цели 2.4 плана, предполагающей переход федерального правительства на работу в условиях полностью электронной среды.

Одной из первых разработок в рамках инициативы FERMI стали «Универсальные требования к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management Requirements, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/universalermrequirements - о них также см. пост https://rusrim.blogspot.com/2017/08/blog-post_94.html - Н.Х.) - документ, разработанный с целью упрощения для государственных органов задачи по составлению ведомственных требований к управлению электронными документами.

Появление специальной статьи (Special Item Number, SIN)  SIN 51 600 в Перечне 36  закупаемых через Управление общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA) офисных решений, решений для сканирования и управления документами (см. https://www.gsa.gov/buying-selling/purchasing-programs/gsa-schedules/list-of-gsa-schedules/schedule-36imaging-document-solution/records-management-solutions , а также пост на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/2017/09/blog-post_7.html - Н.Х.) также способствует упрощению в масштабах правительства процесса закупки  услуг и решений для управления электронными документами, разработанных таки образом, чтобы соответствовать правилами, политике и руководствам Национальных Архивов в этой области.

Кроме того, цель 3.2 «Стратегического плана» гласит: «К 31 декабря 2022 года NARA в максимально возможной степени прекратит приём на хранение документов постоянного или временного хранения в аналоговых форматах, и будет брать документы только в электронном формате и вместе с соответствующими метаданными.» Новый SIN обеспечивает получение услуг и решений, необходимых для того, чтобы способствовать минимизации ложащегося на государственные органы бремени, предоставляя им механизм для оцифровки их аналоговых документов.

Инициатива FERMI вписывается в стратегические цели Национальных Архивов, которые, в свою очередь, непосредственным образом поддерживают следующие межведомственные приоритетные цели (Cross-Agency Priority Goals), установленные Администрацией:

• Модернизация ИТ;


• Данные, подотчётность и прозрачность;


• Коллективное использование качественных услуг;


• Управление категориями – использование возможностей типовых контрактов и наилучших практик.

Цель перехода к электронному правительству является ключевой частью усилий Административно-бюджетного управления Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB), по модернизации информационных технологий в масштабах федерального правительства. Эта цель включена в План реформы государственного управления (Government Reform Plan,  https://www.performance.gov/GovReform/Reform-and-Reorg-Plan-Final.pdf - о нём также см. https://rusrim.blogspot.com/2018/07/blog-post_3.html - Н.Х.) 2018 года, и предусматривает, что Национальные Архивы после 2022 года больше не будут принимать бумажные документы от федеральных органов исполнительной власти. Инициатива FERMI является ключевых элементом оказываемой государственным органам помощи в достижении этой цели посредством обеспечения более легкого доступа к решениям и услугам для управления электронными документами, позволяющим перейти к полностью цифровому правительству.

Национальные Архивы уже давно выступают за обеспечение надлежащего управления документами, данными и информацией в интересах выполнения государственными органами их миссий. Одним из приоритетов Администрации является использование данных в качестве стратегического актива (Leveraging Data as a Strategic Asset). Учитывая в инициативе FERMI этот приоритет, Национальные Архивы тем самым гарантируют, что государственные органы смогут выполнить установленные для них законами и нормативными актами требования и обязательства, одновременно внедряя более эффективные и действенные способы предоставления услуг и выполнения своих миссий.

Национальные Архивы и Управление общих решений и повышения эффективности (Office of Shared Solutions and Performance Improvement, OSSPI) в составе GSA совместно работали над тем, чтобы обеспечить включение требований к управлению электронными документами в новые инициативы, такие как NEW PAY (облачное решение, предназначенное для управления зарплатными документами – Н.Х.), на уровне общих сервисов. Инициативы такого рода облегчает бремя самостоятельного управления соответствующими документами, которое несут агентства, в то время, как всё это можно делать в масштабе всего правительства. Благодаря включению требований к управлению электронными документами, лидеры отрасли, которые будут создавать технологические решения, будут точно знать, что именно нужно государственным органам в плане управления документами.

Новый специальная SIN-статья Перечня 36 для решений по управлению документами и продолжающаяся совместная работа Национальных Архивов с группой GSA по совершенствованию этого перечня помогают сформировать типовой контракт для закупки соответствующих решений и услуг, что позволяет государственным органам воспользоваться плодами работы, уже проделанной Национальными Архивами и другими ведомствами в плане создания решений для управления электронными документами. Таким образом можно будет сократить избыточные повторные усилия. NARA и GSA планируют также включить в Перечень 36 требования NARA в отношении оцифровки, с целью дальнейшего создания типовых процессов для управления электронными документами.

На веб-сайте инициативы FERMI выложена дополнительная информация для государственных органов и поставщиков. Пожалуйста, присылайте любые Ваши вопросы на адрес RMPolicy@nara.gov . Также следите за последними новостями об инициативе FERMI на данном блоге!

Кортни Андерсон (Courtney Anderson)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2019/04/22/more-common-questions-about-naras-federal-electronic-records-modernization-initiative-fermi/