Заметка аналитика Управления общих служб (GSA) правительства США Кейт Кох (Kate Koch) была опубликована на сайте GSA 22 августа 2017 года. Она информирует заинтересованные стороны об изменениях в порядке оказания услуг по управлению документами на основании Перечня многосторонних типовых контрактов (Multiple Award Schedules, MAS) №36.
Мой комментарий: Следует предварительно отметить следующую особенность американской системы госзакупок. Существует Управление общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA), организующее эффективную и экономную поддержку деятельности федеральных государственных органов. Оно от имени федерального правительства в целом заключает с поставщиками типовые контракты (GSA Schedule Contracts, или GSA Schedules), содержащие предварительно согласованные цену, условия поставки, гарантии и ряд других условий. Такие контракты обычно заключаются с большими скидками. Поставщик получает отдачу вследствие того, что ведомства просто выбирают нужный контракт из перечня и обговаривают недостающие условия контракта напрямую с поставщиком, не проводя тендеров. Ряд ведомств заключает только такие контракты. Большинство типовых контрактов являются многосторонними (Multiple Award Schedules, MAS) – в этом случает GSA заключает типовой контракт на одну и ту же услугу сразу с рядом поставщиков, у каждого из которых может быть своя цена.
Центр закупок интегрированных рабочих мест (Integrated Workplace Acquisition Center, IWAC) Федеральной службы закупок (Federal Acquisition Service, FAS) в составе Управления общих служб правительства США (General Services Administration, GSA) планирует обновить многосторонний перечень типовых контрактов №36 (Multiple Award Schedule, MAS), включив в него следующие изменения:
В настоящее время Перечень 36 включает пункт SIN 51 504 «Управление документами», предусматривающий в первую очередь оказание услуг по управлению физическими документами, который сформулирован следующим образом:
51 504 - Услуги по управлению документами - Услуги по управлению документами включают в себя оказываемые на площадке заказчика услуги (но не ограничиваются ими) по организации бумажных или электронных дел в любых рабочих зонах, их электронное отслеживание, индексацию информации и документов, сканирование, маркировку, штриховое кодирование и размещение документов в дела. Услуги хранения: Услуги хранения обеспечивают подготовку дел, их транспортировку, хранение и поиск и извлечение документов.В сотрудничестве с Национальными Архивами США (NARA) Центр закупок интегрированных рабочих мест (IWAC) пересмотрел существующий пункт SIN 51 504, а также разработал взаимосвязанный, но отдельный пункт для решений для управления электронными документами, что способствует лучшему обслуживанию нами наших клиентов и удовлетворению их требований к управлению документами. Продукты и услуги для управления документами теперь будут структурированы в Перечне 36 следующим образом:
51 504 - Решения для управления физическими документами. Включают (но не ограничиваются) организацию физических документов в любой рабочей области, их электронное отслеживание, индексацию, сканирование, маркировку, штриховое кодирование, размещение в дела и хранение. Данный пункт также охватывает любые вспомогательные материалы и/или услуги, необходимые для реализации полномасштабного решения для управления физическими документами.Примечание: Решения или системы для управления электронными документами, о которых идёт речь в Перечне 36, должны соответствовать применимым требованиям, сформулированным в «Универсальных требованиях к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management (ERM) Requirements, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/universalermrequirements - об этих требования также см. пост на блоге https://rusrim.blogspot.com/2017/08/blog-post_94.html - Н.Х.). Национальные Архивы США разработали эти Универсальные требования с тем, чтобы:
51 600 - Решения для управления электронными документами. - Решения для управления электронными документами обеспечивают всесторонние возможности для решения сложных проблем, связанных с перемещением, обработкой, архивацией, безопасностью и управлением электронными документами.
Поставщик предоставляет профессиональный персонал для управления и административной поддержку, имеющий необходимые знания и навыки для эффективного оказания услуг управления документами для секретных, и/или несекретных документов. Услуги предоставляются с использованием оборудования и помещений, принадлежащих государству, самому поставщику или их комбинации.
Целью оказания услуг управления электронными документами является обеспечение доступа, поддержания/обслуживания, контроля, хранения, уничтожения и передачи на архивное хранение электронных документов. Данный пункт также включает любые вспомогательные материалы и/или услуги, необходимые для реализации полномасштабного решения для управления электронными документами.
- Снабдить федеральные органы исполнительной власти и существующих направления основной деятельности стандартами управления их электронными документами;
- Помочь поставщикам с определением спектра функциональных возможностей их решений для управления электронными документами; и
- Помочь федеральным органам власти выбирать и закупать наилучшие инструменты для удовлетворения своих потребностей.
Кейт Кох (Kate Koch)
К сообщению приложен ряд документов:
- Универсальные требования к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management (ERM) Requirements), https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/universalermrequirements
- Проект подробного описания пунктов SIN 51 504 и 51 600, https://interact.gsa.gov/sites/default/files/DRAFT%20SIN%20Description%20-%20SIN%2051%20504%20%26%2051%20600.docx
- Проект положения о сертификации поставщиков на соответствие стандартам оказания услуг по управлению документами, https://interact.gsa.gov/sites/default/files/DRAFT%20Vendor%20Certification%20for%20Records%20Management%20Service%20Standards%20-%20Refresh%20XX.docx
Комментариев нет:
Отправить комментарий