Архивная служба Новой Зеландии продвигает использование стандартов

Данная заметка была опубликован 28 июля 2017 года на сайте IDM - Image and Data Manager («Специалист по управлению графическими образами и данными»).

В управлении документами в стране «длинного белого облака» в целом наблюдается прогресс, однако Главный архивист Новой Зеландии продвигает идею обязательности нового стандарта управления информацией и документами, разработанного им с целью  улучшения плохого делопроизводства во многих государственных учреждениях.

Ежегодный отчет Главного архивиста министру внутренних дел Новой Зеландии за 2015/2016 также предлагает создать в организациях новую роль «спонсора – представителя высшего руководства» (Executive Sponsor), который продвигал и отстаивал бы важность управления информацией и документацией среди руководства организации.

«В то время как Архивы Новой Зеландии улучшили нашу способность принимать на архивное хранение изначально-электронные документы в качестве государственных архивных документов, мы обеспокоены тем, что некоторые государственные органы и учреждения не в состоянии надлежащим образом подготовиться к подобной передаче документов. Если электронные документы трудно подготовить к передаче на государственное архивное хранение, то это ставит под сомнение эффективность  управления ими до этого момента, в период, когда эти документы были нужны для поддержки текущей деятельности в области государственного управления», - говорит Главный архивист Мэрилин Литтл (Marilyn Little – на фото).

Аудиты практики делопроизводства в государственных учреждениях Новой Зеландии проводятся каждые пять лет. Результаты последнего аудита ( https://idm.net.au/article/0010864-records-risk-nz-public-sector ) были крайне критическими, они показали, что «лишь у половины государственных учреждений, прошедших аудит в 2014/2015 году, зрелость управления документами была на уровне «управляемый подход» или выше».

В 2015/2016 годах Архивы Новой Зеландии сотрудничали с одним из органов исполнительной власти с целью изучения технических и эксплуатационных требований, связанных с передачей изначально-электронных документов в Архивы. Предполагалось разработать и оттестировать сквозные процессы и содействовать разработке рекомендаций для государственных учреждений.

«Примечательной характеристикой этого партнерства было то, что рассматривались электронные документы из системы управления корпоративным контентом, применявшейся для управления старыми электронными документами, перенесенными из систем, которые были унаследованы от ранее существовавших государственных органов. Этот тип документов часто называют «унаследованной информацией»».

«Архивы Новой Зеландии разработали решение, включающее расширение существующей модели (используемой для приёма электронных документов). Этот подход включал предоставление помогающих в планировании работ процедурных рекомендаций и шаблонов, а также инструментов для преобразования предоставленных государственным учреждением метаданных в формат, который мог быть обработан нашими текущими системами. Требовался подробный диалог по метаданным и содержанию, предлагаемым для передачи на архивное хранение, а также были нужны четкие планы для различных этапов передачи.»

«В ходе пилотного проекта Архивы стремились получить более полное представление о сложных проблемах управления электронной информацией, с которыми сталкиваются государственные учреждения, используя работающую тестовую среду. Полученные результаты будут использованы при подготовке руководств для других государственных учреждений, готовящихся к передаче электронных документов на архивное хранение. Подготовка учреждение к передаче потребовала подробного анализа контента и технического качества электронных документов, которые будут переданы в Архивы».

«В течение отчетного периода 2015/2016 годов, в одном случае была достигнута стадия, непосредственно предшествующая окончательной передаче документов в Архивы. В этот момент передача была остановлена, т.к. полученные результаты показали, что необходимо проделать дополнительную работу для того, чтобы полностью и эффективно решить окончательную судьбу изначально-электронных документов перед передачей. Решение судьбы документов - это процесс применения к документам указаний по срокам хранения и действиям по их истечении. Такими действиями, как правило, являются уничтожение, сохранение в течение определенного периода времени или же передача на постоянное хранение в Архивы.»

«Очень большой объем документов, создаваемых в электронных системах, многократно усиливает сложность решения их судьбы. Многочисленные источники унаследованной информации в этом пилотном проекте сделали систематическую экспертизу ценности документов сложным делом для государственного учреждения. Несмотря на усилия, предпринятые в ходе предшествующих миграций контента, у больших групп этих унаследованных документов отсутствовали метаданные, необходимые в качестве основы для успешного решения судьбы документов и для их передачи на архивное хранение. Содержание, характер и ценность документов нельзя было определить со степенью надёжности, достаточной для принятия точных решений в рамках экспертизы ценности.»

«Второй пилотный проект запланирован на 2016-2017 финансовый год, что позволит государственному учреждению сосредоточиться на работе, предшествующей передаче на архивное хранение, и в первую очередь на экспертизе ценности. Также более полно будет проверена способность Архивов открывать публичный доступ к принятым на хранение крупным партиям электронных документов.»

Обследование вскрыло недостатки в управлении документами

В конце 2016 года и в начале 2017 года Архивы Новой Зеландии тремя потоками провели обследование государственных органов и учреждений (за исключением школ) и местных органов власти. Краткое обследование должно было показать общую картину положения дел с управлением документами и информацией. Собирались следующие сведения:

• Объемы и типы документов, создаваемых и управляемых государственными органами;


• Имеющиеся возможности и способности для управления документами, как текущими, так и унаследованными;


• Способность государственных органов и учреждений подготовиться к передаче электронных документов в Архивы.

Результаты обследования показали, что:

• У 57% учреждений не имелось актуального реестра информационных активов или аналогичного документа; такой реестр бы лишь у 18% учреждений, и ещё 20% его создавали. Реестры информационных активов обеспечивают фундаментальный уровень знаний об информационных активах, помогающий обеспечивать непрерывность их функционирования, устранение дублирования, коллективное использование и раскрытие информации, а также управление уничтожением;


• 31% обследованных учреждений не смогли дать оценку общего объёма своих электронных информационных ресурсов; 40% не смогли дать полную картину того, в каких системах хранится их электронная информация;


• Хотя ответы на вопросы включали оценку затрат на хранение информации в физическом виде, гораздо меньшее число опрошенных могло назвать или разумно оценить расходы на электронное хранение. Также очень различалась способность учреждений указать или оценить объёмы хранения электронных материалов;


• 70% учреждений сообщили, что они по-прежнему хранят информацию на общих дисках, что вызывает беспокойство, поскольку в этом случае ограничены возможности захвата ключевых метаданных;


• Только 39% опрошенных захватывали минимальный набор обязательных метаданных, указанный в Стандарте.

Полный отчет о состоянии управления государственными документами за 2015/2016 финансовый год (Report: State of Government Recordkeeping 2015/16) доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/report_-_state_of_government_recordkeeping_2015-16_final.pdf .

Источник: сайт IDM - Image and Data Manager
http://www.idm.net.au/article/0011598-standards-push-archives-nz