Италия: Новые разъяснения положений о замещающей оцифровке финансовых документов

Заметка адвоката Анализы Спедикато (Annalisa Spedicato  - на фото) была опубликована 11 апреля 2017 года на сайте Directo.it .

Налоговая служба Италии (l’Agenzia delle Entrate) своей резолюцией 46/E от 10 апреля 2017 года ( http://media.directio.it/portale/prassi/20170410-Risoluzione_46_E-AdE.pdf )  утвердила порядок замещающего сканирования (в оригинале: conservazione sostitutiva – замещающее сохранение – Н.Х.) документов налогового учёта, представляемых налогоплательщиком.

В резолюции 46/E от 10 апреля 2017 года Налоговая служба утвердила условия замещающего сканирования представляемых налогоплательщиком документов налогового учета, с учетом их соответствия ст.ст. 25 и 39 Указа Президента Республики №633/72  (DPR n. 633/72 – Указ от 26 октября 1972 года «Учреждение и порядок взимания налога на добавленную стоимость» (Istituzione e disciplina dell'imposta sul valore aggiunto, http://def.finanze.it/DocTribFrontend/getAttoNormativoDetail.do?ACTION=getSommario&id={75A4827C-3766-4ECC-9C45-00C8D6CDC552} ) – Н.Х.).

Мой комментарий: Резолюция представляет собой разъяснение положений Декрета министерства экономики и финансов от 17 июня 2014 года «Порядок исполнения налоговых обязательств в отношении электронных документов и их воспроизведения на носителях информации различных видов – п.5 ст.21 Законодательного декрета №82/2005» (Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014,  Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005, см. http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2014/06/26/14A04778/sg ). Упомянутым здесь законодательным декретом был введён Кодекс электронного правительства (Codice dell’amministrazione digitale, CAD,  http://www.agid.gov.it/cad/codice-amministrazione-digitale ).

Предлагаемая процедура сохранения документов

Процедура, которую налогоплательщик намерен использовать для замещающего сканирования и хранения, должна предусматривать присваивание документу налогового учета во время его получения алфавитно-цифрового идентифицирующего кода, в соответствии с порядком регистрации входящих документов. Этот код будет различаться в зависимости от того, получен ли документ в бумажном или электронном формате.

В зависимости от типа документов (бумажные или электронные), различается также способ «прикрепления» регистрационного номера (numero di protocollo):

• Ручной для тех документов, которое будут затем сканироваться;


• С помощью специального программного обеспечения для тех документов, которые получены в электронном формате (pdf).

В случае самостоятельного выставления счетов-фактур покупателями за услуги, предоставляемые в странах, не входящих в Евросоюз, входящий регистрационный номер  будет включаться в счет-фактуру внешнего по отношению к Евросоюзу поставщика, которая будет сохраняться в режиме замещения вместе с налоговой декларацией, поданной налогоплательщиком для целей уплаты НДС (IVA).

Для обеспечения интеграции всех полученных документов в электронном формате, для которых применимые правовые нормы по данному вопросу предусматривает уплату НДС получателем / покупателем (например, счета-фактуры для закупок внутри Европейского сообщества и иные закупки в режиме, когда НДС удерживается у источника выплаты дохода), будет подготовлен другой документ, прикрепленный к графическому образу счета-фактуры и содержащий как данные, необходимые для такой интеграции, так и основные реквизиты счета-фактуры. Этот документ будет подготовлен специальным программным обеспечением, которое обеспечит его замещающее сохранение вместе с образом счета-фактуры, без их распечатывания.

Затем счета-фактуры на закупки включаются в реестр НДС путем последовательного присвоения номеров, при этом полученные счета-фактуры регистрируются в реестре закупок НДС в порядке входящих регистрационных номеров.

Процедура замещающего сканирования и сохранения выполняется в соответствии с положениями Декрета министерства экономики и финансов от 17 июня 2014 года.

Пояснения Налоговой службы

Согласно резолюции, Налоговая служба считает, что описанная процедура соответствует законодательству, в том числе в свете статьи 1 Декрета от 17 июня 2014 года, которая в своей нынешней формулировке (в учетом последних поправок, внесенных Законодательным декретом №179 от 26 августа 2016), ссылается на Кодекс электронного правительства в части определения электронного документа, пригодного для целей налогового учета, которым является любой «электронный документ, содержащий компьютеризированное представление соответствующих юридически важных актов, фактов или данных».

Кроме того, как разъяснено Налоговой службой в Резолюции №158/E от 15 июня 2009 года ( https://www.efattura.net/eportal/static_pages/pdf/risoluzione158E.pdf ), документ, удовлетворяющий условием признания его изначально-электронным документом, на основании нового порядка не обязательно должен быть материализован на физических носителях, чтобы считаться юридически существующим в соответствии с положениями налогового законодательства. Как следствие, если полученный в электронной форме налоговый документ соответствует нормативным требованиям, позволяющим считать его  электронным документом, будь то в случае, когда этот документ является изначально-электронным счетом-фактурой или же создан/отправлен с помощью электронных средств (но не является изначально-электронным счетом-фактурой), Вам не нужно его распечатывать.

Мой комментарий: Новая редакция «Кодекса электронного правительства» была утверждена законодательным декретом №179 от 26 августа 2016 года (decreto legislativo 26 agosto 2016, n. 179, http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2016/09/13/16G00192/sg ) и вступила в силу с 14 сентября 2016 года.

Налоговая служба также считает, что если используемые налогоплательщиком меры регистрации соответствуют законодательству и положениям Резолюции №318/E от 7 ноября 2007 года (см. http://www.docpaperless.com/R_AE_318E.pdf ), согласно которому «положения статей 25 и 39 Указа Президента Республики №633/72  предусматривают упорядочение документов о закупках и уникальность их отражения в бухгалтерских реестрах. Эта цель достигается путем присвоением таким документам входящего регистрационного номера для получаемой корреспонденции, и назначаемого в нарастающем порядке НДС-номера в ходе регистрации. Нет необходимости, чтобы эти два номера совпадали. Указание обоих относящихся к счету-фактуре номеров, как по реестру входящей корреспонденции, так и по НДС-реестру закупок, обеспечивает уникальную корреляцию между данными, содержащимися в документе, и данными, зафиксированными в названных реестрах».

Подразумевается, что физическое проставление «номера НДС» в оригинальном документе не является обязательным, если обеспечивается точное соответствие данных, содержащиеся в счете-фактуре, и данных, зарегистрированных в НДС-реестре закупок и в реестре входящей корреспонденции, в частности, если в НДС-реестре для каждого документа указаны как номер НДС, так и входящий регистрационный номер. Важно обеспечить, чтобы любой бумажный оригинальный документ, получивший входящий регистрационный номер и сохраненный в бумажном архиве, можно было легко найти, обратившись к электронному архиву.

Анализа Спедикато (Annalisa Spedicato)

Источник: сайт Directo.it
http://directio.it/multimedia/news/2017/04/11-chiarimenti-entrate-conservazione-sostitutiva-documenti-fiscalmente-rilevanti.aspx