Надежная оцифровка и уничтожение оригиналов: Наступил ли конец бумаги?

Ответы на вопросы французского специалиста Эрве Штрейфа (Hervé Streiff, на фото) из компании Locarchives были опубликованы 1 сентября 2017 года на сайте News Informatique («Компьютерные новости»).

Вопрос: Зачем нужен этот новый стандарт NF Z 42-026? Как он взаимосвязан со стандартом NF Z 42-013?

Ответ: Стандарт NF Z 42-026 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, https://www.boutique.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/article/874692/fa187367 , май 2017 года) появился вслед за внесением изменений в статью 1379 Гражданского кодекса Франции (Code Civil, см. https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=63D22AF28BFC4F7AD655CD3D3EB9C890.tpdila21v_1?idArticle=LEGIARTI000032042394&cidTexte=LEGITEXT000006070721&categorieLien=id&dateTexte=20161001 ) и публикацией декрета №2016-1673 от 5 декабря 2016 года «О надёжности копий и применении статьи 1379 Гражданского кодекса» (Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil), см. https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033538124&fastPos=13&fastReqId=1375915558&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte, разъясняющего применение новой редакции законодательства.

Стандарт, которого очень ждали заказчики и поставщики  услуг оцифровки, определяет порядок создания надежных электронных копий (copies fiables): при оцифровке обеспечивается надежность (аутентичность) и целостность электронных копий и их последующее хранение в системе электронной архивации (Système d’Archivage Electronique, SAE – это либо собственная система организации, либо система доверенной третьей стороны – поставщика услуг хранения, которая принимает на хранение электронные документы и обеспечивает их надёжную сохранность, в том числе в длительной перспективе – Н.Х.). При соблюдении этих двух условий становится возможным уничтожение бумажных оригиналов.

Стандарт NF Z 42-026 предвосхищает дальнейшее развитие стандарта NF Z 42-013:2009 «Электронная архивация – Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем для обеспечения долговременной сохранности и целостности хранящихся в этих системах электронных документов» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes,  https://www.boutique.afnor.org/norme/nf-z42-013/archivage-electronique-specifications-relatives-a-la-conception-et-a-l-exploitation-de-systemes-informatiques-en-vue-d-assurer/article/773362/fa125098 ), который в настоящий момент пересматривается французским национальным органом по стандартизации AFNOR, и который теперь будет переориентирована на «хранение юридически значимых документов» (archivage à vocation probatoire).

Таким образом, каждый из этих двух стандартов будет охватывать свою область применения: создание надежных копий (NF Z 42-026) и обеспечение долговременной сохранности и целостности копий (NF Z 42-013).

Вопрос: Как на практике реализовать решение для надёжной оцифровки?

Ответ: Согласно стандарту NF Z 42-026, для реализации последовательности процессов надёжной оцифровки требуются выполнить четыре критерия:

• Контроль качества и определение параметров последовательности процессов оцифровки: тестирование возможностей и ограничений средств оцифровки для каждого типа документов, с целью выявления рисков для надёжности (аутентичности) копий и выбора надлежащего разрешения, цветопередачи и т.д.


• Подтверждение надежности оцифровки: результаты контроля качества (описание партии, результатов оцифровки, реализованных мер контроля и т.д.) должны быть формально зафиксированы в протоколе процесса оцифровки.


• Внедрение системы отслеживания и контроля всей совокупности операций оцифровки (таких, как предварительная подготовка, собственно оцифровка/сканирование, действия после оцифровки и т.д.), с целью формирования контрольной информации (журналов аудита) и подтверждения соответствия требованиям к надёжной оцифровке.


• Использование криптографических средств для обеспечения целостности электронных копий, таких, как дайджест (хеш), отметка времени, электронная печать. Также рекомендуется создавать свидетельства об оцифровке, позволяющие извлекать и представлять доказательства. Все полученные результаты (электронные копии, метаданные, доказательства) должны быть сохранены в системе электронной архивации, сертифицированной на соответствие стандарту NF Z 42-013.

Вопрос: Следовательно, компании могут теперь систематически уничтожать свои бумажные документы после их оцифровки?

Ответ: В принципе, да, законодательство позволяет это делать. Однако прямо сейчас широкомасштабное уничтожение бумажных оригиналов не является ни желательным, ни рекомендуемым. Разумно в течение какого-то времени подождать и посмотреть, как судьи будут рассматривать соответствующие споры. Стандарт NF Z 42-026 укрепляет доверие к электронным технологиям и открывает новые перспективы. Для компании это возможность переосмыслить свои методы управления и задуматься о рисках, свойственных каждому типу документов.

В подавляющем большинстве случаев документы могут быть уничтожены после проведения контроля качества после оцифровки. Так можно поступать, например, с копиями вспомогательных документов, которые не подвергают компанию каким-либо рискам.

Некоторые документы могут непосредственно влиять на жизнеспособность компании: например, контракты на большие суммы, кадровые документы ... Такие документы уместно сохранять как в бумажном, так и в электронном форматах с целью снижения своих рисков. Электронные копии можно использовать в повседневной деловой деятельности, а бумажные оригиналы хранить в подходящих условиях. В случае уничтожения документа в одной форме, компания по-прежнему сможет работать с другой версией и при необходимости представить её в суде.

Помогая компаниям сориентироваться и сделать правильный выбор, стандарт NF Z 42-026 предлагает 4 варианта использования:

• Какова природа подлежащих оцифровке документов? Это документопоток (например, входящая почта) или определенные группы документов?


• Каким образом выполняется оцифровка? Делается ли это централизованно (самой организацией или силами внешнего поставщика услуг) или в децентрализованном режиме, например, в окошках банка или государственного органа?

В зависимости от имеющихся в Вашем распоряжении средств, Вы, например, можете выполнять оцифровку самостоятельно и передавать функцию хранения внешнему поставщику услуг, или наоборот. Вы также можете доверить все процессы внешнему профессиональному поставщику услуг.

В заключение хочу отметить, что уже имеются все необходимые механизмы для того, чтобы рассмотреть вопрос об уничтожении бумажных документов в тех случаях, когда это целесообразно и экономически выгодно. Вместо того, чтобы идти на немедленное бездумное уничтожение, лучше внедрить надежную оцифровку И сохранять бумажные оригиналы ещё в течение нескольких лет – за это время можно будет проверить свои процессы и убедиться в том, что сложилась стабильная судебная практика. В конечном итоге, когда появится ясность с правовыми рисками и рисками оперативной деятельности, станет возможным уничтожение бумажных оригиналов после оцифровки до истечения сроков хранения документов.

Эрве Штрейф (Hervé Streiff)

Источник: сайт News Informatique
http://www.informatiquenews.fr/numerisation-fiable-destruction-originaux-fin-papier-herve-streiff-locarchives-53310