воскресенье, 24 сентября 2017 г.

Штат Техас после урагана: Документирование уничтожения поврежденных или утраченных документов


Заметка Крега Келсо (Craig Kelso) была опубликована 6 сентября 2017 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).

Расчистка и восстановление в районах, затронутых ураганом Харви (Harvey) только начинается, и это будет долгий и трудный процесс. Большая часть возвращения к нормальной жизни - это восстановление коммунальных услуг, ремонт дорог, открытие судов и школ, а также восстановление многие других региональных и местных государственных услуг, которые являются важнейшими для граждан в пострадавших областях. Для этого государственным должностным лицам будет необходим доступ к их документам для того, чтобы установить местонахождение линий электропередачи, понять, кто из детей возвращается в школу, какие были поданы судебные иски, какие земли были проданы ... список можно продолжать и продолжать, и это лишний раз подчёркивает важность наличия нужной информации для как можно более оперативного оказания услуг.

Если документы ведутся в электронном виде, то можно надеяться, при необходимости, на восстановление информации с резервных копий и на то, что компьютерное оборудование может быть быстро восстановлено или заменено. Что касается физических документов, то крайне важно как можно быстрее изучить состояние офисов, хранилищ и других мест, где находятся документы. Само собой разумеется, что Вы должны возвращаться только в те офисы / здания, которые признаны безопасными персоналом, ответственным за действия в чрезвычайных ситуациях.

К сожалению, некоторые физические документы или не удастся спасти, или же их отправка на обработку в реставрационную лабораторию для восстановления окажется чрезмерно дорогостоящей. TSLAC подготовил вебинар, в рамках которого высказывается ряд предложений по проведению экспертизы пострадавших документов ( https://slrmtraining.tsl.texas.gov/course/index.php?categoryid=11Для доступа к сайту TSLAC может потребоваться анонимайзер – Н.Х.).

В случае невозможности восстановить документы, муниципальным должностным лицам необходимо задокументировать типы пострадавших документов, объем утраченных документов, указав, когда эти документы подлежали уничтожению. Такая документация достаточна для документов временного срока хранения, однако о любых документах постоянного срока хранения необходимо будет уведомить архивно-документационную службу - TSLAC. Муниципальные должностные лица должны представить в TSLAC форму SLR 501 «Запрос разрешения на уничтожение документов, которым не установлен срок хранения» (Request for Authority to Destroy Unscheduled Records, https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/recordspubs/forms/slr501.pdf ).

Территориальные отделения органов исполнительной власти  в пострадавших районах должны представить форму RMD 102 «Запрос разрешения на уничтожение государственных документов штата» (Request for Authority to Dispose of a State Record, https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/recordspubs/forms/rmd102.pdf ).

Очень помогает, если Вы можете включить фотографии, письмо с описанием обстоятельств, приведших к ущербу, или любые иные доказательства, подтверждающие информацию, которую Вы укажете в форме.

Следует иметь в виду, что изначальное назначение этих форм - либо получение разрешения и юридического права уничтожить специфические документы, которые не упоминаются в перечне документов с указанием сроков хранения, утвержденном правительством штата или муниципальными властями, которые в противном случае пришлось бы хранить постоянно (типичный американский порядок: пока документам не установлен собственный срок хранения, они по умолчанию подлежат постоянному хранению и не могут быть уничтожены – Н.Х.);  либо получение от TSLAC разрешения на уничтожение бумажных оригиналов документов, которые местные власти хотят микрофильмировать. И только это!

В то же время, если документы постоянного срока хранения были повреждены / стали невосстановимыми ввиду не зависящих от Вас обстоятельств, отправьте эту форму в TSLAC с тем, чтобы официально задокументировать произошедшее, указав событие, все относящиеся к делу подробности и количество / тип уничтоженных документов.

Это действие не освобождает вас от юридической ответственности за соблюдение срока хранения, установленного Вашими указаниями по срокам хранения документов и действиям по их истечении; оно лишь создает доказательство, свидетельствующее о характере событий, повлекших за собой уничтожение документов. В случае выполнения в рамках обычной повседневной деловой деятельности, данное действие показывает, что информация не была умышленно скрыта или уничтожена.

Ещё одна, заключительная мысль по поводу документации: убедитесь, что Вы также документируете время, затраченное на восстановление документов. Эта работа является частью восстановительных работ и может быть засчитана при получении возмещения из федеральных фондов, выделяемых на борьбу со стихийными бедствиями. Отслеживайте часы работы, закупки коробов и иных расходных материалов, использования реставрационно-консервационных услуг и всё, что может служить доказательством выполненных ремонтно-восстановительных работ.

Крег Келсо (Craig Kelso)

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2017/09/documenting-destruction-of-records-damaged-or-destroyed/

Комментариев нет:

Отправка комментария