Китай: Опубликовано «Руководство по созданию электронных архивов и архивных отделов организаций»

19 сентября 2017 года сайт Государственного архивного управления Китая (国家档案局 , далее Госархив) сообщил (см. http://www.saac.gov.cn/news/2017-09/19/content_205220.htm ) о публикации «Руководства по созданию электронных архивов и архивных отделов организаций» (《企业数字档案馆（室）建设指南》, текст объёмом 30 страниц доступен по адресу http://www.saac.gov.cn/news/site2/20170919/64006a6bf3e51b2ac57202.docx ).

Мой комментарий: насколько я понимаю, в китайской традиции термин «архивы» охватывает как управление документами, так и их архивное хранение.

В предисловии говорится:

«Государственное архивное управление Китая выпустило настоящий документ с целью усилить руководство процессом создания электронных архивов (архивных отделов) организаций и стандартизовать его

Руководство применимо во всех организациях, создающих электронные архивы.

Если не указано иное, термины в данном руководстве используются в соответствии с национальным стандартом DA/T 58-2014 «Управление электронными документами – Основные термины» (电子档案管理基本术语, Electronic records management basic terms).

Руководство разработано отделением экономических и технологических архивов Государственного архивного управления. Основными авторами документа являются Фу Хуа (Fu Hua, 付华), Ван Яньбинь (Wang Yanbin, 王雁宾), Цзян Яньси (Jiang Yanxi, 姜延溪), Цхай Инфан (Cai Yingfang, 蔡盈芳), Джан Цзинцзин (Zhang Jingjing, 张晶晶), Сьон Вей (Xiong Wei, 熊伟), Сунь Сяогуан (Sun Xiaoguang, 孙晓光), Джоу Си (Zhou Xi, 周喜), Пхи Нань (Pi Nan, 皮楠), Хуань Хун (Huan Hong, 环红).»

Содержание руководства следующее:

1. Концепции и основные характеристики
2. Цели и принципы создания электронных архивов
3. Создание инфраструктуры
4. Создание системы управления электронными документами (это, по сути дела, набор требований к функциональным возможностям – Н.Х.)
5. Формирование фондов электронных архивов
6. Нормативная база и использование стандартов
7. Создание системы обеспечения безопасности и конфиденциальности
8. Финансирование и обеспечение квалифицированными кадрами
9. Этапы создания электронного архива

Во вводной части также подчеркивается, что «В условиях дальнейшего развития и широкого применения информационных технологий создание электронных архивов (архивных отделов) стало единственным способом повышения качества, эффективности и внедрения инноваций в деятельности архивов организаций. Создание соответствующих требованиям развития государства, общества и предприятий электронных архивов (архивных отделов) организаций способствует интеграции информационных ресурсов предприятия, укрепляет управление архивной информацией и возможности для оказания услуг, а также способствует повышению уровня управления предприятиями.»

Среди особенностей электронных архивов отмечено использование технологии больших данных и иных инновационных технологий.

Названы три основных принципа создания электронных архивов (п.2.2):

• Общее планирование и пошаговая реализация,


• Ориентация на потребности и приоритетность формирования важнейших архивных ресурсов,


• Обеспечение безопасности и соответствия требования законодательства.

В п.4.1 предусмотрена возможность передачи электронных документов на хранение как на носителях, так и с использованием электронных каналов связи.

Приятно порадовало наличие пунктов, предусматривающих функциональные возможности по отслеживанию сроков хранения, информирования о документах с истекшими сроками хранения, проведения уничтожения и передачи документов (пп. 4.3.5-4.3.7). Также есть пункт (п.4.4) о наличии функциональных возможностей для формирования традиционной отчетности и статистики.

В части оцифровки традиционных документов, отмечено, что, для того чтобы электронный архив стал действительно полезным, уровень оцифровки унаследованных документов должен быть не менее 70% (п.5.1). Определены приоритеты оцифровки в зависимости от функций документов и их сроков хранения.

В число основных этапов проекта создания электронного архива включены: планирование, утверждение, внедрение, приемка и ввод в эксплуатацию, эксплуатация и техническая поддержка.

В целом я бы оценила руководство как хорошо продуманный высокоуровневый документ, акцентирующий внимание на том, что нужно сделать, но не предписывающий конкретных технологических решений.

Источник: сайт Государственного архивного управления Китая
http://www.saac.gov.cn/news/2017-09/19/content_205220.htm
http://www.saac.gov.cn/news/site2/20170919/64006a6bf3e51b2ac57202.docx