Канада: начато публичное обсуждение проекта стандарта информации, документирующей прием документов на архивное хранение

6 сентября 2017 года на форуме Ассоциации канадских архивистов – почтовой рассылке Arcan-l была выложена информация о том, что Канадский совет архивов (Canadian Council of Archives, CCA) и рабочая группа по национальному стандарту приема на архивное хранение (National Archival Accession Standard Working Group) подготовили и выложили для публичного обсуждения проект «Канадского стандарта информации, связанной с приемом документов на архивное хранение» (Canadian Archival Accession Information Standard, CAAIS), и открыли интернет-опрос ( https://www.surveymonkey.com/r/CAAIS ), в рамках которого можно сообщить своё мнение. Замечания и предложения принимаются до 30 сентября 2017 года, им можно подать как через опрос, так и послать напрямую по электронной почте на адрес cca@archivescanada.ca .

Проект стандарта и вспомогательные документы доступны на заглавной странице интернет-опроса. Прямые ссылки следующие:

• Проект стандарта CAAIS, http://archivescanada.ca/uploads/files/Documents/CAAIS_ConsultationDraft_Final.pdf


• Диаграмма, показывающая состав документации, создаваемой в процессе приема документов на архивное хранение, http://archivescanada.ca/uploads/files/Documents/AccessionRecordDiagram.pdf

В информационном сообщении, подписанном председателем рабочей группы Реймондом Фрогнером (Raymond Frogner) и Кристиной Никольс (Christina Nichols) от CCA, в частности, отмечается:

«Стандарт CAAIS выделяет набор базовых элементов, которые архивные хранилища могут использовать для создания последовательных и надежных документов о приеме на архивное хранение, документирующих физическую и юридическую передачу архивных материалов от их создателей и доноров в архивные учреждения. Стандарт направлен на сбор / захват информации, относящейся к ключевым этапам процесса приема документов на хранение, с указанием характера приобретенных архивных материалов, их источников или происхождения, а также событий, связанных с тем, как эти материалы обрабатывается внутри архивного учреждения.

Стандарт CAAIS был подготовлен рабочей группой по национальному стандарту приема на архивное хранение- целевым комитетом при Канадском совете архивов (CCA).»

В течение лета и осени 2017 года рабочая группа планирует подготовить дискуссионный документ, выделив в нём наиболее сложные вопросы и дав в общих чертах руководство по внедрению отдельных элементов. Последующие шаги будут зависеть от результатов публичного обсуждения. Если потребуются лишь мелкие доработки, то рабочая группа сможет подготовить окончательную редакцию документа на английском и французском языках и опубликовать версию 1.0 стандарта к концу марта 2018 года.

Рабочая группа благодарна Канадскому совету архивов и его секретариату за логистическую поддержку и помощь на протяжении работы над проектом документа. Группа также благодарит проект InterPARES за щедрую поддержку, которая позволила рабочей группе провести две личных встречи её участников в Ванкувере в 2016 году.

Содержание документа следующее:

Часть I: Введение

• Приём на архивное хранение
• Область применения
• Целевая аудитория
• Структура документа
• Инструменты, способствующие внедрению стандарта
• Благодарности

Часть II: Информационные элементы документации, касающейся приёма на архивное хранение
1. Раздел идентифицирующей информации
2. Раздел информации об источнике комплектования
3. Раздел информации о принимаемых на хранение материалах
4. Раздел информации об управлении принятыми материалами
5. Раздел информации о событиях
6. Раздел общей информации
7. Раздел контрольной информации

Глоссарий
Приложение A: Сводка требований к обязательности элементов и суб-элементов
Приложение B: Примерная форма документа о приеме на хранение – минимальный уровень
Приложение C: Список членов рабочей группы по национальному стандарту приема на архивное хранение

Источник: почтовая рассылка Arcan-l
http://www.mailman.srv.ualberta.ca/mailman/listinfo/arcan-l