3.3.2 документированная информация (documented information): Информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который её содержит.Раздел об управлении документами звучит теперь так (это практически типовой текст для всех новых редакций стандартов систем менеджмента ИСО):
Примечания:
1. Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе и может быть получена из любого источника.
2. Документированная информация может относиться:
- к системе экологического менеджмента, включая в себя соответствующие процессы:
- к информации, созданной для функционирования организации (может также рассматриваться как документация):
- к свидетельствам достигнутых результатов (может также рассматриваться как записи).
7.5 Документированная информацияТак называемый «Блок практической помощи №19» содержит перечень документов, которыми необходимо управлять:
7.5.1 Общие положения
Организация должна разработать и поддерживать соответствующую документированную информацию для обеспечения того, что ее система экологического менеджмента функционирует результативно. что она понимается лицами, работающими под управлением организации, и другими заинтересованными сторонами, и что процессы, связанные с системой экологического менеджмента, выполняются так, как это запланировано. Документированная информация должна накапливаться и поддерживаться таким образом, чтобы отражать культуру и потребности организации.
Документированная информация, например, в форме процессов, планов и программ, должна разрабатываться, актуализироваться и применяться, при необходимости, для обеспечения согласованных, своевременных и воспроизводимых результатов. Документированная информация в форме записей должна регистрироваться и сохраняться в качестве свидетельств достигнутых результатов или выполненной деятельности, с целью демонстрации результативного внедрения системы экологического менеджмента. Информация, используемая в качестве записей достигнутых результатов или свидетельства выполненной деятельности, является частью документированной информации организации, но может управляться посредством различных процессов менеджмента.
Для результативного менеджмента ее ключевых видов деятельности (например, тех. которые связаны с идентифицированными рисками и возможностями, которые необходимо учесть) организация может определить, как ей выполнять соответствующую деятельность посредством разработки процесса(ов), который может быть задокументирован, и может описывать с соответствующей степенью детализации, каким образом эти виды деятельности управляются. Если организация решает не документировать процесс, то участвующие лица, работающие под управлением организации, должны быть проинформированы о требованиях, которые должны быть выполнены, при необходимости, посредством обмена информацией или обучения.
Организация может решить документировать ее систему менеджмента в форме руководства, которое представляет собой обзор или краткое изложение системы с описанием основных элементов, и может содержать указания на связанную с системой документированную информацию. Структура любого такого руководства по системе экологического менеджмента не обязана следовать структуре разделов ISO 14001 или какого-либо другого стандарта (см. блок практической помощи №19).
Объем документированной информации одной организации может отличаться от объема другой организации. Создание ненужной или сложной документированной информации может снижать результативность системы экологического менеджмента. При рассмотрении объема создаваемой документированной информации организация может рассмотреть преимущества документированной информации для результативности, целостности и постоянного улучшения системы экологического менеджмента.
Документированная информация может быть управляемой на любом носителе (бумага, электронная форма, фотография, плакат), который является удобным, удобочитаемым, легко понимаемым и доступным нуждающимся в информации, содержащейся на нем.
Если процессы системы экологического менеджмента согласованы с процессами других систем менеджмента, организация может объединить соответствующую экологическую документированную информацию с документированной информацией этих других систем менеджмента.
Основная документированная информация, относящаяся к системе экологического менеджмента. представлена в блоке практической помощи №19. Это основная, минимально необходимая информация. которая должна документироваться, при этом организация может выйти за эти пределы, при необходимости, для результативности системы экологического менеджмента.
7.5.2 Создание и актуализация
При создании и актуализации документированной информации, относящейся к системе экологического менеджмента, организация должна обеспечить соответствующие
7.5.3 Управление документированной информацией
- идентификацию и описание (например, наименование, дата, автор или ссылочный номер):
- формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические изображения) и носитель (например, бумажный, электронный):
- внутренний анализ и утверждение на пригодность и адекватность.
Управление документированной информацией системы экологического менеджмента является важным для обеспечения того, что:
- информация может быть идентифицирована по отношению к соответствующей организации, подразделению, функции, деятельности или контактному лицу:
- информация, разрабатываемая, актуализируемая и применяемая организацией, регулярно анализируется, при необходимости изменяется и утверждается уполномоченными лицами до ее выпуска:
- действующие версии соответствующей документированной информации доступны на всех местах, где выполняется деятельность, важная для результативного функционирования системы, включая ту, которая необходима для обеспечения уверенности в том. что требования выполнены;
Примечание — В тех случаях, когда обеспечение доступности документированной информации невозможно с практической точки зрения, действия, которые соответствуют предписанной практике, можно считать достаточными.
- информация, которая устарела, незамедлительно удаляется из всех мест ее выпуска, а также из всех мест и случаев ее применения (в некоторых обстоятельствах, например, в правовых целях и/или в целях сохранения знаний документированная информация, которая устарела, может быть сохранена в качестве свидетельств достигнутых результатов).
- документированная информация может результативно управляться посредством:
- разработки соответствующего формата, который включает уникальные наименования, номера, даты, версии, историю изменений и полномочия:
- возложения ответственности за анализ и утверждение документированной информации, разрабатываемой. актуализируемой и применяемой организацией, на лиц, обладающих достаточными техническими способностями и организационными полномочиями;
- поддержания результативной системы распространения.
Блок практической помощи № 19 — Документированная информацияИсточник: сайт Росстандарта
Организация должна разрабатывать, актуализировать и применять следующую документированную информацию, которая включает в себя:
Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию в качестве свидетельств (записей) следующего:
- область применения системы экологического менеджмента;
- экологическую политику;
- идентифицированные риски и возможности организации, которые необходимо учесть;
- необходимые процессы в соответствии с 6.1.1—6.1.4, в объеме, требуемом для получения уверенности в том. что эти процессы выполняются как было запланировано;
- экологические аспекты и связанные с ними экологические воздействия, критерии, используемые для определения значимых экологических аспектов, а также значимые экологические аспекты;
- принятые обязательства;
- информацию об экологических целях;
- информацию о процессах управления деятельностью, необходимых для выполнения требований системы экологического менеджмента, в объеме, необходимом для получения уверенности в том, что процессы выполняются как было запланировано;
- процессы, необходимые для подготовки и реагирования на потенциальные чрезвычайные ситуации, идентифицированные в соответствии с 6.1.1, в объеме, необходимом для получения уверенности в том. что процессы выполняются как было запланировано.
Другие примеры документированной информации включают описания программ и ответственности, процедуры, информацию о процессах, организационную структуру, внутренние и внешние стандарты, а также планы действий в чрезвычайных ситуациях.
- компетентности, насколько это подходит;
- обмена информацией, насколько это подходит;
- результатов мониторинга, измерений, анализа и оценки, насколько это подходит;
- результата(ов) оценки соответствия;
- реализации программы аудитов и результатов аудитов.
- результатов анализа со стороны руководства;
- характера выявленных несоответствий и всех последующих предпринятых действий, а также результатов всех корректирующих действий.
http://www.gost.ru/wps/portal/
Комментариев нет:
Отправить комментарий