Передача электронных дел в архив суда общей юрисдикции и их хранение

Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 №56 бфла утверждена «Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», в которой установлен порядок передачи электронных документов в архив суда и их хранение.

Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются (п.7.3).

Передача документов производится на основании описей электронных дел судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда (п.7.5.):

• По информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы):


• На физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах

Техническое сопровождение по обеспечению передачи ЭД в архив, связанное с настройкой программных комплексов и их функционированием, а также удостоверение качества передаваемых единиц хранения ЭД обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде, а также работниками филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.

При передаче ЭД в архив суда выполняются следующие основные процедуры работы с документами (п.7.5.1):

• Формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров ЭД или контейнером ЭД, содержащим контент и его метаданные, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового ЭД в формате PDF/A;.


• Формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;


• Проверка архивом суда ЭД на наличие вредоносных компьютерных программ;


• Проверка воспроизводимости ЭД;


• Проверка физического и технического состояния носителей (при передаче ЭД в архив суда на физически обособленных материальных носителях).

Прием ЭД в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива суда, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного им лица (п.7.5.2).

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве (п.7.5.3).

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

• Наименование суда (полное, сокращенное);


• Номер фонда;


• Номер описи электронных дел;


• Номер дела по описи;


• Отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);


• Крайние даты документов электронного дела;


• При необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки разборчивым почерком специальными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы (п.7.6):

• Ограничения на прием ЭД;


• Завершенность процесса создания ЭД;


• Наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД;


• Наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. Каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра (п.12.13).

Обязательными условиями хранения электронных документов являются (п.12.18):

• Наличие в архиве суда не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);


• Наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;


• Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Передача ЭДв государственный архив осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях по правилам, установленным для документов на бумажном носителе (п.13.5).

Мой комментарий: Документом зафиксирован традиционный порядок организации хранения документов, когда в архив организации передаются только документы длительного (свыше 10 лет) срока хранения.

Все остальные документы планируется хранить в тех информационных системах, в которых они были созданы или изначально включены, изменение форматов не планируется. Представляется, что это не совсем правильно, поскольку после 5-7 лет хранения, скорее всего, придется проводить конверсию/миграцию электронных документов в новые форматы и/или в новые информационные системы.

Описание процедуры хранения электронных документов в архиве – самый маленький раздел инструкции. Похоже, коллеги пока не знают, как они это будут делать.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=323738