Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов

На официальном сайте для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения размещен проект приказа Росархива «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

В проекте устанавливается, что «Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности (п.2.1)».

Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п.2.2).

Раздел III описывает структуру перечня. Он не содержит ни единого пункта, описывающего, как применять перечень. С моей точки зрения, данный раздел в инструкции лишний.

Раздел IV «Определение сроков хранения документов». Здесь возникает вопрос, как данный раздел соотносится с основным назначением нормативного акта. Бóльшая часть пунктов посвящена разъяснению того, что понимается под установленными перечнями сроками хранения:

• «Постоянно»;


• «До ликвидации организации»;


• «До минования надобности»;


• «До замены новыми».

С моей точки зрения, именно этот раздел – учитывая, что большинство специалистов-практиков плохо понимают правовую логику установления сроков хранения и легко может принять неверные решения, опираясь на схожесть названия документа с каким-то из пунктов перечня  - является одним из ключевых, однако он в основном повторяет нормы, уже установленные законом об архивном деле:

• Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п.4.1)


• Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу (п.4.8)

Еще один пункт запрещает уничтожать документы до истечения их сроков временного хранения.

4.3. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п.4.10).

Мой комментарий: С моей точки зрения, перечень - не истина в последней инстанции, тем более, когда он затрагивает очень разные органы,  учреждения, и организации, действующие в различных нормативно-правовых рамках – и идея «одного размерчика для всех» заведомо не сработает в каких-то случаях. Было бы более правильно описать в документе алгоритм действий в тех случаях, когда сроки хранения по тем или иным причинам организацию не устраивают. Мне нравится американский федеральный подход, когда государственным органам предоставляется право выбора: можно или пользоваться типовым перечнем, утвержденным Национальными Архивами США, или же установить по согласованию с Национальными Архивами собственный срок хранения.

Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями (п.4.11).

Мой комментарий: Возможность продления срока хранения несет в себе определенные риски в тех случаях, кода документы содержат персональные данные, поскольку закон о персональных данных установил, что они должны быть уничтожены по достижении целей обработки. Соответственно, было бы желательно, чтобы инструкция содержала указания о том, как действовать в таких случаях.

Ключевой раздел V «Порядок применения Перечня» состоит всего из 4 пунктов. Перечень используется федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации, органами местного самоуправления при подготовке ими (п.5.1):

• Перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;


• Типовых и примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций;

Всеми организациями он используется при разработке индивидуальных номенклатур дел.

При разработке перечней документов используется структура Перечня, видовой состав документов, отраженный в его статьях, сроки хранения документов. Сроки хранения документов в перечнях не могут быть ниже тех сроков, которые установлены Перечнем для документов того же вида (п.5.2).

При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий(ую) перечень (номенклатуру) (п.5.3).

Мой комментарий: Таки образом, сказано как информацию из перечня использовать для составления других перечней и номенклатур. Однако совершенно не описано, как использовать перечень при выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Пункт 5.4 «Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии» вообще не имеет никакого отношение к данной инструкции. Причем здесь прием документов на хранение?

Еще один спорный пункт следующий:

6.1. Сроки хранения документов, установленные настоящим Перечнем, распространяются на документы, созданные после вступления в силу Приказа об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

В этой связи я считаю, если в новом перечне изменены сроки хранения документов, которые содержат ныне действующие законы, нормативные акты и перечни документов, то они должны быть либо выделены, либо представлены отдельным списком для того, чтобы не пришлось каждому специалисту самостоятельно заниматься научными изысканиями и сравнительным анализом.

Мой комментарий: С моей точки зрения, содержание документа не соответствует его названию – это что угодно, но не инструкция по применению перечня. У меня складывается впечатление, что его разработчики сами не вполне понимают, для чего они создали этот документ.

Ещё один существенный момент связан с тем, что речь идёт о перечне архивных документов, а в инструкции в основном упоминаются «просто» документы, и именно для них устанавливаются обязательные к исполнению нормы. Про архивные документы ничего толком не говорится. С моей точки зрения, сделана неправомерная попытка распространить нормы, относящиеся только к архивным документам, на все документы организации.

Источники: Консультант Плюс / Сайт regulation.gov.ru 
https://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=92946
http://static.consultant.ru/obj/file/doc/rosarchiv_090719-2.rtf