Ещё в 2013 году мы опубликовали статью, посвященную этому вопросу (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2013/06/faq-can-a-state-agency-destroy-a-paper-original-after-scanning/ ), однако некоторые органы исполнительной власти штата интересуются, не изменились ли с тех пор наши рекомендации, особенно ввиду того, что в этом году были обновлены правила административной работы. Итак, давайте посмотрим, что сказано в новой редакция Бюллетеня 1 ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/recordspubs/stbull01 ).
Хотя в правилах нет параграфа, в котором бы прямо говорилось, что любой документ может храниться в электронном виде, данное в разделе 6.92(4) определение государственного электронного документа штата (electronic state record) ссылается на пункт 441.189(а) Кодекса государственного управления (Government Code), где сказано (см. https://texas.public.law/statutes/tex._gov%27t_code_section_441.189 ):
«Любой государственный документ штата может быть создан и/или сохранён в электронном виде в соответствии со стандартами и процедурами, установленными в качестве должностных административных правил.»Так каковы же сейчас требования к ведению документов в электронном виде? В разделе 6.94 Бюллетеня перечислены следующие минимальные требования - все органы исполнительной власти штата обязаны:
- Управлять электронными государственными документами штата в соответствии с программой управления документами государственного органа и утвержденными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, вне зависимости от формата, системы или места хранения;
- Сохранять права собственности и ответственность государственного органа за государственные документы независимо от того, откуда документ происходит или где он находится, включая (но не ограничиваясь) сервисы облачных вычислений и сайты социальных сетей.
- Разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии документацию на системы управления электронными документами, адекватную для целей идентификации, хранения, чтения, обработки или миграции документов, а также обеспечения своевременного, авторизованного окончательного решения судьбы (т.е. уничтожения или передачи на государственное архивное хранение – Н.Х.) электронных государственных документов штата.
- Обеспечивать, чтобы электронные государственные документы штата оставались легкодоступными и читаемыми до тех пор, пока они хранятся государственным органом, путем проведения миграции либо посредством сохранения всего программного обеспечения, оборудования и документации, необходимых для извлечения и чтения электронных государственных документов штата.
- Поддерживать описательные и технические метаданные, необходимые для того, чтобы электронные государственные документы штата были полностью понятными представителям соответствующего целевого сообщества, - включая метаданные, необходимые для адекватного поддержания аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию, а также для обеспечения долговременной сохранности документов.
- Обеспечивать сохранение аутентичности, целостности, надежности документов и их пригодности к использованию.
- Обеспечивать возможность легко извлекать и читать электронные государственные документы штата независимо от других документов в информационных системах или системах хранения.
- Обеспечить, чтобы резервные копии систем, необходимые для целей восстановления после аварий и катастроф, не использовались в качестве инструмента исполнения требований к хранению документов в течение установленных сроков, - если только они не проиндексированы для обеспечения быстрого извлечения документов и не тестируются на регулярной основе.
- Требовать от всех третьих сторон, оказывающих услуги хранения документов, представления государственному органу описаний их планов по обеспечению непрерывности деловой деятельности и/или восстановления после катастроф, в части обеспечения защиты важнейших государственных документов государственного органа.
Теперь мы можем взглянуть на правила, касающиеся копий для удобства работы, чтобы понять, как следует обращаться с бумажными исходными документами. Согласно закону, копия для удобства работы не считается документом и для неё не устанавливается срок хранения, поэтому от неё можно избавиться, как только она перестает быть полезной для деловой деятельности (Получается, что фактически предлагается оригиналы, после сканирования, рассматривать как «копии для удобства работы», что, на мой взгляд, спорно. В целом подобный подход к такого рода копиям является рискованным и формальное следование ему способно привести государственного служащего в тюрьму. Федеральные правила управления документами в этом плане намного строже. Тем не менее, интересно то, что так считает архивно-библиотечная служба штата. – Н.Х.).
Прежде чем уничтожить бумажный исходный документ, Вам желательно убедиться в том, что сделанная Вами отсканированная копия является читаемой и доступной, хорошо отмаркирована и т.д. И, конечно же, Вы можете подумать о том, чтобы и дальше сохранять исходный документ в качестве резерва в тех случаях, если документу установлен постоянный или очень длительный срок хранения, если он отнесён к числу важнейших и т.п.
В нашей первой версии этой статьи Вы можете заметить, что в то время TSLAC не мог принимать электронные архивные документы от государственных органов, однако теперь это уже не так. Сейчас электронные государственные документы штата могут быть переданы на архивное хранение в Электронные архивы штата Техас (Texas Digital Archives, TDA), более подробную информацию о которых можно найти на веб-сайте TDA ( https://tsl.access.preservica.com/p4081/ ) и в недавно опубликованном нами интервью со специалистом TSLAC по электронным документам (Марком Майерсом (Mark Myers) – Н.Х.), см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/07/interview-with-mark-myers-on-the-texas-digital-archive/ .
Эрика Уилсон-Ланг (Erica Wilson-Lang)
Мой комментарий: Хочу обратить внимание на то, что Электронные архивы штата Техас используют услуги коммерческого поставщика – компании Preservica.
Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/10/faq-redux-can-a-state-agency-destroy-a-paper-original-after-scanning/
Рад, что Вы продолжаете вести свой блог. Не нахожу по цифровизации Здравоохранения 2018 год. С уважением
ОтветитьУдалитьК сожалению, в этом году я мало занималась этой тематикой – с одной стороны, как-то застопорилось моё сотрудничество с медицинским сообществом, а с другой – было много других проектов. Я хотела бы при первой возможности вернуться к данной теме …
Удалить