Я уже довольно подробно рассказывала на блоге о предыстории, особенностях и содержании этого документа, см. https://rusrim.blogspot.com/2016/09/blog-post_38.html и https://rusrim.blogspot.com/2016/09/blog-post_25.html .
В сети можно познакомиться с версией документа, которая была представлена на последнее DTR-голосование, см. https://connect.archivists.org/HigherLogic/System/DownloadDocumentFile.ashx?DocumentFileKey=44b7852f-be96-404d-90a7-14090edf049c
«Документационный анализ (appraisal) представляет собой регулярно повторяющийся процесс оценки деловой деятельности с целью определения того, какие документы должны быть созданы и захвачены, и в течение каких сроков их следует хранить. Документационный анализ сочетает понимание деловой деятельности и условий её ведения (делового контекста) с:Мой комментарий: В России стандарт ISO 30301 адаптирован дважды, разными национальными техническими комитетами и с использованием различной терминологии. К сожалению, каждый из получившихся документов имеет серьёзные недостатки, поэтому тем, кто не в состоянии работать с оригинальными стандартами ИСО на английском языке, лучше использовать их оба, выбирая из каждого наиболее удачные фрагменты. Это следующие стандарты:
Регулярное, систематическое проведение документационного анализа дает целый ряд преимуществ, в том числе обеспечивает:
- Выявлением деловых потребностей, законодательно-нормативных требований и общественных ожиданий, связанных с документами;
- Оценку возможностей и рисков, связанных с созданием документов и управлением ими.
В ряде национальных традиций управления документами и архивными документами, документационный анализ используется исключительно как инструмент для определения требований к срокам хранения документов и для разработки устанавливающих сроки хранения нормативных документов. В то же время концепция документационного анализа, как она описана в стандарте ISO 15489-1, предусматривает его применение для решения более широкого круга задач. Такого рода анализ может использоваться для выявления разного рода требований, связанных с созданием, захватом и управлением документами во времени и для выполнения этих требований способами, соответствующими меняющимся условиям ведения деловой деятельности. В таком случае документационный анализ может способствовать подотчётности и более эффективному ведению деловой деятельности.
- Соблюдение законодательно-нормативных требований к документам;
- Удовлетворение деловых потребностей в части управления документами и обеспечение своевременного уничтожения либо передачи документов по истечении сроков хранения;
- Выявление требований к дальнейшему хранению определенных документов в качестве архивных;
- Внедрение мер по защите и управлению документами в соответствии со степенью их важности для организации и/или с требованиями по срокам хранения;
- Повышение эффективности организации за счет надлежащего использования ресурсов;
- Эффективное управление связанными с документами рисками; а также
- Большую подотчетность за принятие решений, касающихся создания, захвата и управления документами.
Результаты документационного анализа могут быть использованы при разработке политик, систем и процессов, а также для создания набора мер и инструментов контроля и управления документами. В число таких инструментов входят схемы метаданных, деловые классификационные схемы, правила доступа и установления прав, а также нормативные документы, устанавливающие сроки хранения документов и действия по их истечении. В некоторых юрисдикциях проведение документационного анализа или определенных его элементов может, в соответствии с законами или нормативно-правовыми актами, требоваться в качестве предварительного этапа разработки подобных мер и инструментов.
Документационный анализ представляет собой стратегический подход к созданию, захвату и управлению документами, ориентированный больше на упреждающие действия, чем на реагирование на уже случившиеся события.
При проведении документационного анализа следует обеспечивать его подотчётность и консультации с заинтересованными сторонами, а в некоторых случаях он должен проводиться в партнерстве со сторонами, заинтересованными в создании, захвате и управлении определенными видами документов
Предлагаемые в настоящем документе рекомендации по документационному анализу могут быть полезными в том случае, если организация внедряет систему менеджмента документов в соответствии с требованиями стандарта ISO 30301. В рамках системы менеджмента документов документационный анализ помогает выполнять требования разделов 4 «Условия деловой деятельности организации» и 8.1 «Оперативное планирование».»
- ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=222670
- ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181007
«Данный документ содержат рекомендации о том, как проводить документационный анализ в интересах управления документами. Он описывают некоторые из продуктов и результатов, которые могут быть получены по итогам такого анализа. В целом настоящий документ описывает практическое применение концепции документационного анализа, изложенной в стандарте ISO 15489-1:2016.Содержание технического отчёта следующее:
В настоящем документе:
a) Перечисляются ряд основных целей и задач документационного анализа;
b) Объясняется важность определения сферы документационного анализа;
c) Объясняется, как проводить анализ направлений деловой деятельности и определять условия, в которых она осуществляется (контекст);
d) Объясняется, как выявлять требования к документам;
e) Описываются взаимосвязи между требованиями к документам, деловыми функциями и рабочими процессами;
f) Объясняется, как использовать оценку риска при принятии решений, затрагивающих документы;
g) Перечисляются варианты документирования результатов документационного анализа;
h) Описываются возможные варианты результатов документационного анализа; и
i) Объясняется важность мониторинга и анализа итогов выполнения принятых в рамках документационного анализа решений.
Данный документ может быть использован любыми организациями, независимо от их размера, характера деятельности и сложности их функций и структуры.»
ПредисловиеИсточник: сайт ИСО
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Процесс документационного анализа
5. Сбор и анализ информации
6. Оценка и выполнение требований
- 5.1. Общие положения
- 5.2. Определение области охвата документационного анализа
- 5.3. Определение лиц, которых следует вовлечь в процесс документационного анализа
- 5.4. Сбор информации
- 5.5. Анализ контекста (условий) деловой деятельности
- 5.6. Анализ технологического контекста
- 5.7. Функциональный анализ
- 5.8. Последовательный анализ
- 5.9. Определение действующих лиц
- 5.10. Определение ключевых для деловой деятельности областей
- 5.11. Определение требований к документам
7. Мониторинг
- 6.1. Общие положения
- 6.2. Связывание требований к документам с деловыми функциями и рабочими процессами
- 6.3. Оценка и обработка рисков, связанных с выполнением требований к документам
- 6.4. Документирование процесса документационного анализа
- 6.5. Использование результатов процесса документационного анализа
8. Пересмотр и корректирующие действия
Библиография
https://www.iso.org/standard/72274.html
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:21946:ed-1:v1:en
Комментариев нет:
Отправить комментарий