понедельник, 19 ноября 2018 г.

ИСО: Опубликован технический отчет ISO/TR 21946:2018 по анализу процессов деловой деятельности с точки зрения управления документами


13 ноября 2018 года сайт Международной организации по стандартизации сообщил о публикации давно ожидаемого технического отчёта ISO/TR 21946:2018 «Информация и документация – Документационный анализ в интересах управления документами» (Information and documentation - Appraisal for managing records, см. https://www.iso.org/standard/72274.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:21946:ed-1:v1:en ) – одного из «ударных» проектов профильного технического подкомитета по вопросам управления документами TC46/SC11 последних лет.

Я уже довольно подробно рассказывала на блоге о предыстории, особенностях и содержании этого документа, см. https://rusrim.blogspot.com/2016/09/blog-post_38.html и https://rusrim.blogspot.com/2016/09/blog-post_25.html  .

В сети можно познакомиться с версией документа, которая была представлена на последнее DTR-голосование, см. https://connect.archivists.org/HigherLogic/System/DownloadDocumentFile.ashx?DocumentFileKey=44b7852f-be96-404d-90a7-14090edf049c

Во введении в документ сказано следующее:
«Документационный анализ (appraisal) представляет собой регулярно повторяющийся процесс оценки деловой деятельности с целью определения того, какие документы должны быть созданы и захвачены, и в течение каких сроков их следует хранить. Документационный анализ сочетает понимание деловой деятельности и условий её ведения (делового контекста) с:
  • Выявлением деловых потребностей, законодательно-нормативных требований и общественных ожиданий, связанных с документами;

  • Оценку возможностей и рисков, связанных с созданием документов и управлением ими.
Регулярное, систематическое проведение документационного анализа дает целый ряд преимуществ, в том числе обеспечивает:
  • Соблюдение законодательно-нормативных требований к документам;

  • Удовлетворение деловых потребностей в части управления документами и обеспечение своевременного уничтожения либо передачи документов по истечении сроков хранения;

  • Выявление требований к дальнейшему хранению определенных документов в качестве архивных;

  • Внедрение мер по защите и управлению документами в соответствии со степенью их важности для организации и/или с требованиями по срокам хранения;

  • Повышение эффективности организации за счет надлежащего использования ресурсов;

  • Эффективное управление связанными с документами рисками; а также

  • Большую подотчетность за принятие решений, касающихся создания, захвата и управления документами.
В ряде национальных традиций управления документами и архивными документами, документационный анализ используется исключительно как инструмент для определения требований к срокам хранения документов и для разработки устанавливающих сроки хранения нормативных документов. В то же время концепция документационного анализа, как она описана в стандарте ISO 15489-1, предусматривает его применение для решения более широкого круга задач. Такого рода анализ может использоваться для выявления разного рода требований, связанных с созданием, захватом и управлением документами во времени и для выполнения этих требований способами, соответствующими меняющимся условиям ведения деловой деятельности. В таком случае документационный анализ может способствовать подотчётности и более эффективному ведению деловой деятельности.

Результаты документационного анализа могут быть использованы при разработке политик, систем и процессов, а также для создания набора мер и инструментов контроля и управления документами.  В число таких инструментов входят схемы метаданных, деловые классификационные схемы, правила доступа и установления прав, а также нормативные документы, устанавливающие сроки хранения документов и действия по их истечении. В некоторых юрисдикциях проведение документационного анализа или определенных его элементов может, в соответствии с законами или нормативно-правовыми актами, требоваться в качестве предварительного этапа разработки подобных мер и инструментов.

Документационный анализ представляет собой стратегический подход к созданию, захвату и управлению документами, ориентированный больше на упреждающие действия, чем на реагирование на уже случившиеся события.

При проведении документационного анализа следует обеспечивать его подотчётность и консультации с заинтересованными сторонами, а в некоторых случаях он должен проводиться в партнерстве со сторонами, заинтересованными в создании, захвате и управлении определенными видами документов

Предлагаемые в настоящем документе рекомендации по документационному анализу могут быть полезными в том случае, если организация внедряет систему менеджмента документов в соответствии с требованиями стандарта ISO 30301. В рамках системы менеджмента документов документационный анализ помогает выполнять требования разделов 4 «Условия деловой деятельности организации» и 8.1 «Оперативное планирование».»
Мой комментарий: В России стандарт ISO 30301 адаптирован дважды, разными национальными техническими комитетами и с использованием различной терминологии. К сожалению, каждый из получившихся документов имеет серьёзные недостатки, поэтому тем, кто не в состоянии работать с оригинальными стандартами ИСО на английском языке, лучше использовать их оба, выбирая из каждого наиболее удачные фрагменты. Это следующие стандарты:
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=222670

  • ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181007  
В разделе «Область применения» также отмечается:
«Данный документ содержат рекомендации о том, как проводить документационный анализ в интересах управления документами. Он описывают некоторые из продуктов и результатов, которые могут быть получены по итогам такого анализа. В целом настоящий документ описывает практическое применение концепции документационного анализа, изложенной в стандарте ISO 15489-1:2016.

В настоящем документе:

a) Перечисляются ряд основных целей и задач документационного анализа;

b) Объясняется важность определения сферы документационного анализа;

c) Объясняется, как проводить анализ направлений деловой деятельности и определять условия, в которых она осуществляется (контекст);

d) Объясняется, как выявлять требования к документам;

e) Описываются взаимосвязи между требованиями к документам, деловыми функциями и рабочими процессами;

f) Объясняется, как использовать оценку риска при принятии решений, затрагивающих документы;

g) Перечисляются варианты документирования результатов документационного анализа;

h) Описываются возможные варианты результатов документационного анализа; и

i) Объясняется важность мониторинга и анализа итогов выполнения принятых в рамках документационного анализа решений.

Данный документ может быть использован любыми организациями, независимо от их размера, характера деятельности и сложности их функций и структуры.»
Содержание технического отчёта следующее:
Предисловие

Введение

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Процесс документационного анализа

5. Сбор и анализ информации
  • 5.1. Общие положения
  • 5.2. Определение области охвата документационного анализа
  • 5.3. Определение лиц, которых следует вовлечь в процесс документационного анализа
  • 5.4. Сбор информации
  • 5.5. Анализ контекста (условий) деловой деятельности
  • 5.6. Анализ технологического контекста
  • 5.7. Функциональный анализ
  • 5.8. Последовательный анализ
  • 5.9. Определение действующих лиц
  • 5.10. Определение ключевых для деловой деятельности областей
  • 5.11. Определение требований к документам
6. Оценка и выполнение требований
  • 6.1. Общие положения
  • 6.2. Связывание требований к документам с деловыми функциями и рабочими процессами
  • 6.3. Оценка и обработка рисков, связанных с выполнением требований к документам
  • 6.4. Документирование процесса документационного анализа
  • 6.5. Использование результатов процесса документационного анализа
7. Мониторинг

8. Пересмотр и корректирующие действия

Библиография
Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/72274.html
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:21946:ed-1:v1:en

Комментариев нет:

Отправка комментария