Голландия: «Запроектированная архивация»

12 ноября 2018 года я натолкнулась на твит Национальных Архивов Голландии (Nationaal Archief, https://twitter.com/NA_Archief ), посвященный новому номеру за октябрь-декабрь 2018 года журнала «Государственная документация» (Overheidsdocumentatie, Od, см. http://www.od-online.nl/ ). Текст твита был следующий: «Задумываетесь ли Вы заранее над тем, как сохранить информацию нового проекта или нового досье? Прочтите всё об этом в номере журнала Od, посвященном запроектированной архивации (archivering by design).»

«Государственная документация» - это ежемесячный журнал, издаваемый Ассоциацией специалистов по управлению документированной информацией и административных работников (Vereniging voor documentaire informatievoorziening en administratieve organisatie, SOD – аббревиатура связана со старым названием организации, Studiekring voor Overheidsdocumentatie – «Группа по изучению государственной документации»). Журнал публикует аналитические материалы по вопросам управления документами и информацией, автоматизации, менеджмента и организационной работы.

Меня в первую очередь привлекла тема номера – «Запроектированная архивация», и картинка на обложке, которая её иллюстрировала, из-за очень «бумажных» ассоциаций, которые она вызывает :)

Итак, какие же вопросы волнуют наших коллег? В номер вошли, в частности, следующие статьи:

• «Конструкторское мышление: другая логика». Конструкторское мышление означает умение думать как конструктор, проектировщик. Но в чём особенность его видения мира, и как это может помочь нам в решении сложных проблем?


• «Принятие решений». «Запроектированная архивация» начинается с того, что заинтересованные стороны общаются между собой с тем, чтобы понять интересы друг друга. Это касается не только исполнителей, но и стратегического уровня, где принимаются ключевые решения. Статья специально для журнала подготовлена Хансом Вандерсом (Hans Wanders) - управляющим директором управления информатизации и ИКТ (CIO Rijk) Министерства внутренних дел королевства (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), задачей которого является внедрение ИКТ с целью оптимизации деятельности государственных органов власти. Его соавтором является руководитель архивной службы и директор Национальных Архивов Маринс Энгельхард (Marens Engelhard), в чьи функции входит обеспечение постоянной государственной информации. Авторы высказывают свою точку зрения на архивирование.


• «Разрешите представить Вас: Информационный архитектор». Закон об архивах предусматривает, что информация должна быть хорошо упорядоченной и доступной. Сегодня, однако, информация принимает много разных форм, что создает проблемы для архивистов. В этой статье основное внимание уделяется роли информационных архитекторов.


• «Что говорят пользователи информации?». Уже на стадии формирования информационных активов мы должны спросить себя: какая информация нужна пользователям и для каких чего они собираются её использовать? Как они ищут и находят нужную им информацию? Как они хотели бы использовать государственную информацию в будущем?


• «Инвестируйте в организацию рабочих процессов и не думайте об электронном хранилище!». В последние годы в нашей отрасли немало средств было вложено в создание электронных хранилищ документов и информации (e-Depot) и подключение к ним. Это полностью соответствует традиционному желанию государственных органов передавать архивные документы в архивное учреждение. Бумажные документы поступали в хранилище физического архива, и тот же механизм применяется к электронным файлам. Первые «очаги электронной архивации» уже существуют, но не каждая организация готова к этому. Между тем, e-Depot родился, но не ставим ли мы здесь телегу впереди лошади?

Источник: сайт журнала Overheidsdocumentatie / Твиттер
http://www.od-online.nl/editie/od-oktober-november-2018
https://twitter.com/NA_Archief