Какие стандарты менеджмента подойдут для электронных архивов?

Когда меня спрашивают, с чего начинать создание электронных архивы в условиях, когда ещё не в полной мере проработана законодательно-нормативная и методологическая база, а у организации может не быть необходимых финансовых ресурсов, кадров и ИТ-инфраструктуры, то я обычно рекомендую две вещи:

• Делать то, что организации посильно сделать уже сегодня – и, в первую очередь, постараться взять на учёт имеющиеся в наличии электронные документы и информацию, работающие с ними системы и источники поступления, и обеспечить, насколько это возможно, их сохранность с использованием уже имеющихся средств и возможностей; и


• Действовать в духе систем менеджмента (типа системы менеджмента качества), то есть тщательно регламентировать все свои процессы, действовать в соответствии с установленными регламентами и документировать это, анализировать результаты работы, исправлять ошибки и совершенствовать свои процессы – и также документировать это; а также проводить обучение персонала.

Существует целый ряд систем менеджмента и соответствующих стандартов, и они, в принципе, содержат одни и те же идеи. Можно поэтому опираться на стандарты серии ISO 9000 «обычной» системы менеджмента качества, но есть система менеджмента, которая, как мне кажется, может подойти лучше – это система менеджмента активов.

Соответствующие международные стандарты разрабатывает технический комитет международной организации по стандартизации ISO/TC 251 «Менеджмент активов» (Asset management). Замечательно то, что все эти стандарты уже адаптированы в России в виде ГОСТов. К настоящему времени опубликованы:
 

Стандарт ISO 55000:2014 и его российская адаптация ГОСТ Р 55.0.01

• Стандарт ISO 55000:2014 «Менеджмент активов – Общее представление, принципы и терминология» (Asset management - Overview, principles and terminology), см. https://www.iso.org/standard/55088.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:55088:en
  
  Данный стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р 55.0.01-2014/ИСО 55000:2014 «Управление активами. Национальная система стандартов. Общее представление, принципы и терминология» объёмом 24 страницы, вступил в силу с 01.04.2015 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181056


• Стандарт ISO 55001:2014 «Менеджмент активов – Системы менеджмента – Требования» (Asset management - Management systems – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/55089.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:55089:en
  
  Данный стандарт адаптирован как ГОСТ Р 55.0.02-2014/ИСО 55001:2014 «Управление активами. Национальная система стандартов. Системы менеджмента. Требования» объёмом страниц, вступил в силу 16 01.04.2015 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&id=181064


• Стандарт ISO 55002:2014 «Менеджмент активов – Системы менеджмента – Руководство по применению стандарта ISO 55001» (Asset management - Management systems - Guidelines for the application of ISO 55001), см. https://www.iso.org/standard/55090.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:55090:en . В настоящее время ожидается публикация новой редакции данного документа, см. https://www.iso.org/standard/70402.html
  
  Данный стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р 55.0.03-2014/ИСО 55002:2014 «Управление активами. Национальная система стандартов. Системы менеджмента. Руководство по применению ISO 55001» объёмом 32 страницы, вступил в силу с 01.04.2015 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181051
  
  Кроме того, Росстандартом также выпущен ещё один документ - ГОСТ Р 55.0.05-2016 «Управление активами. Повышение безопасности и надежности активов. Требования» объёмом 16 страниц, вступил в силу 01.10.2016 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=195382

Ключевое понятие «актив» определено в ГОСТ Р 55.0.01-2014 следующим образом:

2.3 Активы

Актив — это идентифицируемый предмет, вещь или объект, который имеет потенциальную или действительную ценность для организации. Ценность может по-разному определяться различными организациями и их заинтересованными сторонами, и может быть материальной или нематериальной, финансовой или не финансовой.

3.2.1 актив (asset):  Идентифицируемый предмет, вещь или объект, который имеет потенциальную или действительную ценность для организации (3.1.13).

Примечания:

1. Ценность может быть материальной или нематериальной, монетарной или немонетарной и включать риски (3.1.21) и обязательства. Ценность может быть положительной или отрицательной на различных этапах жизни актива (3.2.2).

2. К физическим активам обычно относят оборудование, запасы и объекты недвижимости, принадлежащие организации. Физические активы противоположны нематериальным активам, не имеющим физической формы, таким как права пользования нематериальными объектами, бренды, цифровые активы, права использования интеллектуальной собственности, лицензии, интеллектуальные права, репутация и деловые отношения.

3. Группа активов, составляющая систему активов (3.2.6), может также рассматриваться как актив.

Система менеджмента полезна тем, что она помогает упорядочить работу на высоком уровне, и, что очень важно, подчеркивает важность получения поддержки высшего руководства, для чего рекомендует делать акцент на деловой отдаче, получаемой организацией от актива (в нашем случае – электронного архива). Кроме того, она создает бюрократические рамки, помогающие впоследствии «прикрыть» сотрудников в случае каких-то проблем и сбоев, а также подтверждать добросовестность действий организации и обеспечивать доверие к документам архива.

В свои нормативные документы организации вполне могут переписать из стандартов целый ряд полезных положений. Приведу в качестве примера фрагмент из ГОСТ Р 55.0.01-2014, который лично мне очень нравится:

2.5.3.3 Лидерство

Высшее руководство несет ответственность за разработку политики управления активами и целей управления активами и их согласованность с целями организации. Руководители всех уровней участвуют в планировании, внедрении и использовании системы управления активами. Высшему руководству следует установить общее видение и ценности организации, которыми следует руководствоваться при разработке политики и осуществлении практической деятельности по достижению этих ценностей внутри и вне организации. Высшее руководство также определяет ответственность, формы отчетности, цели управления активами и стратегии, которые формируют условия для системы управления активами. Руководителям следует использовать свои полномочия для поддержки системы управления активами и обеспечить ее согласованность с другими системами менеджмента, используемыми организацией путем подходящих организационных мер.

Высшее руководство и руководители всех уровней несут ответственность за обеспечение системы управления активами необходимыми ресурсами. Такие ресурсы включают необходимое финансирование, достаточное число компетентного персонала и обеспечение информационными технологиями.

Источник: сайт ИСО / сайт Росстандарта
https://www.iso.org/home.html
https://www.gost.ru/