понедельник, 5 ноября 2018 г.

Штат Виктория, Австралия: Программа развития электронного архива


Вниманию читателей предлагается программа развития электронного архива, размещённая на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), о деятельности которого я часто рассказываю (см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV ). Следует иметь в виду, что электронный архив штата – старейший государственный электронный архив, проект создания которого был начат в самом коне прошлого века, и который успешно работает уже более 15 лет.


О программе

Общая цель программы электронного архива заключается в увеличении отдачи и масштабов использования изначально-электронных и оцифрованных документов штата Виктория (инициатива VERS).

Эта цель непосредственным образом согласуется с целью «электронные навсегда» (digital forever), сформулированной в «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers ) - помогая правительству штата управлять и обеспечивать долговременную сохранность во времени полных, документированных и аутентичных электронных документов.

Для достижения этой цели Управление государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV) проводит обновление и совершенствование всей своей среды электронной архивации. Это означает замену действующего электронного архива, в котором мы храним электронные документы постоянного срока хранения, равно как и различных систем, которые мы используем для эффективного приёма на хранение, обеспечения сохранности и доступа к электронным и аналоговым документам из наших фондов.

Что это означает для Вас?

В конечном итоге выполнение данной программы будет означать более быстрый приём и ввод электронных материалов в архивную систему хранения, более широкие возможности управления пользователями, большую безопасность, а также упрощение процесса запроса документов.

В то же время в краткосрочной перспективе, пока все проекты находятся в стадии выполнения, Вы можете заметить, что мы не сможем поддерживать тот же уровень обслуживания в части новых проектов приема-передачи и экспертизы ценности документов. Приоритет будет отдаваться уже начатым проектам такого рода.

Обзор программы

Выполнение программы началось в 2017 году и, как ожидается, она будет завершена к концу 2019 года. Программа состоит из множества отдельных проектов, описанных ниже.

Пересмотренная модель архивного контроля (Revised archival control model). Мы провели пересмотр используемого нами метода каталогизации государственных документов (модель архивного контроля) с тем, чтобы расширить наши способности описывать документы, сохранять их и делать доступными. Данная модель является расширением предыдущей модели, и предполагается её постепенное внедрение с обеспечением в то же время обратной совместимости. Модель соответствует национальному стандарту Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 5478:2015 «Эталонный набор элементов метаданных для управления документами» (Recordkeeping metadata property reference set (RMPRS), объёмом 99 страниц, см. https://infostore.saiglobal.com/en-gb/Standards/AS-NZS-5478-2015-111082_SAIG_AS_AS_232383/ - Н.Х.). Благодаря этому Управлению будет проще коллективно использовать и обмениваться метаданными с другими организациями, - и оно одним из первых в мире согласует свою работу с проектом стандарта архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC), подготовленным Международным советом архивов (МСА). (Проект завершён)

Система управления архивными документами (Archival management system). Это основная система, используемая нашим персоналом для приёма на хранение, управления и описания документов и взаимосвязанных с ними лиц и организаций. Она заменит нашу действующую систему и будет включать пересмотренную модель архивного контроля. (В работе)

Электронный архив (программное обеспечение и хранилище). Он заменит наш действующий электронный архив, который сейчас работает очень медленно, и который уже невозможно обновлять. Новый электронный архив сможет принимать на хранение разнообразные форматы и будет работать гораздо быстрее, чем раньше. Этот проект также включает в себя создание физической системы хранения для хранилища электронного архива. (В работе)

Вспомогательная система управления активами (Secondary asset management system). Данная система будет содержать копии всех наших изначально-электронных и оцифрованных документов, доступ к которым открыт. Как только эта система заработает, она позволит нашему веб-сайту отображать документы с использованием сервисов преобразования изображений и просмотра, более подробно описанных ниже. В настоящее время идёт загрузка документов в систему. (В работе)

Новые сайт и поисковая система. Данный проект включает в себя разработку нового веб-сайта и системы управления контентом. В него также входит расширение функциональных возможностей нашей поисковой системы, с тем, чтобы дать пользователям возможность искать, просматривать и запрашивать доступ к документам через единый интерфейс на новом веб-сайте, заменяя отдельную онлайн-систему «Доступ к коллекциям» (Access the Collection). У пользователей также появится возможность видеть результаты поиска в виде мини-иконок, а затем скачивать копии документов в удобном для них формате. (В работе)

Стандарт VERS «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy). Принципы и требования, установленные действующим стандартом VERS (см. https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies/vers-standard , о нём см. также, например, пост на блоге http://rusrim.blogspot.com/2016/06/vers-1.html - Н.Х.) будут включены в стандарты Управления PROV по вопросам управления документами (см. https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies ), так что органы исполнительной власти смогут пользоваться единой нормативной базой. Мы также пересматриваем и расширяем требования VERS в рамках перехода от VERS редакции 2 к VERS 3-й редакции, что обеспечит большую гибкость при представлении электронных документов. Передаваемые впоследствии на архивное хранение в PROV электронные документы должны будут соответствовать либо VERS 2, либо VERS 3. Чтобы облегчить процесс передачи, PROV также разрабатывает приложение neoVEO и поддерживающие его руководства, помогающие государственным органам вручную создавать готовые к передаче в архив VERS-контейнеры. (В работе)

Компьютерная инфраструктура. Основная компьютерная инфраструктура для размещения нашего электронного архива и других деловых приложений. (В работе)

Поддержка постоянных электронных идентификаторов (Persistent identifier). Поддержка присвоения объектам глобально-уникальных идентификаторов (например, URL-адресов) для обеспечения согласованного доступа к документам. (Проект завершён)

Единая точка входа (Single sign-on). Возможность использования одного логина в нескольких системах. Например, в новой системе представители общественности смогут подключаться к определенным ресурсам PROV, используя свою учетную запись в Facebook или Google. (В работе)

API-интерфейсы прикладного программирования. Эти интерфейсы обеспечат другим заинтересованным сторонам (например, веб-сайту Национальной библиотеки Австралии Trove, https://trove.nla.gov.au/ ; другим библиотекам и университетам) получить доступ к объёмным данным для повторного использования. (В работе)

Система онлайн-заказа, оплаты и складского учета. Все перечисленные выше проекты осуществляются параллельно с проектом замены системы, управляющей учетом и хранением наших физических документов, включая подсистему онлайн-заказа документов и оплату изготовления копий. (В работе)

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-archive-program

Комментариев нет:

Отправка комментария