Штат Виктория, Австралия: Что случилось со стандартом VERS? Часть 1

Статья Эндрю Во (Andrew Waugh – на фото), ведущего специалиста по стандартам и политике Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), была опубликована 20 мая 2016 года на сайте журнала Image & Data Manager (IDM), рассказывающего о сотрудничестве в сфере управления информацией специалистов Австралии и Азиатско-Тихоокеанского региона.

Штат Виктория одним из первых в мире создал государственный электронный архив, в основу деятельности которого положена концепция и система стандартов VERS – от Victorian Electronic Records Strategy – «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами», см. http://prov.vic.gov.au/government/vers . В статье рассказывается о дальнейшем развитии этого стандарта.

О стратегии VERS см. также посты http://rusrim.blogspot.ru/2012/05/vers.html , http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/vers.html и http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/vers.html .

Думаю, отечественным коллегам полезно будет сопоставить подход к стандартизации государственных электронных документов архивно-документационной службы, имеющей более чем десятилетний опыт успешной эксплуатации государственного электронного архива – и достижения Росархива и ВНИИДАД, включивших в свои нормативные документы туманную фразу о том, что электронные документы надо будет сдавать в архивы в виде ZIP-контейнеров, и тем ограничившихся.

Следование влиятельному стандарту «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS) является важным мерилом при оценке электронных систем управления документами и контентом (Electronic Document and Records Systems, EDRMS), в том числе и за пределами этого южного штата Австралии. Управление государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV) только что завершило первый крупный пересмотр стандарта VERS с 2002 года, реагируя на потребность государственных органов в большей гибкости в части того, где хранятся и как могут быть представлены электронные документы

Новая редакция стандарта VERS:

• Допускает значительно большую гибкость в части представления электронных документов (имеется в виду гибкость в плане структуры документа и состава его метаданных – Н.Х.);


• Является более эффективным в случаях, когда приходится иметь дело с большими по объёму двоичными объектами (такими, как видеозаписи и базы данных);


• Предоставляет возможность выбора из более широкого круга форматов, что позволяет снизить затраты на преобразование (конверсию) форматов, а также


• Значительно короче и легче для понимания.

Эти улучшения являются существенными с точки зрения пользователя / интегратора,  поскольку благодаря им снижаются затраты, повышается удобство использования и обеспечивается большая гибкость.

Мы опубликовали новый стандарт именно сейчас, чтобы у поставщиков и пользователей было время познакомиться с ним. В то же время важно иметь в виду, что Управление государственных документов штата (PROV) не будет принимать документы в новом стандарте VERS, пока не будет введен в эксплуатацию новый электронный архив (это произойдёт где-то в середине 2018 года). Органы исполнительной власти уже сейчас могут использовать новые файловые форматы для долговременной сохранности, дополняющие список файловых форматов старого стандарта VERS. Для защиты инвестиций, сделанных органами власти и поставщиками в действующий стандарт, Управление взяло на себя обязательство продолжить приём документов в старом формате VERS.

Мой комментарий: Стандарт VERS описывает контейнерный формат для целей архивного хранения электронных документов. В контейнер, среди прочего, вкладываются сами документы, которые должны быть представлены в файловых форматах, пригодных для длительного хранения.

Стратегия VERS была разработана Управлением государственных документов в 1998 году для управления сохранением электронных документов в государственных органах власти и в архивах. В рамках этой работы был создан PROS 99/007 «Стандарт управления электронными документами»  (Standard for the Management of Electronic Records), известный также как «стандарт VERS». Этот стандарт был пересмотрен в 2002 году в рамках процесса создания Управлением электронного архива штата.

Почему понадобился пересмотр стандарта VERS?

В масштабе времени электронной эпохи, 1998 год и даже 2002 год - это уже далёкое прошлое. Технологии и знания в сфере обеспечения долговременной сохранности электронных материалов за это время прошли большой путь. Но, что более важно, опыт практической реализации концепции VERS и передачи на архивное хранение документов в формате VERS показал, что мы вполне могли бы очень существенно улучшить стандарт.

Мы выявили следующие проблемы:

• Стандарт был слишком тесно взаимосвязан со специализированными документными EDRM-системами 1980-1990-х годов. Документы были структурированы в дела, упорядоченные в соответствии с классификационной схемой (классификационная схема имеет много общего с нашей номенклатурой дел – Н.Х.). Требования к функциональным возможностям для управления документами были сформулированы на основе EDRM-систем. В части метаданных основное внимание было уделено метаданным для управления документами. Однако на практике электронные документы хранятся в разнообразных государственных информационных системах, многие из которых имеют мало общего с традиционными EDRM-системами. Современные EDRM-системы уже стали более гибкими, чем простые модели, поддерживаемые стандартом VERS.


• Неэффективное хранение объёмных двоичных документов (например, оцифрованных бумажных документов, баз данных, видеозаписей и геопространственных файлов);


• Миграция контента документов в допустимые файловые форматы для долговременного хранения часто требовала больших затрат. Эти затраты было особенно трудно оправдать в тех случаях, когда обеспечение долговременной сохранности документов в исходных форматах никаких проблем не представляло;


• Объём и сложность стандарта делали его очень трудным для понимания и внедрения;


• Плохое использование метаданных. Большая часть предусмотренных стандартом метаданных никогда не использовалась. Кроме того, было трудно добавлять метаданные, прямо не относящиеся к управлению документами (например, обеспечивать поддержку данных из систем хранения графической информации и оцифровку).

В ходе обновления стандарта мы постарались решить все эти проблемы.

Первоначальное видение VERS обеспечения долговременной сохранности, однако, не изменилось. Электронная сохранность в VERS продолжает основываться на:

• Миграции контента документов в форматы, подходящие для обеспечения долговременной сохранности;


• Захвате соответствующих метаданных, описывающих документ и обеспечивающих доступ к нему и его повторное использование;


• Инкапсуляции (помещении в контейнер – Н.Х.) контента и метаданных документа в единый объект, с целью обеспечить эффективное управление документом во времени;


• Защите документа с помощью усиленных электронных подписей, что позволяет выявлять случаи порчи контента или метаданных;


• Гибкости в части представления документов.

Ключевым изменением в обновленном стандарте является повышенная гибкость в части представления документов, имеющая два аспекта:

• Способы организации информации в документе; а также


• Связанные с документом метаданные.

В новой редакции стандарта снято ограничение, согласно которому VERS-документ должна включать простое фиксированное дерево, которое может включать дело, документ и компоненты документа. Теперь VERS-документы могут представлять собой произвольное дерево, которое может быть  по мере необходимости многоуровневым или простым. Этот подход обеспечивает большую гибкость. Например, один инкапсулированный VERS-объект (контейнер – Н.Х.) может содержать один компонент, неструктурированную группу компонентов, один документ, дело со всеми содержащимися в нём документами, ветвь классификационной схемы со всеми её делами и документами, документную систему целиком или же снимок базы данных в формате SIARD, снимки экрана и документацию на базы данных.

Новая редакция стандарта позволяет специалистам по управлению документами использовать любые удобные им структурные элементы.

Мы также отказались от фиксированного набора метаданных, предусмотренного первоначальной редакцией стандарта. Вместо этого, с объектами древовидной структуры может быть ассоциировано несколько пакетов метаданных. Каждый такой пакет представляет собой набор метаданных, как правило, описанных одним стандартом метаданных. Примерами пакетов могут служить метаданные для управления документами, метаданных систем управления графической информацией, а также метаданные оцифровки. Дело специалиста по управлению документами - решить, какие пакеты метаданных имеет смысл включать. Единственным ограничением, которое накладывает стандарт, является то, что метаданные должны быть выражены на языке XML, и, в идеале, RDF (стандарт консорциума W3C для представления метаданных).

Чтобы обеспечить ассоциирование каждого документа хоть с какой-то стандартизированной информацией, в новый стандарт включено одно требование в метаданным: каждый VERS-документ должен включать один из двух стандартных пакетов метаданных: AGLS или AS/NZS 5478.

Мой комментарий: Здесь упоминаются распространенные в Австралии типовые наборы метаданных, описываемые стандартами:

• Австралийский стандарт AS 5044.1-2010 «Стандарт поисковых метаданных Австралийской государственной информационно-поисковой службы (Australian Government Locator Service, AGLS) – Справочное описание» (AGLS Metadata Standard - Reference description) объёмом 58 стр., см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1409817


• Стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 5478:2015 «Эталонный набор элементов метаданных для управления документами» (Recordkeeping metadata property reference set (RMPRS)) объёмом 99 страниц, см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1809227

AGLS – это простой и широко используемый австралийский стандарт метаданных, который обычно используется для описания веб-ресурсов. Мы добавили в AGLS элемент, который описывает действия с документом по истечении срока хранения. AGLS следует использовать в тех случаях, когда доступно лишь упрощенное описание документа.

AS/NZS 5478 - это новой австралийско-новозеландский стандарт метаданных для управления документами. Он основан на (и почти идентичен) существующим стандартам метаданных для управления документами Национальных Архивов Австралии и Архивов Новой Зеландии. Данный стандарт следует использовать тогда, когда доступно расширенное описание документа - например, когда оно берётся из EDRM-системы.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/vers-2.html )

Эндрю Во (Andrew Waugh)

Источник: сайт Image and Data Manager (IDM)
http://idm.net.au/article/0011016-what-s-happened-vers-standard