Выбор системы передвижных (мобильных) стеллажей: каковы варианты? Часть 1

Эта часть статьи Росса Непина (Ross Nepean - на фото) была опубликована 22 октября 2015 года на блоге североамериканской компании TAB, поставляющей программные решения, услуги, оборудование и материалы для управления документами.

Мобильные стеллажи представляют собой весьма эффективный способ для увеличения объёмов хранения дел и документов и улучшения доступа к часто используемым документам.

Тем не менее, не все варианты мобильных стеллажей будут способны работать в конкретных условиях. Есть целый ряд факторов, которые необходимо принять во внимание, прежде чем можно будет выбрать оптимальное решение.

В этой части статьи мы рассмотрим несколько важных вопросов, которые следует задать прежде, чем начинать поиск подходящего решения. В следующей части будут обсуждаться различные типы мобильных стеллажей, чтобы помочь Вам сделать правильный выбор.

Пять ключевых вопросов, которые следует задать:

• Что именно предполагается хранить сейчас и в будущем? Точное представление о том, что Вы будете хранить сейчас и в будущем, играет важнейшую роль при выборе подходящей мобильной системы хранения. Если Вы храните несколько различных видов носителей информации, Вам потребуется гибкое решение, способное решить эту задачу.


• Каковы объёмы хранения сейчас и в будущем? Для начала Вам следует выяснить объёмы документов, имеющихся сегодня «на руках». Многие из наших клиентов считают полезным перед переходом на использование мобильных стеллажей провести отбор и уничтожение ненужных дел и документов с тем, чтобы минимизировать затраты на их хранение. Затем Вам следует оценить ежегодный прирост объёмов физических документов в Вашей организации. Результат будет зависеть от специфики Вашей ситуации, но многие организации в качестве грубой оценки используют цифру 15-20% , если только нет каких-либо иных существенных факторов, таких, как планируемые слияния или поглощения.


• Каково положение дел с местом хранения? Для начала полезно определить общую площадь в квадратных метрах, доступную в намеченном для использования пространстве. Следует обратить внимание на наличие любых препятствий и на необходимые свободные пространства у дверей, колонн и других неподвижных объектов. Фактура и ровность пола также являются важными факторами, которые следует учитывать при планировании системы. Наконец, и это самое главное, следует достаточно точно оценить ожидаемую нагрузку на пол. При установке стеллажей на первом этаже проблем, как правило, не возникает, а вот на верхних этажах необходимо обеспечить, чтобы общий вес системы находится в безопасном диапазоне. Проконсультируйтесь с Вашим главным инженером или инженером-строителем с тем, чтобы определить предельную нагрузку на пол и выявить иные требования, касающиеся установки системы стеллажей (например, следует ли установить её так, чтобы она двигалась перпендикулярно несущим балкам пола).


• Как выглядят Ваши рабочие процессы? В рамках проводимой Вами оценки пространства хранения, Вам следует подумать о повседневных рабочих процессах. Кто из сотрудников создаёт и использует этих дела? Как часто? Где находятся их рабочие места? Ответы на эти вопросы помогут Вам выбрать наиболее подходящее место и оптимально спроектировать систему стеллажей. Кроме того, у Вас появится лучшее представление о том, сколько нужно создать отсеков и проходов. Хорошей практикой является наличие одного прохода на каждого активного пользователя в пространстве хранения. Если, например, у Вас извлечением и возвратом документов в каждый момент времени заняты обычно два сотрудника, Вам, возможно, понадобятся как минимум два прохода.


• Каковы требования, связанные с безопасностью и соответствием законодательству? При инвентаризации документов, которые предполагается загрузить в систему мобильных стеллажей, у Вас должно сложиться четкое представление о связанных с документами требованиях по безопасности и исполнению положений законодательства. Следует ли обеспечить доступность определенных документов только авторизованным пользователям? Какие существуют руководства и рекомендации по части исполнения законодательно-нормативных требований в отношении хранения конфиденциальных документов? В зависимости от желаемого (или требуемого законодательством) уровня безопасности, Вы можете выбрать различные уровни безопасности: от защиты на уровне хранилища до защиты индивидуальной секции в системе мобильных стеллажей, или даже до защиты отдельных стеллажей (используя тамбур и двери), - а также различные типы замков (на панели или в полу).

Имея ответы на перечисленные выше вопросы, Вы войдёте в процесс закупок хорошо информированными и зная свои потребности. В конечном итоге это снизит риски приобретения неэффективной, недоделанной или, в самом худшем случае, опасной системы. Опытный поставщик (такой, как наша компания TAB) проанализирует Ваши ответы на эти вопросы и поможет Вам сориентироваться и выбрать наилучшее решение.

Во второй части статьи (см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/2.html ) мы рассмотрим различные виды мобильных стеллажей и поговорим о том, какие из них лучше всего подходят для конкретных ситуаций.

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: блог компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/file_storage_space_optimization/five-questions-to-ask-before-selecting-a-mobile-shelving-system/