Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов нотариусами

Несмотря на активное развитие электронного документооборота и все более широкое использование электронных документов, бумажные документы ещё нескоро полностью исчезнут из нашей жизни, - поэтому вопрос о том, как правильно заверять копии бумажных документов актуален для многих. В нашей законодательно-нормативной базе нет сейчас каких-либо единых указаний о том, как это правильно делать.

Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 25 апреля 2016 года (протокол № 04/16) утверждены «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них», в которых отмечается, что нотариальное действие представляет собой свидетельствование верности копии документа с представленным нотариусу его оригинала (п.1.1).

Для этого нотариусу может быть представлен документ любого содержания, назначения, независимо от его юридической и практической значимости, за исключением случаев, установленных законом.

Нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую и/или изобразительную информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами (п.1.2).

Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено, т.к. в соответствии со ст. 103.8 и 103.9 Основ нотариата, нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе и равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу.

Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ (п.1.3), согласно которой целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. В методических рекомендациях отмечено, что к таким способам могут относиться:

• Использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа;


• Подписание каждого листа автором с нумерацией листов;


• Проставление печатей или штампов на пересечении листов документа;


• Простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих исправления, в том числе оговоренные, в которых они недопустимы. В методических рекомендациях перечислены нормативные акты, в которых установлены запреты на наличие исправлений в отдельных видах документов:

• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (п. 56, за искл. п. 65);


• Постановление Правительства РФ от 17.04.1999 № 432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» (п. 49);


• Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (ст. 147 п. 27);


• Приказ Минобрнауки России от 14.02.2014 № 115 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов» (п. 9);


• Письмо Минобразования РФ от 16.04.2001 № 14-52-235ин/13 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании» (п. 2);


• Приказ Минобрнауки России от 25.10.2013 № 1186 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов» (п. 11);


• Приказ Минобрнауки России от 13.02.2014 № 112 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» (п. 15);


• Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (п. 3).

Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей свидетельствования верности копии, нотариус вправе совершить данное нотариальное действие.

Существенными недостатками признаются, в том числе:

• Подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа;


• Нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;


• Повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности;


• Иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.

Нотариус, свидетельствуя верность копий документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ (п.1.4).

Обязанности нотариуса по проверке документа, представленного для свидетельствования верности его копии, ограничиваются проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора.

В случае невозможности идентифицировать автора документа нотариус отказывает в свидетельствовании верности копии документа.

В случаях, когда документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе (п.1.6).

Свидетельствование верности копий документов, удостоверяющих личность гражданина (в том числе служебные удостоверения), документов, содержащих медицинскую или иную охраняемую законом тайну либо персональные данные, производится на общих основаниях, в том числе по просьбе третьих лиц, представивших эти документы нотариусу. При этом предполагается (если нотариусу не известно иное), что лицо, представившее документ нотариусу, владеет документом добросовестно (п.1.7).

Свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно», не допускается (п.1.9).

В случае сомнений в представленном документе, нотариус вправе отложить совершение нотариального действия и направить запрос для установления подлинности документа, добросовестности владения документом (п.1.10).

Отдельные разделы методических рекомендаций разъясняют порядок:

• Свидетельствование верности копии с копии документа и выписки из документа (п.3)


• Свидетельствование верности копий документов, составленных за границей (п.4)

Мой комментарий: Мне понравился подход Федеральной нотариальной палаты к выработке рекомендаций. С одной стороны, даются разъяснения, что делать можно и чего нельзя и почему, со ссыпками на законодательные и нормативные акты. С другой, более подробно разъясняется, как правильно исполнить требования, содержащиеся в законодательстве.

Отмечу, что впервые признано существование гибридных документов, имеющих бумажную и электронную составляющую, и сформулировано отношение к ним.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/blog-post_16.html )

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=197909