Голландия: Стандарт обеспечения доступности и сохранности информации DUTO

Прошедшая 8-9 июня 2016 года встреча членов DLM-форума в Гааге, Голландия (см.  http://www.dlmforum.eu/index.php/home/all-events/69-dlm-member-meeting-the-hague-8th-and-9th-of-june-2016 ), осталась почти незамеченной профессиональной общественностью – что делать, лучшие времена его остались в прошлом :( Однако в немногочисленных твитах с заседаний меня заинтересовало упоминание о голландском стандарте DUTO. Более подробную информацию об этом проекте я нашла на сайте Национальных Архивов Голландии (Nationaal Archief), где она была опубликована осенью 2015 года, - и теперь предлагаю её Вашему вниманию.

Каждый орган государственной власти, от министерства до муниципалитета, производит огромное количество электронной информации. Но возможно ли будет в будущем по-прежнему находить эту информацию? Будут ли в будущем отыскиваемыми и пригодными к использованию файлы в форматах Word или PDF? Как быстро и легко находить нужный файл? Иными словами: как сделать электронную информацию постоянно доступной? Все мы сталкиваемся с этой проблемой. Национальные Архивы Голландии сейчас прорабатывают требования для включения в «Базовый стандарт по обеспечению постоянной доступности государственной информации» (Normenkader duurzaam toegankelijke overheidsinformatie, DUTO).

Для кого важна постоянная доступность?

На самом деле постоянная доступность информации важна для всех нас – для граждан и коммерческих организаций, для ученых и журналистов, а также для должностных лиц государственных органов и для политиков. У всех должна быть возможность видеть, как государственные органы выполняют свою работу – от выдачи лицензий до принятия  важных политических решений, от закупки новых поездов до районирования новых жилых комплексов, - причем так, чтобы каждое заинтересованное лицо имело одну и ту же информацию в одно и то же время. И эта информация спустя 20, 50 или даже 100 лет должна по-прежнему быть отыскиваемой и пригодной к использованию.

Каково положение дел сейчас?

Всё не так уж хорошо. Например, по итогам парламентского расследования в 2014 году был сделан следующий вывод: «Департаменты не поддерживают свои (электронные) архивы в надлежащем порядке, в некоторых случаях не проводится работа по установлению и отслеживанию предусмотренных законодательством сроков хранения, и, мягко говоря, поражает, что по некоторым деликатным вопросам недоступна вообще никакая документация.»

Как мы можем помочь государственным органам?

Национальные Архивы Голландии имеют обширные знания о том, как обеспечивать доступность информации, в том числе электронной. Поэтому мы разрабатываем требования:  «Базовый стандарт по обеспечению постоянной доступности государственной информации» (DUTO). Эти требования сформулированы таким образом, чтобы быть полезными для всех государственных органов и учреждений. Требования применимы везде: в министерства, внедряющих организациях, провинциальных и муниципальных органах власти и т.д. Требования охватывают все виды электронной информации – от программного обеспечения до Excel-файлов, веб-сайтов, приложений, видеоматериалов и твитов - и тем самым влияют на деятельность всей организации.

Готова ли окончательная редакция требований?

Подготовленная на основе практического опыта версия 1.0 требований DUTO была выпущена в апреле 2016 года. Это означает, что в ближайшие шесть месяцев никакие серьёзные изменения в неё вноситься не будут. Текущая версия требований DUTO доступна как вики-ресурс по адресу http://duto.wiki/xwiki/wiki/duto/view/Duto/ . Это означает, что пользователи DUTO могут оставлять в вики-ресурсе свои комментарии и задавать вопросы. Все это будет проанализировано и учтено в следующей версии DUTO.

Стандарт DUTO доступен как вики-ресурс на сайте Национальных Архивов Голландии

Практический инструмент: Обзор требований DUTO

Национальные Архивы также подготовили инструмент под названием «Сканер на соответствие DUTO» (DUTO-scan, см. http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/informatieblad_duto-scan.pdf ), помогающий внедрять требования на практике. Этот инструмент помогает оценить, всё ли в организации в порядке с управлением информацией. Он также помогает оценить требования: являются ли они подходящими и выполнимыми?

Как следить за развитием событий, принять активное участие в работе или наладить контакт?

Присоединяйтесь к открытой группе по DUTO в социальной сети LinkedIn. Вы также можете посетить вики-ресурс DUTO ( http://duto.wiki/xwiki/wiki/duto/view/Duto/ ) либо написать нам по электронной почте на адресу duto@nationaalarchief.nl .

Мой комментарий: В выпущенном Национальными Архивами Голландии «Информационном бюллетене о DUTO» (Informatieblad DUTO. см. https://informatie2020.pleio.nl/file/download/31427742 ) поясняется:

Что такое DUTO?

DUTO – это набор качественных требований к обеспечению постоянной доступности государственной информации. Государственные органы и учреждения используют DUTO для определения того, какие конкретные меры они должны предпринять для того, чтобы их информация отвечала этим стандартам, которые охватывают информационные технологии, процедуры, ответственность и поведение.

Задача DUTO – обеспечить, чтобы качественные требования к электронной информации были сформулированы ясно, понятно и практично, чтобы больше не нужно было самостоятельно проводить изучение нормативно-правовых актов, политик, стандартов и другой литературы в поисках подобных требований. Таким образом,   DUTO транслирует и конкретизирует правовые требования так, чтобы их было удобно применять на практике.

Направление и пространство для манёвра

Обеспечение постоянной доступности информации является сложной задачей. DUTO задает здесь направление и предоставляет пространство для манёвра:

• Сформулированы десять основных принципов, являющиеся качественными требованиями, которые говорят, что организации должны достичь в плане постоянной доступности государственной информации (не предписывая, каким образом);


• На основе базовых принципов выводятся производные требования, конкретизирующие, что необходимо сделать для реализации основных принципов.


• Каждая организация имеет свои особенности. DUTO допускает возможность отклоняться (при наличии соответствующего обоснования) от качественных требований либо дополнять их. Это делается посредством создания DUTO-профиля для конкретной организации.

Основными принципами DUTO являются следующие:

• Государственная информация инвентаризуется;


• Обеспечивается автоматизированное управление государственной информацией;


• Государственная информация дополняется контекстной информацией;


• Государственная информация классифицируется;


• Обеспечивается максимально возможное коллективное использование государственной информации;


• Государственную информацию можно отыскивать;


• Государственная информация является доступной;


• Государственная информация является читаемой;


• Государственная информация является надёжной;


• Государственной информации устанавливаются сроки хранения.

Источник: сайт Национальных Архивов Голландии
http://www.nationaalarchief.nl/digitaal-archiveren/informatie-toegankelijk-maken-houden-duto