ИСО: Стандарты по метаданным документов

Данная заметка недавно была опубликована на сайте подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11 «Управление документами» в разделе «Текущие проекты».

Технический подкомитет TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации ИСО в настоящему времени опубликовал три документа, касающихся метаданных документов. Совместно они известны как «серия ISO 23081»:

• 
  Первый из них – стандарт ISO 23081-1:2017 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов – Часть 1: Принципы» (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles, см. https://www.iso.org/standard/73172.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:73172:en ). Это выстроенный на основе принципов документ, который связывает требования к метаданным с основными положениями ключевого стандарта по управлению документами ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, предыдущая редакция стандарта адаптирована в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В настоящее время идёт работа над переводом версии 2016 года – Н.Х.).
  
  Мой комментарий: В России более ранняя редакция стандарта адаптирована как ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=166090


• Второй документ -  стандарт ISO 23081-2:2009 «Информация и документация – Управление метаданными документов – Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы внедрения» (Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues, см. https://www.iso.org/standard/50863.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:50863:en ).  Он описывает практичный подход к использованию метаданных на практике, обсуждая варианты реализации, вопросы управления метаданными и предлагая концептуальную модель для определения элементов метаданных для документов.


• Третий документ – технический отче ISO/TR 23081-3:2011 «Информация и документация – Управление метаданными документов – Часть 3: Метод самооценки» (Information and documentation - Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method, см. https://www.iso.org/standard/57121.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:57121:en ). Данный документ представляет собой используемый для самооценки контрольный список в формате Excel, позволяющий разработчикам оценивать сильные и слабые стороны их схемы метаданных на соответствие требованиям первых дух частей стандарта ISO 23081.

Эти стандарты дают общие рекомендации, применимые в любой среде реализации. Ключевым требованием является определение тех метаданных, которые необходимых для демонстрации того, что электронный объект управлялся как документ на протяжении всех событий, которые могли иметь место в период его физического существования: иными словами, что электронный объект может быть интерпретирован в контексте деловой деятельности и людей, которые осуществляли эту деятельность; и что поддерживается уверенность в наличии у него свойств целостности, аутентичности, надежности и пригодности к использованию. В целом стандарт ISO 23081 является основополагающим документом при разработке технических спецификаций для документов, которые будут применяться в отношении конкретных технологических приложений и будут способствовать уверенности в аутентичности и надежности в определенный момент времени, во всех деловых и документных средах.

Эти стандарты не сводятся к описанию электронных документов – они обеспечивают надлежащую регламентацию и управление действиями, затрагивающими документы. Возможность сказать, кто, что и с каким электронным объектом сделал, является основой для надежных электронных коммуникаций.

Эти стандарты твёрдо ориентированы на будущее. Цель заключается в том, чтобы способствовать инновациям в ходе разработке для рынка деловых решений для управления документами, а также дать организациям возможность разрабатывать решения для управления документами, которые бы соответствовали их специфическим требованиям, и реализовывать их с использованием инновационных технических решений.

Источник: сайт технического подкомитета ISO/TC 46/SC 11
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/projects/published/iso-23081-metadata-for-records.html