Ответ на вопрос коллеги: Сканирование электронных документов

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, что вы думаете по поводу проекта «Технические требования к оцифровке архивных документов; оцифровке НСА к архивным документам; созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования», которые были разработаны по заказу Федерального архивного агентства.

Для справки: Открытый конкурс на выполнение научно-исследовательской работы «Технические требования к: оцифровке архивных документов; оцифровке НСА к архивным документам; созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования» проводился Росархивом в марте 2018 года (см.: http://zakupki.gov.ru/... ).

Дискуссию по данному вопросу см. здесь https://www.facebook.com/photo.php?fbid=149421119332105&set=p.149421119332105&type=3&theater ).

Ответ: К сожалению, у меня не было возможности ознакомиться с данным документом, в открытом доступе я его не нашла.

С этой оговоркой, хочу сказать следующее: я считаю нужным принципиально поменять подход к разработке подобных документов в условиях быстро меняющихся законодательства и технологий. Нам нужен высокоуровневый, принципиальный документ, которые не будет устаревать каждые 3-5 лет после очередного витка развития технологий.

Этот документ должен в первую голову потребовать четкого определения целей оцифровки, а также налаживания системы типа системы менеджмента качества, обеспечивающей не просто создание большого числа более или менее качественных образов исходных документов, а появление полноценного электронного ресурса (с надлежащей структуризацией, метаданными, НСА, мерами защиты целостности и т.п.), который, в идеале, мог бы использоваться как в деловой деятельности, так и в качестве надлежащего доказательства в суде – и включающей, в том числе, строгие документированные процедуры контроля качества и устранения выявленных недостатков.

Этот документ должен быть технологически-нейтральным. Успешность оцифровки в конечном счете должна определяться не по формальным признакам (таким, как использование техники определенной марки с определенными настройками, привлечение специалистов с определенными дипломами и сертификатами), а по результатам объективного контроля качества.

Мне, например, не интересен документ, называющий конкретные цифры dpi, глубины цвета и т.п. Все эти параметры нетрудно подобрать, если четко поставлена цель оцифровки (и определен бюджет). Они должны подбираться так, чтобы:

• сохранить всю существенную (в конкретном деловом/архивном контексте!) информацию оригинального документа;


• учесть потенциальные возможности использования полученных электронных копий в будущем, возможную отдачу от этого, общие темпы развития технологий – и сбалансировать отдачу и расходы (в т.ч. на процесс оцифровки, на хранение полученных результатов, на возможную повторную оцифровку в будущем).

Также хороший документ должен допускать возможность упрощённой оцифровки (как в техническом, так и в организационном плане – скажем, сканирование документов, принятых в россыпи) при отсутствии необходимых организационных, правовых, технических, финансовых и кадровых возможностей и ресурсов, по принципу, что лучше сохранить хоть что-то, чем ничего.