пятница, 30 ноября 2018 г.

Хорошая практика планирования проекта архивной оцифровки


Данная заметка Марго Ноут (Margot Note) была опубликована 14 ноября 2018 года на сайте IG Guru, являющемся одновременно новостным ресурсом и средой социального общения для профессионалов в области полномасштабного управления информацией. Там же можно найти ряд других публикаций Марго по близким темам, см. https://igguru.net/author/margotnote/

Как архивисты, мы серьёзно и ответственно относимся к своим обязанностям кураторов доверенных нам коллекций, обеспечивая, чтобы наши активы были в безопасности и всегда были доступными для пользователей. Спрос на расширение онлайн-доступа к коллекциям в сочетании с ограниченными бюджетными и кадровыми ресурсами делает сбалансированный подход к решению этих двух задач серьёзной проблемой.

Я всегда советую своим клиентам оценивать кадровые и финансовые ресурсы до начала проекта оцифровки. Цели проекта должны быть реалистичными в сопоставлении с имеющимися ресурсами. Определение целей при в самом начале проекта оцифровки является залогом его успешности и жизнеспособности.

Ключевая роль планирования

При планировании проекта архивисты должны понимать миссию, цели и задачи своего учреждения, знать, как проект вписывается в эти цели, и уметь оценивать располагаемые ресурсы, соотнося их с теми, что необходимы. Они также должны учитывать затраты на долгосрочное хранение и обслуживание графических образов, а также способность всё это обеспечить. Им необходимо установить стандарты, которые будут соблюдаться при выполнении проекта оцифровки; наладить процесс документирования, чтобы обеспечить надлежащее информирование о решениях, и направлять ход проекта. Команда проекта должна подготовить предварительный план проекта, бюджет, план-график работ и другие документы планирования. Мой опыт планирования архивных проектов научил меня в начале проекта уделять столько времени, сколько необходимо, тому, чтобы определить его цели и ожидаемые результаты. Усилия, которые Вы затратите на проработку концепции проекта, в дальнейшем сэкономят вам кровь, пот и слезы на протяжении всего проекта.

Определение области охвата проекта

Область охвата проекта часто определяется самими архивными материалами. Частью процесса планирования является оценка характеристик подлежащих оцифровке материалов, которая включает в себя определение количества подлежащих оцифровке документов, определение форматов исходных материалов, учет размера документов, оценку необычных характеристик и анализ состояния оригиналов. Проект должен развиваться эффективно, а рабочие процессы должны быть хорошо организованы. Оборудование должно выбираться из соображений оптимизации качества и уровня производительности. Необходимо выбрать подходящее аппаратное и программное обеспечение, а также установить правила захвата графических образов и их редактирования с тем, чтобы обеспечить максимальную эффективность.

Использования возможностей технологий

Успех проектов оцифровки главным образом связан не с технологиями, а с планированием проектов. По моему опыту, учреждения иногда, прежде чем принять решение о целях проекта, сосредотачивают своё внимание на технологиях. Технологии, однако, никогда не должны служить движущей силой подобных проектов; вместо этого в первую очередь следует определить потребности пользователей, и только потом уже выбрать подходящую для достижения целей проекта технологию. Какая бы технология ни была выбрана, одна вещь остается неизменной: следует настаивать на максимально высоком качестве технической работы, которое учреждение может себе позволить.

Создание для пользователей новых возможностей для исследования

Архивисты должны осуществлять проекты, в результате которых создаются ресурсы, которые будут затем использоваться различными группами пользователей для научных исследований, в учебных целях и для общего информирования. С этой целью архивисты должны установить критерии, определяющие выбор коллекций, создание метаданных и системы обеспечения доступа, учитывающие разнообразные интересы пользователей. Электронные коллекции также должны способствовать пониманию ценности материалов, их аутентичности, контекста и исторического значения. Учреждения должны обеспечить стабильную, масштабируемую и жизнеспособную платформу для доставки и управления электронным контентом, а также стремиться доставлять контент с использованием постоянно эволюционирующих методов, тем самым бросая вызов архивистам и предлагая им создать первоклассные условия и возможности для проведения пользователями своих исследований.

Следует ли продолжать проект?

Следует также регулярно проводить оценку дальнейшей актуальности проектов оцифровки. Полезность выполняемых проектов может время от времени пересматриваться. В некоторых случаях могут быть потрачены дополнительные ресурсы –если улучшенная доступность материалов даст пользователям ощутимую отдачу. Напротив, некоторые проекты могут пережить свою полезность и должны быть прекращены. Принимать решения о закрытии проектов часто бывает трудно, но необходимо.

Успех проекта пропорционален времени, потраченному на его планирование. Проекты оцифровки являются трудоемкими, сложными и дорогостоящими. Планируйте заранее, чтобы гарантировать успешность своего проекта!

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт IG Guru
https://igguru.net/2018/11/14/best-practices-for-planning-a-digitization-project/

Комментариев нет:

Отправка комментария